複合機からメール送信はできる？メール送信する方法と手順を解説

メール送信機能に対応した複合機なら、スキャンした書類をパソコンへ保存せず、複合機から直接メールで送信できます。

ただし、複合機をネットワークへ接続しただけではメールを送信できない場合があります。SMTPサーバーや送信元メールアドレス、認証情報などを、利用しているメールサービスに合わせて設定する必要があります。

また、設定方法はキヤノン・リコー・富士フイルムビジネスイノベーションなどのメーカーや機種によって異なります。これまで送信できていた場合でも、メールサービス側の認証方式やネットワーク環境が変わると、突然送信できなくなることがあります。

この記事では、複合機からメール送信するために必要な設定、メーカー別の確認方法、送信できない場合の原因と対処法、利用時の注意点まで分かりやすく解説します。

メール送信機能に対応した複合機であれば、スキャンした書類をPDFなどのデータに変換し、そのまま指定したメールアドレスへ送信できます。

通常は、紙の書類をスキャンしてパソコンへ保存し、メールソフトを開いてファイルを添付する必要があります。複合機から直接送信できれば、この作業を省けるため、請求書や申込書、社内資料などをすぐに共有したい場合に便利です。

基本的な操作は、原稿をセットし、送信先のメールアドレスを指定して、カラー・解像度・ファイル形式などを設定したうえで送信します。送信先はアドレス帳から選ぶ方法のほか、機種によっては操作パネルから直接入力することも可能です。

受信FAXをメールへ転送できれば、外出先やテレワーク中でも内容を確認しやすくなります。設定方法については、複合機のFAXメール転送方法もあわせてご確認ください。

ただし、複合機からメールを送信するには、ネットワークやメールサーバーなどの事前設定が必要です。導入しただけで自動的に利用できる機能ではないため、まずは現在の設定状況を確認しましょう。

スキャンメールやFAX転送などの機能を備えた複合機を比較したい場合は、以下の案内も参考にしてください。

複合機からメールを送信するには、ネットワーク設定に加えて、SMTPサーバーや送信元メールアドレスなどのメール設定が必要です。

必要な情報は、利用しているメールサービスや社内ネットワーク、複合機のメーカー・機種によって異なります。設定値を推測して入力するのではなく、メールサービスの管理情報や社内のシステム管理者から正しい情報を確認してください。

ここでは、複合機からメール送信するために確認したい4つの設定について解説します。

まずは、複合機がメールサーバーへ接続できるネットワーク環境になっているか確認してください。

一般的には、複合機のIPアドレス・サブネットマスク・デフォルトゲートウェイ・DNSサーバーなどを設定します。特にSMTPサーバーをホスト名で指定する場合は、DNSで正しく名前解決できることが必要です。

パソコンから複合機へ印刷できていても、メールサーバーまで正常に通信できるとは限りません。メール送信だけ失敗する場合は、SMTP設定だけでなくネットワーク設定も確認しましょう。

複合機からメールを送信するには、メール送信を受け持つSMTPサーバーの情報を複合機へ設定します。

SMTPとは、メールを送信するときに使用する仕組みです。設定する主な項目には、SMTPサーバー名またはIPアドレス、ポート番号、SSL／TLSなどの暗号化方式、SMTP認証の有無があります。

SMTP認証が必要な環境では、ユーザー名やパスワードなどの認証情報も登録します。サーバー名が合っていても、ポート番号や暗号化方式がメールサービス側の条件と異なると送信できません。

設定値が分からない場合は、利用中のメールサービスの管理情報を確認するか、社内のシステム管理者へ問い合わせてください。

メールサーバーの設定とあわせて、複合機から送信するメールの差出人となるメールアドレスを設定します。

複合機専用のメールアドレスを登録する場合もあれば、ユーザー認証と連携して利用者ごとのメールアドレスを送信元として使用できる機種もあります。

利用できる送信元アドレスは、複合機だけでなくメールサーバー側の条件にも左右されます。認証に利用しているアカウントとは関係のないアドレスを指定すると、メールサーバー側で送信を拒否される場合があるため注意してください。

複合機側の設定だけでなく、利用しているメールサービスが求める認証方法や接続条件も確認する必要があります。

メールサービスによって、SMTPサーバー名・ポート番号・暗号化方式・認証方式は異なります。また、セキュリティ強化に伴ってメールサービス側の仕様が変更され、これまで使用していた設定では送信できなくなる場合もあります。

Gmail・Google Workspaceなどのクラウド型メールサービスを利用している場合は、古い設定例をそのまま使わず、現在のサービス仕様と複合機が対応する認証方式を確認してください。

