複合機の勘定科目と仕訳｜リース・レンタル・購入で徹底解説

「複合機の基礎知識」記事一覧 更新日: 2025年11月13日

複合機の勘定科目と仕訳｜リース・レンタル・購入で徹底解説

複合機・コピー機は、購入・リース・レンタルといった導入方法や減価償却の扱いによって、適用すべき勘定科目や仕訳の考え方が大きく変わります。

そのため、自社の導入方法や金額、企業規模に合わせて、どの勘定科目で処理すべきかを整理しておくことが大切です。

この記事では、複合機（コピー機）を「購入」「リース」「レンタル」するそれぞれのケースに応じた代表的な勘定科目と仕訳の考え方を、できるだけ分かりやすく整理して解説します。

さらに、運搬設置費やカウンター料金、トナー・用紙代、修理・メンテナンス費など、複合機にかかわる周辺費用の勘定科目もあわせてご紹介します。

複合機まわりの会計処理を一度整理しておきたい方は、ぜひ本記事を参考にしながら自社の仕訳ルールづくりに役立ててください。

複合機（コピー機）の仕訳に使える勘定科目一覧

複合機（コピー機）まわりの費用は、金額や契約形態によって使う勘定科目が変わりますが、おおまかには次の7種類に分けて考えられます。

どの勘定科目で処理するかによって「経費としてすぐに落とせるか」「資産として何年かに分けて計上するか」が変わります。まずは、複合機に関する代表的な勘定科目と、それぞれの扱い方を一覧で押さえておきましょう。

複合機に関する主な勘定科目は、基本的にはこの一覧に当てはまります。どれに該当するかは「本体を買ったのか／借りているのか」「金額がいくらか」「本体か周辺費用か」といった観点で判断していきます。

なお、本体を固定資産として計上する場合は、運搬費や設置費などの付随費用も取得価額に含めて処理するのが原則です。

ただし、購入方法や購入金額などによって使用する勘定科目は異なるため、自社の場合はどれに当てはまるのかをあらかじめ整理しておくことが重要です。

複合機（コピー機）を購入した場合の勘定科目と仕訳

複合機（コピー機）を購入した場合は、購入金額によって「その年に全額経費にできるか」「何年かに分けて費用化するか」が変わります。

複合機・コピー機を購入した場合に使う勘定科目は、購入価格や事業者の条件によって変わります。とくに、税務上は10万円・20万円・30万円あたりが判断の目安となる金額です。

ここでは、まず「購入時の基本的な考え方」を整理したうえで、10万円未満／10万円以上の場合の仕訳例と、使える特例について解説します。自社の複合機購入がどのパターンに当てはまるのかをイメージしながら読み進めてみてください。

次の章から、購入価格別に複合機を購入した場合の勘定科目や仕訳例を見ていきます。

購入価格が10万円未満の場合

複合機の取得費用が10万円未満の場合は「少額の減価償却資産」となり、勘定科目は「消耗品費」でその年の経費として一括計上できます。

税法上、取得価格が10万円未満の資産は「少額の減価償却資産」に該当します。そのため、複合機であっても10万円未満で購入した場合は、固定資産にせずその年の費用（消耗品費）として処理できます。

たとえば、5万円の複合機を現金で購入した場合は、次のような仕訳になります。

参考：No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示

購入価格が10万円以上の場合

複合機の取得費用が10万円以上の場合は、原則として「工具器具備品」として資産計上し、法定耐用年数（5年）にわたって減価償却します。

10万円以上の複合機を購入した場合は、その年に全額を経費にはできません。いったん固定資産（工具器具備品）として計上し、5年かけて少しずつ費用化していきます。

たとえば、15万円の複合機を購入した場合、購入時と決算時には次のような仕訳が想定されます。

【購入時】

【決算時（減価償却）】

参考：No.2100 減価償却のあらまし

複合機の減価償却については、こちらの記事で詳しく解説していますので、合わせて確認しておくと理解が深まります。

特例① 一括償却資産

複合機の取得費用が10万円以上20万円未満の場合は、「一括償却資産」として3年均等で費用計上する特例を選ぶこともできます。

一括償却資産の特例を利用すると、取得費用を3年間で均等に減価償却できます。たとえば15万円の複合機であれば、毎年5万円ずつ3年間計上するイメージです。

通常の減価償却（耐用年数5年）と比べると、費用計上のスピードが速くなるため、当初数年間の節税効果を高めたい場合にメリットがあります。

一方で、3年以内に複合機を処分・譲渡した場合でも、3年間の償却は継続する必要がある点はデメリットです。途中で買い替える可能性が高い場合には、この点も踏まえて選択する必要があります。

