複合機からメール送信はできる？メール送信する方法と手順を解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

スキャンしたデータや受信FAXを、複合機からメール送信できれば業務効率化につながります。

しかし設定方法が分からずに、パソコンに一度取り込んでからメール送信するケースが多いでしょう。

そこで本記事では、複合機でメール送信するための設定方法・手順や、スキャンしたデータをメール送信する流れをご紹介します。

うまくメール送信できないときの対処法も解説しますので、複合機まわりの作業を効率化させたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

複合機でメール送信する2つの活用法

最近の複合機にはさまざまな機能が付いていて、取り込んだデータをそのままメール送信できる機種もあります。

複合機でメール送信する活用法は、主に以下の2つです。

ここでは、それぞれの活用法を解説します。

スキャンしたデータをメール送信する

複合機でメール送信する活用法の一つは、スキャンしたデータをメール送信することです。

仕事で必要な書類をスキャンして、添付ファイルで送信するケースは少なくありません。

通常は複合機で書類をスキャンして、いったん自分のパソコンに取り込んでからメール送信するのが一般的です。

急ぎでデータをメール送信したい場合は、パソコンに取り込んでメールソフトを立ち上げる一連の動作が非効率的に感じられることもあるでしょう。

複合機でスキャンしてからそのままダイレクトにメール送信できれば、時間の短縮につながり効率的です。

受信したFAXをメールに自動転送する

複合機でメール送信する活用法として、受信したFAXをメールに自動転送することも挙げられます。

多くの複合機にはFAXのメール転送機能が付いているため、オフィスにいなくてもFAXを受け取れます。
受信したFAXを印刷したり、パソコンに取り込んだりする必要がないため効率的です。

FAXをメールに自動転送する機能は、外出中に急ぎのFAXを受け取る際に役立ちます。

オフィスにいるスタッフに対応してもらう必要はなく、パソコンやスマホですぐにFAXの内容を確認できるのです。

また、FAXの内容を確認してから印刷の要否を決められるため、ペーパーレスで業務を進められるのも大きなメリットでしょう。

受信したFAXをメールに自動転送する方法については、以下の記事をご参考ください。

複合機の受信FAXをメール転送で業務効率UP！設定方法と注意点解説

複合機でメール送信するための設定方法と手順

スキャンしたデータをメール送信したり、受信したFAXをメールに自動転送したりする際、いずれの場合も事前にメール設定する必要があります。

ここでは、複合機でメール設定するために必要な情報や具体的な手順を解説します。

メール設定する際に必要な情報

複合機でメール送信について設定するには、メールサーバーの情報が必要です。

一例として、リコーの複合機でメール設定する際に確認しておく情報を以下にまとめます。

参考：RICOH「機器からE-Mail宛先にデータを送信するための事前設定について知りたい」

ただし、複合機のメーカーによって必要な項目は異なるため、各メーカーの公式サイトで確認するとよいでしょう。

メール設定の具体的な手順

ここでは、リコーの複合機でメール設定する手順をご紹介します。

なお、複合機のメーカーによって具体的な手順は異なるため、各メーカーの公式サイトから確認するとよいでしょう。

複合機でスキャンしたデータをメール送信する方法

複合機でスキャンしたデータをメール送信する方法は、以下の3ステップです。

ここでは、各ステップの概要や注意点を解説します。

①メールを送信する宛名を選択・登録する

複合機でスキャンしたデータをメール送信する最初のステップは、メールを送信する宛名を選択・登録することです。

機種により詳細は異なりますが、基本的にはメールメニューの「宛先表」から送信先のメールアドレスを選びます。

なお、メールアドレスが登録されていない場合は新規登録が必要です。

メールアドレスを登録する際は「索引文字」を活用することで、宛名を探しやすくなります。

また、「キーボード」を選択して直接メールアドレスを入力すれば、メールアドレスを登録しないでメール送信することも可能です。

複合機でメール送信する際は、宛先を間違えないよう注意しましょう。

万が一宛先を間違えてしまうと、スキャンしたデータが外部へ流出して、情報漏えいになる可能性があります。

②スキャンしたデータを送信する

次のステップは、スキャンしたデータを送信することです。

メールを送信する基本的な流れは以下のとおりです。

スキャンしたい文章をセットする際に、自動原稿送り装置（ADF）にセットする方法と、複合機の蓋部分を開けて原稿ガラスにセットする方法があります。

ただし、自動原稿送り装置でスキャンする場合は、普通紙のみを使用するように注意しましょう。

③メールが送信されたか確認する

最後に、メールが送信されたか確認することも大切です。

「ジョブ確認」ボタンを押して、「実行完了」または「実行中/待ち」タブから、メールを送した文章の状態を確認できます。
「正常終了」「送信完了」などと表示されていれば、メール送信は無事に完了です。

異常終了でメール送信できていない場合は、エラーコードを確認します。
エラーコードで原因を確認して、対処してからメール送信をやり直します。

複合機からメール送信できないときの対処法

複合機からメール送信できない理由はさまざまですが、主な対処法として以下の3つをご紹介します。

ここでは、それぞれの対処法を解説します。

メール送信の容量制限を超えていないか確認する

複合機からメール送信できないときの対処法の一つは、メール送信の容量制限を超えていないか確認することです。

ほとんどの場合、メール送信には容量制限が設定されています。
スキャンしたい文章が設定されている容量制限を越えていると、メール送信できないため注意が必要です。

ファイルサイズが上限値を越えている場合は、圧縮して軽量化することでメール送信できる可能性があります。

または、パソコンやクラウドに保存してから共有する方法もあります。

Gmailアカウントの場合はアドレスを変更する

複合機からメール送信できないときの対処法として、Gmailアカウントの場合はアドレスを変更することも挙げられます。

2022年5月30日より、Googleはアカウントを安全に保つために、Googleアカウントのセキュリティ仕様を変更しました。
そのため、複合機に個人向けのGmailアカウントを設定している場合に、メール送信が失敗する可能性があります。

「Googleアカウントでアプリパスワード発行」と「複合機へのアプリパスワード設定」といった対処法がありますが、基本的には安全なドメインのアドレスで設定することをおすすめします。

セキュリティソフトの設定を確認する

複合機からメール送信できないときは、セキュリティソフトの設定を確認することで対処できる場合があります。

メール送信に失敗する原因として、セキュリティソフトが通信を遮断している可能性が考えられます。

セキュリティソフトのインストール・アップデート・設定変更が原因で、メール送信ができなくなるケースは珍しくありません。

「ファイアウォール機能を高レベルに設定してから、メール送信ができなくなった」といったケースもあるようです。

セキュリティソフトを元の状態に戻したり、設定を見直したりして、メールが送信できるか確認しましょう。

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まとめ

複合機からメール送信するための設定方法と手順をまとめました。

スキャンしたデータをメール送信する方法は以下の3ステップです。

複合機からメール送信することで業務効率化につなげられます。

また最新機能を含めさまざまな機能を使いこなすことで、さらに仕事効率を向上させられます。