割り込み印刷とは？複合機・コピー機の割り込み印刷の方法を徹底解説

割り込み印刷とは、複合機でコピーやプリントをしている途中に作業を一時中断し、別の印刷を優先する機能です。会議資料を急いで用意したいときなどに役立ちます。

たとえば、ほかの人が数百枚の資料を印刷している場合、数枚だけコピーしたくても順番を待たなければなりません。割り込み印刷に対応した複合機なら、先に必要な資料を用意できます。

ただし、割り込みコピーとパソコンからのプリントの優先出力では、操作方法が異なる場合があります。割り込み後に解除操作が必要かどうかも確認が必要です。

この記事では、割り込み印刷の仕組みやメリット、操作手順、使えないときの対処法について解説します。

割り込み印刷機能とは、実行中のコピーやプリントを一時的に止め、別の作業を先に行う機能です。「割り込みコピー」と呼ばれることもあります。

先に実行していた印刷は、割り込み作業が終わると再開します。ただし、解除操作が必要な機種もあるため、コピーが終わったら元の印刷が再開されたことまで確認しましょう。

ここでは、割り込み印刷の仕組みと活用場面について解説します。

割り込み印刷は、大量印刷の途中で、少ない部数の資料を急いで用意したいときに役立ちます。会議の開始時刻が迫っている場合など、印刷順を調整する必要がある場面で活用できます。

用途は事務作業だけに限りません。教材や図面を大量に出力する職場、受信したFAX文書を印刷する職場でも、対応する機能であれば急ぎの作業を優先できます。

優先する作業が終われば、元の印刷を再開できます。ただし、割り込まれた側の印刷は一時的に遅れるため、利用前に作業中の人へ声をかけましょう。

大量印刷そのものを効率化したい場合は、コピー機で大量印刷する方法も参考になります。

割り込み印刷を使えば、急ぎの資料を先に用意でき、印刷待ちの時間を減らせます。特に複数人で1台の複合機を共有する職場では、印刷の順番を調整できることが利点です。

ただし、先に実行していた印刷を一時中断するため、利用する場面は選ぶ必要があります。

ここでは、割り込み印刷を活用する3つのメリットについて解説します。

最大のメリットは、大量印刷の終了を待たずに、急ぎのコピーを先に取れることです。

たとえば、ほかの人が数百枚の資料を出力している途中でも、割り込みに対応していれば数枚のコピーを優先できます。会議直前の差し替え資料や、追加で必要になった書類を用意するときに便利です。

ただし、先に実行していた印刷は一時中断されます。短時間で終わる作業を優先し、元のジョブを速やかに再開できるようにしましょう。

大量印刷が続く職場では、印刷待ちによって資料の確認や配布が進まなくなることがあります。割り込み印刷を利用すれば、必要な書類を先に用意し、次の業務へ移りやすくなります。

ただし、割り込みを繰り返すと、元の印刷の完了時刻が遅れます。急ぎの印刷だけに使うなど、社内で利用条件を決めておくと効果的です。

急ぎの資料を用意したいときに複合機が空かないと、仕事の予定を立てにくくなります。割り込み印刷が使えれば、印刷待ちによる負担を減らせます。

一方、無断で割り込むと、先に印刷していた人の作業に影響します。部署内で「急ぎのときは声をかける」「印刷後は元のジョブを確認する」といったルールを共有しておくことが大切です。

割り込み印刷をはじめ、業務に役立つ機能を備えた複合機をお探しの方は、OFFICE110にご相談ください。印刷枚数や利用人数、必要な機能に合わせて、自社に適した機種をご提案します。

割り込み印刷の方法は、大きく分けて急ぎのコピーをその場で優先する操作と、コピーやプリンターなどの印刷順を設定する操作の2種類です。

前者は一度だけ急ぎの資料を用意したい場合、後者は複数の機能が同時に印刷されるときの優先順位を決めたい場合に使います。

ここでは、割り込みコピーの基本操作と、印刷順の優先設定について解説します。

割り込みコピーは、操作パネルで割り込みを選び、原稿をセットしてコピーするのが基本です。次の手順は一般例で、ボタンの名称や画面は機種によって異なります。

1. 複合機で実行中の印刷を確認し、必要に応じて利用者へ声をかける
2. 操作パネルの［割り込み］または割り込みアイコンを押す
3. 原稿をセットし、部数や用紙サイズなどを指定する
4. ［スタート］を押してコピーする
5. コピー終了後、必要な解除操作を行い、元の印刷の再開を確認する

富士フイルムビジネスイノベーションのApeos C7070/C6570/C5570などでは、割り込みアイコンからコピーを開始し、終了後に同じアイコンを押して解除します。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション「割り込み操作の手順」

