複合機(コピー機)の必要性は？企業の導入率からみる導入メリット

複合機(コピー機)の導入や見直しを検討していて、こんな疑問はありませんか？

複合機の総コストは本体だけでなくカウンター料金・トナー・保守で大きく変わります。だからこそ、機能と運用コストを比較し、自社の規模や印刷枚数に合う導入形態を選ぶことが重要です。

そこでこの記事では、公開データにもとづく導入状況と必要性を整理し、リースと中古購入の考え方を実例で比較します。

さらにコストを抑えるコツと失敗しない選び方も解説しますので、導入を確実に進めたい方は最後までご覧ください。

複合機(コピー機)を導入している割合は？

2018年時点で企業導入は83.8%。広く普及しています。
導入の全体像と企業規模別の傾向を押さえ、本章では導入率と満足度の実態を読み解きます。

複合機(コピー機)の導入率は8割を超えている

引用元：複合機利用実態調査2018 | Biz Clip

導入率は83.8%。多くの企業で標準装備に近い存在です。
2018年時点で企業の8割超が導入。ペーパーレスが進んでも、紙を起点とする業務プロセスが一定量残る現実は続いています。総務・経理の帳票や稟議書、来客対応など日常業務のハブとして根付いたと考えられます。

満足度は87.7%。数字が高い背景として、印刷だけでなくスキャンやクラウド連携の日常化、そして保守対応でダウンタイムを抑えられる安心感が寄与しているでしょう。

個人事業主でも導入率は5割

引用元：複合機利用実態調査2018 | Biz Clip

個人事業主の導入は49.4%。半数が日常業務で活用しています。
見積書や請求書の発行、役所手続きの添付資料、対面商談の控えなど、小規模でも紙の瞬発力が効く場面は少なくありません。単機で印刷とスキャンを回せる機動力が、導入を後押ししていると考えられます。

さらに42.9%がリース期間中の入れ替えを検討。これは用途の変化に合わせて性能や機能を見直す文化が根付いている表れでしょう。クラウド送信の使い勝手、消耗品コスト、設置スペースの最適化などが更新動機になりやすい領域です。

小規模でも導入と更新は進行中。次章で、必要性が高いと言われる理由を具体的に掘り下げます。

複合機が必要とされる3つの理由(メリット)

要点は「効率」「集約によるコスト/省スペース」「保守対応」の3点。

紙とデジタルが混在する業務で、複合機は中心機器として機能します。本章では実務フローに沿って整理します。

業務効率アップのためには必要不可欠

クラウドやアプリ連携で紙作業を減らし、処理時間を短縮できます。

複合機はメール送信、フォルダー振り分け、OCRなどペーパーレスに直結する機能を標準搭載。メーカー提供のアプリで申請・請求・契約の流れに合わせた運用が可能です。

代表例がクラウド連携。FAX受信やスキャンを自動でクラウド保存し、スマホやPCから即時に確認できます。PDFは紙に出力せずFAX送信でき、対応機種同士なら複合機間でデータ送信も行えます。

コスト削減効果とオフィスの省スペース化も図れる

複数機能の一体化で初期費と設置面積を抑えやすくなります。

プリンター・FAX・スキャナーを1台に集約すると、個別機器を揃える場合より導入費を抑えられます。配線やメンテの窓口も一本化され、管理工数を削減できます。設置台数が減れば通路や来客スペースに余裕が生まれます。

個別機器を複数台で運用すると故障切り分けや在庫トナー管理が煩雑になりがちです。複合機なら部品・消耗品・点検を一元化でき、総コストの見通しを立てやすくなります。

トラブル時の即対応力

保守契約により点検・修理・消耗品交換を任せられ、停止時間を短縮できます。

「カウンター保守」を結ぶと、定期点検や修理、トナー交換まで一括で依頼できます。紙詰まりや印字不良が発生しても訪問修理で復旧を早められます。対応速度は事業者で差がありますが、窓口を一本化できる点は運用上のメリットです。

複合機はリースor買取り？どちらがおすすめ？

導入方法は「自社の業績」と「業務規模」で選ぶのが基本です。
判断の目安と注意点を整理し、自社に合う選択肢を明確にします。

業績が不安定だと毎月のリース料が負担になりやすい一方、買取りは初期費用が大きくなります。新品は機種により100万円を超える場合もありますが、中古なら初期費を大きく抑えられます。

実際に「OFFICE110」での導入構成は、中古が6〜7割、リースが3〜4割です。

リース契約のメリット・デメリット

初期費用を抑えやすい一方、途中解約不可・所有権なしが注意点です。
以下の観点で整理します。

観点	内容（リース）	注意点
初期費用	月額払いで初期投資を圧縮	総額は長期で見る必要
所有権	所有権はリース会社	満了後は再リースの選択肢
契約柔軟性	3〜5年の長期契約が一般的	途中解約は原則不可（残額精算）
審査	与信審査が必要	開業直後は審査に時間

中古買取りのメリット・デメリット

初期費用を大幅に抑え所有権を持てますが、保証は短めです。
中古選定時の注意点をあわせて比較します。

観点	内容（中古買取り）	注意点
初期費用	新品の半額以下（10分の1も）	支払い方法と在庫状況を要確認
所有権	自社所有	入替時の下取り・処分を検討
利用期間	期限の縛りなし	性能不足時は買替が必要
保証	短め（例：1か月または1,000カウンター）	販売店で条件が異なるため比較

中古は初期費を抑えやすく所有権も自社。一方で保証条件や整備品質は販売店差があるため、条件の確認と比較が重要です。

複合機(コピー機)の導入なら「OFFICE110」へ

整備済み中古×保守サポートで、安心と品質の両立を実現します。

OFFICE110の中古品は一度分解して内部クリーニングを実施し、交換が必要な部品はすべて新品に置換してから納品。そのため「新品と見間違えた」「本当に中古なのか」という声をいただくことがあります。

なお保証は年数固定ではなく、保守契約により運用中のサポートを提供します。保守は3種類で、中古では主に「カウンター保守」と「スポット保守」を案内します。

保守種類	内容	料金
カウンター保守	訪問・修理・消耗品まで包括対応	基本料金＋印刷枚数に応じた従量
キット保守	指定トナー利用中は部品・修理が無償	トナー購入時のみ発生
スポット保守	都度依頼の有償修理に対応	月額無料（発生時に精算）

導入後の運用まで見据えたサポートを重視する方にも選ばれています。
あわせて、費用面を後押しする各種キャンペーンを用意しています。

キャンペーン名	内容	詳細
中古コピー機・複合機超特価	毎月、台数限定の特価セール	詳しくはこちら
中古コピー機 SUPER 0円	サポート加入で本体代金が無料	詳しくはこちら
開業支援キャンペーン	対象申込で機器やオフィス家具を進呈	詳しくはこちら
新品複合機 80%OFF	特定の新品機を大幅割引で提供	詳しくはこちら
W超得ゼロ円	対象サービス申込で電話機と複合機を提供	詳しくはこちら
カウンター料金自動割り	印刷枚数に応じて保守料金を段階割引	詳しくはこちら

当社はコストと品質の両立をサポートします。導入や保守の相談は以下からどうぞ。

無料で導入方法の相談をする

まとめ：複合機は、もはやビジネスに必須のツール

高い導入率と満足度、そして効率・コスト・保守のバランスが支持の理由です。
本記事では、複合機が多くの企業で導入されている背景と、選ばれる理由を整理しました。

一台で印刷・スキャン・FAXまで担える複合機は、日々の業務を確実に前進させます。
導入に関する不明点は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。