コピー機（複合機）のトラブル対処方法と原因！故障したらどうする？

コピー機（複合機）で紙詰まりや印刷不良などのトラブルが起きても、原因によっては利用者自身で対処できる場合があります。

急ぎの書類を印刷したいときに機器が使えなくなると、業務に支障が出ます。故障かどうかを判断するためには、症状に応じて確認する箇所を把握しておくことが大切です。

なお、対処方法は機種やトラブルの原因によって異なります。取扱説明書の案内に従っても改善しない場合は、無理に作業を続けず保守担当者へ連絡してください。

この記事では、コピー機（複合機）の代表的な4つのトラブルと対処法、故障が頻発するときの確認ポイントについて解説します。

コピー機（複合機）でよく起こるトラブルの一つが、紙詰まりです。

紙詰まりが発生したら、操作パネルの表示や取扱説明書を確認し、指定された手順で用紙をゆっくり取り除いてください。

用紙を取り除いても紙詰まりを繰り返す場合は、用紙の状態や給紙部分などを確認する必要があります。

ここでは、紙詰まりが起こる主な原因と対策について解説します。

紙詰まりは機器の故障だけでなく、次のような用紙の状態やセット方法によっても発生します。

オフィスで使われるコピー機（複合機）の多くは、レーザー方式などの電子写真方式で印刷します。

電子写真方式では静電気の働きでトナー画像を形成・転写し、熱と圧力で用紙に定着させます。

裏紙や機種に適さない再生紙などは、紙の反り・しわ・表面の状態によって、重送や紙詰まりにつながる場合があります。再生紙を使う場合は、対応用紙として指定されているか確認してください。

用紙を斜めにセットしたり、給紙トレイへ入れすぎたりすると紙詰まりが起こりやすくなります。用紙の端に折れやしわがないかも確認してください。

新品の用紙でも、保管状態によっては湿気を吸って反りや密着が生じます。複数枚を一度に引き込む原因になるため、開封後の保管場所にも注意が必要です。

紙詰まりが発生したら、用紙の種類・入れ方・保管状態を確認してください。

用紙の状態を日頃から確認しておくと、紙詰まりの予防につながります。詰まった用紙を取り除く手順は、紙詰まりの直し方も参考にしてください。

コピー機（複合機）の給紙ローラーは用紙に直接触れるため、ほこりや紙粉が付着します。汚れや摩耗によって用紙を正常に送れなくなると、紙詰まりにつながります。

ローラーの清掃方法や電源操作は機種によって異なります。取扱説明書で利用者による清掃が認められているかを確認し、指定された手順に従ってください。

手作業での清掃が案内されている場合は、メーカー指定の布やクリーニング用品を使用して汚れを拭き取ります。

清掃の頻度は使用状況や機種によって異なります。紙詰まりが増えたときは、取扱説明書で清掃・点検の必要性を確認しましょう。

ローラーに水や洗剤を使えるかどうかも、メーカーの清掃手順に従って判断してください。

ベンジンやシンナーなど、メーカーが指定していない薬品は部品を傷めるおそれがあるため使用しないでください。

水拭きが認められている機種でも、布の水分が多いと故障や原稿の破損につながります。布を十分に絞り、清掃後は水分を残さないでください。

用紙だけでなく、コピー機（複合機）本体も湿気や急激な温度変化の影響を受けます。

適切な温度・湿度は機種ごとに異なるため、使用する機種の取扱説明書に記載された設置環境を確認してください。

直射日光が当たる場所への設置も、避けたい条件の一つです。

直射日光が当たり続けると本体内部の温度が上がり、部品の劣化や動作不良につながるおそれがあります。

強い日差しによって外装が変色し、清掃では元に戻せなくなる場合もあります。直射日光や湿気・乾燥の影響を受けやすい場所に設置している場合は、設置環境を見直してください。