コピーが終わったら、中断していた印刷が再開されたか確認してください。機種によっては［割り込み］や［割り込み解除］を押す必要があります。

一方、割り込みコピーが終わると自動的に元の印刷へ戻る機種もあります。解除方法が分からない場合は、ジョブ一覧や取扱説明書で確認してください。

複合機によっては、コピー・プリンター・FAXのうちどの機能の印刷を優先するかをあらかじめ設定できます。これは、今だけコピーを優先する「割り込みコピー」とは別の機能です。

例として、リコーのRICOH IM C3010などでは、次の手順で印刷順を設定できます。

1. ホーム画面で［設定］を押す
2. ［システム設定］を開く
3. ［本体機器］→［印刷動作／画質調整］→［割り込み印刷優先機能設定］の順に進む
4. ［コピー／ドキュメントボックス優先］［プリンター優先］［予約順］などから選ぶ
5. ［OK］を押して設定を確定する

設定項目や画面構成は機種によって異なります。変更内容はほかの利用者の印刷順にも影響するため、共用機では管理者と相談して設定しましょう。

※出典：リコー「印刷動作中に割り込んで別の印刷をする」

割り込み印刷に対応していても、ほかのジョブが動いていたり、原稿を読み取っていたりすると、操作を受け付けない場合があります。

使えないときは故障と決めつけず、まずジョブの状態と操作画面を確認しましょう。

ここでは、割り込み印刷ができない4つのケースと対処法について解説します。

すでに別の割り込みジョブが実行されていると、続けて割り込みを受け付けない機種があります。予約中のジョブがあるために操作できない機種もあります。

ボタンが反応しない場合は、実行中・待機中のジョブを確認し、先の割り込みが終わってから操作してください。ほかの人が送信したジョブを無断で中止・削除することは避けましょう。

一度に複数の急ぎのコピーが必要な場合は、利用者同士で順番を決めて処理すると混乱を防げます。

パソコンから送ったプリントを優先したい場合、割り込みコピーと同じ操作では対応できないことがあります。ただし、ジョブ一覧から優先したいプリントを指定できる機種もあります。

たとえば、富士フイルムビジネスイノベーションのApeos C7070/C6570/C5570などでは、次の手順で優先出力ができます。

［優先］が表示されない場合は、そのジョブを優先できません。対応していない場合は、印刷中の人に事情を伝え、順番を調整しましょう。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション「割り込み操作の手順」

原稿を読み取っている最中は、割り込み操作を受け付けない機種があります。富士フイルムビジネスイノベーションの一部機種では、原稿の読み取り中や予約ジョブがあると割り込みできないことが案内されています。

ただし、すべての複合機でスキャン中の割り込みが禁止されているわけではありません。読み取りが終わった段階で操作できる場合もあるため、現在のジョブの状態を確認してください。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション「割り込み操作の制限」

スキャンそのものが進まない場合は、複合機でスキャンできない・送れない原因と対処法を確認してください。

［割り込み］ボタンが見当たらない場合は、現在の操作画面や周辺機器の状態によって表示されていない可能性があります。

シャープの一部機種では、コピー基本画面に切り替えると［割り込み］が表示されます。ただし、フィニッシャーなどの装置状態によってはボタンが出ず、割り込みを利用できない場合があります。

※出典：シャープ「プリント中に割り込んでコピーしたい」

割り込み印刷を利用するなら、機能の有無だけでなく、操作のしやすさや対応するジョブ、解除後の再開方法も確認しておきたいところです。

同じ「割り込み」という名称でも、メーカー・機種によって操作や設定範囲は異なります。共有する人数、印刷が重なる頻度、コピーとパソコンからの出力のどちらが多いかを整理すると、自社に必要な機能が見えてきます。

OFFICE110では、こうした利用状況を確認したうえで、割り込みコピーや印刷の優先設定を含め、業務に合う複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。割り込みコピーの対応状況や印刷の優先設定を確認しながら、自社の使い方に合う機種を選びたい場合は、OFFICE110までご相談ください。

割り込み印刷は、実行中の印刷を一時中断し、急ぎのコピーなどを優先できる機能です。少ない部数を先に用意したい場合、印刷待ちの時間を減らせます。

利用する際は、操作パネルで割り込みを選び、コピーが終わったら元のジョブが再開されたか確認します。解除操作が必要な機種もあるため、操作画面の表示に従ってください。

パソコンからのプリントを優先する方法や、読み取り中の制限は機種によって異なります。うまく使えないときは、ジョブ一覧と取扱説明書を確認することが大切です。

現在の複合機で必要な作業を優先できない場合は、OFFICE110で対応機能や導入条件を比較し、自社に合う機種をご検討ください。