Google Drive （apps）で複合機はより便利に！おすすめ機種も紹介

複合機でスキャンした書類は、Googleドライブに保存できます。クラウド連携に対応した機種なら、パソコンを経由せず、複合機の操作パネルから直接アップロードすることも可能です。

ただし、すべての複合機がGoogleドライブへの直接保存に対応しているわけではありません。機種によっては専用アプリの設定が必要で、パソコンを経由した保存方法を選んだ方がよい場合もあります。

Googleドライブと複合機を連携すれば、スキャンデータの保存だけでなく、社内での書類共有やクラウド上のファイルの印刷にも活用できます。導入する際は、必要な機能や連携条件を確認することが大切です。

この記事では、複合機からGoogleドライブにスキャンデータを保存する方法をはじめ、連携してできること、トラブル時の対処法、おすすめ機種について解説します。

複合機で読み取った書類をGoogleドライブに保存する方法は、主に複合機から直接アップロードする方法と、パソコンを経由してアップロードする方法の2つです。

直接保存できる機種では、複合機の操作パネルからGoogleアカウントに接続し、保存先フォルダを指定できます。一方、直接連携に対応していない機種でも、スキャンデータをパソコンに取り込めればGoogleドライブへ保存できます。

ここでは、それぞれの保存手順と、操作する際の注意点について解説します。

Googleドライブとの直接連携に対応した複合機なら、パソコンを使わずにスキャンデータを保存できます。例えば、シャープの対応機種では「Google Drive Connector」を利用して、操作パネルからアップロードできます。

ただし、利用するには事前に連携機能を有効にし、Googleアカウントで認証できる状態にしておく必要があります。対応機種であっても、必要な設定が完了していなければ直接保存は利用できません。

一般的な操作の流れは、次のとおりです。

※出典：シャープ「Googleドライブのフォルダーにスキャンした文書を送りたい」

Googleドライブへの直接保存に対応していない複合機でも、パソコンを経由すればスキャンデータをアップロードできます。複合機のスキャン機能でファイルを作成し、Googleドライブへ保存する方法です。

この方法では、複合機からパソコンへスキャンデータを送信できることが前提になります。共有フォルダへの送信やパソコン用スキャンソフトなど、利用できる方法は機種によって異なります。

保存手順は次のとおりです。

Googleドライブでは、ファイルをブラウザの画面へドラッグしてアップロードすることもできます。日常的に大量の書類を保存する場合は、パソコン版Googleドライブを利用する方法もあります。

パソコンを経由する分、直接連携より操作工程は増えますが、複合機のクラウド対応状況に左右されにくい保存方法です。ただし、複合機からパソコンへのスキャン送信機能と接続設定は必要です。

※出典：Googleドライブ ヘルプ「ファイルやフォルダをアップロードする」

Googleドライブへの直接保存を日常業務に取り入れたい場合は、連携に対応した複合機の導入も選択肢になります。機種や必要な設定については、OFFICE110の取扱機種とあわせて比較できます。

Googleドライブは、Googleが提供するクラウドストレージサービスです。PDF、画像、文書、表計算ファイルなどをオンライン上に保存し、インターネットに接続したパソコンやスマートフォンからアクセスできます。

複合機と連携することで、紙の書類をデータ化して共有したり、保存したファイルを必要なときに印刷したりできます。対応する機能は複合機によって異なりますが、書類の保管から活用までを一連の業務として進めやすくなります。

ここでは、Googleドライブと複合機を組み合わせて利用できる主な機能について解説します。

Googleドライブを利用すると、複合機でスキャンした書類をクラウド上に保存し、まとめて管理できます。契約書や請求書、社内資料など、紙で保管していた書類をデータ化して整理できることが利点です。

保存先のフォルダを部署や案件ごとに分ければ、必要な書類を探しやすくなります。例えば、取引先ごとにフォルダを作成しておくと、過去の書類を確認する際にも役立ちます。

クラウドに保存したファイルは、アクセス権限と通信環境があればオフィス以外からも確認できます。書類を持ち運ばずに必要な情報を参照できるため、外出先やテレワークでの業務にも活用できます。

ただし、複合機からのアップロードが完了しただけで、保存先の整理や情報管理が自動的に行われるわけではありません。ファイル名やフォルダの管理方法を統一しておくと、運用しやすくなります。

Googleドライブでは、保存したファイルやフォルダを複数のユーザーと共有できます。閲覧や編集などの権限を設定できるため、社内の担当者やプロジェクトメンバーとの情報共有に便利です。

Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドを利用すれば、複数人で同じファイルを編集し、変更内容を共有できます。メールでファイルを何度も送り直す必要がなくなり、古い版の資料を参照するリスクも抑えられます。

ただし、複合機からスキャンして保存したPDFが、そのままGoogleドキュメントと同じように編集できるわけではありません。文字を編集するには、OCRなどの文字認識機能やファイル形式の変換が必要になる場合があります。

