コピー機の保守契約とは？3種の特徴・料金相場を解説【最新】

コピー機の保守契約とは？3種の特徴・料金相場を解説【最新】

コピー機（複合機）のランニングコストを見直してみると、毎月の保守料金が想像以上に大きく感じられることがあります。「必要なコスト」と分かっていても、本当に契約が必須なのか、見直した方が安くならないのかと迷う方は少なくありません。

コピー機は精密機器のため、一度故障すると高額な修理費が発生しやすく、とくに業務利用ではダウンタイムによる機会損失も無視できません。その一方で、保守契約の種類や費用構造が分かりにくく、どこまで契約すべきか判断しづらいのも事実です。

この記事では、保守契約の基本と新品・中古それぞれの費用感、主な契約タイプの違いをわかりやすく解説します。

複合機の保守コストをムリなく抑えたい方は、「契約するかどうか」だけでなく「どの契約が自社に合うか」を検討するための材料としてご活用ください。

監修者

千々波 一博
（ちぢわ かずひろ）

保有資格：Webリテラシー/.com Master Advance/ITパスポート/個人情報保護士/ビジネスマネージャー検定

2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。

2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。

コピー機（複合機）の保守契約とは？

コピー機（複合機）の保守契約は、故障やトラブルのリスクに備えて月額制で修理・メンテナンス・消耗品をカバーするサポートサービスです。

毎月一定の料金を支払うことで、急な故障時の高額な修理費やトナー代の負担を平準化し、業務に支障が出ないよう安定稼働を支える仕組みと考えるとイメージしやすくなります。特に日常的にコピー機を使うオフィスでは、突然の故障で機械が止まると、見積書や資料が出せず業務全体の遅延や機会損失につながるリスクがあります。

ここでは、保守契約でカバーされる内容と代表的な4つの契約タイプを整理し、どのような場面で保守契約を結ぶべきかを分かりやすく確認していきます。

一般的には、毎月の費用負担と引き換えにこうしたサービスがセットで提供され、複合機の「健康保険」のような存在になります。とくに、1回の修理で10万円前後の費用が発生するケースもあるため、保守契約を結んでおくことで年間コストを読みやすくし、突発的な出費を抑えやすくなります。

保守契約には、利用頻度や予算に応じて選べる契約タイプがいくつか用意されています。

保守契約を結ぶことで、「修理費無料」「消耗品代込み」「定期メンテナンス付き」などのサービスを受けられ、長期的に安心してコピー機を運用しやすくなるのが大きなメリットです。

コピー機（複合機）の保守費用は新品と中古で異なる

コピー機（複合機）の保守費用は、一見同じように見える機種でも新品か中古かによって負担の大きさが変わる点が特徴です。

本体価格だけ見れば中古のほうが安く感じますが、部品の劣化や故障リスクを考慮すると、保守料金やメンテナンス費用まで含めたトータルコストでは差が出やすくなります。契約前に、新品・中古それぞれの考え方を押さえておくことが重要です。

ここでは、新品と中古の保守料金の違いや注意点を整理し、どちらを選ぶと自社のコストバランスが取りやすいかを確認します。

コピー機（複合機）を購入する際、「新品も中古も保守料金は大きく変わらない」と思われることもありますが、実際には多くの契約タイプで新品の保守料金の方が全体的に安くなるケースが多いのが実情です。

理由は、中古機では本体や部品の耐性が低下しており、故障頻度の増加や部品交換の回数増加によって、メンテナンス費用がかさみやすいためです。その分、事前に見込まれるコストを反映して、保守料金が高めに設定される傾向があります。

さらに、製造からの年数が経過した機種ほど部品供給が終了していることも多く、修理対応が難しくなっていきます。

中古で部品供給サービスが終了している機体については、保守契約が結べない、もしくは限定的な内容しか契約できないケースもあるため注意が必要です。

中古複合機の保守契約については、こちらの記事で詳しく解説していますので、検討中の方はあわせて参考にしてみてください。

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中古複合機の保守契約はできる？保守契約の種類と料金相場まとめ