メールサービス側の条件と複合機側の設定を一致させることが、安定してメール送信するためのポイントです。

複合機からメール送信する基本的な仕組みは共通していますが、設定画面の名称や操作手順はメーカー・機種によって異なります。

同じメーカーでも、シリーズや発売時期によって画面構成が変わる場合があります。そのため、別機種の手順をそのまま流用せず、使用中の型番に対応したマニュアルやメーカー公式サポートを確認してください。

ここでは、キヤノン・リコー・富士フイルムビジネスイノベーションのメール送信設定を確認するポイントについて解説します。

キヤノンの対応機種では、操作パネルやリモートUIから、メールサーバーや認証、暗号化通信などの設定を行います。

主な確認項目は、複合機のメールアドレス、SMTPサーバー名、ポート番号、SMTP認証のユーザー名・パスワード、TLSによる暗号化通信などです。機種によっては、SMTPサーバーとの接続確認を行えるものもあります。

具体的なメニュー名称や設定位置はシリーズによって異なります。使用している機種の型番を確認し、キヤノン公式のユーザーズガイドに記載されているメールサーバー設定を参照してください。

リコーのRICOH IM C／IM製品群では、ネットワーク設定・メール設定・送信者の設定を行ったうえで、必要に応じてSMTP認証を設定します。

ネットワーク設定ではIPアドレスなどを確認し、メール設定ではSMTPサーバーを登録します。SMTPサーバーをFQDNで指定する場合はDNS設定も必要になるため、サーバーへ接続できない場合はDNSも確認してください。

なお、同じリコーでもRICOH IM C／IMシリーズと旧世代のMPシリーズなどでは画面や操作手順が異なります。使用中の製品群に対応した公式手順を確認することが重要です。

富士フイルムビジネスイノベーションのApeosシリーズでは、メール送信に必要なポートやIPアドレス、メールアドレス、SMTPサーバーなどを順に設定します。

SMTPサーバーでは、サーバー名またはIPアドレス、ポート番号、送信時の認証方式などを設定します。SMTP AUTHを利用する場合は、ログイン名とパスワードも必要です。利用環境に応じてSSL／TLS通信も設定します。

設定後は送信テストを行い、メールが正常に届くか確認できます。Apeosシリーズでも機種によって一部の表示や操作が異なるため、対象機種の公式サポート情報を確認してください。

複合機からメールを送信できない場合は、故障と判断する前にSMTP設定・認証情報・メールサービス側の条件・ネットワーク設定を確認してください。

特に「以前は送信できていたのに突然できなくなった」という場合は、パスワードやメールサービス側の認証条件、社内ネットワークなどが変更されている可能性があります。

ここでは、複合機からメール送信できないときに確認したい4つの原因と対処法について解説します。

最初に確認したいのは、SMTPサーバー名とポート番号が、利用中のメールサービスの設定と一致しているかです。

SMTPサーバー名の入力ミスはもちろん、正しいサーバーを指定していても、ポート番号やSSL／TLSの設定が一致していなければ接続できない場合があります。

メールサービスやメールサーバーを変更したあとに送信できなくなった場合は、以前のSMTP情報が複合機に残っていないか確認してください。メーカーによっては接続テストを実行できるため、設定内容の確認にも活用できます。

SMTPサーバーへ接続できても、ユーザー名・パスワード・認証方式が正しくなければメールを送信できません。

たとえば、メールアカウントのパスワードを変更したにもかかわらず、複合機側に古いパスワードが登録されたままになっているケースがあります。複合機へ設定した認証情報と、現在のメールアカウント情報を照合してください。

メールサービスによっては、通常のログインパスワードとは別にアプリパスワードなどが必要になる場合もあります。認証エラーが表示される場合は、複合機が対応する認証方式も含めて確認しましょう。

GmailやGoogle Workspaceを利用している場合は、Google側の現在の認証条件と、複合機が対応している送信方式を確認する必要があります。

Google Workspaceでは、2025年5月1日以降、ユーザー名と通常のパスワードだけでGoogleアカウントへ接続する従来方式はサポートされていません。プリンターやスキャナーなどからメールを送信する場合は、利用環境に合った方式へ設定する必要があります。

Googleでは、Google Workspace環境のプリンターやスキャナーからメールを送る方法としてSMTPリレーを案内しています。環境によってはGmail SMTPサーバーとアプリパスワードを利用する方法もあります。

