複合機のスキャン機能で名刺管理を効率化！5つのメリットを解説

ビジネスで交換する名刺は、枚数が増えるほど保管場所が必要になり、必要な1枚を探したり、社内で情報を共有したりする手間も増えていきます。

そこで活用したいのが、複合機のスキャン機能を使った名刺のデータ化です。名刺をデータとして管理すれば、紙で保管する負担を減らしながら、検索・共有・営業活動への活用まで進めやすくなります。

ただし、名刺の一括読み取りやADF、OCR、両面スキャン、名刺管理ソフトとの連携など、利用できる機能は複合機やサービスによって異なります。効率よく運用するには、自社の名刺枚数や管理方法に合う機能を確認することが大切です。

この記事では、複合機で名刺をスキャンしてデータ化するメリットから、具体的なスキャン方法、運用時のポイント、代表的な名刺管理ソフトまで分かりやすく解説します。

名刺を複合機でスキャンしてデータ化すると、紙のまま保管する場合と比べて、保管・検索・共有を効率化しやすくなります。

特に、日常的に多くの名刺を受け取る企業では、名刺情報をデータとして蓄積しておくことで、担当者個人ではなく社内の情報資産として活用しやすくなります。

ここでは、複合機のスキャン機能を活用した名刺のデータ化について解説します。

複合機のスキャン機能を使った名刺のデータ化とは、紙の名刺を読み取り、画像やPDF、名刺管理ソフトで扱えるデータとして保存・管理する方法です。

従来のように名刺情報をExcelなどへ1件ずつ手入力する場合は、枚数が増えるほど作業時間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。スマートフォンで撮影する方法もありますが、オフィスで複数枚の名刺をまとめて処理したい場合は、複合機を活用すると効率よく取り込めます。

複合機では原稿ガラスのほか、名刺サイズに対応した自動原稿送り装置（ADF）を利用できる機種もあります。また、OCRや名刺管理サービスと組み合わせれば、氏名・会社名・電話番号などの情報を文字データとして管理することも可能です。

ただし、ADFで読み取れる名刺のサイズや枚数、OCR、両面読み取りなどの対応状況は、複合機や利用する名刺管理ソフトによって異なります。

代表的な読み取り・管理方法を整理すると、以下のとおりです。

自社で扱う名刺の枚数や管理方法に合わせて読み取り方法を選ぶことが、無理なく運用を続けるポイントです。

複合機で名刺をスキャンしてデータ化すると、紙の保管スペースを減らせるだけでなく、社内共有や検索、営業活動への活用まで進めやすくなります。

特に名刺の枚数が多い企業では、担当者ごとに紙で管理するよりも、必要な情報へすぐアクセスできる仕組みを整えることで日常業務の負担を抑えられます。

ここでは、複合機のスキャン機能で名刺をデータ化する5つのメリットについて解説します。

複合機を活用すると、複数枚の名刺をまとめて読み取り、データ化する作業を効率化できます。

対応機種では、原稿ガラスに複数枚の名刺を並べて一括で読み取ったり、名刺サイズに対応したADFへ複数枚をセットして連続で読み取ったりできます。手入力する情報を減らせるため、名刺の登録作業にかかる負担も抑えられます。

なお、一度に読み取れる枚数や名刺サイズ、推奨される解像度などは機種や利用するソフトによって異なります。特定の設定値を固定するのではなく、メーカーや名刺管理サービスが案内する読み取り条件を確認することが重要です。

大量の名刺を扱う場合は、名刺サイズに対応したADFを利用できるかも確認しておきましょう。ADFの仕組みや種類については、自動原稿送り装置（ADF）の解説で詳しく紹介しています。

名刺をデータ化して共有フォルダや対応するクラウドサービスで管理すると、担当者だけが持っていた名刺情報を社内で共有しやすくなります。

紙の名刺では、情報を確認するために本人の名刺ホルダーを探したり、担当者へ問い合わせたりする必要があります。データ化しておけば、権限を持つ社員が会社名や担当者名などから必要な情報を確認できます。

スマートフォンやパソコンから閲覧できる名刺管理サービスであれば、外出先から情報を確認することも可能です。異動や退職が発生した場合も、名刺情報を会社の資産として引き継ぎやすくなります。

名刺を適切にデータ化して一元管理すれば、紙の名刺の紛失や持ち出しによる情報漏えいリスクを抑えやすくなります。

紙の名刺は持ち歩いたり、担当者間で受け渡したりする過程で紛失するおそれがあります。一方、名刺管理システムでは、サービスによってアクセス権限やログ、認証などを設定できるため、利用者を限定しながら管理できます。

ただし、データ化すれば自動的に安全になるわけではありません。クラウドや共有フォルダを利用する場合も、閲覧権限やアカウント管理、バックアップなど、基本的なセキュリティ対策が必要です。