中古機を選ぶ場合は本体価格だけで判断せず、保守契約の可否や料金、将来の修理リスクも含めて「総額」で比較することが大切です。

コピー機（複合機）のカウンター保守契約内容

カウンター保守契約は、毎月の基本料金に加えて印刷枚数に応じた料金を支払う、もっとも一般的な保守契約の方式です。

コピー機（複合機）の保守契約の中でも採用率が高く、多くの企業がモノクロ・カラーそれぞれの単価を決めたうえで利用しています。請求が「基本料金」と「印刷枚数に応じた従量料金」に分かれるため、印刷ボリュームが一定以上あるオフィスで選ばれることが多い契約形態です。

ここでは、カウンター保守契約の仕組みと料金の考え方を整理し、どのような印刷環境に向いている契約なのかを確認していきましょう。

カウンター保守契約では、「モノクロ2円／枚」「カラー10〜15円／枚」といった形で、紙1枚あたりの単価を販売店と取り決めます。

複合機（コピー機）の本体にはカウンター機能が内蔵されており、月ごとのモノクロ・カラーの印刷枚数を自動でカウントします。その集計結果をもとに、基本料金と従量料金を合算した金額が月末に請求される仕組みです。

なお、1枚もコピー機（複合機）を使用しなかった月でも、基本料金は必ずかかる点には注意が必要です。月間の印刷枚数が少ない場合には割高に感じることもありますが、その分、修理費やトナーなどの消耗品費用を毎月の料金の中で平準化できるメリットがあります。

このようにカウンター保守契約は、印刷枚数が多く安定しているオフィスで「コスト」と「安心」のバランスを取りやすい契約形態です。

カウンター保守契約の料金相場

カウンター保守契約の料金相場は、「基本料金」と「1枚あたりのカウンター料金」の組み合わせで、新品より中古のほうが高くなる傾向があります。

同じ契約方式でも、本体の状態や故障リスクを見込んで設定されるため、中古機は新品機より基本料金・単価ともに高めになりやすいのが一般的です。ここでは、中古機・新品機それぞれの目安を簡単に比較し、費用感の違いをイメージしてみましょう。

一般的に、中古機は本体価格こそ安いものの、部品劣化や故障リスクの高さから、保守側の負担を見込んで料金が高めに設定されるケースが多くなります。

たとえば、毎月モノクロ500枚の印刷を行うケースで比較すると、月額のイメージは次のようになります。

このように、同じ枚数を印刷していても中古機と新品機では月々の保守料金に2,000円以上の差が出る場合もあります。印刷枚数が増えるほど差額は大きくなるため、自社の月間印刷枚数を試算したうえで、中古・新品どちらがトータルコストで有利かを比較することが大切です。

▼ カウンター料金の単価や計算方法についてさらに詳しく知りたい方はこちら

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コピー機（複合機）のスポット保守契約内容

スポット保守契約は、月額の保守料金がかからず、故障やトラブルが発生したときだけ費用を支払う「その都度払い」の契約形態です。

コピー機（複合機）にトラブルが起きたときだけ出張修理を依頼し、作業費や部品代をその都度支払う方式のため、普段ほとんど印刷しない環境では固定費を抑えやすいのが特徴です。一方で、故障が重なった際には1回あたりの負担額が大きくなり、年間コストが読みづらいという側面もあります。

ここでは、スポット保守契約の基本的な仕組みと向いているケースを整理し、どのような利用状況であればスポット保守を検討しやすいのかを解説します。

スポット保守契約は、月間の印刷枚数がかなり少ない事務所や、バックアップ用としてほとんど使わない複合機に向いています。一方で、日々の業務で大量に印刷する環境では、故障時の金額負担や業務停止リスクが大きくなる点に注意が必要です。

スポット保守契約の料金相場

スポット保守契約の料金相場は、「月額0円だが、故障時の負担が大きくなりやすい契約方式」と整理できます。

毎月の保守料金は発生しませんが、中古・新品を問わず、トナーやドラム、用紙などの消耗品代はすべて自社負担です。また、トラブルが発生して訪問修理を依頼した場合は、出張費・作業料・部品代を合わせて1回あたり数万円〜8万円前後になるケースもあります。

とくに中古機の場合は部品の在庫が少なく、交換部品が高額になったり、修理に時間がかかったりするリスクもあります。スポット保守契約を選ぶ際は、印刷頻度・機器の状態・故障時の業務影響を踏まえたうえで、本当に「月額0円」が得かどうかを慎重に判断することが重要です。