共有する際は、閲覧だけを許可するのか、編集まで認めるのかを業務に応じて設定してください。特に社外との共有では、必要な相手だけがアクセスできる状態にすることが大切です。

Googleドライブとの印刷連携に対応した複合機なら、クラウド上に保存したファイルを操作パネルから選択して印刷できます。パソコンでファイルをダウンロードしてから印刷する必要がないため、資料の出力作業を簡略化できます。

例えば、別の拠点で作成した資料をGoogleドライブに保存しておけば、対応する複合機から必要なときに印刷できます。複数の担当者が資料を共有し、必要な場所で出力する運用にも役立ちます。

対応するファイル形式は機種や連携サービスによって異なります。PDFや画像ファイルのほか、Googleドキュメントやスプレッドシートなどを扱えるサービスもありますが、Officeファイルの直接印刷には追加機能が必要な場合もあります。

Googleドライブに接続できることと、すべてのファイルを直接印刷できることは別です。導入前に、普段使用するファイル形式が印刷対象に含まれているか確認しましょう。

Googleドライブには、スマートフォンのカメラを使って書類をスキャンする機能もあります。AndroidやiPhoneのGoogleドライブアプリから、領収書や請求書などを撮影し、PDFとして保存できます。

操作は、アプリのスキャン機能を開いて書類を撮影し、必要に応じて画像の範囲や向きを調整して保存する流れです。撮影した書類はGoogleドライブに保存されるため、パソコンから確認することもできます。

外出先で受け取った領収書や少量の書類をすぐにデータ化したい場合に便利です。一方、複数枚の資料をまとめて読み取る作業には、自動原稿送り装置を備えた複合機の方が適している場合があります。

なお、スマホアプリによるスキャンは複合機との連携機能とは別のものです。Googleドライブのウェブ版には、スマホアプリと同じカメラスキャン機能はありません。

※出典：Googleドライブ ヘルプ「ドキュメントをスキャンする」

複合機からGoogleドライブにスキャンできない場合は、連携機能の設定、Googleアカウントの認証、保存先の権限や通信環境などに問題がないか確認します。

原因によって対処方法は異なります。まずは操作パネルの表示やエラーメッセージを確認し、どの段階で処理が止まっているのかを整理することが重要です。

ここでは、Googleドライブへの保存時に起こりやすい3つの問題と対処法について解説します。

操作パネルにGoogleドライブの連携機能が表示されない場合は、複合機が対応しているか、必要なアプリケーションが有効になっているかを確認してください。

シャープの対応機種では「Google Drive Connector」を有効化する必要があります。機種によっては、ホーム画面の別ページに機能ボタンが配置されている場合もあります。

富士フイルムビジネスイノベーションの複合機では、利用するクラウドサービスに応じて「Cloud Service Hub」などの契約や設定が必要です。複合機にスキャン機能が搭載されていても、クラウド連携機能を利用できるとは限りません。

設定内容を確認しても機能が表示されない場合は、複合機の管理者または導入先の販売店に確認してください。機種名だけでなく、導入済みのオプションやアプリケーションも確認することが解決につながります。

Googleドライブへのログイン時にエラーが表示される場合は、Googleアカウントや認証設定を確認します。入力したアカウント情報が正しいか、必要な認証操作を完了しているかを調べてください。

会社で管理しているGoogle Workspaceのアカウントでは、組織のセキュリティポリシーによって外部アプリとの接続が制限されている場合もあります。この場合、複合機側の設定だけでは解決できないため、Google Workspaceの管理者による確認が必要です。

以前は使用できていた場合でも、アカウントの認証情報やサービス側の仕様が変わると、再認証や接続設定の更新が必要になることがあります。

認証エラーが続く場合は、パスワードを繰り返し入力する前に、エラー内容と管理者側の接続許可設定を確認してください。

Googleドライブへの接続はできてもスキャンデータを保存できない場合は、保存先フォルダの権限、ストレージの空き容量、ネットワーク接続などを確認します。

共有フォルダを保存先にしている場合は、利用しているGoogleアカウントにファイルを追加する権限があるか確認してください。閲覧権限しかないフォルダには、スキャンデータをアップロードできません。

大量の書類を高解像度でスキャンすると、ファイル容量が大きくなります。複合機側に送信データの上限が設定されている場合は、保存先に空き容量があってもアップロードできないことがあります。

保存に失敗する原因を切り分けるには、少量の原稿を低めの解像度でスキャンし、別の保存先フォルダへ送信できるか試す方法があります。

それでも改善しない場合は、表示されたエラーコード、使用したアカウント、保存先、スキャン設定を控えたうえで、管理者や販売店に確認してください。

Googleドライブへのスキャン保存を日常的に使用するなら、クラウド連携に対応した複合機を選ぶことが重要です。直接保存できる機種なら、パソコンへの取り込み作業を省き、書類のデータ化から保存までを進められます。