特例② 中小企業等の特例

取得価格が10万円以上30万円未満で、一定の条件を満たす中小企業者等の場合は、「少額減価償却資産の特例」によりその年に全額損金算入できる可能性があります。

一定の要件を満たす中小企業等であれば、中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例を利用して、複合機の取得価額を全額損金処理できるケースがあります。

特例を受けられる事業者や金額の条件は、概ね次のとおりです。

参考：No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

この特例を適用できれば、複合機を購入した年に取得価額の全額を損金算入できるため、資金繰りや節税の面で大きなメリットがあります。

なお、この特例で損金処理できる金額は年間合計300万円までという上限があるため、複合機以外の設備投資も含めて、適用金額を管理しておくことが大切です。

複合機（コピー機）をリースした場合の勘定科目と仕訳

複合機（コピー機）をリースした場合は、「どのタイプのリースか」によって使う勘定科目や仕訳の考え方が変わります。

リースの種類は大きく分けて、ファイナンスリースとオペレーティングリースの2種類があります。同じ「リース契約」でも、会計上は固定資産として計上するケースと、賃貸借と同じように費用処理するケースに分かれます。

ここでは、複合機をリースしたときに「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」でどのように勘定科目を使い分け、どんな仕訳をするのかを順番に解説します。

ファイナンスリースの場合

ファイナンスリースの場合、複合機を「自社の資産」とみなして固定資産計上し、「リース資産」「リース債務」を使って減価償却するのが原則です。

ファイナンスリースとは、借主が選んだ複合機をリース会社が代わりに購入し、一定期間貸し出す契約のことです。実質的には購入と近い取引であるため、会計上はリース資産（資産）とリース債務（負債）を計上し、減価償却費として費用化していく方法が原則となります。

ファイナンスリースは、次の2種類に分かれます。

以下、それぞれの内容と仕訳イメージを見ていきます。

所有権移転ファイナンスリース

所有権移転ファイナンスリースは、リース期間終了後に複合機の所有権が自社に移転するタイプで、固定資産と同じように耐用年数に基づき減価償却します。

所有権移転ファイナンスリースでは、最終的に複合機が自社のものになるため、会計上はほぼ「分割払いで購入したのと同じ扱い」になります。勘定科目としては、所有権移転外ファイナンスリースと同様に「リース資産」「リース債務」を用いますが、減価償却は複合機の法定耐用年数にもとづいて行います。

たとえば、現金購入した場合の取得価格が300万円の複合機（新品）を、リース期間5年（60ヶ月）、毎月の利息3,000円で契約したケースの仕訳は次のようになります。

【取得時】

【支払い時】

【決算時】

※計算例：300万円 ÷ 5年（複合機の法定耐用年数）＝ 60万円／年

所有権移転外ファイナンスリース

所有権移転外ファイナンスリースは、リース期間終了後に複合機を返却するタイプで、複合機リースの多くがこの形態に該当します。

所有権移転外ファイナンスリースでは、リース期間終了後に複合機を返却しますが、経済的には購入に近い取引とみなされるため、会計上はやはり「リース資産」「リース債務」を計上します。

主な勘定科目のイメージは次のとおりです。

決算時には、所有権移転外ファイナンスリース専用の償却方法である「リース期間定額法」を使って減価償却費を計算します。

例として、現金購入時の取得価格が300万円の複合機をリース期間5年（60ヶ月）、毎月の利息3,000円で契約した場合の仕訳は次のようになります。

【取得時】

【支払い時】

【決算時】

※計算例：300万円 ÷ 60ヶ月 × 12ヶ月 ＝ 60万円／年

オペレーティングリースの場合

オペレーティングリースの場合は、通常のレンタルと同じ扱いとなり、支払いの都度「賃借料」として費用計上するのが基本です。

オペレーティングリースとは、事業で使う複合機などを一定期間だけ借りる契約のことで、実務的には「レンタル契約」とほぼ同じイメージです。ファイナンスリースのようにリース資産・リース債務を計上するのではなく、会計上は通常の賃貸借と同じ方法で処理します。

そのため、ファイナンスリースと異なり、取得時や決算時に特別な会計処理を行う必要はありません。支払いが発生したタイミングで、「賃借料（支払リース料など）」として経費に計上するのが基本です。

また、少額・短期のリースに該当する場合は、ファイナンスリースであっても一定の条件を満たせば、支払いを「賃借料（支払リース料）」として経費処理できるケースがあります。

