【図解】プリントサーバーの特徴と仕組みを解説！現在の接続方法も比較

プリントサーバーとは、1台のプリンターや複合機をネットワーク上で共有し、複数のパソコンから送られる印刷データを処理・管理するための仕組みや機器です。

「印刷するたびにUSBケーブルをつなぎ替えるのが面倒」「複数のパソコンから同じ複合機を使いたい」といった場合に、プリントサーバーを利用することで印刷環境を効率化できます。

ただし、現在の業務用複合機にはネットワーク印刷機能を内蔵した機種も多いため、外付けのプリントサーバーが必要かどうかは、使用中の複合機やプリンターのネットワーク対応状況によって異なります。

この記事では、プリントサーバーの特徴や仕組み、接続方法、導入するメリットから、現在の複合機とパソコンを接続する方法まで分かりやすく解説します。

プリントサーバーとは、ネットワーク上のプリンターや複合機に複数のパソコンから印刷データが送られた際、印刷要求を順番に処理・管理する仕組みや機器のことです。

外付けのプリントサーバーを利用する方法だけでなく、現在では複合機本体にネットワーク印刷機能が内蔵されている機種も多く、利用環境に合わせて印刷データを共有できます。

ここでは、プリントサーバーの特徴・仕組み、接続方法、導入するメリットについて解説します。

USBケーブルでパソコンと複合機を直接接続する環境では、基本的に接続しているパソコンから印刷する形になります。

複数の社員が同じ複合機を利用する場合、パソコンごとにUSBケーブルをつなぎ替えたり、接続中のパソコンへ印刷データを渡したりする方法では手間がかかります。

そこで「プリントサーバー」を利用すると、ネットワークを介して複数のパソコンから同じプリンターや複合機へ印刷データを送れるようになります。

プリントサーバーを利用してプリンターや複合機をLANへ接続すれば、同じネットワークに参加している複数のパソコンから印刷できます。

現在の業務用複合機には、ネットワーク印刷機能を本体に内蔵している機種が多く、外付けのプリントサーバーを追加しなくても複数のパソコンから印刷できるケースが一般的です。

たとえば、Canonのオフィス向け複合機でも、有線LANなどのネットワークインターフェースと内蔵型のプリント機能が用意されています（Canon公式仕様）。

シャープの複合機にも、ネットワークプリンター仕様として「内蔵型」のプリント機能や、10BASE-T／100BASE-TX／1000BASE-Tなどのインターフェースを備えた機種があります（SHARP公式仕様）。

そのため、外付けプリントサーバーが必要かどうかは、複合機の使用年数だけで判断せず、現在使用している機種がネットワーク印刷に対応しているかを確認することが重要です。

現在使用しているプリンターや複合機にネットワーク印刷機能がない場合は、外付けのプリントサーバーを追加する方法も選択肢になります。

外付けプリントサーバーを利用する場合は、上記の画像のようにプリンターや複合機をプリントサーバー経由でネットワークへ接続することで、複数のパソコンから印刷できるようになります。

基本的な接続の流れは、以下のとおりです。

接続端子や設定方法は製品によって異なるため、実際に導入する際は、プリントサーバーとプリンター双方の取扱説明書や対応機種を確認してください。

また、パソコンに接続したプリンターをWindowsの共有機能で公開し、ほかのパソコンから利用する方法もあります。

ただし、この方法ではプリンターを接続している親PCの電源が入り、ネットワークに接続されていることが前提です。常時複数人で利用する場合は、ネットワーク印刷に対応した複合機や専用プリントサーバーの方が運用しやすくなります。

プリントサーバーや複合機に内蔵されたネットワーク印刷機能を利用すると、主に以下のメリットがあります。

特に、複数人で1台の複合機を共有するオフィスでは、印刷のたびにパソコンやケーブルを移動する必要がなくなり、日常の印刷作業を進めやすくなります。

以下では、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

プリントサーバーを利用すると、1台の複合機を複数のパソコンから共有して印刷できるようになります。

USBケーブルで直接接続する場合は、複合機につながっているパソコンから印刷する必要があるため、ほかのパソコンから印刷したいときはデータを移したり、ケーブルをつなぎ替えたりする手間がかかります。

