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複合機にスキャンするだけで名刺管理!最新データ管理法

複合機にスキャンするだけで名刺管理!最新データ管理法

オフィスで名刺はどのように管理されていますか?

外出する機会の多いビジネスマンはもちろんですが、デスクワークが中心の方でも長く勤めているうちに名刺の量は膨大なものになっているのではないでしょうか?名刺ファイルで管理されている場合は、量が増えれば増えるほどファイリングするのも、必要な名刺を取り出すのも大変なことだと思います。

名刺管理に関して、現在のトレンドは複合機で名刺データをスキャンしてデータ化して管理することです。
今回は、複合機スキャンによる名刺のデータ化について紹介します。

▼目次

複合機のスキャン機能による名刺管理とは

ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、オフィスでは大量の印刷物が溢れています
中でも、量が増えやすい印刷物の一つが名刺です。データによると、ビジネスマンは平均月13枚の名刺が増えているそうです。これらの解決のために、名刺管理も電子化する動きが進んでいます。

名刺管理のデータ化とは

名刺管理のデータ化は数年前から一般的になりました。
当初はビジネスマン個々人で、「eight」などのフリー管理ソフトを使用されているケースが多かったかと思います。

フリーの名刺管理ソフトは、以下のような流れで利用するものが一般的でした。

  1. 名刺を一枚ずつスマホで撮影しアプリを利用して本部に送信
  2. 運営会社の機械(あるいは人員)により名刺の内容をデータベース化
  3. アプリ内にて個人で管理

しかし、以下のような問題もありました。

  1. フリーソフトの場合は管理できる枚数に上限が設定されている
  2. 一枚ずつ撮影し送信するのはかなり手間がかかる
  3. 名刺は個人の管理になり、社内で共有しづらい
  4. 個別にフリーソフトを使用しているとセキュリティ面で不安が生じる

企業として名刺をデータ管理

データ管理はビジネスマン個人としてのものから企業としてなされるように変わっていきました

企業は名刺管理ソフト運営会社と契約を交わすことで、名刺データを大量に、そして使いやすい形で安全にデータ化できるようになりました。

このとき、スマートフォンなどで撮影する方法に加え複合機でスキャンすることが一般的になりました。

複合機メーカーによる名刺スキャンシステム

こうした流れを受けて、各複合機メーカーも名刺のデータを行いやすいようサービスを充実させています

従来は、名刺をスキャンする際には複合機のガラス面に一枚ずつ並べる必要がありましたが、こうした手間を簡略化できるようランダムに並べても読み取れるように対応したり、現行送り装置を使用できるようにしたりと、利用者にとってますます楽に名刺の管理が行えるようになっています。

複合機で名刺をデータ管理することによるメリット

複合機で名刺をスキャンしてデータ管理することのメリットは、業務効率化だけではありません。
様々なメリットがありますので、紹介します。

名刺をチームとして安全に管理できる

紙の名刺には、以下のデメリットがあります。

  • 外出時には名刺入れなどに入れて持ち運ばなければならない
  • 紛失リスクがある
  • 個人で保管している際に、他のスタッフは閲覧しづらい

名刺データをスキャンし、チームとして管理することにより以下のように改善されます。

  • 外出時にはスマホやタブレットからデータにアクセスすることができ、名刺を持ち運ぶ必要がない
  • データを削除してしまわない限り紛失のリスクがない
  • チームとして名刺データを閲覧できる。また、名刺管理会社によっては閲覧権限を設定し、「部上のみ閲覧可能」、「課長と部長のみ閲覧可能」といった具合に管理できる
  • 顧客データをチームとして管理することにより仕事の引継ぎや連携がスムーズになる

名刺を探すことが容易になる

データ化した名刺は、一般的にはドキュメント化されます。したがって、ただ閲覧できるだけではなく、必要な名刺を容易に検索できます。

名刺管理ソフトによっては、複数の管理データを串刺し検索する機能を備えていることもあります。

名刺データを二次利用が容易になる

名刺のデータはエクセルやCSVに落としたり、グーグルマップなどの他のソフトと連携させたりして二次使用することができます。
具体的には、以下のような用途で活用されています。

  • 名刺データをエクセルに落として、顧客リストを作成する
  • 名刺データを年賀状ソフトやCSVに落とし、年賀状リストを作成する
  • 名刺の住所情報を読み取り、グーグルマップ上に顧客の住所として表示させる
  • メールアドレスを読み取り、メール配信リストを作成する
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名刺管理サービスと連携した複合機サービス

名刺管理サービスと連携した複合機サービスを2つ紹介します。

東芝テック「e-BRIDGE Plus for Card Scan」

東芝テックが2017年にサービス提供を開始した同社複合機向けサービスです。

サービスの内容は、原稿送り装置に名刺をセットし、スキャンさせるだけで、名刺サイズで認識された画像をソフトに取り込めるようになるというものです。原稿送り装置には名刺を厚さ最大38mm(150枚相当)に束ねてセットすることができ、両面を同時にスキャンすることもできます。

読み取ったデータは、株式会社エヌジェーケー提供の名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリングPRO」と連携することにより、スキャンするだけで自動的にソフトにデータが送り込まれそのままデータ化されます。使用者の負担が非常に少ないサービスです。

リコー複合機imagio

リコーのimagio「やさしく名刺ファイリングPRO」と連携し、名刺スキャンを容易にするサービスを展開しています。
imagioの場合は、コピー読み取り面に名刺をバラバラと置いて(10枚まで)、スキャンするだけで名刺のデータ化ができます。

そして、リコーが提供している複合機を活用したSFA(営業支援システム)や勤怠管理など30種類以上の機能をもつセレクト型クラウドサービスjob Magicとの連携が可能です。連携によって、外出先から名刺データを閲覧したり、パソコンを使わなくてもデータを印刷したり、スケジュールの共有を行ったりできます。

「やさしく名刺ファイリング」

東芝やリコー以外でもほとんどの複合機メーカーが名刺管理ソフトと連携し名刺管理機能を提供しています
そして、多くの複合機にて採用されているのが「やさしく名刺ファイリング」です。

豊富な導入実績と使い勝手の良さ、オプション機能により大変信頼性の高いサービスです。名刺管理の機能を確認する際に、参考にされてみてはいかがでしょうか。

まとめ

複合機の名刺スキャン機能について紹介しました。

名刺の管理についてはデータ化が進んでおり、複合機メーカーもより便利で効率よくデータ化できるよう様々な機種や機能を提供し始めています。そして、名刺を管理するだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからもアクセスができたり、他の従業員と共有化したり、エクセルや地図アプリとでの二次使用を可能とすることで、業務効率を飛躍的に高めています。

今回紹介した東芝やリコー以外にも、名刺管理サービスと連携してとても使用しやすいサービスを展開しています。

複合機にはビジネスにおいて便利な機能、知られざる最先端な活用方法が盛りだくさん。
こちらで複合機の便利機能をご紹介しています。
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