コピー機のFAXの送り方！FAXを送る際の注意点やマナーも解説

コピー機や複合機からFAXを送る機会は以前より減っているものの、取引先への書類送付や申込書の提出など、業務上FAXが必要になる場面は今もあります。

一方で、普段FAXを使わない場合は、原稿をどちら向きにセットするのかやFAX番号をどのように入力するのか、送信前にどの設定を確認すべきかで迷いやすいものです。

この記事では、コピー機でFAXを送る基本手順を中心に、原稿のセット方法、送信前の確認事項、トラブルを防ぐ注意点、ビジネスシーンで押さえておきたいマナーまで分かりやすく解説します。

送信前に確認すべきポイントを把握しておくことで、誤送信や読み取り不良を防ぎ、相手にとって確認しやすい状態でFAXを送れるようになります。

コピー機のFAXの送り方4つの手順

コピー機や複合機からFAXを送る際は、原稿を正しい向きでセットし、宛先番号や詳細設定などを確認したうえで送信するのが基本です。

機種によって操作画面の名称やボタンの位置は異なりますが、原稿を読み取り、宛先を指定して送信するという基本的な流れは大きく変わりません。

ここでは、コピー機でFAXを送る手順を、基本操作の流れに沿って分かりやすく解説します。

原稿をセットする

FAXを送信する際は、最初に送信したい原稿をADF（自動原稿送り装置）またはガラス台にセットします。

どちらを使用してもFAX送信は可能ですが、ADFとガラス台では原稿を置く向きや読み取りの基準位置が異なるため、送信前に正しいセット方法を確認しておくことが重要です。

ADFとガラス台に原稿をセットする向きは、以下のとおりです。

ADFに原稿をセットする場合は、原稿を置いたあとにガイド板を用紙幅に合わせます。ガイド板を原稿に合わせることでコピー機側が原稿サイズを認識しやすくなり、読み取り位置のずれを防ぎやすくなります。

一方、ガラス台に原稿をセットする場合は、送りたい面を下にして、原稿の角を左上の基準位置に合わせて置きます。ガラス台は左上を基準にサイズを認識するため、位置がずれていると原稿の一部が欠けたり、正しく読み取られなかったりする可能性があります。

また、同じサイズの原稿を複数枚まとめて送る場合は、1枚ずつ読み取る手間を減らせるため、ADFの使用が適しています。ガラス台でも複数枚の原稿を送信できますが、機種によっては「次原稿あり」などの設定を選択しないと、1枚を読み取った時点で送信が開始される場合があります。

そのため、原稿の種類や枚数に合わせて、送信前に適したセット方法を確認しておくことが大切です。

原稿の置き方や向きをより詳しく確認したい場合は、以下の記事を参考にしてください。

送り先のFAX番号を入力する

原稿のセットが完了したら、次にコピー機の操作画面で送り先のFAX番号を入力し、送信先を指定します。

FAX番号の入力方法は、主にアドレス帳に登録されている宛先を選択する方法と、送信のたびにFAX番号を直接入力する方法の2つに分けられます。

よく使う取引先や社内拠点などがある場合は、あらかじめアドレス帳に登録しておくことで、毎回番号を入力する手間を減らせるだけでなく、入力ミスによる誤送信の防止にもつながります。

それぞれの基本的な操作手順は、以下のとおりです。

入力方法にかかわらず、送信前には画面上の宛先番号を確認し、送り先の取り違えや誤送信を防ぐことが大切です。

設定を確認する

送り先のFAX番号を入力したら、送信前に原稿の読み取り設定を確認します。

読み取り設定が原稿の内容に合っていないと、受信側で文字が薄く出力されたり、画像やイラストの細部が確認しづらくなったりすることがあります。

文字が小さい書類や画像を含む資料を送る場合は、原稿の状態に合わせて画質や濃度を調整し、受信側で内容を確認しやすい状態に整えることが重要です。

FAX送信前に確認しておきたい主な設定は、以下の3つです。

これらの設定は、原稿の内容や状態に合わせて調整することで、受信側でも見やすいFAX送信につながります。送信前に適切に設定することで、読み取り不良や見えにくさを防ぎやすくなります。

