【図解】コピー機の紙の入れ方とは？給紙・手差しの印刷方法も解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

コピー機（複合機）で印刷したら、「原稿の向きを間違えて印刷ミスをしてしまった」といった経験がある方も多いのではないでしょうか。

オフィス業務をしている方でも、コピー機の用紙や原稿の向きを間違えてしまうことも少なくありません。

そこで今回は、基本的な印刷するための用紙の入れ方や原稿の置き方について解説していきます。

コピー機の印刷で原稿や用紙の向きでお悩みの方は、ぜひご参考ください。

コピー機（複合機）の給紙トレイに用紙を入れる方法

コピー機（複合機）に用紙をセットするには、「紙トレイ」を使用するのが基本です。

給紙トレイは引き出し状になっていて、一度にたくさんの用紙をセットすることができるのがメリットになります。

ここからは、給紙トレイを使って印刷する場合の用紙の入れ方から注意点についてお伝えしていきます。

給紙トレイを使って印刷するケース

給紙トレイには、数百枚～数千枚の用紙をストックすることができます。
A3・B4・A4・B5といった用紙を、4段の給紙トレイを使ってセットするといったことも可能です。

一般的な企業の場合、A4サイズを使うことが主流となっていることから、4段給紙でA4を2段使用しているケースも多いです。

また原稿がA4では収まりきれない場合にはA3で印刷するため、A3・A4のみ給紙トレイを使用するといったパターンもあります。

さらに社内で使用する社内資料や報告書などを印刷する場合のみ、裏紙を給紙トレイに入れておくという使い方もあります。

給紙トレイが足りなくなったらオプションで増設することも可能ですが、その分費用がかかってしまいます。まずはオフィスで使う用紙のサイズを把握して、ムダのないように給紙トレイを設置しましょう。

給紙トレイにセットする用紙の向きと入れ方

基本的に新品の普通紙を使用する場合は、用紙の裏表や向きを気にする必要はありません。

ただし、裏紙やレターヘッド/ロゴ付き用紙などに印刷する場合は、正しい向きでセットする必要があります。

裏紙の場合

裏紙を使用する場合は、印刷したい面を下向きにして給紙トレイにセットします。

複数枚セットする際には、白紙の面がすべて下向きになっているかを確認するようにしましょう。

レターヘッドやロゴ付き用紙の場合

レターヘッドやロゴ付き用紙の場合は、「縦レイアウト/横レイアウト」もしくは「片面/両面」によって用紙の向きや上下を変える必要があります。

以下の図を参考にして、用紙をセットしましょう。

引用：Canon

上記はあくまで、Canonの複合機の用紙のセット方法なので、メーカーや機種によって向きが異なる場合もあるため、印刷前に印刷方向を確認しておきましょう。

給紙トレイを使う場合の注意点

給紙トレイを使用する際、少しの気づかいで紙詰まりを防ぐことができます。

紙詰まりを起こすと、用紙を取り除いたり印刷し直したりといった手間がかかりますので、あらかじめ対策を知っておくと良いでしょう。

ここからは、給紙トレイに用紙をセットする場合の注意点を詳しく解説していきます。

どれも簡単なことばかりなので、ぜひ実践してみてください。

新品の用紙は「パラパラ」する

新品の用紙を使う場合は、紙と紙の間に空気を入れるように、パラパラとめくってから用紙をセットしましょう。

用紙をほぐすことで空気が入ることで紙どうしの密着がなくなり、紙詰まりを防ぐことができます。

用紙は「普通紙」が推奨

あくまでもコピー機（複合機）での印刷に向いているのは、「普通紙」になります。

再生紙や裏紙は静電気が発生しやすいため、コピー機内部で複数枚の用紙を引き込んでしまい紙詰まりを起こしてしまうことがあるからです。

紙詰まりが頻発したため、普通紙に変えてみたところトラブルがなくなったというケースも。

裏紙を使用することで消耗費を減らすことができますが、コピー機の故障の一因にもなるため、なるべく裏紙を使用することは避けましょう。

裏紙はホチキスの針などに注意する

ホチキスが付いた状態の裏紙を印刷すると、紙詰まりが発生する恐れがあります。

また、ホチキスの針以外にも、クリップやセロハンテープ、小さなメモなどが原因になることも。
裏紙をセットする場合は、このような異物が付いていないかをチェックしましょう。

