コピー機のコピーの仕方とは？基本的な使い方と応用操作も解説

コピー機でコピーする方法は、基本の流れさえ覚えてしまえば決して難しくありません。ただし、用紙の向きや原稿のセット方法、両面印刷の設定などを間違えると、正しく印刷できずに紙やトナーをムダにしてしまうことがあります。

特に、コピー機の操作に慣れていない方は、次のようなポイントで戸惑いやすいです。

こうした不安は、基本の操作手順とよく使う設定を押さえておくだけでも、ぐっと減らせます。何となく操作するのではなく、原稿の置き方や用紙サイズ、片面・両面の設定を順番に確認しておくことが大切です。

本記事では、コピー機のコピーの仕方を「基本の7ステップ」に加え、片面から両面へのコピー、A3からA4への変倍など、知っておくと便利なやり方まで分かりやすく解説します。

職場のコピー機の使い方｜コピーの仕方を初心者にもわかりやすく紹介

職場のコピー機は、基本の7ステップさえ押さえれば、初めてでも落ち着いてコピーできるようになります。

職場では、自分の持っている資料や上司から依頼された書類など、コピーを取る場面が少なからずあります。しかし、コピー機の存在は知っていても、具体的な操作方法までは自信がない方も多いはずです。

ここでは、コピーの基本操作を7つのステップに分けて、初心者にも分かりやすいように解説します。

原稿をセットする

最初のステップは、コピーしたい原稿を「ADF」または「ガラス台」に正しい向きでセットすることです。

原稿を置く場所は、複数枚をまとめて読み取れるADF（自動原稿送り装置）と、1枚ずつ手で置くガラス台の2種類があります。複数枚の原稿がある場合はADF、付箋などが付いた原稿や厚みのある原稿はガラス台、と使い分けるのが基本です。

ADFとガラス台ではコピーしたい面を向ける方向が異なるため、原稿を置く前に以下の違いを確認しておきましょう。

どちらの方法でもコピーはできますが、原稿が複数枚ある場合は、ADFを使ったほうが素早くコピーできます。ADFは原稿を自動で送り、連続して読み取ってくれるためです。

ただし、原稿サイズがバラバラだと、意図しないサイズで出力されることがあります。異なるサイズの原稿をまとめてコピーする場合は、用紙サイズや倍率の設定もあわせて確認しておきましょう。

また、ADFを使用するときは、フタを開けたときに見える左端の細いガラス部分にゴミやホコリが付いていないかも確認してください。ADFでコピーした用紙に線が入る場合、この部分の汚れが原因であることが多く、乾いた布で拭き取ることで改善できます。

一方、原稿に付箋やメモが貼られている場合は、ガラス台に原稿を置いたほうが安全です。ADF内で付箋などが剥がれると紙詰まりの原因となり、場所によっては自力で取り除けず、修理対応が必要になることもあります。

そのため、コピーする際は、原稿の枚数や状態に応じてADFとガラス台を使い分けることが、トラブルなくコピーするポイントです。

ADFの詳しい使い方や注意点は、以下の記事で解説しています。

モノクロ・カラーどちらかを選択する

原稿をセットしたら、印刷をモノクロにするかカラーにするかを選択します。

コピー機の画面上には「自動（カラー/モノクロ）」などの表記があり、ここで出力方法を選べます。標準設定では、原稿がモノクロかカラーかを自動で判別する機能が搭載されている機種も多くあります。

ただし、モノクロとカラーでは1枚あたりの印刷単価が大きく異なります。同じ原稿でも10円以上の価格差が出る場合があるため、社内ルールや用途に合わせて、どちらで印刷するかを確認しておきましょう。

コストを重視する場合は、社内資料はモノクロを基本にし、必要な部分だけカラーで出力すると管理しやすくなります。特に印刷枚数が多い職場では、モノクロとカラーの使い分けを決めておくことで、余計な印刷コストを抑えやすくなります。

用紙サイズを選択する

モノクロ・カラーを選んだら、次はコピーを出力する用紙サイズを確認します。

多くのコピー機では、セットした原稿のサイズを読み取り、同じ用紙サイズが自動で選択されるのが一般的です。そのため、原稿と同じサイズで出力したい場合は、基本的にそのまま次の設定へ進んで問題ありません。

一方で、A4サイズの原稿をA3に拡大したい場合や、A3サイズの原稿をA4に縮小したい場合は、用紙サイズや倍率の設定を変更する必要があります。

社内でよく使うA4・A3などの用紙サイズをあらかじめ把握しておくと、コピー時の設定もスムーズに進めやすくなります。

倍率を選択する

用紙サイズを確認したら、次にコピーの倍率を選択します。

原稿と同じ大きさでコピーする場合は、倍率を100％または等倍に設定します。多くのコピー機では、原稿サイズと用紙サイズが同じであれば、自動的に等倍で出力されることが一般的です。

一方、A4原稿をA3に拡大したい場合や、A3原稿をA4に縮小したい場合は、倍率の変更が必要です。コピー機の画面では「倍率」「変倍」「拡大・縮小」などの項目から設定できます。

