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複合機(コピー機)のFAX送信の仕方

複合機(コピー機)のFAX送信の仕方

複合機ではコピー機能だけではなく、FAXの送受信機能も基本機能とされているものがほとんどです。ここでは、このFAX機能についてご説明します。

FAXの使用方法

複合機でFAXを送信する場合、機種によって若干の違いはあるにせよ、基本的に次のような流れになります。

  1. 原稿台に送信したい原稿を置く(裏表が逆にならないように気を付けてください)
  2. 送信先の「相手先番号」を入力して「スタートボタン」を押す

これだけで自動的にFAXされます。FAXが終了した後は、原稿台の原稿を必ず回収しましょう。

FAX使用時の注意点

FAX機能を使用する際は次のような点に必ず気を付けてください。

①FAX番号を間違えない

当たり前ですね。送る前によく番号を確認しましょう。

また、最近の機種では相手の暗号を二度打ちさせるなど間違い防止をサポートする機能が搭載されているものもあります。

②表書きをつける

FAXする原稿の他に、表書きいわゆるFAX送信票を一緒に送信すると、受け取り側が送信される枚数などを把握しやすいので大変喜ばれます。またページ抜けなども確認できるのでミスが起こりにくくなります。

なお、FAX送信票には次のような内容を記します。

  • 受信先の会社名・部署名・個人名
  • 送信側の会社名・部署名・個人名・電話・FAX番号
  • 日付
  • 送信枚数

更に、複数枚送るときはページ番号をふるとわかりやすですね。

③送信済みの確認

無事に送信が行われたかを確認するには、FAX機でわかるものもありますが、先方に届いたころを見計らって電話するのが一番確実で、丁寧です。またその際、見づらい文字がないかも確認してください。

④見ずらい文字は拡大

FAXで送ると通常、送られた文書は相手先では不鮮明になることが多いです。 特に小さい文字や数字は見づらくなるので注意が必要です。また、一度送られてきた不鮮明なFAXをもう一度送るときも同じです。

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