コピー機（複合機）のキット保守契約内容

キット保守契約は、トナーとドラムをセットで購入し、その使用期間中に保守サービスを受けるモノクロコピー機向けの保守契約形態です。

月額の基本料金を支払うのではなく、インク（トナー）カートリッジと、それを用紙に転写するドラムのセットをまとめて購入し、そのセットが有効な間は修理費や対象消耗品を気にせず運用できます。イメージとしては、「トナーセット＝一定枚数分の印刷＋保守パック」を都度購入する方式です。

ここでは、キット保守契約の仕組みと向いている使い方を整理し、印刷枚数が多くないオフィスでもムダなく使えるパターンを押さえておきましょう。

キット保守の前提として、ドラムカートリッジの役割を知っておくと仕組みがより理解しやすくなります。詳しく知りたい方は、ドラムカートリッジとはの記事もあわせてご覧ください。

基本的にはモノクロコピー機のみを対象とした保守契約で、モノクロ中心の印刷で枚数がそれほど多くない場合に選ばれることが多い方式です。セット購入からトナーがなくなるまで保守サービスを受けられるため、印刷枚数が少ないオフィスでは、定額のカウンター保守よりキット保守の方が割安になるケースもあります。

キット保守契約の料金相場

キット保守契約の料金は、トナーとドラムのセット価格を「印刷可能枚数」で割り、月あたりの目安に均して考えるとイメージしやすくなります。

たとえば、月に500枚程度の印刷であれば、トナー1本で約10カ月利用できる計算となり、結果としてキット保守料金は月額4,000〜7,000円程度のイメージになります。印刷枚数が少ないオフィスほど、毎月の基本料金が発生するカウンター保守よりも、キット保守の方がコストを抑えやすい契約と言えるでしょう。

コピー機（複合機）の年間保守契約内容

年間保守契約は、コピー機（複合機）メーカーと直接結ぶ年単位のメンテナンス契約です。

初年度の契約料金が0円、または比較的安く設定されているケースが多く、1年ごとの更新でおおむね5年程度まで延長できます。メーカーと直接やり取りできるため、窓口を一本化してサポートレベルを重視したい企業に向いている契約形態です。

ここでは、年間保守契約でカバーされる内容と注意点を整理し、メーカー直契約ならではのメリットと、利用時に意識しておきたい制約を確認していきます。

年間保守契約では、故障時の修理費などは原則として契約範囲に含まれますが、トナー代やドラム代などの消耗品は自己負担です。また、コスト削減のために非純正品のインク（トナー）を使用した場合、それが原因と思われる不具合は保守対象外となることが多く、無料修理の対象にならない点にも注意が必要です。

さらに、年間保守契約を結べるのは原則一度きりで、一度契約を終了したあとに同じ機器で再契約を行うことはできません。更新の有無を判断する際は、「今後どれくらいの期間その複合機を使い続けるか」も含めて検討することが大切です。

年間保守契約の料金相場

年間保守契約の料金相場は、機種やメーカーによって変動しますが、おおよそ年間2万〜3万円程度を目安に考えられるケースが多いと言えます。

年間保守契約の場合も、トナーや用紙などの消耗品は自己負担になるため、インク（トナー）代や用紙代は毎月のランニングコストとして継続的に発生します。「修理費を抑えつつ、メーカーと直接やり取りして安心感を重視したい」という場合に検討しやすい契約です。

保守契約の見直しを行うタイミングで、お得な新品複合機への入れ替えや、カウンター保守との組み合わせまで含めて検討しておくと、トータルコストの最適化がしやすくなります。

コピー機（複合機）の保守契約はOFFICE110にお任せを

コピー機（複合機）の保守契約や入れ替えの相談先に迷ったときは、オフィス機器専門店のOFFICE110にまとめてお任せください。

当社では、新品・中古の機種選定から、カウンター保守・キット保守・スポット保守などの契約形態まで一括でご提案できる体制を整えています。印刷枚数や利用部門、将来の増設予定などを伺いながら、「本体代＋保守料金＋ランニングコスト」をトータルで最適化できるようサポートします。

