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コピー機でスキャンしてスマホに保存できる!?複合機をより便利に使うコツ

コピー機でスキャンしてスマホに保存できる!?複合機をより便利に使うコツ

近年、ビジネスの現場でスマホの活用が急速に進められています。

SNSを利用したコミュニケーションの円滑化、在庫管理システムの構築など。
スマホを上手に活用できるかが、今後の業務をよりスマートにできるかにつながる訳です。

実は、コピー機(複合機)の中にもスマホと連携できる機種が登場しています

コピー機(複合機)はまずどのオフィスにも1台は設置されているもの。
スマホと連携させることでより便利に使えるようになるのは確かでしょう。

例えば、コピー機(複合機)でスキャンした内容をスマホに転送・保存するなどです

今回はコピー機(複合機)とスマホの連携、スキャンしてでできることについてご紹介します。
スマホを利用する上での注意点についても触れていますので、ぜひ参考にしてみてください。

▼目次

コピー機とスマホの連携でできること

コピー機(複合機)とスマホの連携には、ビジネスにおいて様々な活用が期待されています。
では、まずはコピー機(複合機)とスマホの連携でできることについて見ていきましょう。

スキャンした内容をスマホに取り込める

コピー機(複合機)でスキャンした内容をスマホに取り込むことができます。

本来、スキャンした内容は印刷、またはUSBなどの記憶媒体に記録させるもの。
スマホに取り込むには、一度パソコンに取り込んでから同期させる必要がありました。

最近はコピー機(複合機)からWiFi(Bluetooth)などで直接取り込めるのです

スキャンする1番の利点は資料などをデータとして持ち運べることにあります。
スマホやタブレットなど携帯端末に取り込めれば、さらに持ち運びやすく便利です。

スマホでスキャンした内容を印刷できる

スマホでスキャンした内容をコピー機(複合機)で印刷もできます。

スマホでスキャンした内容はパソコンに、パソコンからコピー機にというのが一般的でした。
スマホは「小型のパソコン」とさえ呼ばれる現在、パソコンを間に挟むのは手間に感じます。

今ではスマホで撮影(スキャン)したものを、そのままコピー機(複合機)で印刷できる訳です。

スマホの撮影機能はちょっとしたデジカメ以上に、かつ編集機能はパソコン並みです。
最近では撮影した資料を自動でトリミングしてくれるアプリもあり活用の幅が広がっています。

コピー機のスキャンをスマホに保存する流れ

コピー機(複合機)でスキャンしスマホに保存できれば、紙媒体を持ち運ぶ必要がなく便利なのは確かです。
では、コピー機でスキャンした内容をスマホで取り込む流れについて詳しくご紹介しましょう。

スキャンした内容をスマホに保存する流れ
スキャンした内容をスマホに保存する流れを以下にまとめてみました。

1.対応する専用アプリをダウンロードする
2.原稿をセットし”スキャン”を選択する
3.保存先として”スマートフォン”を選択する
4.”読み取りスタート”を選択する
5.スマホから専用アプリを起動する
6.”接続番号”を入力し”保存”を開始する

コピー機(複合機)との連携には専用アプリを使用するのが一般的です。
メーカーや機種によって異なるので、対応する専用アプリをダウンロードしましょう。

”接続番号”を求められる機種が安心!

スキャンしスマホに保存するのなら”接続番号”を求められる機種がおすすめです。

コピー機(複合機)とスマホとの連携には主に”WiFi(Bluetooth)”が使用されます。
接続番号(暗証番号)がなければ他の端末に割り込まれ、情報漏洩する危険性があるのです。

ビジネスにスマホを活用するのであれば、まず”セキュリティ対策”を万全にしておく必要があります。
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コピー機にスマホでスキャンして印刷する流れ

会議で使用したホワイトボードの内容など、スマホでスキャンして印刷できるのは様々な活用が考えられます。
では、スマホで撮影(スキャン)した内容をコピー機(複合機)で印刷する流れについてご説明しましょう。