どのリース契約がどの処理方法に該当するかは、契約内容や金額によって判断が分かれるため、迷う場合は契約書を確認したうえで、税理士や会計事務所にも相談しておくと安心です。

複合機（コピー機）をレンタルした場合の勘定科目と仕訳

複合機をレンタルする場合は、原則として月々の支払いをそのまま経費にできるため、会計処理は比較的シンプルです。

複合機をレンタルした場合に使用する勘定科目は、「賃借料」です。リースと異なり、レンタルでは複合機本体を固定資産として計上せず、減価償却も行いません。

そのため、支払いが発生したタイミングで「賃借料」として仕訳するだけで処理が完了します。具体的には、支払った金額の全額を「賃借料」として経費計上します。

一例として、1ヶ月2万円の複合機をレンタルした場合の仕訳は次のとおりです。

「本体は所有せず、必要な期間だけ借りたい」「会計処理をシンプルにしたい」といった場合には、レンタル契約が検討しやすい選択肢になります。

複合機（コピー機）に関係するその他の勘定科目と仕訳

複合機本体だけでなく、保守料金やトナー・用紙代、運搬・修理費などにも、それぞれ適した勘定科目があります。

複合機は、導入後もカウンター料金やトナー・用紙代、運搬・設置費用、修理・メンテナンス費など、さまざまな支出が発生します。これらの支出を正しい勘定科目で処理しておくと、経費の内訳が分かりやすくなり、税務上の判断もしやすくなります。

この章では、複合機まわりで日常的によく使う勘定科目と、その仕訳例を整理して解説します。

カウンター料金やトナー・用紙代の勘定科目

複合機のカウンター料金やトナー・用紙などの消耗品は、基本的に「消耗品費」で処理します。

複合機の保守にかかるカウンター料金や、日常的に補充する用紙・トナーなどは、いずれも短期間で使い切る消耗品と考えられるため、勘定科目は「消耗品費」を使うのが一般的です。

たとえば、カウンター料金として3,000円を普通預金から支払った場合の仕訳例は次のとおりです。

トナー・用紙・カウンター料金など、日々の複合機の運用にかかる費用は、原則「消耗品費」でそろえておくと管理しやすくなります。

搬入・設置費用の勘定科目

複合機を固定資産として計上する場合、運搬費や設置費は原則として取得価額に含めて処理します。

複合機を新規導入する際には、運搬や設置作業が必要になります。本体を固定資産（工具器具備品など）として計上する場合、運搬費や設置費といった「取得に直接かかった費用」も、取得価額に含めるのが原則です。

一方で、少額の移設費用など、既に使用している複合機を動かすための費用については、実務上「消耗備品費」などの経費科目として処理されるケースもあります。

ここでは、移設などにかかった運搬・設置費が5万円で、現金で支払った場合の仕訳例を示します。

ちなみに、クレーンでの引き揚げ作業など、複合機の運搬に付随する作業費用も「消耗備品費」として計上するのが一般的です。

複合機・コピー機の引越しや運搬について詳しく知りたい方は、次の記事も参考になります。

本体の取得時か、既存機の移設かによって処理方法が変わるため、運搬・設置費が「取得価額に含めるべき費用かどうか」を意識しておくことが大切です。

修理・メンテナンス費の勘定科目

複合機の修理・メンテナンス費用は、基本的に「修繕費」で処理します。

複合機の故障対応や部品交換、定期的なメンテナンスのうち、性能を維持・回復するための費用は、一般的に「修繕費」として処理します。日常的な修理やメンテナンスは経費として扱われ、支払いが発生した年度の費用になります。

たとえば、複合機の修理費として5万円を普通預金から支払った場合の仕訳例は次のとおりです。

修理・メンテナンス費が増えてきた場合は、「修繕費がかさむ古い機種を使い続けるより、新しい複合機に入れ替えたほうがトータルで得かどうか」を一度見直してみるのもおすすめです。

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まとめ

複合機の導入方法と勘定科目を正しく押さえておくことで、経理処理をスムーズにしながら、ムダなコストや税務リスクを抑えやすくなります。

本記事では、複合機の導入方法（購入・リース・レンタル）ごとの特徴と、取得価格や契約内容に応じた主な勘定科目・仕訳の考え方を整理しました。最後に、押さえておきたいポイントをまとめます。

正しい会計処理は、健全な経営と適切なコスト管理の土台になります。一方で、実際の処理は「金額」「契約内容」「自社の規模や状況」によって細かく変わるため、迷う場面も少なくありません。

自社にとって最適な導入方法や会計処理に不安がある場合は、一度専門家や複合機のプロに相談しながら進めると安心です。