複合機とプリンターのランニングコストを比較！コスト削減方法も解説

「複合機の価格や選ぶポイントを徹底解説」記事一覧 更新日: 2025年11月20日

複合機とプリンターのランニングコストを比較！コスト削減方法も解説

複合機（コピー機）を導入・入れ替えするとき、初期費用と同じくらい気になるのが『毎月のランニングコスト』ではないでしょうか。

複合機のランニングコストには、保守料金・カウンター料金（1枚あたりの単価）・トナーなどの消耗品費など、使い方によって増減するさまざまな項目が含まれます。これらを正しく把握していないと、初期費用は抑えられても、トータルでは割高になってしまうことも。

そこで本記事では、複合機のランニングコストの内訳と計算方法をわかりやすく整理し、どのくらい費用がかかるのかを具体的にイメージできるように解説します。

複合機の費用構造をあらかじめ理解しておくことで、導入前に月額の目安をつかみながら、自社にとってムダのない運用プランを検討しやすくなります。

複合機・コピー機のランニングコストとは？

複合機・コピー機の費用は、本体の導入費だけでは終わりません。毎月かかり続ける「ランニングコスト」をどう管理するかが、数年単位の総コストを大きく左右します。

主なランニングコストは、次の4つに分けて考えると整理しやすくなります。

ざっくり言うと、「契約で毎月決まって出ていくお金」と「印刷量に応じて増減するお金」の組み合わせです。本章では、それぞれの中身と見直しのポイントを順番に確認していきましょう。

リース料金（本体代）

複合機のランニングコストの中でも金額が大きいのが、リース料金（本体代）です。

リース料金とは、複合機をリース契約で導入した場合に毎月支払う本体代のことで、一括購入した場合には発生しません。ただし一括購入でも減価償却や資産計上の観点から、内部的には「毎月のコスト」として考えておくと管理しやすくなります。

リース料金は「毎月必ず出ていく固定費」になるため、契約前にしっかり比較しておくことが重要です。リース料金の詳しい仕組みや相場は、以下の記事でより踏み込んで解説されています。

保守料金

次に、複合機のランニングコストとして欠かせないのが保守料金です。

家庭用プリンターと違い、オフィス用複合機は精密機器かつ「仕事のインフラ」です。紙詰まりや印字不良、部品の劣化などのトラブルは避けられず、業務が止まるとそのまま機会損失につながります。

そのため多くの企業では、カウンター保守契約を結び、月額料金を支払いながら安定運用しています。

カウンター料金として毎月費用はかかりますが、1回ごとの修理費やトナー代をその都度支払うより、トータルではお得になるケースがほとんどです。

カウンター保守契約の仕組みや契約形態の違いについては、以下の記事も参考になります。

参考：複合機（コピー機）購入後に結ぶ契約形態「カウンター保守契約」とは？

消耗品費（用紙やトナー代）

保守契約の有無にかかわらず、用紙やトナーといった消耗品費はランニングコストとして必ず発生します。

特に複合機のトナーは高額になりやすく、目に見えないコストとして積み上がりがちです。

オフィス用複合機はトナー1本あたりの値段が高く、交換のたびにまとまった費用が発生するため、トナー代も保守料金に含まれるカウンター契約を選ぶ企業が多くなっています。

消耗品費を抑えるためには、次のような工夫も有効です。

電気代

複合機・プリンターを使用する際には、電気代もランニングコストの一部として発生します。

特に複合機は印刷時の消費電力が大きく、プリンターと比べると電気代に差が出やすくなります。

多くのプリンターに採用されているインクジェット方式は、印刷時に熱をほとんど使用しないため、消費電力が抑えられるのが特徴です。一方、複合機はトナーを熱で定着させるため、印刷時の電力はどうしても高くなります。

リース料金やトナー代、保守料金と比べると電気代は見落とされがちですが、1台を長時間つけっぱなしにしているオフィスでは無視できないコストです。

このように、複合機・コピー機のランニングコストは複数の要素で成り立っています。「どこに一番お金がかかっているのか」を分解して把握することで、次章以降のコスト削減策も検討しやすくなります。

【導入方法別】複合機のランニングコストの計算方法

複合機・コピー機のランニングコストは、「購入」か「リース」か、さらに新品か中古かによって内訳が大きく変わります。

まずは、導入方法ごとのざっくりした違いを押さえておきましょう。

自社の導入方法に当てはまるパターンを確認しながら、ランニングコストをイメージしてみてください。

複合機を購入した場合

複合機を購入する場合、「新品購入」と「中古購入」でランニングコストの考え方が変わります。

新品の複合機では、多くの企業がカウンター保守契約を結びます。カウンター保守の場合は以下のイメージです。

このケースでは、「カウンター料金」と「電気代」を足したものが、毎月のおおよそのランニングコストになります。

一方で、中古複合機を購入する場合は、販売店や機種によってはカウンター保守契約が結べないこともあります。その場合のランニングコストは次のとおりです。

中古で保守契約がないケースでは、次の点に注意が必要です。

そのため、中古複合機を導入する場合は、カウンター保守契約を結べる販売店・機種を選ぶのがおすすめです。トータルでは「本体は安いが、維持費が高い」という状況を避けやすくなります。

