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コピー機(複合機)のスキャンデータを直接パソコンに保存できるの?

コピー機(複合機)のスキャンデータを直接パソコンに保存できるの?

コピー機(複合機)は、コピー・印刷する事務機器として利用する他に、「スキャナ」として利用する機会も多いですよね。

スキャナは、文書やポスターなどの原稿をデジタル画像データに変換する機能のこと。多くのコピー機(複合機)では、スキャナで読み取ったデータは「pdf」に変換されます。

スキャナで画像を読み取ることを「スキャン」と呼び、現在のコピー機(複合機)には、様々なスキャン機能が備わっているのです。
そこで、スキャンデータを自分のパソコンに直接保存できるのか?

ということで今回は、コピー機(複合機)のスキャンデータを自分のパソコンに直接保存する設定方法をご紹介いたします。

▼目次

コピー機のスキャンデータを直接パソコンに保存する設定方法

現在のコピー機(複合機)には、どの機種にもスキャナ機能が標準搭載され、日常業務で普通に利用されています。
そこで、コピー機(複合機)でスキャンした文書などの画像データを、直接自分のパソコン上のフォルダに保存できれば効率的ですよね。

そのためには、以下の3つ作業が必要になります。
1.パソコンにスキャンデータを保存するための事前準備
2.保存する宛先を登録するためにパソコン情報の確認
3.コピー機(複合機)のアドレス帳に宛先を登録

ただし、メーカー・機種によっては直接パソコンに保存できない場合があるので、導入のときメーカーもしくは販売業者に確認が必要です。

それでは、順を追って操作方法を確認していきましょう。

パソコンにスキャンデータを保存するための事前準備

まずは、パソコン側の事前準備として、データ保存するフォルダの作成が必要。
ちなみに、OSはWindows7、8を例にご紹介するので、それ以外のOSをお使いの場合は多少操作法が異なります。
最初に、お使いのパソコンの共有を有効にしておきます

  1. スタートメニューから「コントロールパネル」をクリック
  2. 「ネットワークとインターネット」をクリック
  3. 「ネットワークと共有センター」をクリック
  4. 左側のメニューから「共有の詳細設定の変更」をクリック
  5. 「ファイルとプリンターの共有」蘭の「ファイルとプリンターの共有を有効にする」をクリックしてONにし、下部の「変更を保存」をクリック

次に、実際に保存する共有フォルダを作成していきます。

  1. デスクトップなどに保存するためのフォルダを作成し、名前(半角英数)を入力して書き留めておきます。
  2. 作成したフォルダを右クリックし、「プロパティ」をクリック
  3. 「共有」タブを開き、「詳細な共有」をクリック
  4. 「このフォルダを共有する」にチェックを入れ、共有名蘭に作成したフォルダ名を入力し、「アクセス許可」をクリック
  5. 「アクセス許可」蘭の「変更」の「許可」にチェックを入れ、「適用」→「OK」をクリック
  6. 「共有」タブを開き、「共有」をクリック
  7. ドロップダウンリストから「Everyone」を選び、「追加」をクリック
  8. 「共有」をクリック
  9. 「終了」をクリック
  10. 次に「セキュリティ」タブを開き、「編集」をクリック
  11. 「追加」をクリック
  12. ユーザー名を追加し、「OK」をクリック
  13. 追加したユーザーの「変更「の「許可」にチェックを入れ「OK」をクリック

これで、パソコン側の準備は完了になりますが、お使いのOSによって多少異なるので注意が必要です。

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保存する宛先を登録するためにパソコン情報の確認

保存するための共有フォルダができたら、お使いのパソコンの情報を確認していきます。

  1. スタートメニューの「コンピューター」を右クリックし、表示メニューから「プロパティ」をクリック
  2. 表示画面の左メニューから「システムの詳細設定」をクリック
  3. 上部メニューから「コンピューター名」タブを開き、「フル コンピューター名:」に表示されるコンピューター名を書き留めておきます。
  4. 最後に「OK」をクリック

コピー機(複合機)のアドレス帳に宛先を登録

最後に、コピー機(複合機)のアドレス帳に宛先を登録していきます。

メーカー・機種によって操作方法は異なりますが、ここでは「RICOH(リコー)RICOH MP C/MPシリーズ」の複合機を例にご紹介いたします。

  1. 操作パネルの「アドレス帳管理」を押す
  2. 「新規登録」を押す
  3. 表示画面の上部メニューから「フォルダ」タブを選択
  4. 画面中央の「SMB」を押して、「パス名」の「変更」を押す
  5. 宛先コンピューターのコンピューター名、またはIPアドレスを入力して「OK」を押す
  6. コンピューター名またはIPアドレスが正しく表示されていることを確認し、「ネットワーク参照」を押す
  7. 「ログイン」を押す
  8. ユーザー名(半角英数)を入力して「OK」を押す
  9. 宛先コンピューター起動時のログインパスワードを入力し「OK」を押す
  10. 宛先コンピューターにログインすると、登録されている共有フォルダが表示されるので、登録したい送信先フォルダを選択
  11. 送信先フォルダが正しく表示されているのを確認し「OK」を押す
  12. 「接続テスト」を押して、「送信先への接続に成功しました」と表示されたら「確認」を押す
  13. 最初の画面上部の「設定」を押す
  14. 宛先名として登録する名前(ひらがな)を入力して「OK」を押す
  15. 「名前」、「ヨミガナ」、「キー表示名」蘭に宛先が正しく表示されているのを確認し「次へ」を押す
  16. 「見出し選択」で、登録したい見出しを選択し、再度「設定」を押す
  17. 登録した送信先フォルダのボタンが表示されていることを確認し「閉じる」を押す

これでキャノンの複合機での設定は完了です。

※リコー複合機をお探しになる場合はこちらをご覧ください
「RICOH(リコー)コピー機」

実際に、スキャナを利用するときは、宛先を自分が作成したフォルダ宛にすれば、スキャンデータが自分のパソコン上のフォルダに保存されます。

以上はキャノンの複合機を例にご覧いただきましたが、もちろんメーカー・機種によって操作方法は異なります。
パソコン設定はご紹介した内容とそれほど変わりはないものの、コピー機(複合機)本体については、メーカーや販売業者の担当者に設定方法はよく確認して行うようにしましょう

まとめ

現在のコピー機(複合機)といえばコピーや印刷するだけではなく、スキャナとしても便利に利用できます。

ご紹介した、スキャンデータを直接自分のパソコン上のフォルダに保存できる機能や、その他にもスキャナには多彩な便利機能があります
廃棄をする書類をスキャナで読み取って保存するなど、利用頻度も多いのではないでしょうか。

基本的に、業務用のほぼ全てのコピー機(複合機)にスキャナ機能は標準で備わっていますが、機種によって使える機能が異なるので、導入の際は、スキャナでどんな機能が使えるのか確認しながら選ぶことをおすすめします。

ご不明な点がございましたら遠慮なくOFFICE110までお問合せください

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