複合機(コピー機)導入は中小企業の8割【お役立ち情報】 | OFFICE110

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複合機(コピー機)導入は中小企業の8割

複合機(コピー機)導入は中小企業の8割

いま現在、複合機・コピー機がいったいどれくらいの会社で使われているのか? コンビニなどのスーパーでも気軽にコピーが出来る時代なので、当然全ての会社には複合機かコピー機があると思いますよね。

実際、複写する機械が無いと仕事にならないのでは?と心配になるものです。そこでここからは、タイトルにある通り、現在の中小企業における複合機・コピー機の導入率などご紹介いたします。

▼目次

複合機(コピー機)は中小企業でも約8割が導入済み!導入形態は7割以上がリース

ある調査によると、「複合機の導入状況」については、

  • 既に導入済みである(追加リプレイスなし)…77.0%
  • 既に導入済みである(追加リプレイスあり)…9.9%
  • 新規で導入を検討している…1.4%
  • 必要性を感じているが導入は検討しない…5.0%
  • 必要性を感じない…6.7%

と全体では86.9%が導入済み、1.4%が検討中という結果となりました。

また、追加リプレイスの有無を合わせて「導入済み」と回答している割合を従業員別に見ると、100名以下の中小企業では80.1%、101~1000名以下の中堅企業では92.1%、1001名以上の大企業では89.9%となっており、中小企業でも約8割が複合機を導入していることが分かりました。

関連して「複合機の導入形態」について尋ねたところ、導入済みも導入予定も変わらず、

1位 リース
2位 買い切り
3位 レンタル
4位 リユース

と続き、「リース」形態に関しては導入済みで71.0%、導入予定で71.6%と、7割以上のユーザが選択している結果となりました。

このように、現状をみてみると、ほぼすべての会社に複合機やコピーが存在している事が分かります。逆に、複合機やコピー機が無い会社をなかなか見たことがないものです。

複合機(コピー機)の導入目的はコスト削減目的

次に複合機を「導入済み」「導入予定」と回答した方に、「導入した/する目的・理由」について尋ねたところ、導入済みでは

1位 コピー機のリプレイス…46.5%
2位 機器を減らしてランニングコストを減らすため…38.0%
3位 機器管理一元化のため…34.7%
4位 ユーザの作業効率を上げるため…32.5%

と続き、導入予定でも同様の項目が上位にランクインしていました。

基本的に複合機はコピーやプリント機能、スキャン、FAX機能の4つを持った製品を指すことが多く、コピー機やFAXなどのオフィス機器を減らして一元管理したい、ランニングコストの削減につなげたいといった声に対応しています。

また、これらの機能を1台で実現できることからユーザの作業効率の向上にもつながるケースが多く、このような複合機の基本的なメリットに共感したユーザの導入が進んでいます。

複合機を「導入済み」「導入予定」と回答した方を対象に、「現在使っている/求める機能」について尋ねたところ、導入済み、導入予定ともに、

1位 ネットワーク接続
2位 省エネモード
3位 PC FAX
4位 暗号化・PDF
5位 利用状況の集計レポート機能

との結果でした。機械をいつくも保有するよりも、1台でいくつもの機能が使えれば当然ランニングコストも削減されます。ご覧の方も、ほぼ同じ考えではないでしょうか。
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ランニングコストと複合機の支払い!意外に下がる場合も?!

購入後の維持費(ランニングコスト)は主に、
機会本体の代金(リース料)+保守料金+消耗品(紙等)
となります。

このうち、印刷用紙などの消耗品に関しては努力次第でコスト削減が出来るので、ある意味自己責任と言えます。機械代もそのコピー機がリースでなければ関係ありません。

このことから、コピー機の維持費として一番重要なのは保守料金であるといえます。

一般的に多くの事業者が使用する保守料金は「カウンター保守」になります。カウンター保守には、基本料金が設定され毎月のコピー枚数が基本枚数を越えると 「1枚×契約単価」で計算されます。

少し分かりづらいので、具体的な数字でご説明します。

例えば、1枚当り5円のモノクロコピー機の場合
基本料金 5,000円/1,000枚
超過枚数 1,000円/200枚
合計 6,000円

この会社の月々のカウンター料金は「5千円+超過料金」になり、仮にリース契約だった場合、この数字にリース料金を足したものが毎月必ずかかる維持費となります。

見積を取ったときはどうしても機械代に目がいくものですが、カウンター保守の場合、もし10,000枚印刷する会社が、モノクロ1円の差で利用をすると、月間に10,000枚×1円=10,000円の差がでます。

月に利用するモノクロ枚数、カラー枚数をしっかり認識して、どの会社の保守サービスがお得なのかを比較してから購入を検討しましょう。

複合機を搬入する時の注意点

複合機を搬入するときの注意点としては、ドア、通路の幅が狭く購入したコピー機が通らないと言うケースや、運搬のために階段作業が必要になるケースがあります。

このようなことが起きると、本来必要でなかった出費が余計にかかることになりますので、搬入に関しては良く設置業者と話をしましょう。

導入(設置)はプロにお任せ!

コピー機の導入・設置にかかる費用としては、コピー機およびその関連機種の代金のほかに、搬入設置指導料金、その他プリンタドライバ設定、スキャナやペーパーレスFAX、セキュリティの設定作業など、使用する機能やパソコン台数に応じて費用が発生します。

何故このような費用が必要かというと、業務用で使うコピー機の多くは大型で重量もあり、その設置やシステム設定も複雑で専門の業者に任せるしかないからです。

経費削減のために自分で設置や設定をしたいと考えている方もいるかもしれませんが、専門知識や技術も無いまましようとすると、多くの時間と労力を使うばかりか下手すると、せっかく購入したコピー機そのものに重大な損傷を与えて使えなくなってしまう可能性があります。

よほどの特殊な事情が無い限り、設置等は素直にプロにやってもらいましょう。

また、購入費の予算が限られている場合は、購入代金の他にこのような費用もかかることを前提に、業者と話し合ってコピー機を選ぶことをおススメします。

まとめ

複合機・コピー機の導入率は現在では8~9割と、ほぼ全ての会社に導入されていることがご理解頂けたかと思います。

現在の複合機には様々な機能が搭載されているので、いくつも機器を保有するより複合機1台あれば十分であり、維持費(ランニングコスト)削減には必要不可欠なものになります。

OFFICE110では購入から搬入、その後のアフターサービスまで全てをトータルサポートさせていただいています。ご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
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