複合機をリース契約した場合

複合機をリース契約で導入する場合、ランニングコストは次のように考えます。

それぞれの役割は、ざっくり次のイメージです。

リース契約の場合、「リース料金＋カウンター料金」が実質的な月額固定費になり、ここに印刷量や使い方に応じた電気代が上乗せされるイメージです。

なお、同じ機種でも、リース料金・カウンター料金は業者によって大きく異なります。

同じ「月額1万円台」に見えても、リース料金＋カウンター料金＋契約年数しだいで総コストは大きく変わります。導入方法別のランニングコストの構造を押さえたうえで、自社にとって一番バランスのよいパターンを選びましょう。

複合機とプリンターのランニングコストを比較

業務用の複合機と家庭用のプリンターでは、同じ「印刷機器」でもランニングコストの構造が大きく異なります。
どちらを導入すべきか悩んだときは、次の3つの観点で比較すると整理しやすくなります。

ここでは、それぞれの違いと向いているケースを分かりやすく解説していきます。

「印刷コスト」はプリンターが安い

まずは、1枚あたりの印刷コストを比較してみましょう。
カラー・モノクロごとの目安は、次のとおりです。

	複合機	プリンター
カラー	約8円～12円	約1.8円～
モノクロ	約0.8円～1.2円	約1.1円〜

（※新品の場合の目安。機種・契約条件・用紙サイズなどにより変動します）

表だけを見ると、1枚あたりの単価はプリンターのほうが安く見えるケースが多くなります。
ただし、複合機の「印刷コスト」にはカウンター保守（トナー代・修理費・メンテ費など）が含まれている点がポイントです。トナー代を別途購入するプリンターと違い、複合機は「1枚あたりの単価＋保守」でトータルの印刷コストが決まります。

そのため、トナー代や保守費用まで含めた「総額」で見ると、複合機のほうが結果的にお得になるケースも少なくありません。
特に、次のような環境では複合機が向いています。

大量印刷が前提のオフィスであれば、印刷コストの観点からも複合機を第一候補にするのがおすすめです。

「保守費用」は複合機がお得

次に、故障やメンテナンスに関わる保守費用を比較してみましょう。

プリンターの場合、月々の保守料金は基本的に発生しませんが、故障のたびに修理費・部品代をその都度支払う必要があります。メーカー修理になると、1回で数万円規模の出費になることも珍しくありません。

一方、複合機はカウンター保守契約を結ぶのが一般的で、次のような費用が月額のカウンター料金に含まれます。

毎月カウンター料金は発生するものの、大きな故障が起きても追加請求がほとんど発生しないため、長期間使うほど複合機のほうがコストを読みやすく、トータルではお得になりやすい契約構造です。

「電気代」はプリンターが割安

電気代については、消費電力の少ないプリンターのほうが有利です。

同じ A4・25枚/分クラスの機種で、1カ月あたりの電気代を比較すると、次のようなイメージになります。
（電気料金：31円/kWhで計算）

TEC値（一定の使用条件を想定した消費電力量の目安）で比較すると、同等クラスでもプリンターの電気代は複合機の1/10以下になることがあると分かります。

金額自体はリース料金やトナー代と比べれば小さいものの、「できるだけ電力消費を抑えたい」「拠点ごとに台数が多く電気代が積み上がりやすい」といった場合には、電気代の面でプリンターを優先的に検討する価値があります。

ランニングコスト全体で見ると複合機がおすすめ

ここまで、印刷コスト・保守費用・電気代の3つの観点で比較してきました。
総合的に見ると、ランニングコスト重視なら、業務用としては複合機がおすすめです。

その理由は次の2点に集約できます。

一方で、印刷枚数がごく少なく、「メイン機」ではなく補助的に使うだけであれば、プリンターのほうが向いているケースもあります。たとえば、次のようなケースです。

このように、「どちらが絶対に得」というよりも、印刷枚数と用途に応じて複合機とプリンターを使い分けるイメージで考えるのが現実的です。

複合機とプリンターの違いをより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

複合機・コピー機のランニングコストを抑える方法

複合機・コピー機のランニングコストはゼロにはできませんが、使い方と設定次第で月々の負担を大きく抑えることができます。

ここでは、今日からでも実践しやすい4つのコスト削減ポイントを紹介します。自社の運用と照らし合わせながら見直してみてください。

フルカラーとモノクロを使い分ける

もっとも効果が大きいのが、フルカラー印刷とモノクロ印刷の使い分けです。

基本的にカラー印刷は、モノクロ印刷よりもトナー・インクの消費量が多く単価が高いため、むやみにカラーで出力するとランニングコストが一気に膨らみます。
特にカウンター契約の場合、フルカラー1枚あたりの料金はモノクロの約10倍になることも一般的です。