さらに、ホチキスを外した裏紙も使用することは避けましょう。
ホチキス針を取った後の小さな穴がプリンター内部で引っかかり、紙詰まりを起こす可能性があります。

用紙の端が折れていないかを確認する

用紙の端が折れていたり破れていたりすると、紙詰まりの一因となります。

新品の用紙を入れるとき、うっかり端が折れた状態でセットしてしまい紙詰まりを起こしてしまうといったこともあるので注意しましょう。

用紙の湿気に注意する

用紙を保管する場所の湿度によって、用紙の品質が悪くなってしまうことがあります。
湿気が高いと用紙が吸湿し、波打ったり丸まったりしてしまいます。

また、乾燥しすぎると用紙がパリパリになり、ゴワついた風合いになってしまうことも。

いずれも紙詰まりの原因となるため、用紙を保管する場所の湿度には気を配るようにしましょう。

コピー機（複合機）も同様に、湿気の影響を受けにくい場所に設置するようにしてください。

最大積載枚数を守る

給紙トレイは一度にたくさんの用紙をストックすることができるのがメリットですが、「最大積載枚数」が決まっています。

給紙トレイの内部にある最大積載枚数の目盛りを超えて用紙をセットすると、コピー機内部で用紙が詰まりやすくなります。決められた枚数を正しく守るようにしましょう。

もし、紙詰まり対策をしても紙詰まりが発生した場合や紙詰まりが頻発するようであれば、無理に直そうとせずに早めに保守契約をしているサポート会社に連絡しましょう。

コピー機（複合機）の手差しトレイに用紙を入れる方法

次に、コピー機（複合機）の「手差しトレイ」を使用する場合についてお伝えします。

コピー機（複合機）の手差しトレイは、特殊な用紙に印刷したいときに便利です。

ここからは、手差しトレイを使って印刷する場合の用紙の入れ方から、注意点までお伝えしていきます。

手差しトレイを使って印刷するケース

日常的に使う用紙は給紙トレイにセットしておき、特殊な大きさや種類の用紙に印刷する際に手差しトレイを使うというケースが多いです。

例えば、封筒やハガキ、裏紙やレターヘッド/ロゴ付きの用紙になります。

ハガキ印刷用のソフトウェアと連携させて、年賀状を制作するということもあるでしょう。

手差しトレイにセットする用紙の向きと入れ方

ここからは、封筒やハガキ、裏紙やレターヘッド/ロゴ付き用紙のセットの仕方をお伝えしていきます。

それぞれ入れ方のポイントが異なりますので、しっかりとポイントを押さえてください。

封筒の場合

封筒に印刷する場合は、フラップ（ふた）を開いたままの場合と閉じる場合があります。

印刷したい面を下にして、手差しトレイにセットします。
例として、富士フィルムのセット方法をご紹介します。

引用：富士フィルム

ただし、フラップにのりやシールが付いている場合は、以下のようにセットしましょう。

引用：富士フィルム

封筒に透明のフィルムが窓のようになって付いている「窓付き封筒」に印刷すると、フィルム部分が少し溶けてしまうことがあります。

若干溶けてしまってもそのまま使える場合もあり、印刷が正確にできたのか判断が難しいことがあります。

そのため、窓付き封筒に印刷したい場合は、コピー機（複合機）の販売店に封筒のサンプルを提示して相談してみると良いでしょう。

ハガキの場合

ハガキには通常の郵便はがき（100✕148mm）と、往復ハガキ（148✕200mm）があります。

封筒と同様に、印刷したい面を下にしてセットして印刷を行います。

引用：富士フィルム

裏紙の場合

裏紙の場合、印刷したい面を下にして手差しトレイにセットします。

用紙の角が折れていないかなどを確認して、きちんとそろえてセットするようにしてください。

レターヘッドやロゴ付き用紙の場合

レターヘッドとは、用紙の上部に企業名や住所・ロゴマークなどが印刷されているものになります。

上下を間違えないように用紙をセットする必要があるため、注意が必要です。
以下に例として、Canonの用紙のセット方法をご紹介します。

引用：Canon