送信する

送り先のFAX番号と送信設定に問題がないことを確認したら、操作画面に表示されている「スタート」または「送信」ボタンを押してFAXを送信します。

ボタンを押すと、ADFまたはガラス台にセットした原稿の読み取りが開始され、読み取りが完了したあとに相手先へ送信されます。

送信完了の表示が出るまでは操作を中断せず、画面上のメッセージや送信結果を確認しておくことが大切です。

エラーや未送信の表示が出た場合は、FAX番号や回線状態、原稿のセット状況を確認したうえで、必要に応じて再送信しましょう。

FAX送信するときの注意点｜トラブルが起こらないようにするために

FAX送信では、原稿のセット方法や送信設定だけでなく、宛先番号や送信枚数、外線発信の有無なども事前に確認しておく必要があります。

特に業務でFAXを送る場合は、番号の入力間違いや送信先の取り違えが、情報漏えいや取引先とのトラブルにつながる可能性があります。

ここでは、FAX送信時に確認しておきたい注意点を、実際に起こりやすいトラブルに沿って解説します。

FAX番号を間違えない

FAX送信では、送り先のFAX番号を誤って入力しないよう、送信前に必ず宛先を確認する必要があります。

FAX番号を間違えると、本来送るべき相手とは異なる相手に書類が届き、社外秘の情報や取引条件が第三者に伝わるリスクがあります。送信した内容によっては、情報漏えいや取引先からのクレームにつながる可能性もあるため注意が必要です。

たとえば、FAX番号の誤入力によって、以下のようなトラブルに発展するケースが考えられます。

このような誤送信が発生すると、本来共有すべきではない情報が第三者に届き、取引先への説明や社内での確認対応が必要になる場合があります。

特に、見積金額や請求内容、顧客情報などを含む書類を送る場合は、単なる送信ミスではなく、情報管理上のトラブルとして扱われる可能性があります。

そのため、送信前には入力したFAX番号と送り先名が一致しているか、アドレス帳から選択した宛先に誤りがないかを確認することが重要です。

また、FAXの誤送信を防ぐには、送信時の確認だけでなく、社内での情報管理ルールを整えておくことも大切です。情報漏えいを防ぐための基本的な対策については、情報漏えい対策の記事を参考にしてみてください。

電話番号を入力しない

FAXを送信する際は、送り先のFAX番号を入力し、通常の電話番号を誤って入力しないよう注意が必要です。

FAX番号ではなく電話番号を入力すると、相手先の電話機に着信してしまい、FAXとして正しく送信できません。

また、FAX機が繰り返し再送信を試みる設定になっている場合は、相手先の電話が何度も鳴る可能性があり、業務の妨げやクレームにつながるおそれがあります。

そのため、送信前には、入力した番号がFAX専用番号かどうかを確認し、名刺や書類に記載された電話番号とFAX番号を取り違えないようにすることが大切です。

大量にFAX送信しない

FAXを送信する際は、相手先の受信環境に負担をかけないよう、一度に大量の原稿を送らないことが重要です。

大量のFAXを送ると、相手先のコピー機・複合機が長時間受信処理に使われるため、その間ほかのFAXを受信しづらくなり、相手先の業務に影響する可能性があります。

また、送信枚数が多いほど相手先の用紙を消費するため、受信のタイミングや残りの用紙枚数によっては、用紙切れや受信途中の停止につながります。

そのため、複数枚の原稿を送る場合は送信枚数の目安をあらかじめ決め、枚数が多い場合は事前に相手先へ連絡してから送信することが重要です。

複合機のFAXの送り方には「0発信」があるのを忘れない

会社でビジネスフォンを利用している場合、コピー機・複合機からFAXを送る際に「0発信」が必要になることがあります。

0発信とは、相手先のFAX番号を入力する前に「0」を押し、社内の内線から外線へ切り替えて発信する方法です。

ビジネスフォンでは、社内同士で通話する内線と、取引先や顧客など社外へ発信する外線が分かれているため、外線へつなぐための番号として「0」を先に入力する運用が使われます。

そのため、ビジネスフォン環境でFAXを送信する場合は、相手先のFAX番号をそのまま入力するのではなく、必要に応じて「0＋FAX番号」の形で入力することが重要です。