サイズを変えてコピーする場合は、用紙サイズと倍率の組み合わせによって仕上がりが変わります。印刷前にプレビューや設定内容を確認し、意図した大きさで出力されるかチェックしておきましょう。

用紙サイズや倍率の変更方法を詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

濃度を選択する

倍率を確認したら、必要に応じてコピーの濃度を調整します。

濃度とは、コピーした文字や画像をどのくらい濃く、または薄く印刷するかを決める設定です。通常の文書であれば、コピー機の自動濃度や標準設定のままで問題ないケースが多いです。

一方で、原稿の文字が薄い場合は濃度を少し濃くし、背景が黒ずんでいる原稿や写真付きの資料では、必要に応じて薄めに調整すると見やすく仕上がります。

そのため、重要な資料を大量にコピーする前は、1部だけ試し刷りをして仕上がりを確認しておくと安心です。

片面印刷か両面印刷か選択する

濃度を確認したら、コピーの出力を片面印刷にするか両面印刷にするかを選択します。

片面だけでよい資料は片面印刷、用紙を節約したい資料や、複数ページをまとめて見やすくしたい資料は両面印刷を選びます。多くのコピー機では片面印刷が初期設定になっているため、片面で問題ない場合はそのまま次の設定へ進んで構いません。

一方で、両面印刷にする場合は、印刷後にどの向きでページをめくるかを確認しておく必要があります。特に間違えやすいのが、長辺綴じと短辺綴じの設定です。

綴じ方向を間違えると、裏面の文字が上下逆になったり、ページをめくったときに読みにくくなったりすることがあります。そのため、両面印刷を使う場合は、印刷前に設定画面のプレビューや用紙の向きを確認しておきましょう。

なお、両面印刷の詳しい操作手順や、失敗しやすいポイントを確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

部数を入力する

必要な設定を選び終えたら、コピーする部数を入力します。

部数の初期表示は「1」になっていることが多いため、複数部コピーしたい場合は、画面上の入力欄や本体のテンキーで必要な数字を入力しましょう。たとえば10部必要な場合は「10」と入力します。

部数を入力したら、モノクロ・カラー、用紙サイズ、倍率、片面・両面の設定に間違いがないかを確認します。問題がなければ、画面上の「スタート」または本体のスタートボタンを押すことで印刷が完了します。

なお、コピー以外のFAX・ネットワーク接続・印刷設定についても確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

【応用編】コピーの仕方｜知っておくと便利なコピーのやり方

基本的なコピーの流れに慣れたら、両面印刷やサイズ変更などの設定も押さえておくと、資料作成がよりスムーズになります。

たとえば、片面の資料を両面にまとめれば用紙を節約でき、A3サイズの原稿をA4に縮小すれば、ファイルへの保管や配布もしやすくなります。会議資料や社内配布物を扱う機会が多い職場では、こうした設定を知っているだけでも作業効率やコスト管理に差が出ます。

ここでは、職場で使う機会が多い応用操作として、片面から両面へのコピーと、A3からA4への変倍コピーの方法を分かりやすく紹介します。

「A3→A4」に印刷サイズを変倍する方法

A3サイズの原稿は、コピー機の倍率設定を使うことで、A4サイズに縮小して出力できます。

たとえば、A4資料の中にA3サイズの図面や資料が1枚だけ混ざっていると、ファイルに綴じにくく、配布や保管もしづらくなります。このような場合は、A3原稿をA4サイズに変倍コピーしておくと、資料全体のサイズをそろえやすくなります。

A3原稿をA4サイズにコピーする手順は、次のとおりです。

この設定を使えば、ファイルに綴じるときや複数人へ配布するときも扱いやすくなり、資料全体の見た目も整えやすくなります。
ただし、縮小すると文字や図が小さくなるため、細かい表や図面をコピーする場合は、出力後に読みやすさも確認しておきましょう。

具体的な設定画面の見方や、サイズ変更時に起こりやすい失敗例を確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

片面から両面印刷にする方法

片面で印刷されている原稿は、コピー設定で「片面→両面」を選ぶことで、1枚の用紙の表裏にまとめて印刷できます。

たとえば、片面原稿が2枚ある場合でも、両面印刷にすれば出力される用紙は1枚で済みます。会議資料や社内配布資料など、ページ数が多い書類ほど、用紙の節約や保管のしやすさにつながります。

片面原稿を両面にコピーする基本的な流れは、次のとおりです。

この設定でコピーすると、片面で2枚あった原稿を、1枚の用紙の表裏に印刷できます。用紙を減らせるだけでなく、資料がコンパクトにまとまるため、配布時や保管時にも扱いやすくなります。

さらに、コピー機の「集約」機能で「2in1（2アップ）」を選ぶと、片面原稿2枚分を1ページに縮小して印刷できます。これを両面印刷と組み合わせれば、4枚の片面資料を1枚の両面印刷にまとめられるため、用紙の使用枚数を4分の1まで抑えることも可能です。

