コピー機（複合機）のスキャンデータを直接USBに保存する方法紹介！

コピー機（複合機）のスキャン機能を使えば、紙の書類を読み取り、パソコンを経由せずUSBメモリーへ直接保存できます。

USBメモリーへ保存できれば、スキャンした資料をその場で持ち運べるため、別のパソコンへデータを移したい場合や、ネットワークを使わずに文書を保存したい場合に便利です。

ただし、USBメモリーを差し込むタイミングや操作画面、使用できるUSBメモリーの規格・フォーマット、設定できるファイル形式などはメーカーや機種によって異なります。

この記事では、コピー機（複合機）のスキャンデータをUSBメモリーへ保存する基本手順から、シャープの具体的な操作方法、保存形式の選び方、USBが認識されないときの対処法まで分かりやすく解説します。

USB保存に対応したコピー機（複合機）なら、本体のUSBポートにUSBメモリーを接続し、スキャンした書類を直接USBメモリーへ保存できます。

基本的な流れは共通していますが、操作メニューの名称やUSBメモリーを接続するタイミングは機種によって異なります。

ここでは、USB保存を始める前に確認するポイントと、スキャンデータをUSBメモリーへ保存する基本手順について解説します。

スキャンを始める前に、まず使用している複合機がUSBメモリーへのスキャン保存に対応しているかを確認しましょう。

USBポートが搭載されていても、すべての機種でスキャンデータを保存できるとは限りません。また、外部メディアへの保存機能が管理者設定で制限されている場合もあります。

USBメモリーの規格やフォーマット、利用できる容量も機種によって異なるため、あらかじめ取扱説明書やメーカーのサポート情報を確認しておくとスムーズです。

コピー機（複合機）からUSBメモリーへスキャンデータを保存する基本的な流れは、「USBを接続する→保存先を選ぶ→読み取り条件を設定する→スキャンする」です。

メーカーによって操作順や画面上の名称は異なりますが、おおまかな流れを把握しておけば、初めて操作するときでも手順を追いやすくなります。

USBを接続したときに保存メニューが自動表示される機種もあれば、ホーム画面からスキャン機能を選択して操作する機種もあります。

具体的な操作方法が分からない場合は、使用している複合機のメーカー名・機種名を確認したうえで、取扱説明書に記載されたUSBスキャンの手順を確認してください。

なお、USB保存以外のスキャン方法については、コピー機（複合機）のスキャンのやり方とパソコンにPDF保存する方法でも詳しく解説しています。

シャープの複合機はこちら

シャープの複合機でも、USBメモリーを本体へ接続してスキャンした書類を直接保存できます。

今回は、シャープの複合機を例に、USBメモリーへスキャンデータを保存する基本的な操作方法を紹介します。

現行のBPシリーズでは、USBメモリーを接続すると操作を選択する画面が表示され、外部メモリーデバイスへのスキャン保存を選べる機種があります。ただし、操作方法や画面表示は機種によって異なるため、実際の操作パネルも確認しながら進めてください。

ここでは、シャープの複合機でUSBメモリーへスキャンデータを保存する手順と、原稿をセットするときの向きについて解説します。

シャープの対応機種では、USBメモリーを接続し、操作画面から「外部メモリーデバイスにスキャン保存する」を選択してスキャンします。

基本的な操作の流れは、以下のとおりです。

シャープ製の複合機でも、シリーズや世代によって操作画面の構成は異なります。画面に表示される項目が上記と異なる場合は、使用している機種の取扱説明書に沿って操作してください。

また、データの書き込みが完了する前にUSBメモリーを取り外さないことも重要です。保存完了の表示を確認してから取り外しましょう。

スキャンする原稿は、原稿自動送り装置では読み取り面を上向き、原稿台（ガラス面）では読み取り面を下向きにセットするのが基本です。

複数枚の書類をまとめて読み取る場合は原稿自動送り装置、冊子や厚みのある原稿、傷みやすい書類などを読み取る場合は原稿台を使うとスムーズです。

セットする場所による違いは、以下のとおりです。

原稿の向きを間違えると、読み取りたい面がスキャンされず、白紙のデータが保存される原因になります。スキャンを開始する前に原稿の向きを確認してください。

USBメモリーへスキャンデータを保存するときは、保存後にどのように利用するかを基準にファイル形式や解像度を設定します。

用途に合わない形式や必要以上に高い解像度を選ぶと、ファイル容量が大きくなり、保存や共有がしにくくなることがあります。

ここでは、USBスキャンで使用するファイル形式と解像度の基本的な選び方について解説します。

契約書・申請書・会議資料など、複数ページの書類をまとめて保存する場合は、PDF形式が使いやすい選択肢です。

写真や画像を1枚ずつ扱う場合はJPEG、画像データとして保存したい場合はTIFFなど、データの用途に合わせて選び分けます。

代表的なファイル形式の特徴は、以下のとおりです。

機種によっては、高圧縮PDF・PDF/A・サーチャブルPDF・暗号化PDFなどにも対応しています。選択できる形式は機種によって異なるため、必要な形式がある場合は事前に仕様を確認してください。

一般的な書類を複数ページまとめて管理したい場合は、PDF形式を基準にすると保存後も扱いやすくなります。

スキャンの解像度を高くすると、細かな文字や画像をより詳しく読み取れる一方で、ファイル容量も大きくなります。

文字中心の一般的な社内資料であれば、必要以上に高い解像度へ設定する必要はありません。写真や小さな文字を含む資料など、細部まで確認したい場合に解像度を上げます。

USBメモリーの空き容量や、保存後にメール・クラウドなどへ移す可能性も考慮し、画質とファイル容量のバランスを取ることが重要です。

なお、USBスキャンに対応した複合機を導入すれば、書類をパソコンへ取り込む手間を減らし、用途に合わせてPDFや画像データとして保存できます。

USB保存をはじめ、スキャン機能が充実した複合機を比較したい方は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。弊社では、印刷枚数や利用人数、スキャンの利用頻度、必要な機能、ご予算などを確認したうえで、業務に適した複合機をご提案します。