そのため、次のようなルールを決めておくと効果的です。

「まずはモノクロが基本、必要なものだけカラー」と決めるだけでも、トナー代・カウンター料金の両方を大きく削減できます。

複合機の機能を活用する

複合機には、印刷枚数と電気代を同時に減らせる便利機能が多数搭載されています。標準機能を上手に使うだけでも、ランニングコストは確実に下がります。

特に次の機能は、優先的に活用したいポイントです。

「とりあえずデフォルト設定のまま使う」のではなく、社内の標準設定として集約・両面・省エネをONにしておくことで、無理なくコスト削減を続けやすくなります。

無駄な印刷を減らす

ランニングコスト削減の一番の近道は、「そもそも印刷しないものを減らす」ことです。
無駄な印刷が減れば、そのままトナー代・用紙代・カウンター料金の削減につながります。

そのために有効な具体策の例は、次のとおりです。

「必要なものだけ紙にする」という運用が定着すると、月間の総印刷枚数が自然と下がり、結果としてランニングコストも大きく圧縮できます。

リースだけでなく「購入」も選択肢に入れる

ランニングコストをさらに抑えたい場合は、リースに頼りきらず「購入」も選択肢に入れて検討することが重要です。

本体代金を一括または分割で支払ってしまえば、毎月のリース料金という固定費がそもそも発生しません。 そのうえで、保守契約（カウンター保守など）だけを月額費用として運用する形に切り替えられます。

購入する際は、新品か中古かを次のようなイメージで選ぶと判断しやすくなります。

新品の複合機は本体価格こそ高めですが、カウンター料金が中古より安く設定されることが多いため、印刷枚数が多いほどトータルではお得になりやすいのが特徴です。
目安として、中古機と新品機のカウンター料金の違いは次のとおりです。

	中古複合機	新品複合機
モノクロ/枚	2円～4円	0.8～3円
カラー/枚	18円～25円	8～12円
最低基本料金/月	2,000円～4,000円	1,000円～3,000円

中古複合機はカウンター料金こそ高めですが、本体価格が新品より大幅に安いため、3年以内の短期利用や印刷枚数の少ないオフィスなら、トータルコストを抑えられるケースも多くあります。

リース・新品購入・中古購入のどれが最適かは、「月間印刷枚数」と「使用予定年数」で大きく変わります。
導入前に一度ランニングコストを試算し、自社に合うパターンを比較してみてください。

業界最安！複合機の購入や保守のことならOFFICE110へ

複合機の導入や入れ替えでランニングコストを抑えたいなら、複合機専門販売店のOFFICE110にまとめてご相談ください。

複合機のコストは、購入かリースか、本体スペックや保守契約の内容によって大きく変わります。自社だけでメーカー比較や料金シミュレーションを行うのは手間も時間もかかり、「本当に今の条件が最適かどうか」判断しにくいのが実情です。

OFFICE110では、複合機に精通したスタッフがヒアリングを行い、印刷枚数・利用部署・予算などを踏まえて「本体代＋保守料金＋ランニングコスト」をトータルで最適化できる機種・プランをご提案します。

導入方法で迷っている段階でも構いません。購入・リース・入れ替えの比較から、搬入・設置・初期設定・ネットワーク接続まで、複合機まわりの作業をワンストップでサポートします。

複合機の購入・リース契約・保守契約の見直しでお悩みの方は、導入から運用までトータルで相談できるOFFICE110にお気軽にお問い合わせください。

まとめ

複合機・コピー機のランニングコストは、「どの費用がどれくらいかかっているか」を分けて考えることで、見直しやすくなります。

これらのコストは、購入かリースか・新品か中古か・どの保守契約を選ぶかといった導入条件によって大きく変わります。なんとなくで機種や契約を決めてしまうと、数年単位で見ると大きな差になってしまうことも少なくありません。

一方で、印刷ルールの見直しや保守契約の選び方、機種入れ替えなどを組み合わせることで、同じ業務量でもランニングコストを抑えられるケースは多くあります。

OFFICE110では、新品・中古複合機の販売からカウンター保守契約まで一括対応しており、自社だけでは見落としがちなコスト要因も含めて整理しながらご提案が可能です。

複合機の導入や保守に関するお悩みがあれば、OFFICE110にお気軽にご相談ください。印刷状況やご予算を伺いながら、ムリなくコスト削減につながる最適な機種・プランを一緒に考えていきます。