複合機や保存先を含めた基本的な情報漏えい対策については、複合機のセキュリティリスクと対策もあわせてご確認ください。

名刺をデータ化すると、会社名・氏名・部署名などの情報から目的の名刺を検索しやすくなります。

紙の名刺をホルダーやファイルで管理している場合、枚数が増えるほど必要な1枚を探すまでに時間がかかります。名刺管理ソフトを利用すれば、氏名や会社名に加えて、タグや登録日などから検索できるサービスもあります。

案件名や業界、面談内容などをタグやメモとして整理できるサービスを利用すれば、過去に交換した名刺を後から探す場合にも便利です。検索方法や登録ルールを社内で統一しておくと、名刺情報をより活用しやすくなります。

名刺管理ソフトに登録した情報は、対応サービスであればCSVなどで出力し、ほかの業務システムで活用できます。

たとえば、顧客情報を整理してメール配信やDMの送付リストを作成したり、CRM・SFA・MAなどへ連携したりすれば、名刺交換後の営業活動へつなげやすくなります。

利用できる出力形式や連携先はサービスによって異なるため、導入時には「どの情報を、何に活用したいのか」を整理したうえで機能を確認しましょう。

名刺を単に保存するだけでなく、検索・共有・営業活動まで活用できる状態にすることで、データ化のメリットをより生かせます。

複合機で名刺を読み取る場合は、主に原稿ガラスを使う方法と、対応機種でADF（自動原稿送り装置）を使う方法があります。

原稿ガラスは複数枚を並べて読み取る方法に向いており、名刺サイズに対応したADFは多くの名刺を連続して処理したい場合に便利です。ただし、利用できる方法や読み取り枚数は機種によって異なります。

ここでは、原稿ガラスを使った一般的な名刺スキャンの手順について解説します。

2つの読み取り方法の違いは、以下を目安に確認してください。

ここでは、SHARP（シャープ）の複合機に搭載されている「名刺スキャン」を例に、原稿ガラスから共有フォルダへ保存する流れをご紹介します。

実際の画面表示や操作方法、一度に読み取れる枚数などは機種によって異なるため、使用している複合機の取扱説明書やメーカーのサポート情報もあわせて確認してください。

引用：SHARP「名刺をスキャンしたデータを、共有フォルダーに保存したい。」

名刺をパソコンの共有フォルダへ保存する場合は、事前にパソコン側で共有フォルダを作成し、複合機のアドレス帳などに保存先を登録します。

共有フォルダの作成方法や複合機への宛先登録は、使用しているOSや機種によって異なるため、環境に合わせて設定してください。

スキャンしたい面を下向きにし、名刺の上側が原稿ガラスの奥側になるように配置します。

SHARPの対象機種では、名刺同士を5mm以上離して配置し、原稿台カバーを開けたまま読み取る方法が案内されています。一度に並べられる枚数や対応する名刺サイズは機種によって異なるため、事前に確認してください。

ホーム画面から「共有フォルダー」を選び、アドレス帳から保存先を指定します。その後、「他の機能」から「名刺スキャン」を選択し、必要な項目を設定します。

保存形式などを変更できる機種では、名刺データをどのように利用するかに合わせて設定しておきましょう。

名刺の配置と保存先を確認したら「スタート」を押して読み取ります。続けてスキャンする名刺がある場合は、画面の案内に従って原稿を入れ替えます。

すべての名刺を読み取ったら「読み込み終了」を押し、指定した共有フォルダへファイルが保存されているか確認します。

メーカーや機種によって操作手順・対応機能は異なるため、画面に表示される項目が異なる場合は、使用機種の取扱説明書やメーカーのサポートページを確認してください。

なお、名刺スキャンに対応した複合機への入れ替えや、業務に合う機能を比較したい方は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。弊社では、名刺の処理枚数や利用人数、必要なスキャン機能、ご予算などを確認したうえで、業務に適した複合機をご提案します。

名刺をスキャンして管理する際は、読み取る作業だけでなく、スキャン後の紙の名刺をどう扱うかまで決めておくことが大切です。

また、名刺によっては裏面にサービス情報やSNS、二次元コード、補足事項などが記載されているため、表面だけを読み取ると必要な情報を残せないことがあります。

ここでは、名刺を処分するタイミングと、裏面をスキャンするときのポイントについて解説します。

スキャンした名刺は、正しくデータ化できていることを確認してから処分するのが基本です。

名刺をデータ化すれば紙の保管量を減らせますが、スキャン直後に処分してしまうと、画像の欠けや向きの誤り、OCRの読み取りミスなどが見つかった際に再スキャンできなくなります。

そのため、スキャン後は登録内容を確認し、社内で定めた保管・廃棄ルールに沿って処理しましょう。保管期間を設ける場合も、具体的な期間を部署ごとにばらばらにせず、社内ルールとして統一しておくと管理しやすくなります。

不要になった名刺には個人情報が含まれているため、そのまま一般ごみへ出すのではなく、シュレッダーや機密文書の廃棄サービスなどを利用し、第三者が情報を復元しにくい方法で処分することが重要です。