新品コピー機ならカウンター保守やキット保守、中古コピー機ならカウンター保守やスポット保守など、機種と印刷枚数に合わせて複数パターンの保守プランをご提案します。どの組み合わせが自社にとって最もお得かを、一緒に整理しながら決めていくことができます。

さらに、刷れば刷るほど単価が下がる独自の割引制度「自動割り」もご用意しています。印刷枚数が多いお客さまほど、トータルのランニングコストを抑えやすくなります。

複合機・コピー機の保守契約で迷ったときは、まずはOFFICE110にご相談いただき、自社の印刷状況や予算に合ったプランを一緒に整理してみてください。

コピー機の保守契約に関するよくある質問（FAQ）

コピー機（複合機）の保守契約は、契約タイプや印刷枚数によって最適な選び方が変わります。
よくいただく疑問をまとめましたので、自社に合う保守プランを検討する際の参考にしてください。

コピー機の保守契約は必ず結ばないといけませんか？

業務で継続的にコピー機を使うなら、多くの場合は保守契約を結ぶことをおすすめします。
コピー機は精密機器のため、1回の故障でも修理費が高額になったり、業務が止まるリスクがあります。
保守契約があれば、修理費や消耗品の負担を平準化しやすく、トラブル時も窓口が一本化されて安心です。
印刷枚数がごく少ない場合や予備機としてほとんど使わない場合は、スポット保守を含めて比較検討してもよいでしょう。

カウンター保守とスポット保守はどちらを選べばよいですか？

毎月しっかり印刷するならカウンター保守、たまにしか使わないならスポット保守が目安になります。
カウンター保守は、月額の基本料金と枚数に応じた従量課金で、修理費や消耗品がカバーされやすく、印刷ボリュームが多いオフィス向きです。
一方、スポット保守は月額0円で、故障時に出張費や修理費をその都度支払う契約です。
印刷枚数が少ない場合は固定費を抑えられますが、故障時の負担が大きくなる可能性があります。

保守契約の月額がムダになりそうで心配です。元は取れますか？

「ムダかどうか」は印刷枚数と故障リスクを合わせて考えることが大切です。
月額だけを見ると負担に感じますが、実際には修理1回分で数万円〜数十万円かかるケースもあり、そのリスクを保守料金で分散しているイメージです。
特に業務で使うメイン機は、突然使えなくなると機会損失も大きくなります。
毎月の印刷枚数や機器の重要度を整理し、保守なしの場合に想定されるリスクと比較して判断すると納得感が高くなります。

キット保守契約はどんなオフィスに向いていますか？

モノクロ中心で印刷枚数が比較的少ないオフィスに向いています。
キット保守契約は、トナーとドラムのセットを購入し、そのセットを使い切るまで修理費や対象消耗品がカバーされる仕組みです。
月数百枚程度のモノクロ印刷が中心で、カラー印刷はほとんど行わない場合に相性がよい契約です。
一方、カラー印刷が多い環境や、印刷枚数が大きく変動する場合は、カウンター保守との比較をおすすめします。

年間保守契約のメリットと注意点を教えてください。

メーカーと直接やり取りでき、修理費を抑えやすい点が年間保守契約の大きなメリットです。
年間2万〜3万円前後の料金で、年単位のメンテナンスと故障対応をメーカーが担当してくれます。
一方で、トナーやドラムなどの消耗品は自己負担となり、非純正トナー使用時の不具合は保守対象外になる点には注意が必要です。
また、年間保守契約は一度終了すると同じ機器では再契約できないのが一般的なため、更新の可否はよく検討してから判断しましょう。

まとめ

コピー機（複合機）の保守契約は、故障リスクから機器を守りながらランニングコストを管理するオフィス運用に欠かせない仕組みです。

本文で見てきたように、用途や印刷枚数に合わせて選べる複数タイプの保守契約があります。全体像を押さえておくことで、自社に合う契約を検討しやすくなります。

どの契約タイプを選んだ場合でも、保守契約を結ばないケースと比べると修理費・消耗品代・メンテナンス費を抑えやすくなります。複合機を導入・入れ替えする際は、本体価格だけでなく保守契約やランニングコストも含めて「総額」で比較・検討することをおすすめします。