設置場所を変更する必要がある場合は、搬入・移動時の注意点を確認し、販売店や設置担当者へ相談してください。大型複合機は自己判断で移動させないことが大切です。

以下にコピー機（複合機）を設置するのに適さない場所をまとめました。

設置場所を見直す際は、電源とネットワークの接続環境も確認します。配線工事などが必要な場合は、専門業者に相談してください。

印刷物に黒い線や点が入ることも、コピー機（複合機）でよくあるトラブルの一つです。

重要書類や取引先へ渡す資料では、印字の汚れが問題になります。

ここでは、黒い線や点が入る原因と対処法について解説します。

パソコンからの印刷には問題がなく、自動原稿送り装置（ADF）を使ったときだけ線が入る場合は、細長い読み取りガラスの汚れが原因として考えられます。

原稿のインクが乾ききっていなかったり、小さなごみが付着していたりすると、ガラス面に汚れが残る場合があります。

細かな汚れは見落としやすいため、読み取り部分を確認してください。

ガラス面は、取扱説明書の清掃手順に沿って次のようにお手入れします。

読み取りガラスを清潔に保つことは、黒い線や点の予防につながります。

原稿台を使ったあとは、ほこりの付着を防ぐために原稿カバーを閉じてください。

原稿台や読み取りガラスを清掃しても改善しない場合は、パソコンからの印刷や受信FAXにも同じ症状が出るか確認してください。

パソコンからの印刷にも黒い線や点が入る場合は、コピー機（複合機）内部の感光体や転写部などに問題がある可能性があります。

機種によっては、利用者向けに指定された清掃棒やクリーニング機能で改善することがあります。

ただし、帯電部や感光体などの内部部品を自己判断で清掃・分解しないでください。

清掃できる部分や道具、操作回数は機種ごとに異なります。黒い線・汚れが入るときの清掃方法や取扱説明書を確認し、手順が分からない場合は保守担当者へ相談してください。

取扱説明書に沿って清掃しても改善しない場合は、保守担当者へ連絡してください。連絡前に次の情報を整理しておくと、状況を伝えやすくなります。

症状や印刷物を記録しておくと、保守担当者が原因を特定する際の参考になります。

印刷した文字が薄くなったり、かすれたりする場合は、トナーや用紙の状態を確認します。

ここでは、印字がかすれる主な原因と対処法について解説します。

トナー残量が残っていても、トナーの供給状態やカートリッジに問題がある場合があります。

用紙が湿気を含んだり反ったりして印字品質に影響する場合もあるため、状態の良い用紙に交換して確認してください。

用紙は開封後も高温多湿や極端な乾燥を避け、適切な場所で保管してください。

トナーに原因があると考えられる場合は、機種の取扱説明書で対応方法を確認してください。

対処しても改善しない場合は、保守担当者へ相談してください。

パソコンから印刷データを送信してもコピー機（複合機）が反応しない場合は、プリンター設定やネットワーク環境を確認する必要があります。

ここでは、印刷できないときに確認したい設定とネットワークの対処法について解説します。

ノートパソコンを別の場所で使用したあとなどは、出力先やネットワークの設定が変わっている場合があります。正しいプリンターが選択され、接続先のネットワークが一致しているか確認してください。