コピー機でコピーするときの注意点｜職場でトラブルにならないために

コピー機は基本操作を覚えれば簡単に使えますが、職場では少しの確認不足が印刷ミスや余計なコストにつながることがあります。

特に、原稿の向きやカラー設定、前の人が使った設定の残りは、コピー時に見落としやすいポイントです。

ここでは、職場でコピーするときに押さえておきたい注意点を3つ紹介します。

コピーするときの向きに注意する

コピー時は、原稿の置き方だけでなく、給紙カセットに入っている用紙のセット方向まで確認しておくことが大切です。

コピー機は、選択した給紙カセットの状態に合わせて用紙を送り出すため、原稿と用紙の縦横が合っていないと、「端が切れる」「一部だけ印刷される」「レイアウトが崩れる」といったミスが起こります。

特に会議資料や配布物を複数部コピーする場合、最初の1枚でずれに気づけないと、そのまま大量の刷り直しにつながります。コピーを始める前に、以下のポイントを確認しておきましょう。

用紙の向きによるミスを減らしたい場合は、トレイごとに、よく使う用紙サイズを縦向き用・横向き用に分けておくと便利です。原稿に合わせて選びやすくなり、コピー前の確認もしやすくなります。

モノクロ印刷を基本とする

職場でコピーする場合、社内確認用の資料や保管用の書類は、モノクロ印刷を基本にするとコストを管理しやすくなります。

一方で、写真や色分けされた図表など、内容を正確に伝えるためにカラーが必要な資料もあります。ただし、文字中心の書類までカラーで出力すると、必要以上に印刷コストがかかってしまいます。

そのため、まずはモノクロとフルカラーでどの程度単価に差があるのかを確認し、資料の用途に合わせて使い分けることが大切です。

目安となる印刷単価は、以下のとおりです。

表のとおり、カラーはモノクロより単価が高く、印刷枚数が増えるほど月々の負担にも差が出ます。実際の料金は機種や契約内容、月間印刷枚数によって変わりますが、社内資料までカラーで出力していると、気づかないうちにコストが膨らむことがあります。

そのため、取引先へ提出する資料や色で内容を判別する図表は「カラー」、社内確認用や保管用の書類は「モノクロ」というように、用途に応じて使い分けましょう。まずはモノクロで問題ないかを確認し、必要な資料だけカラーに切り替えることが大切です。

前の設定がリセットされているか確認する

コピー機を使う際は、まず前に使った人の設定が残っていないかを確認しましょう。

職場のコピー機は複数人で共有するため、直前に使ったカラー設定や倍率、片面・両面の指定がそのまま残っていることがあります。その状態でスタートを押してしまうと、意図しない設定のまま出力されてしまう原因になります。

こうした設定の引き継ぎによって、次のようなミスが起こりやすくなります。

設定ミスの内容	起こりやすい結果
カラー設定が残っている	モノクロでよい資料がカラーで印刷される
倍率設定が変更されたまま	拡大・縮小された状態で出力される
片面・両面設定が残っている	両面にしたい資料が片面で出力される

このように、コピーをする前に、カラー／モノクロ、倍率、片面・両面、部数を確認する習慣をつけることで、こうしたミスを防ぎやすくなります。

コピー機の使い方から選び方まで『OFFICE110』にご相談ください！

コピー機は、基本の流れを覚えれば自分でも操作できます。ただし、実際の職場では「両面印刷の設定が分かりにくい」「用紙サイズや倍率を毎回迷う」「新入社員に使い方を説明しづらい」といった悩みが出てくることもあります。

また、現在使っている複合機が業務内容に合っていない場合、必要な機能を使いこなせなかったり、印刷コストや保守費用が余計にかかったりすることもあります。

そのため、コピー機を快適に使うには、操作方法だけでなく、機種選び・初期設定・運用ルールまで含めて整えておくことが大切です。

なお、こうした不安を社内だけで解決しようとすると、担当者に負担がかかったり、機種選びや設定の見直しが後回しになったりすることもあります。OFFICE110では、コピー機の基本的な使い方から、導入・入れ替え後の運用までまとめてサポートいたします。

コピー機は毎日のように使う機器だからこそ、操作方法だけでなく、機種選びや設定、保守体制まで含めて整えておくことが大切です。

コピー機の使い方に不安がある場合や、現在の複合機が業務に合っているか見直したい場合は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。

まとめ

コピー機は、原稿のセット方法や用紙サイズ、カラー設定、部数などを順番に確認すれば、初めてでも落ち着いて操作できます。

また、片面から両面へのコピーや、A3からA4への変倍コピーも覚えておくと、用紙を節約でき、会議資料や保管用の書類も扱いやすくなります。

一方で、原稿と用紙の向き、モノクロ・カラーの使い分け、前の人が使った設定の残りを見落とすと、印刷ミスや余計なコストにつながることがあります。コピー前に設定を一度確認するだけでも、刷り直しや用紙・トナーのムダを防ぎやすくなります。

なお、「毎回の操作で迷いやすい」「よく使う機能が分かりにくい」「印刷業務に手間がかかっている」と感じる場合は、現在のコピー機が業務に合っていない可能性もあります。

OFFICE110では、利用人数や印刷枚数、必要な機能に合わせて、複合機の選定から導入・入れ替えまでご提案しています。コピー機をより使いやすくしたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。