そのため、「Gmailだから送信できない」と判断するのではなく、使用しているアカウント・管理設定・複合機の対応状況を確認することが重要です。

SMTPや認証情報に問題がない場合は、複合機からメールサーバーまで正常に通信できているかを確認してください。

IPアドレス・サブネットマスク・デフォルトゲートウェイ・DNSサーバーなどの設定に誤りがあると、メールサーバーへ到達できません。特にSMTPサーバーをホスト名で指定している場合は、DNS設定が正しくないと名前解決できないことがあります。

社内ネットワークを変更したあとや、ルーター・ファイアウォールの設定を変更したあとから送信できなくなった場合は、ネットワーク側で通信が制限されていないかも確認します。

原因を複合機側だけで特定できない場合は、メールサーバーやネットワークを管理している担当者へ確認してください。

複合機から直接メールを送信できると書類共有の手間を減らせますが、誤送信や機密情報の取り扱い、ファイル容量には注意が必要です。

特に顧客情報や個人情報を含む文書を扱う場合は、「送信できるか」だけでなく、「その方法で送信してよいか」まで確認する必要があります。

ここでは、複合機から安全かつスムーズにメール送信するための3つの注意点について解説します。

スキャンデータをメールで送信するときは、送信前に宛先のメールアドレスが正しいか必ず確認してください。

顧客情報・見積書・契約書などを誤った相手へ送信すると、情報漏えいや取引上のトラブルにつながります。操作パネルからメールアドレスを直接入力する場合は、文字列に誤りがないか送信前に見直しましょう。

頻繁にメールを送る相手はアドレス帳へ登録しておくと入力ミスを減らしやすくなります。ただし、担当者の異動やメールアドレス変更もあるため、登録内容が現在も正しいか定期的に確認することが大切です。

個人情報や顧客情報、社外秘資料などを送る場合は、自社の情報セキュリティルールでメール送信が認められているか確認してください。

複合機から送信できることと、その文書をメールに添付してよいことは別です。文書の重要度によっては、メール添付を禁止し、社内指定のファイル共有サービスなどを使用する運用になっている場合があります。

ユーザー認証やアドレス帳、送信履歴などの機能も活用しながら、誰がどの文書をどこへ送信できるかを社内ルールに合わせて管理しましょう。

複数枚の原稿をカラー・高解像度でスキャンすると、PDFなどのファイル容量が大きくなり、メールで送信できないことがあります。

容量が大きい場合は、必要に応じて解像度を下げたり、高圧縮PDFへ変換したりすることでファイルサイズを抑えられます。詳しくは、複合機の高圧縮PDFの仕組みやメリットもあわせてご確認ください。

それでも添付ファイルとして大きすぎる場合は、無理にメールへ添付せず、社内で利用が認められている共有フォルダーやクラウドストレージなどを利用する方法も検討してください。

データの容量や機密性に応じて、メール送信とほかの共有方法を使い分けることが重要です。

複合機からメール送信するには、SMTPやネットワークを正しく設定するだけでなく、利用しているメールサービスと複合機の対応状況も確認する必要があります。

特に、複合機の入れ替え後も現在のメール環境を利用したい場合や、スキャン・FAX転送・クラウド連携など複数の機能を活用したい場合は、導入前に必要な条件を整理しておくことが重要です。

メール送信を含めて、自社の業務に必要な機能を備えた複合機を選びたい場合は、OFFICE110へご相談ください。

OFFICE110では、利用人数や月間印刷枚数、必要なスキャン・FAX機能、ネットワーク環境、ご予算などを確認したうえで、新品・中古の比較から機種選定、搬入・設置・設定・保守まで一貫してご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。メール送信やスキャンに必要な機能を備え、現在のネットワーク環境に合う複合機を比較したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

メール送信機能に対応した複合機なら、スキャンした書類を複合機から直接メールで送信できます。

利用するには、ネットワーク設定に加えて、SMTPサーバー・ポート番号・認証情報・送信元メールアドレスなどを利用中のメール環境に合わせて設定する必要があります。操作方法はメーカーや機種によって異なるため、対象機種の公式手順を確認してください。

メールを送信できない場合は、SMTPサーバーとポート番号、認証情報、メールサービス側の認証条件、IPアドレスやDNSなどのネットワーク設定を順に確認すると、原因を切り分けやすくなります。

また、メール送信ができる状態でも、宛先の誤入力や機密情報の取り扱いには注意が必要です。ファイル容量が大きい場合は、高圧縮PDFや社内で認められている別の共有方法も検討しましょう。

なお、メール送信やスキャン、FAX転送などを含めて、自社の業務に合う複合機を判断しにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用状況やネットワーク環境を確認したうえで、必要な機能を備えた複合機をご提案します。