Google Drive （apps）で複合機はより便利に！おすすめ機種も紹介【お役立ち情報】 | OFFICE110

どのようなオフィスにも1台は複合機があるもの。
”印刷・コピー・スキャン”と日々の業務に大活躍です。

では、複合機をより便利にできるとしたらどうでしょうか？

最近、複合機と他の機器、サービスを連携させるものが増えてきました。
例えば、グーグルの提供する”Google Drive （apps）”などです。

Google Drive （apps）と連携することで場所に関係なく印刷が可能に。

今回はGoogle Drive （apps）で複合機がどう便利になるのかご紹介しましょう。
Google Drive （apps）に対応している機種も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

• Google Drive （apps）ってなに？
• Google Drive （apps）と複合機を連携できるの？
• Google Drive （apps）にはシャープの”MX-3650FN”
• まとめ

Google Drive （apps）ってなに？

「Google Drive （apps）って何？」と、使ったことがない方も多いと思います。
では、まず”Google Drive （apps）”とはどんなサービスなのかからご説明しましょう。

ファイルをクラウド上で保存・管理できるサービス

”Google Drive （apps）”とはグーグルの提供するクラウドサービスの一種。

主に以下のようなファイルをクラウド上（ネット上）に保存・管理ができます。

• テキストドキュメント
• スプレッドシート
• プレゼンテーション
• PFD
• 写真（画像）
• 動画
• 音声
• フォルダ（ファイルをまとめる）

上記から分かる通り、パソコン上で主要に使用されるファイルのほぼ全てが対象です。

その上、Google Drive （apps）は”15GB”まで無料に。
100GB以上は月額1.99ドル/月からとコスパに優れたサービスと言えます。

ファイルをリアルタイムで共有・編集ができる

Google Drive （apps）の1番の魅力はファイルを”リアルタイムで共有・編集”できること。

テキストドキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーションなど。
各ファイルは”ユーザーを追加”をすることで複数の相手で共有・編集が可能です。

クラウドサービスなので、誰かがファイルを編集すれば全員で同じように共有されることに。

従来のファイル共有サービスでは、複数人で同時に編集すると内容が混ざることがありました。
その点、Google Drive （apps）であればリアルタイムで反映されてまず問題は起こりません。

基本的には1人でファイルを管理・編集し、プロジェクトごとに複数人で共有するなど使い方は自由です。

サイズに関係なく書類のスキャンができる

Google Drive （apps）は端末のカメラ機能と連携し、”書類のスキャン”にも対応しています。

というのも、Google Drive （apps）はパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどでも使えるため。
写真として収まる範囲であれば、A4からハガキ、領収書に至るまで幅広いサイズをスキャンできます。

Google Drive （apps）に限らず、書類のデータ化は注目を集めている技術の1つ。

書類をデータ化すれば紙媒体を持ち運ぶ必要がなくなり、業務がよりスマートになります。
また、データ化しておけば必要に応じて複合機（コピー機）などで気軽に印刷できるのもポイントです。

書類はもちろん、領収書をスキャンして共有しておけば毎月の経費処理の手間も削減できるでしょう。

Google Drive （apps）と複合機を連携できるの？

冒頭で紹介した通り、機種によりますがGoogle Drive （apps）と複合機（コピー機）は連携できます。
では、Google Drive （apps）と複合機（コピー機）を連携させることで何ができるのかをご紹介しましょう。

複合機からGoogle Drive （apps）に保存できる

複合機でスキャンした内容をGoogle Drive （apps）に直接保存ができます。

本来、複合機からGoogle Drive （apps）に保存するためにはパソコンを中継する必要が。
複合機でスキャンした内容をパソコンに取り込み、パソコンからGoogle Drive （apps）に保存する訳です。

その点、Google Drive （apps）と連携できる機種であれば、操作パネル上から保存が可能です。

最新の機種になると他のクラウドサービスとも連携できるものも登場しています。
”Evernote”や”OneDrive for Business”など、ビジネスでの活用の場は広がっていくことでしょう。