USBメモリーをコピー機（複合機）へ接続しても認識されない場合は、すぐに本体故障と判断せず、接続状態・USBメモリーの仕様・複合機側の設定を順番に確認します。

メーカーや機種によって使用できるUSBメモリーの条件が異なるため、パソコンでは使用できるUSBメモリーでも複合機では認識されないことがあります。

ここでは、USBメモリーが認識されないときに確認したい原因と対処法について解説します。

最初に、USBメモリーを一度取り外し、USBポートの奥まで正しく差し込み直して認識されるかを確認します。

USBメモリーが十分に差し込まれていなかったり、端子部分で接触不良が起きていたりすると、複合機側で認識されません。

挿し直したあと、画面上にUSBのアイコンや外部メディアの操作画面が表示されれば、正常に認識されています。

挿し直しても認識されない場合は、USBメモリーの規格・容量・フォーマット形式が複合機に対応しているか確認します。

たとえば、シャープの機種ではFAT32・NTFS・exFATなどに対応するモデルがありますが、対応条件はすべての機種で共通ではありません。

「FAT32なら必ず使用できる」「容量が大きければ問題なく使える」とは限らないため、使用中の複合機の取扱説明書で対応条件を確認することが大切です。

USBメモリー自体に問題がなくても、複合機の管理者設定で外部メディアへの保存が制限されていると、USBスキャンを利用できません。

法人では情報漏えい対策として、USBメモリーへのデータ保存やUSBポートの利用を制限している場合があります。

USBを接続しても保存メニューが表示されない場合は、社内の管理者や複合機の設定担当者へ利用制限の有無を確認してください。

対応条件や設定に問題が見つからない場合は、別のUSBメモリーを接続して認識されるかを確認します。

別のUSBメモリーだけ認識される場合は、最初に使用したUSBメモリー側に原因があると切り分けられます。

複数のUSBメモリーを試しても認識されない場合は、複合機側で一時的な不具合が発生している可能性があります。処理中のジョブがないことを確認し、取扱説明書に沿って本体を再起動してください。

再起動しても改善しない場合は、USBポートや本体側の不具合も考えられるため、メーカーや保守会社へ相談しましょう。

USBだけでなくスキャン機能そのものが利用できない場合は、ほかの原因も考えられます。詳しくは、複合機（コピー機）でスキャンできない原因と対処法をご確認ください。

USBスキャンはパソコンを使わずにデータを保存できる便利な機能ですが、データ破損や情報漏えいを防ぐための取り扱いも重要です。

特に法人で利用する場合は、スキャン操作だけでなく、保存後のUSBメモリーをどのように管理するかまで決めておく必要があります。

ここでは、USBメモリーを安全に使用するために確認したい2つの注意点について解説します。

スキャンデータを書き込んでいる途中でUSBメモリーを抜くと、保存中のデータが破損したり、正常に保存されなかったりする原因になります。

メーカーや機種によっては、保存完了のメッセージやUSBメモリーを取り外すための操作が画面に表示されます。

USBメモリーは、保存が完全に終了したことを確認してから取り外すようにしてください。

USBメモリーは小さく持ち運びやすいため、紛失や無断持ち出しによる情報漏えいにも注意が必要です。

契約書・顧客情報・従業員情報などを保存したUSBメモリーを紛失すると、社外へ重要な情報が流出するリスクがあります。

スキャン後は複合機へUSBメモリーを挿したままにせず、速やかに回収してください。法人では、USBメモリーの持ち出し・保管・利用できるデータについて社内ルールを定めておくと安全です。

コピー機（複合機）のUSBスキャンは、メーカーや機種によって操作方法・対応するUSBメモリー・保存形式・読み取り設定・セキュリティ機能などが異なります。

そのため、どの機種が適しているかは、USB保存を利用する頻度だけでなく、月間印刷枚数やスキャンする書類の量、必要なファイル形式、利用人数、設置環境などを確認する必要があります。

複数の機種を比較しても、自社に必要なスキャン機能やスペックを整理しきれず判断に迷う場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の印刷枚数や利用人数、設置環境、スキャン・FAXの利用状況、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合うコピー機（複合機）をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価になるなど、コストを抑えやすいキャンペーンも実施しています。USBスキャンをはじめ、自社の印刷枚数や利用環境、必要な機能に合うコピー機を選びたい場合は、弊社までご相談ください。

USB保存に対応したコピー機（複合機）なら、紙の書類をスキャンし、パソコンを経由せずUSBメモリーへ直接保存できます。

基本的な操作は、USBメモリーを接続して保存先を選び、ファイル形式・解像度・カラー・ファイル名などを設定してスキャンする流れです。ただし、実際の操作方法や対応するUSBメモリーはメーカー・機種によって異なります。

USBメモリーが認識されない場合は、差し込み状態だけでなく、USBの規格・フォーマット・複合機側の利用制限まで順番に確認してください。また、保存中のUSBを抜いたり、重要な業務データを保存したUSBを放置したりしないことも重要です。

なお、USBスキャンに対応した機種への入れ替えや、自社に必要なスキャン機能を備えた複合機を判断しにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用人数・印刷枚数・設置環境・必要な機能・ご予算を確認したうえで、用途に合うコピー機（複合機）をご提案します。