ただし、同じクラウド連携対応機種でも、必要なアプリケーションやサービス契約、利用できる機能は異なります。スキャンや印刷の性能だけでなく、Googleドライブを利用するための条件も比較してください。

ここでは、Googleドライブとの連携に対応する複合機3機種の特徴と選び方について解説します。

今回紹介する3機種の主な特徴を比較すると、次のとおりです。

シャープの「BP-41C26」は、A4カラー・モノクロともに毎分26枚の印刷に対応したデジタルフルカラー複合機です。Googleドライブとの直接連携に対応しており、クラウドを活用した書類管理を行いたいオフィスに適しています。

Googleドライブとの接続には「Google Drive Connector」を利用します。操作パネルからクラウドにアクセスし、スキャンした書類のアップロードや保存済みファイルの印刷を行えます。

Googleドライブ以外にも、OneDrive for BusinessやSharePoint Onlineなどのクラウドサービスとの連携に対応しています。複数のサービスを業務に利用している場合も、連携機能を活用できます。

ただし、機能を利用するにはアプリケーションの有効化や必要な設定が前提です。導入前には、利用したいクラウドサービスと必要な設定を確認しておくことが重要です。

富士フイルムビジネスイノベーションの「Apeos C2561」は、A4カラー・モノクロともに毎分25枚の印刷が可能な複合機です。A3サイズの原稿にも対応しており、日常的な印刷やスキャン業務を幅広く行えます。

Googleドライブとの連携には、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する「Cloud Service Hub」などを利用できます。Cloud Service Hubは複数のクラウドストレージに接続し、スキャンデータの保存やクラウド上のファイルの印刷を行えるサービスです。

Googleドライブだけでなく、BoxやDropbox、OneDriveなどにも対応しているため、複数のクラウドサービスを利用する企業に向いています。ファイルをクラウド上で共有しながら、必要な資料を複合機から印刷できることも利点です。

ただし、Cloud Service Hubは複合機の標準スキャン機能とは別のサービスであり、利用には契約や設定が必要です。Googleドライブ向けの個別サービスには月額料金が設定されているため、導入費とあわせて確認してください。

「MX-3650FN」は、シャープのデジタルフルカラー複合機です。A4カラー・モノクロともに毎分36枚の印刷速度を備え、Googleドライブをはじめとするクラウドサービスとの連携機能が可能です。

複合機から直接クラウドサービスへ接続し、スキャンデータをアップロードしたり、保存済みのファイルを印刷したりできることが特徴です。また、OneDrive for BusinessやBoxなど、複数のクラウドサービスを活用する運用にも対応しており、本体サイズは幅608mm×奥行650mm×高さ834mmで、10.1インチの操作パネルを採用しています。操作パネルからクラウドサービスを選択できるため、パソコンを経由せずに書類を取り扱える設計です。

Googleドライブにスキャンデータを保存したい場合は、現在使用している複合機の対応状況を確認し、直接保存とパソコン経由のどちらが適しているか整理することが大切です。

直接保存できる機種でも、専用アプリやサービス契約、Googleアカウントの設定が必要になる場合があります。複合機の仕様だけでなく、社内のネットワーク環境やセキュリティポリシーも確認しなければなりません。

特に複数の社員でクラウドを利用する場合は、保存先の管理方法やアクセス権限まで含めて検討する必要があります。希望する業務フローに対応した機種を選び、必要な連携条件を事前に整理することが重要です。

OFFICE110では、スキャンする書類の種類や利用頻度、クラウドサービスの利用状況、必要な印刷性能などを確認し、新品・中古を含めて条件に合う複合機をご提案します。Googleドライブとの連携を重視した機種選びについてもご相談ください。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。Googleドライブへのスキャン保存に対応した機種を比較し、必要なクラウド連携機能や導入費用まで含めて検討したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

複合機でスキャンした書類は、Googleドライブとの直接連携、またはパソコンを経由する方法で保存できます。対応機種なら、操作パネルからクラウドにアップロードできるため、スキャン後の作業を減らせます。

Googleドライブを活用すると、スキャンデータの保管だけでなく、書類の共有や複数人での共同作業にも役立ちます。印刷連携に対応した複合機なら、クラウド上に保存したファイルを直接出力することも可能です。

ただし、Googleドライブとの連携方法や必要なサービスは、メーカー・機種によって異なります。直接保存に対応しているか、追加契約が必要か、使用するファイル形式を扱えるかは導入前に確認してください。

現在の複合機でもパソコンを経由して保存できる場合があるため、必ずしも買い替えが必要とは限りません。一方、日常的に大量の書類を扱う場合は、直接連携できる機種の方が作業負担を抑えられることがあります。

対応機種や必要な連携サービスを比較したい場合は、OFFICE110にご相談ください。