Google Drive （apps）から複合機で印刷できる

Google Drive （apps）に保存されているファイルを複合機で直接印刷も可能です。

従来であればパソコンからGoogle Drive （apps）にアクセスし、パソコンから複合機に印刷を。
パソコンを中継しないとGoogle Drive （apps）にも複合機にもアクセスできませんでした。

現在、Google Drive （apps）と連携できさえすれば、PDFやJPEGなどのファイルを印刷できるのです。

また、機種によってはテキストドキュメントやスプレッドシートなどを直接印刷できるものも。
スマホやタブレットからGoogle Drive （apps）にアクセスすれば、パソコン不要でも印刷でき便利です。

③Google Drive （apps）を中継してパソコンとも連携できる
Google Drive （apps）と複合機、パソコンを連携させることもできます。

例えば、複合機で書類をスキャンしGoogle Drive （apps）にアップロードするとします。
パソコンからGoogle Drive （apps）にアクセスし、スキャンした書類を確認・編集するなど。

パソコンからアップロードしたファイルを、Google Drive （apps）から複合機で印刷することも可能です。

先述した通り、Google Drive （apps）はスマホやタブレットなど携帯端末でも使えます。
状況に合わせて連携する端末を使い分けられるのも、Google Drive （apps）の魅力でしょう。

Google Drive （apps）にはシャープの”MX-3650FN”

Google Drive （apps）と連携できる複合機としておすすめなのがシャープの”MX-3650FN”。
では、複合機（コピー機）として”MX-3650FN”のおすすめする3つの理由についてご説明しましょう。

Google Drive （apps）以外とも連携できる

まず、”Google Drive （apps）”はもちろん、他のクラウドサービスとも連携ができます。

例えば、マイクロソフト社の提供する”OneDrive for Business”や”SharePoint”。
Box社の提供する”Box”、シャープの提供する”3sweb Sharpdesk Online”など。

設定画面から”ワンタッチ”と、各クラウドサービスを選択するだけで利用できる簡単設計です。

特に”OneDrive for Business”や”Box”はオンラインストレージとして広く普及しています。
日々の業務にも取り入れている企業は多く、連携できることで得られる利便性は大きいでしょう。

コンパクト設計でどんなオフィスでも使いやすい

次に、コンパクト設計で占有面積が608mm×650mmと少ないことも魅力的です。

従来の複合機（コピー機）は小型冷蔵庫ほどの大きさがあり置き場が限られました。
その点、A4用紙6枚分とコンパクトだからこそ、オフィスのサイズに関係なく設置できます。

にも関わらず、10.1インチと大型液晶画面が採用され、アイコンは大きく操作もしやすいです。

複合機（コピー機）と言えば機能が豊富な反面、全てを使いこなすのは難しいもの。
操作しやすい設計だからこそ複雑な機能もシンプルに、直感的で簡単に操作できる訳です。

セキュリティ対策も万全で安心して導入できる

最後に、複合機（コピー機）でもっとも注意したい”セキュリティ対策”についても万全です。

複合機にはハードディスク（記憶媒体）が装備され、印刷やコピーなどのデータが記録されています。
万が一、複合機が不正アクセスに遭うと、顧客や商品などの機密情報が漏洩する危険性があるのです。

その点、”ICカード認証”や”電子データの暗号化”、”ファックス誤送信防止”などが標準装備。

ICカード認証があれば利用者を限定でき、電子データを暗号化すれば盗聴されるリスクを減らせます。
ファックス誤送信防止があるので、万が一にもファックスの宛先を間違えることもなく安心して導入できます。

シャープ　MX-3650FN
公式サイト：http://www.sharp.co.jp/business/print/newmodel/color/mx-3650fn/index.html

まとめ

今回は、Google Drive （apps）と複合機を連携してできることについてまとめてみました。

Google Drive （apps）と複合機の連携でできることは主に3つ。