主な確認ポイントは次のとおりです。

設定に問題が見当たらない場合は、印刷待ちのジョブやドライバーの状態を確認し、必要に応じて管理者の判断で再設定・再インストールを行います。

プリンター設定に問題が見当たらない場合は、ネットワーク側の不具合も考えられます。コピー機だけでなく、社内ネットワークが正常に動作しているか確認してください。

次の項目を順に確認します。

複数のパソコンや社内サーバーにも接続障害がある場合は、社内ネットワークに原因がある可能性があります。

印刷できないときは、トナー残量や予備トナーの有無も確認してください。

保守窓口の対応曜日・時間は契約や会社によって異なり、土日祝日は対応できない場合もあります。

トナーの在庫がないと、交換が必要になった際に印刷業務を再開できません。

休日に印刷する予定がある場合は、事前に残量と予備トナーを確認しておきましょう。

紙詰まりや印刷不良が、利用者による確認だけでは解消しない場合もあります。業務に支障が出る前に、保守担当者へ連絡してください。

修理を依頼する際は、次の情報を控えておくと状況を伝えやすくなります。

印字不良が起きた場合は、症状が分かる印刷物を保管しておきましょう。訪問時の原因確認に役立ちます。

修理を繰り返している場合は、買い替えや入れ替えも選択肢の一つです。

修理を繰り返している場合は、現在の機種や使用状況を整理し、買い替えも含めてOFFICE110へご相談いただけます。

コピー機（複合機）が長期間使えなくなると、印刷や資料作成などの業務に支障が出ます。

トラブルが頻発する場合は、修理だけでなく機器の入れ替えも視野に入れて検討することが重要です。

ここでは、修理や買い替えを検討する際の3つの確認ポイントについて解説します。

トラブルが頻発する場合は、コピー機（複合機）を使い始めてからの年数を確認してください。

購入した機器でも、使用年数や保守契約の条件によっては修理費用の負担が大きくなる場合があります。

経年劣化によって不具合が増えている可能性もあるため、導入時期を確認しておきましょう。

コピー機（複合機）をリースやレンタル契約で使用している場合は、契約条件も確認します。

不具合が続く場合は、契約満了日や保守契約の内容を確認してください。満了日が近ければ、入れ替えを検討する機会にもなります。

新しい機種へ入れ替えることで、故障の不安を減らせるほか、印刷速度などの性能向上によって作業時間を短縮できる場合もあります。

コピー機（複合機）のトラブルが続く場合は、月間印刷枚数と機器の推奨使用量・性能が合っているか確認してください。

例えば、月に10,000枚印刷する場合、分速20～23枚程度の機種が適しているかは、メーカーの推奨月間印刷枚数や業務での使い方によって判断が変わります。

印刷速度だけでなく、日々の印刷量に対する耐久性やメンテナンス条件を確認することが大切です。

コピー機には低速機・中速機・高速機がありますが、高速機であれば必ず故障しにくいわけではありません。対象機種の推奨使用量と使用状況を照合してください。

コピー機（複合機）の不具合は、用紙の交換や設定の見直しで改善する場合があります。一方、同じ症状が続く場合は、内部部品の点検や修理が必要になることもあります。

修理を続けるべきか、買い替えるべきかは、使用年数や故障の頻度、保守契約の内容、現在の印刷枚数によって判断が変わります。

自社で判断しづらい場合は、現在の機器の状態と業務で必要な性能を整理して比較することが大切です。

OFFICE110では、利用中の機種や印刷枚数、必要な機能、予算などを確認し、新品・中古を含めて条件に合う複合機や導入方法をご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。故障が頻発する複合機の入れ替えや、修理・保守の状況を踏まえた機種選びについては、OFFICE110までご相談ください。

コピー機（複合機）のトラブルは、紙詰まり・黒い線や点・印字のかすれ・印刷できない症状など、原因に応じて確認する場所が異なります。操作パネルの表示と取扱説明書を確認し、利用者が対応できる範囲から調べてください。

紙詰まりでは用紙の状態や給紙部分、黒い線や点では読み取りガラス、印字のかすれではトナーや用紙を確認します。パソコンから印刷できない場合は、プリンター設定とネットワークの接続状況を切り分けます。

清掃や用紙交換を行っても改善しない場合や、同じトラブルが繰り返される場合は、内部部品を無理に触らず、保守担当者へ点検を依頼してください。

また、故障が頻発するときは、使用年数、保守契約、月間印刷枚数も確認し、修理を続けるか機器を入れ替えるか判断しましょう。

修理と買い替えの判断に迷う場合や、自社の印刷量に合う複合機を比較したい場合は、OFFICE110へご相談ください。