FAX送信の0発信とは？0発信のやり方・誤送信対策を徹底解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機でFAXを送信する際、場合によっては「0発信」という手順が必要です。

0発信とは、相手の電話番号の前に「0」をつけて発信することで、操作自体はとても簡単ですが、もし忘れてしまうとさまざまなトラブルが発生する可能性があります。

特に、複合機でのFAXが初めての方や慣れない方にとっては、「0発信って何？」「0発信てどうやってするの？」と疑問や不安を感じる方も多いと思います。

そこで本記事では、0発信の必要性とその具体的な操作方法についてわかりやすく解説します。

また、0発信が不要なケースと、万が一0発信を忘れた際のリスクと対処法についても紹介していますので、ぜひご参考ください。

0（ゼロ）発信とは？0発信の必要性を解説

そもそも0（ゼロ）発信とは、どのようなものなのか分からない方も多いと思います。

そこでまずは、0発信の基本・必要性についてわかりやすく解説します。

0発信とは

0（ゼロ）発信とは、外線をかける際に電話番号の前に「0」をつけて発信することです。

たとえば、「03-1234-5678」に電話を発信したい場合は、「0-03-1234-5678」とダイヤルします。

これにより、内線状態から外線モードに切り替わり、外線への発信が可能となります。

一般的な家庭用電話機や携帯電話では使われることはありませんが、内線や転送機能を持つビジネスフォンで使用される機能です。

0発信はなぜ必要？0発信の必要性

0発信は、ビジネスフォンを内線から外線に切り替えるために使用されます。

ビジネスフォンは、受話器を上げるとデフォルトでは内線が使える状態です。
この状態では、例えば警察に電話をかけたいと思い「110」を押しても、内線の「110」につながってしまいます。

