パソコンとコピー機の接続方法を解説！接続できない時の対処法まとめ

「コピー機を入れ替えるからパソコンとの接続方法を知りたい」
「パソコンとコピー機の接続がうまくできない…」

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？

実は、パソコンとコピー機を接続する方法は、正しい手順に沿って行えば簡単に接続できます。

ただし、接続方法にはいくつかの選択肢があるため、自社の状況に合った方法を選ぶことが大切です。

そこで本記事ではまず、パソコンとコピー機を接続する方法についてわかりやすく解説します。

さらに、接続手順や接続がうまくできないときのチェックポイントについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

パソコンとコピー機を接続する4つの方法

パソコンとコピー機を接続する方法は1つではなく複数あり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

本章では、パソコンとコピー機を接続する4つの方法をご紹介します。

それぞれの接続方法の特徴を知り、自社に合うものはどれかを判断しましょう。

方法①USB接続

コピー機とパソコンを接続する方法として、USBケーブルを直接接続するUSB接続方法があります。

USB接続は、難しい設定は必要なく、手間もかからない点がメリットです。

ただし、USBケーブルの長さには制限があるため、届く場所でしか使用できない点はデメリットといえるでしょう。

これらのことから、USB接続は小規模オフィスや自宅でコピー機を使う場合におすすめです。

方法②有線LAN接続

有線で複数台のパソコンをコピー機と接続するなら、有線LAN接続がおすすめです。

有線LAN接続では、まずルーターとハブをLANケーブルでつなぎ、ハブから複数のパソコンや複合機を接続します。

複数台接続できることはもちろん、有線なため安定した通信が可能な点がメリットです。

一方、接続する台数が増えるとともに配線も多くなるため、レイアウトの問題が発生する可能性があります。

また、接続台数によっては素人では配線が難しく業者に依頼する必要があるため、手間やコストがかかってしまう点にも注意が必要です。

方法③無線LAN接続

無線LAN接続は、ケーブルの代わりにWi-Fi環境を使用して機器同士を接続する仕組みです。

ケーブルを使用しないため、オフィスが配線だらけにならずに済むのがメリットです。

しかし、接続する際にコピー機・パソコンの両方で設定作業が必要になるため、慣れていない方にとってはわかりにくく手間に感じてしまう可能性があります。

配線をスッキリさせたい場合や、レイアウト変更を行う機会が多いオフィスに無線LAN接続がおすすめです。

方法④Bluetooth接続

Bluetooth接続とは、無線通信規格のひとつで、対応した機器同士であればケーブルなどがなくても直接通信ができる仕組みのことです。

Bluetooth接続はケーブルだけでなくルーターも必要ないため、より手軽に接続できるのがメリットです。

ただし、10m程度の範囲でしか通信ができない点はデメリットといえるでしょう。

また、通信速度がそこまで速くないため、大きなデータを印刷する際は業務効率が下がってしまう恐れもあります。

コピーなどを利用する頻度が低く、手軽さを最優先するのであればBluetooth接続がおすすめです。

パソコンとコピー機を接続する方法・手順

パソコンとコピー機を接続し、印刷などの機能を使うためには、正しい手順で行う必要があります。

そこで本章では、パソコンとコピー機を接続する方法・手順を4つのステップに分けて解説します。

適切な接続方法・手順を知り、コピー機の運用をスムーズに開始しましょう。

手順①コピー機がネットワーク接続されているか確認する

パソコンとコピー機の接続方法のうち「有線LAN接続」「無線LAN接続」を選択する場合は、コピー機がネットワークに接続されている必要があります。

そのため、LAN接続を利用する場合は、コピー機のチェックから開始しましょう。LAN接続の基本と設定の流れも参考になります。

ここでは一例として、富士フイルムのDocuCentre-VIIシリーズの場合のネットワーク接続の有無の確認方法をご紹介します。

手順②パソコンにプリンタードライバーをインストールする

コピー機とプリンターを接続するだけでは印刷はできません。

印刷を可能にするには、プリンタードライバーをインストールする必要があります。