一方、プリントサーバーや複合機のネットワーク印刷機能を利用すれば、同じネットワークに接続している各パソコンから複合機へ直接印刷データを送信できます。

複数人がそれぞれのパソコンからそのまま印刷できるため、データの受け渡しやUSBケーブルをつなぎ替える手間を減らせます。

プリントサーバーや複合機のネットワーク印刷機能を利用すると、複合機から離れた場所にあるパソコンからでも印刷できます。

USBケーブルで直接接続する場合は、ケーブルが届く範囲にパソコンと複合機を設置する必要があります。

一方、ネットワーク経由で接続していれば、同じ社内ネットワークにつながっているパソコンから複合機へ直接印刷データを送信できます。

そのため、印刷するたびに複合機の近くへ移動したり、パソコンの設置場所を調整したりする必要がなく、オフィスのレイアウトに合わせて印刷環境を整えやすくなります。

プリントサーバーを導入する際は、接続する複合機やネットワーク環境に適合しているかを事前に確認する必要があります。

プリントサーバー自体が利用できても、接続端子やOS、必要な機能が自社の環境と合っていなければ、想定した運用ができないことがあります。

ここでは、プリントサーバーを導入する前に確認しておきたい4つのポイントについて解説します。

プリントサーバーを選ぶ際は、必要に応じて双方向通信への対応状況も確認します。

印刷では主にパソコンからプリンターへデータを送信しますが、プリンターの状態やエラー情報などをパソコン側で取得する機能では、双方向の通信が必要になることがあります。

ただし、双方向通信に対応しているプリントサーバーであれば、必ずスキャン機能まで利用できるわけではありません。対応できる機能は、プリントサーバーと複合機の組み合わせによって異なります。

スキャンを利用する場合は、複合機本体のSMB・FTP・メール送信などのスキャン機能も含め、自社で必要な送信方法に対応しているか確認してください（Canon公式FAQ（SMB送信））。

プリントサーバーを導入する前には、使用しているパソコンのOSに対応しているかも確認しておきましょう。

OSとは、パソコンのアプリや各種機能を動作させるための基本ソフトウェアです。代表的なものにはWindowsやmacOSがあります。

プリントサーバーやプリンタードライバーが使用中のOSに対応していない場合、正常に接続・印刷できないことがあります。

特に、プリンターやパソコンのどちらかが古い場合は、対応OSの種類が限られていたり、最新OS向けのドライバー提供が終了していたりするケースがあります。

使用中のパソコンのOS・バージョンと、プリントサーバーやプリンター側の対応状況をあわせて確認してから導入しましょう。

プリントサーバー機能を備えた複合機や、自社のネットワーク環境に合う機種を比較したい場合は、以下から詳しい導入相談をご確認ください。

現在の複合機とパソコンを接続する方法には、ネットワークを利用する方法と、USBなどで直接接続する方法があります。

主な接続方法は、以下の4種類です。

USBやBluetoothへの対応状況は機種によって異なります。複数人で1台の複合機を共有するオフィスでは、無線LANまたは有線LANによるネットワーク接続が一般的です。

ここでは、企業で利用しやすい無線LAN接続と有線LAN接続の方法、それぞれのメリット・注意点について解説します。

パソコンと複合機を無線LANで接続する主なメリットは、以下のとおりです。

無線LANを利用すれば、パソコンと複合機の間をLANケーブルで直接配線する必要がなく、オフィス内の配線を減らしやすくなります。

床を通るケーブルを減らせるため、見た目を整えやすいだけでなく、配線につまずくリスクの軽減にもつながります。

また、有線LAN接続と比べてパソコンの設置場所を変更しやすいこともメリットです。

Wi-Fiが届く範囲であれば、会議室などへノートパソコンを移動した場合でも、同じネットワーク上の複合機を利用できます。

無線LAN接続は配線を減らせる一方で、セキュリティや通信環境に注意が必要です。

無線LANで適切なセキュリティ設定を行わないと、通信内容の盗聴や不正アクセスなどのリスクが高まります。

対応機器を利用している場合はWPA3、WPA3に対応していない環境ではWPA2のAES方式など、現在の機器に適した安全性の高い暗号化方式を選びます。WEPやTKIPなど脆弱性が指摘されている方式は避けましょう。

