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複合機に電話回線と電話を接続する方法!ひかり電話の利用でコスト削減

複合機に電話回線と電話を接続する方法!ひかり電話の利用でコスト削減

複合機は名前の通り、さまざまな機能を複合したコピー機ですが、FAX機能を利用するために電話回線を接続します。
また、その電話回線とは別に、電話機が接続できるのはご存知でしょうか?

現在、複合機でFAXの送受信を行っていますが、電話機も接続できるのですか?
その場合、同じ電話番号で使えますか?
現在販売されているほとんどの複合機は、電話回線と電話機が接続できます。
しかも、通常アナログ電話回線を接続しますが、同じ契約番号でFAX送受信と通話が行えます。
それは初耳ですが、電話回線と電話機はどうやって接続すればいいですか?
何となく素人には難しそうですよね・・・。
難しいことはなく、差込口さえ間違えなければ誰でも簡単に接続できますよ。

ここからは、複合機に電話回線と電話機を接続する方法とメリットをご紹介します。
それと合わせて、現在導入が進んでいる「ひかり電話」を複合機に接続する方法と利用するメリットをご紹介します。

この記事の目次
  1. 複合機でFAXと電話を併用する方法とは?
  2. 複合機に接続する電話回線に「ひかり電話」を利用する方法とメリット
  3. 複合機の購入・ひかり回線の契約をよりお得にしたいなら「OFFICE110」にお任せ!
  4. まとめ

複合機でFAXと電話を併用する方法とは?

複合機とは、コピー・印刷・スキャナーとともにFAXの送受信など、さまざまな機能が複合した機器です。

FAX機能について、今ではただFAXを送受信するだけでなく、受信したFAXデータをPDF形式で保存できたり、紙に印刷することなくパソコンから直接FAX送信(インターネットFAX)できたりなど、さまざまな便利機能が登場しています。

複合機のFAX機能を利用するためには、電話回線の接続が必要になりますが、別に電話機を接続することもできます。

1-1.複合機に電話回線と電話機を接続する方法

導入したとき業者の方にすべて配線をお願いしたので、電話回線や電話機を実際どのように接続しているのか分かりません。素人の私が接続できるなら、今度接続したいのですが・・・。
電話回線と電話機を接続する方法は、どのモデルでも基本的に同じで、誰でも簡単に接続できますよ。

参考として、RICOHの「MP C306シリーズ」の電話回線接続部をご紹介します。

RICOHの「MP C306シリーズ」の電話回線接続部

引用元:RICOH MP C306シリーズ

電話回線接続部には以下の2種類の接続端子があります。
ただし、この電話回線接続部の場所や接続端子の数はメーカー・機種で異なるので、取扱説明書で確認が必要です。

  • LINE:電話回線を接続
  • TEL:外付けの電話機およびハンドセットを接続

単純に、電話回線はLINEの接続端子に、電話機はTELの接続端子に接続するだけでそれぞれ利用できるようになります。
しかも通常、電話とFAXを利用する際は別々の電話番号が必要になりますが、複合機では1つの電話番号で通話とFAX送受信が可能になるのです。

しかし、1つの電話番号で利用する場合、通話とFAX送受信は同時にできません。
通話している際はFAXの送受信ができず、逆にFAX送受信している際は通話ができないので、その点はデメリットといえるでしょう。

このように、電話とFAXは同時に利用できませんが、電話機を接続することで、ビジネスフォンが故障したときや回線が混雑しているときなど、緊急用の電話機として利用できるようになります。

もちろん使い方はオフィスによってさまざまですが、料金が発生することはないので、電話機に余分があれば接続してみてはいかがでしょうか。

1-2.複合機に接続する電話回線はセキュリティ面も安全

参考のためにお聞きしますが、複合機に接続した電話回線はセキュリティ面で危険性はありませんか?
現在の複合機は社内ネットワークと接続するので、ネットワークを経由した不正アクセスなどのリスクが懸念されます。

同時に、電話回線を接続している複合機では、電話回線を経由した不正アクセスなどのリスクが発生する可能性があります。

ですがそれは昔の話で、現在販売されている複合機のほとんどは、電話回線を経由して不正アクセスができないように設計されているので、安心してご利用いただけます。

基本的に複合機のFAX機能は、FAXを送受信する際以外は通信を行わないので、不正アクセスなどのセキュリティ被害はほとんど発生しないといわれています。

複合機に接続する電話回線に「ひかり電話」を利用する方法とメリット

複合機のFAX機能を利用するために電話回線を接続しますが、その中でも「ひかり電話」を接続するオフィスが増えています。

ひかり電話とは、NTTのインターネット光回線「フレッツ光」を利用した電話サービスで、通話料の安さや高音質な音声通話などメリットが多いことから人気の電話サービスになっています。

2-1.複合機でもひかり電話は利用可能!