プリンタードライバーは、コピー機に付属されているCD-ROMもしくは、メーカーの公式サイトからダウンロードが必要です。

パソコンの設定に慣れていない方は見落としがちなので、忘れずにインストールしておきましょう。

手順③パソコンとコピー機を接続する

LAN接続の場合はコピー機のネットワーク接続を確認し、パソコンにプリンタードライバーのインストールが完了した段階で、パソコンとコピー機の接続に入ります。

接続方法は、先ほどご紹介した4つの中のどれでもOKです。

自社の用途・状況に合った方法を選択し、パソコンとコピー機を接続してください。

手順④パソコン側でプリンター設定をする

最後にパソコン側で、接続したプリンターを使用するための設定をします。

この設定により、パソコンとコピー機がつながり、印刷などの指示が送信可能になります。

プリンター設定についてはOSによって方法が異なるため、ここではWindows 10、Windows 11での方法をご紹介します。

Windows 10のプリンター設定方法

Windows 10の場合のプリンター設定の方法は以下のとおりです。

なお「プリンターまたはスキャナーを追加します」を押した際に利用予定のプリンターが出てこない場合は、「プリンターが一覧にない場合」を押し、手動で設定を進めることで登録可能です。

Windows 11のプリンター設定方法

Windows 11の場合のプリンター設定の方法は以下のとおりです。

パソコンとコピー機が接続できないときのチェックポイント

パソコンとコピー機の接続は難しいものではありませんが、場合によってはうまくいかないことがあります。

そこで本章では、パソコンとコピー機が接続できないときのチェックポイントについて解説します。

事前にチェックポイントを把握することで、接続できなかった場合にも慌てずに済むでしょう。

ポイント①コピー機の状態

パソコンとコピー機の接続がうまくできない場合、まずはコピー機の状態をチェックしましょう。

チェックすべきポイントは以下のとおりです。

中でも電源がついているかは基本中の基本ですが意外によくある失敗なため、接続できないときはまずチェックしましょう。

ポイント②ケーブルの接続状態

パソコンとコピー機が接続できない原因は、ケーブルの接続状態にある可能性もあります。

LANケーブルやUSBケーブルが抜けている・差込口が間違っている状態では、パソコンとコピー機の接続はできません。

パソコン・コピー機の差込口を確認するのはもちろん、モデム・ルーター・ハブなどのケーブルが外れていないかも確認しましょう。

ポイント③ネットワークの接続設定

有線LANや無線LANでパソコンとコピー機を接続する場合、コピー機側のネットワーク接続設定を確認する必要があります。

なぜなら、コピー機が正しくネットワーク接続されていなければ、パソコンがコピー機を検出できないためです。

そのため、各コピー機のマニュアルを参考に、IPアドレスが割り振られているかを確認しましょう。

もし割り振られていなければこちらもマニュアルを参考に、ネットワーク接続の設定をする必要があります。

複合機の設定について詳しく知りたい方は、以下の記事をご参考ください。

ポイント④ドライバーのインストール状況

パソコンとコピー機が接続できない場合は、プリンタードライバーのインストール状況も確認しましょう。

パソコンのOSに対応したプリンタードライバーを使用しなければ、コピー機への印刷指示ができません。

また、Windows 10から11など、パソコンをアップデートした場合には、適切なプリンタードライバーをインストールし直す必要がある点にも注意が必要です。

ポイント⑤社内ネットワークの状況

パソコンとコピー機がうまく接続できない原因は、社内ネットワークの不調が発生している可能性もあります。

なぜなら、LAN接続の場合、インターネット環境にトラブルが起こってしまうと、パソコンとコピー機の接続も切断されてしまうためです。

自分だけでなく、ほかの従業員のパソコンもインターネット接続できていない場合は、復旧を待つしかないため、一旦接続設定を諦めましょう。

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まとめ

パソコンとコピー機を接続するには、以下の4つの方法があります。

それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。

また、どの接続方法もとても簡単ですが、手順を間違えてしまうとスムーズに接続できなくなってしまうため、手順通りに正確進めることがポイントです。