そのため、外線を使用して電話をかけたいときに、相手の電話番号の前に「0」を押し、外線モードに切り替える必要があります。

複合機のFAX送信には0発信が必要！

オフィスに設置されている複合機からFAXを送信する際にも、基本的には0発信が必要です。

ここでは、複合機のFAX送信に0発信が必要な理由と送り方について解説します。

複合機の0発信についての基本を押さえ、業務をスムーズに進めましょう。

複合機のFAX送信に0発信が必要な理由

複合機のFAX送信に0発信が必要なのは、複合機が主装置に接続されていることがほとんどだからです。

ビジネスフォンは主装置と多数の電話機で構成されていますが、近年のオフィスでは、複合機も内線電話機の1つとして同じ主装置に接続されていることが多くなっています。

ちなみに、複合機を主装置に接続するメリットは以下のとおりです。

特にコスト削減効果を目的に複合機を主装置に接続するオフィスが多いため、結果的にFAX送信する際に0発信が必要になるのです。

0発信を利用した複合機のFAXの送り方

複合機が主装置とつながっている場合、デフォルトでは内線につながっているため、社内のほかの複合機にはFAXが送れますが、社外には送れない状態となっています。

社外にFAXを送信する場合は、0発信が必須です。

なお、0発信を使用したFAX送信の方法は、電話のときと同じです。

例えば「03-1234-5678」にFAX送信したいのであれば「0-03-1234-5678」とプッシュすればFAXを送信できます。

複合機のFAX送信で0発信が不要な2つのケース

基本的に、複合機でのFAX送信の際には0発信が必要になりますが、一部例外で不要なケースもあります。

本章では、複合機のFAX送信で0発信が不要となる主なケースを2つご紹介します。

ケース①複合機を直接電話回線とつないでいる場合

複合機を主装置経由ではなく、直接電話回線とつないでいる場合は0発信する必要はありません。

なぜなら、直接電話回線とつないでいる場合は内線が使用できないため、内線・外線の切替作業が不要となるためです。

複合機を直接電話とつないでる場合は、相手の電話番号をダイヤルするだけで、FAXが送信できます。

ケース②主装置側で0発信が不要な設定をしている場合

主装置側でFAX送信に0発信が不要な設定をしている場合も、0発信する必要はありません。

複合機のFAX機能には、主装置側で自動的に0発信させる設定ができるものもあります。

FAXの内線機能を使用しないオフィスのほとんどは、この設定になっているケースがほとんどです。

FAX送信で0発信を忘れた際のリスクと対策

0発信が必要な複合機で、0発信を忘れてFAX送信をした場合、情報漏洩のようなリスクが生じる可能性があります。

そこで最後に、0発信が必要な複合機を使用してFAXを送信する際に、0発信を忘れてしまった場合のリスクとその対策についてご紹介します。

FAX送信時に0発信を忘れた場合のリスク

FAX送信時に0発信が必要な複合機で、最初に「0」を押し忘れた場合、誤送信につながってしまうリスクがあります。

通常、日本の市外局番はすべて「0」から始まるため、0発信を忘れた場合には局番なしの同一の市内の宛先に送信されてしまう恐れがあります。

例えば「03-1234-5678」にFAXを送りたい場合、通常は「0-03-1234-5678」と入力しなければなりません。

しかし、0発信を忘れて「03-1234-5678」と入力してしまうと、主装置は最初の「0」を0発信の0と認識してしまうため「3-1234-5678」宛てにFAXが発信されてしまいます。

もし市内（区内）にこのFAX番号があった場合、誤って送信されます。

この場合、情報漏洩のリスクがあるほか、本来届けなければならない相手にいつまでもFAXが届かないといった状況になるため、自社にも相手にも迷惑がかかってしまうでしょう。

FAXの誤送信を防ぐ3つの対策

FAXの誤送信は情報漏洩・必要なFAXが相手に届かないといったリスクがあるため、可能な限りゼロにしなければなりません。

ここからは、FAXの誤送信を防ぐための対策を3つご紹介します。

誤送信対策①入力情報が正しいか確認する

まずは、送信前に入力したFAX番号などの情報が正しいかを確認する癖をつけましょう。

正しく入力したつもりでも、パネルのタッチミスや打ち間違いで誤った情報を入力してしまっている場合があります。

特に重要な資料などを送信する場合は、近くにいる同僚などに入力情報を確認してもらい、ダブルチェックするとより誤送信のリスクを下げられるでしょう。

誤送信対策②送信先リストから送付する

入力ミスを防ぐため、送信先リストから送付する方法も効果的です。

正しい情報を事前に入力しておけば打ち間違いなどが起こらないため、誤送信してしまうリスクを大きく下げられます。

なお、送信先リストを作成する際は、以下のような機能を活用すると効率が向上します。

誤送信対策③ペーパーレスFAXを活用する

誤送信防止には、ペーパーレスFAXの活用も効果的です。

インターネットFAX・PC-FAX・クラウドFAXといった紙を使わずにパソコンやスマートフォンからFAXを送信する方法を活用すれば、0発信を気にせずにFAXを送信可能です。

また、中には送信前に送信先・内容を再確認できるものもあるため、誤送信の可能性を最小限にできるでしょう。

ペーパーレスFAXについて詳しくは、こちらの記事でも解説していますのでぜひご参考ください。

複合機の購入から設定までOFFICE110にお任せ！

複合機でFAXを送信する場合は、基本的に「0発信」が必要です。

しかしなかには、「0発信」が不要なケースもあり、自社の複合機では0発信が必要なのか悩む方も多いと思います。

複合機のことでお悩みであれば、「OFFICE110」にお気軽にご相談ください。

OFFICE110では複合機の販売だけでなく、設置や設定、そしてアフターフォローに至るまで、一貫したサービスを提供しています。

複合機に精通した専門のスタッフが親身になってヒアリングを行い、お客様に合った最適なご提案をいたします。

さらに複合機をお得に買い替えできるキャンペーンも実施中ですので、ぜひこの機会に複合機の入れ替えや買い替えもご検討ください。

まとめ

ビジネスフォンで使用される「0発信」は、内線と外線を切り替えるために使用される機能です。

近年では複合機もビジネスフォンと同じ主装置に接続されることから、複合機のFAX送信時にも0発信が必要なケースが多くなっています。

FAX送信時に0発信を忘れてしまうと誤送信のリスクがあるため、入力情報を再確認することや、送信リスト・ペーパーレスFAXなどの機能を活用するなどして事前に対策しましょう。

もし誤送信の対策方法など、複合機に関することでお悩みがあればOFFICE110にお任せください。

専門知識豊富なスタッフが、お客様の状況をお伺いしたうえでベストなご提案をいたしますので、お気軽にご相談ください。