手差しトレイを使う場合の注意点

手差しトレイは特殊な用紙をセットできるのがメリットですが、使い方を誤ると紙詰まりを起こしてしまいます。

正しく用紙をセットして、上手に活用しましょう。

使用可能な用紙を確認する

コピー機（複合機）の機種によって、使用可能な用紙の種類は異なります。

手差しトレイの使用が向いていない用紙をセットすると、紙詰まりや故障の原因になってしまうこともあります。

まずは、取扱説明書を確認して、最適な用紙枚数・用紙サイズ・用紙の厚さなどをチェックしましょう。

一般的に、次のような用紙が使用可能です。

ラベル印刷は非推奨

手差しトレイを使ってラベル紙の印刷をするケースは多いようですが、おすすめしていません。

印刷の途中でシールが剥がれてしまい、コピー機内部のドラムに貼り付いてしまうといったトラブルを引き起こしてしまう可能性があるからです。

場合によっては、保守対象外となり実費修理になる恐れがあるため特に注意が必要です。

コピー機（複合機）にセットする原稿の入れ方は？向きはどっち？

コピーしたい原稿をセットするには2つの方法があります。
「原稿ガラスにセットする方法」と「原稿送り装置（ADF）にセットする方法」です。

「原稿送り装置（ADF：Automatic document feeder）」とは、原稿を差し込むだけで自動的に原稿を一枚一枚読み込んでくれる便利な機能です。

ここからは、それぞれの特徴と原稿の入れ方や向きについてお伝えしていきます。

原稿ガラスにセットする場合

コピー機（複合機）の上部にある原稿ガラスは広々としているため、ホチキス留めされた資料や、本などを見開きでコピーしたいときに便利です。

また、名刺などの小さいサイズの場合、原稿送り装置（ADF）にセットすることができないため、原稿ガラスを使用するようにします。

原稿ガラスを使用する場合は、スキャンしたい面を下にセットして印刷します。

原稿送り装置（ADF）にセットする場合

原稿が普通紙の場合は、原稿送り装置（ADF）を使用するのが便利です。

原稿をセットしてスタートボタンを押すだけで、自動で原稿をスキャンして印刷することができます。

一度に複数枚をスキャンできるため、短時間で印刷できるのがメリットです。

原稿送り装置（ADF）を使う場合は、スキャンしたい面を上にセットして印刷します。

まとめ：用紙の入れ方や向きをマスターして上手にコピーしよう

コピー機（複合機）用紙は、印刷物や給紙トレイ、手差しトレイなどによって、用紙をセットする向きが変わります。

日常的な印刷を行う場合は「給紙トレイ」を使い、はがきや封筒などの特殊な用紙は、「手差しトレイ」を利用して印刷を行いましょう。

万が一、用紙の推奨された印刷方法とは異なる印刷方法で印刷を行うと、紙詰まりや故障の原因となるため、使用前に必ず印刷手順について一度確認するようにしましょう。

また、用紙の向きについても解説しましたが、実際に印刷する場合はテストプリントして確認してから本番の印刷をすることもおすすめします。

コピー機（複合機）を上手に活用して、業務の効率化を進めましょう。

コピー機（複合機）のことならOFFICE110にお任せを！

コピー機の印刷は気を付けていても、紙詰まりや不具合が起こってしまうことも少なくありません。

紙詰まりが発生した場合は、無理に直そうとせずにサポート会社に連絡するようにしましょう。

「OFFICE110」では、複合機の導入から定期的なメンテナンス、トラブル時までトータルサポートいたします。

弊社は業界トップクラスの保守サポート体制を整えており、トラブル時や故障時でも迅速に対応可能です。

また複合機に関するみじかなお悩みもオペレーターが丁寧に対応いたします。

さらに、複合機に精通したプロのスタッフが多数在籍しているため、お客様のニーズに併せて最適な機種をご提案可能です。

コピー機（複合機）のことでご相談などございましたら、まずは「OFFICE110」にお気軽にご相談ください。スタッフ一同、お客様からのお問合せをお待ちしております。