また、無線LANは電波を利用するため、複合機とアクセスポイントの距離や壁・棚などの障害物、周囲の電波環境によって通信が不安定になることがあります。

通信が安定しない場合は、アクセスポイントとの距離や設置位置を見直し、必要に応じて有線LAN接続も検討してください。

なお、具体的なセキュリティー対策については、以下を参考にしてみてください。

有線LAN接続は、LANケーブルを使って複合機を社内ネットワークへ接続する方法です。

一般的には、複合機と各パソコンを1対1で直接つなぐのではなく、ルーターやスイッチングハブを介して同じネットワークへ接続します。

基本的な接続の流れは、以下のとおりです。

設定が完了し、パソコンから複合機を認識できれば、同じネットワークに接続している複数のパソコンから印刷できます。

有線LAN接続の主なメリットは、以下のとおりです。

有線LAN接続はLANケーブルを利用するため、Wi-Fiの電波強度や周囲の無線環境に左右されにくく、安定した通信環境を構築しやすい点がメリットです。

大量の印刷データを扱う場合や、通信の安定性を重視するオフィスでは、有線LANが適しているケースがあります。

また、無線LANのように電波を使って端末を接続しないため、無線通信特有の盗聴や不正接続のリスクを抑えやすい点も特徴です。ただし、有線LANであってもアクセス制御や機器のセキュリティ設定は必要です。

有線LAN接続は通信が安定しやすい一方で、配線や設置場所に関する注意点があります。

有線LANでは複合機までLANケーブルを配線する必要があるため、ネットワーク機器から離れた場所へ設置する場合は配線経路を確保しなければなりません。

ハブを利用して接続範囲を広げることもできますが、配線が増えるとケーブルが通路や作業スペースの邪魔になることがあります。

床や壁に沿って配線したり、ケーブルモールや結束用品を使用したりして、安全に配線できるよう整理しておきましょう。

複合機とパソコンのLAN接続についてさらに詳しく確認したい場合は、以下の関連記事もあわせてご覧ください。

現在の業務用複合機は、ネットワーク経由で複数のパソコンから印刷できる機種が一般的ですが、接続方法や印刷性能、搭載機能、価格はメーカーや機種によって異なります。

自社に適した機種は、利用人数や月間印刷枚数、現在のネットワーク環境、無線LAN・有線LANのどちらを利用するか、スキャンやFAXなど必要な機能によって変わります。

そのため、複数の機種を比較しても、自社のネットワーク環境や印刷業務に合う複合機を判断しにくい場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の印刷枚数や利用人数、設置環境、接続方法、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合うコピー機・複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機を大特価で提供するキャンペーンも実施しています。コストを抑えながら、自社の印刷枚数やネットワーク環境、必要な機能に合う複合機を選びたい場合は、OFFICE110までご相談ください。

プリントサーバーは、1台のプリンターや複合機をネットワーク上で共有し、複数のパソコンから印刷できる環境を構築するための仕組みです。

導入する際は、複合機側のインターフェース・LANへの接続方式・双方向通信への対応・対応OSを確認し、自社のプリンターやネットワーク環境に適合しているかを判断することが重要です。

現在の業務用複合機にはネットワーク印刷機能を内蔵した機種も多いため、外付けプリントサーバーが必要とは限りません。まずは使用中の複合機が有線LANや無線LANなどのネットワーク印刷に対応しているかを確認しましょう。

ネットワーク印刷を利用できれば、USBケーブルをつなぎ替える手間を減らし、複数のパソコンから同じ複合機へ直接印刷できるため、日常の印刷業務を進めやすくなります。

なお、現在の複合機でネットワーク印刷が利用できない場合や、自社に合う複合機への入れ替えを検討している場合は、OFFICE110へご相談ください。利用人数・印刷枚数・ネットワーク環境・必要な機能・ご予算を確認したうえで、用途に合う複合機をご提案します。