複合機にひかり電話が接続できるのですか?
でも、すべての複合機で利用できる訳ではないですよね?
複合機に接続する電話回線に関して、ほとんどのモデルは一般的にNTTの一般アナログ回線の利用を推奨していますが、以下の2つの条件を満たしていれば、ひかり電話を接続できます。
【複合機にひかり電話が接続できる条件】
  • 条件➀ 一般加入回線と同じレベルの通話品質
  • 条件➁ FAXのスーパー3G通信(最大通信速度:33.6kbps)が保証されている

スーパーG3は、今まで使われていた「G3」規格の機能を拡張させたアナログ回線に対応した電話回線の規格になります。
元々のG3規格はA4用紙のFAX送信に約60秒かかっていましたが、スーパーG3は1枚約3秒で送信できます。

複合機のモデルによって対応している規格は異なりますが、ひかり電話は上記の2条件を満たしているため、物理的には問題なく接続できるモデルがほとんどです。

2-2.複合機にひかり電話を接続するメリットと注意点

複合機にひかり電話を接続するメリットは、通話料の安さや高い通話品質ということですね?
そうですね、複合機にひかり電話を接続するメリットとして以下の3つのポイントが挙げられます。
【複合機にひかり電話を接続するメリット】
  • 通信コストの削減
  • 業務効率化
  • 窓口の一本化

具体的に説明すると、ひかり回線は一般的なアナログ回線よりも、基本料金や通話料が安く抑えられるので、オフィスの電話をひかり電話にすることで、複合機のFAX利用を含めて通信費のコスト削減が可能になります。

さらに、複合機でFAXを利用するときも、スーパーG3規格と同等の性能があれば送受信にかかる時間が削減できるので、業務効率の面でもメリットが得られます。

また、オフィスのインターネットや電話を光回線に統一することで窓口が一本化できます。
一本化することで、毎月の経理処理が簡素化できるのはもちろん、オフィスの移転・引っ越しの際の手続きもスムーズに行えるようになります。

ただし注意点として、スーパーG3G規格は通信速度が速いため、FAX送受信の際に通信エラーが発生するケースがあります。
これはお使いの複合機のモデルで異なるため、ひかり電話を複合機に接続する際は、NTTなどの通信会社と複合機メーカーへの事前確認が必要です。

複合機の購入・ひかり回線の契約をよりお得にしたいなら「OFFICE110」にお任せ!

今回は複合機に電話回線や電話機を接続する方法などご紹介しましたが、よりお得に購入・契約したいなら「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。
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もちろん、ひかり回線の契約もできますので、複合機の購入に合わせてご検討・ご相談ください。

今回ご紹介した複合機の電話回線接続のほか、オフィスでご利用になる事務機器や各種工事で分からないことがあれば、どんなことでもお気軽にご相談ください。

それぞれプロのスタッフが丁寧にお答えいたします。

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まとめ

複合機はFAX機能が備わっていることから電話回線を接続しますが、合わせて電話機も接続できます。
接続方法は簡単で、以下の2種類の端子に接続するだけで利用できるようになります。

  • LINE:電話回線を接続
  • TEL:外付けの電話機およびハンドセットを接続

電話とFAXが1つの番号でできるのは便利なだけでなく、複合機接続する電話回線を「ひかり電話」にすることで、コスト削減・業務効率化・窓口の一本化といったメリットが得られます。

今回はそれぞれ簡潔にご紹介しましたが、複合機に接続する電話回線を含めて、複合機の購入や取り扱いでご不明な点がありましたら、お気軽に「OFFICE110」までお問い合わせください。

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