スマホでスキャンした内容を印刷する流れ

スマホで撮影(スキャン)した内容を印刷する流れを以下にまとめてみました。

1.対応する専用アプリをダウンロードする
2.データを準備し”プリント”を選択する
3.”直接プリント”を選択する
4.”機器を接続してプリント”を選択する
5.”WiFiを利用”を選択する
6.スマホから専用アプリを起動する
7.データを送信し”プリントスター”をする

スマホで撮影(スキャン)したものはもちろん、保存していた資料の印刷も可能です。
両面印刷や2in1印刷など、他の機能と組み合わせることでさらに便利に活用できます。

”台形補正機能”のあるものが便利!

撮影(スキャン)した内容を印刷するのなら”台形補正機能”のあるものが良いです。

台形補正機能とは、撮影した内容の歪み(台形)を自動で補正する機能のこと。
仮に、ホワイトボードを斜めから撮影しても、正面からの画像としてスキャンしてくれます。

新聞のちょっとした切り抜き、会議中の内容などさっと記録できるとあとから見返すのに便利です。

コピー機にスマホを利用する上での注意点

コピー機にスマホを連携させることで活用の場が広がり、便利になることは間違いありません。
しかし、コピー機にスマホを連携させるからこそ発生する注意点が1つだけ挙げられます。

情報漏洩の危険性が増える

コピー機にスマホを連携させると、”情報漏洩の危険性”が増えます。

ただでさえ、コピー機(複合機)からの情報漏洩の危険性については議論されてきました。
パソコンやサーバーなどにはセキュリティを施すのに、コピー機は無警戒なことがほとんどなためです。

事実、2013年に開催された”DEFCON”においてコピー機からのアウトバウンド攻撃が成功しています。

アウトバウンド攻撃とは、特定の機器を窓口にしてネットワーク全体にハッキングを仕掛けるというもの。
コピー機のようにセキュリティ対策が施されていない、かつネットワークに繋がっている機器は狙い目なのです。

その上、WiFiやBluetoothのような”ワイヤレス”は情報漏洩の窓口としてよく利用されます

つまり、コピー機とスマホをワイヤレスで接続することは、より情報漏洩の危険性を増やすということ。
適切なセキュリティ対策が施されていないのなら、コピー機とスマホは連携させるべきではないと言えます。

※DEFCONとは、毎年開催されている自称ハッカーたちがハッキング技術を競い合うための祭典です。

セキュリティ対策は必須!

コピー機(複合機)とスマホを連携させるにあたり、主に3つのセキュリティ対策が必須です。

  • ICカードを使用した”ユーザー認証”
  • 通信内容を暗号化する”SSL/TLS暗号化通信”
  • 利用のたびに請求される”パスワード入力”

利用しているユーザーを特定し、かつパスワードを求めればおよそセキュリティ対策としては十分です。
その上、スマホを連携させるのなら、”暗号化通信”まで組み込めばより安全に利用できるでしょう。

ただし、不正アクセスの手口は年々巧妙化し、セキュリティ対策も進化し続けています。

「セキュリティ対策したから大丈夫…」と安心していると、すぐに新しい手口の餌食に。
定期的に見直し、最新のものにアップデートして初めてセキュリティ対策を施していると言えます。

まとめ

今回は、コピー機(複合機)とスマホを連携してできることについてご紹介しました。

コピー機(複合機)とスマホを連携することでできることは大きく2つ。

  • コピー機でスキャンした内容をスマホに取り込める
  • スマホで撮影(スキャン)した内容をコピー機で印刷できる

スキャンした内容をスマホに取り込むことで、資料など紙媒体を持ち運ぶ必要がなくなります
反対に、スマホで撮影したものをさっと印刷できれば、会議の内容を全員に共有するのも簡単です。

スマホを上手に活用して、コピー機(複合機)をいまより少しだけ便利に活用してみましょう。
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