名刺をデータ化する際は、表面だけでなく裏面に必要な情報がないか確認してからスキャンしましょう。

表面には会社名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどが記載されていることが一般的ですが、裏面にはサービス内容やSNS、二次元コード、営業所情報、外国語表記などが掲載されている場合があります。

両面読み取りに対応した複合機や名刺管理サービスであれば、表裏をまとめて登録できる場合があります。原稿ガラスを使用する場合でも、表面を読み取った後に裏返して保存することで、必要な情報を残せます。

ただし、両面読み取りの方法は機種やサービスによって異なります。名刺の裏面も業務に必要な情報として扱う場合は、導入前に両面取り込みへの対応を確認しておきましょう。

複合機で読み取った名刺を効率よく活用したい場合は、OCRや検索・共有機能を備えた名刺管理ソフトとの連携も選択肢になります。

名刺管理ソフトによって、対応する複合機や取り込み方法、OCR、クラウド共有、CSV出力などの機能が異なるため、自社の運用方法に合うサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、複合機で取り込んだ名刺を管理・活用できる代表的な名刺管理ソフト3つについて解説します。

画像引用：富士フイルムビジネスイノベーション

「ApeosPlus Cards R」は、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する法人向けのクラウド名刺管理サービスです。

複合機・スキャナー・スマートフォンから名刺を登録でき、取り込んだ名刺情報はOCRでデータ化して検索・共有できます。標準OCRに加えて、日本語名刺の認識精度向上や氏名・会社名へのふりがな付与に対応する「スマートOCR」もオプションとして用意されています。

対応する複合機とADFオプションを利用すれば、名刺を最大50枚まで両面でまとめて読み取ることも可能です。また、スマートフォンからの取り込みや、対応環境ではScanSnapからの登録にも対応しています。

登録した名刺情報はCSV形式で出力できるため、メール配信リストの作成など、ほかの業務で活用したい企業にも適しています。

画像引用：RICOH

「RICOH カンタン名刺電子化アプリ for PHONE APPLI PEOPLE」は、複合機から取り込んだ名刺情報をクラウド上で一括管理できる名刺電子化アプリです。

対応する複合機では、原稿ガラスなら一度に21枚、対応ADFなら100枚以上の名刺をまとめてスキャンし、PHONE APPLI PEOPLEへ登録できます。

本サービスの読み取り条件はフルカラー・片面・600dpiの固定設定となっているため、一般的な複合機のスキャン設定とは分けて考える必要があります。

登録した名刺情報はクラウドで管理され、スマートフォンやパソコンからアクセスできます。担当者だけで名刺を保管するのではなく、部門をまたいで人脈情報を共有したい企業にも活用しやすいサービスです。

画像引用：やさしく名刺ファイリング PRO

「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」は、複合機やフラットベッドスキャナなどから取り込んだ名刺をOCRでデータ化し、パソコン上で管理・検索できる名刺管理ソフトです。

原稿ガラスに複数枚の名刺をランダムに配置した場合でも、自動で名刺を切り抜いて認識・登録できます。OCRは日本語・英語・中国語・韓国語に対応し、氏名や会社名、住所などを各項目へ振り分けて登録できます。

複合機やフラットベッドスキャナから表面を取り込んだ後、同じ位置で裏面を読み取ることで、1件の名刺として両面登録することも可能です。

登録した名刺は氏名や会社名、登録日、タグなどから検索できるほか、CSV出力やネットワークでのデータ共有、「名刺ファイリングCLOUD」へのデータ転送にも対応しています。

名刺管理を効率化するには、単にスキャン機能が搭載されているかだけでなく、名刺サイズへの対応・ADF・両面読み取り・OCR・保存先との連携なども確認する必要があります。

利用できる機能はメーカーや機種によって異なるため、どの複合機が適しているかは、扱う名刺の枚数やスキャン頻度、保存方法、社内での共有方法などによって変わります。

複数の機種を比較しても、自社の名刺管理に必要な機能を判断しにくい場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、月間印刷枚数や利用人数、設置環境、ご予算に加えて、名刺を含むスキャン業務や必要な機能まで丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合う複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFFになるキャンペーンも実施しています。導入コストを抑えながら、名刺スキャンを含めた自社の業務に合う複合機を選びたい方は、お気軽にご相談ください。

増え続ける名刺を効率的に管理するには、複合機のスキャン機能を活用してデータ化し、必要な情報を検索・共有できる環境を整える方法が有効です。

名刺をデータ化すると、大量の名刺をまとめて取り込める・社内で共有しやすい・紛失リスクを抑えやすい・検索しやすい・ほかの業務へ活用しやすいといったメリットがあります。

ただし、名刺サイズへの対応やADF、OCR、両面読み取り、読み取り枚数、保存形式などは複合機や名刺管理ソフトによって異なります。スキャン後の名刺についても、データが正しく保存されていることを確認し、社内ルールに沿って安全に処分することが大切です。

なお、名刺スキャンを含め、自社の業務に必要な機能を備えた複合機を判断しにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用人数・印刷枚数・設置環境・スキャン業務・必要な機能・ご予算を確認したうえで、用途に合う複合機をご提案します。