ただし、主装置側で外線発信の設定がされている場合は、FAX送信時に「0」を付けなくても外線へ発信できるケースがあります。

自社でビジネスフォンを利用している場合は、FAX送信時に0発信が必要かどうかを事前に確認し、誤った番号入力による送信エラーを防ぐことが大切です。

FAX送信における0発信の仕組みや確認方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

コピー機でFAXを送るときのマナー｜最低限知っておくべきこと3つのこと

コピー機・複合機からFAXを送る際は、基本操作だけでなく、受信側が内容を確認しやすい状態で送るための配慮も必要です。

FAXは取引先や顧客との業務連絡で使われることが多いため、送付状の有無やページ番号、文字の見やすさによって、相手の確認負担が変わります。

そこでこの章では、コピー機でFAXを送る際に最低限押さえておきたいマナーとして、「FAX送付状をつける」、「複数枚送るときはページ番号をつける」、「小さい文字は送らない」の3つを解説します。

FAX送付状をつける

FAXを送る際は、本文の書類だけでなく、送信内容や確認してほしい事項を受信側が把握しやすくなるよう、FAX送付状を添付することが大切です。

FAX送付状がないと、受信側は「誰から届いた書類なのか」「どのような用件なのか」「確認後に誰へ連絡すればよいのか」を判断しづらくなり、担当者の確認作業や社内での取り次ぎに時間がかかる場合があります。

FAX送付状には、主に以下の情報を記載します。

このように、送信日や件名、送信枚数などを送付状にまとめておくと、受信側は書類の目的や確認すべき内容を把握しやすくなります。

複数枚送るときはページ番号をつける

複数枚のFAXを送る場合は、受信側が資料の順番や枚数を確認しやすいよう、各ページにページ番号を記載しておくことが大切です。

FAXで送る資料に順番がある場合、ページが前後したり一部が抜けたりすると、受信側が内容を正しく確認できなくなる可能性があります。

また、送信後に電話で内容を補足する場合も、ページ番号があれば「2ページ目をご確認ください」のように案内しやすく、双方が同じ箇所を見ながら話を進められます。

そのため、複数枚のFAXを送る際は、「1/5」「2/5」「3/5」のように総ページ数が分かる形式で記載しておくと、受信側も不足や順番の乱れに気づきやすくなります。

小さい文字は送らない

FAXを送る際は、受信側が内容を無理なく確認できるよう、文字が小さすぎる原稿をそのまま送信しないことが大切です。

小さい文字のまま送信すると、受信側で文字がつぶれたり、印字が薄くなったりして、書類の内容を正確に読み取れない可能性があります。

そのため、文字が小さい場合は、以下の対応を検討しましょう。

このように、送信前に原稿の見やすさを確認し、受信側が問題なく内容を読み取れる状態に整えてから送信することが重要です。

FAX機能が搭載されたコピー機選びは『OFFICE110』にお任せ！

FAX送信は手順を押さえれば簡単に対応できますが、実際の運用ではアドレス帳の登録、0発信の設定、送信画質の調整など、機種や利用環境に合わせた設定確認が必要です。

しかし、こうした設定は、コピー機・複合機の機種や電話回線の構成によって確認方法が異なるため、自社だけで判断しづらい場合があります。

FAX機能付きコピー機・複合機の導入や入れ替えで、機種選定や設定面に不安がある場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の印刷枚数や設置環境、FAXの利用頻度、セキュリティ要件などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務に合う複合機（コピー機）をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80%OFF、中古コピー機が大特価になるなど、導入コストを抑えやすいキャンペーンも実施しています。
そのため、FAX送信のしやすさや設定面まで含めて、自社に合うコピー機・複合機を選びたい場合は、OFFICE110までお気軽にお問い合わせください。

まとめ｜コピー機FAXの使い方を知り、ビジネスシーンで活用しよう！

コピー機・複合機からFAXを送る際は、原稿を正しくセットし、送り先のFAX番号や送信設定を確認したうえで送信することが大切です。

基本的な流れは、原稿をセットする、FAX番号を入力する、画質や濃度などの設定を確認する、送信結果を確認するという手順です。機種によって操作画面やボタンの名称は異なりますが、送信前に宛先や原稿の状態を確認しておくことで、誤送信や読み取り不良を防ぎやすくなります。

また、業務でFAXを利用する場合は、FAX番号の入力間違いや電話番号との取り違え、大量送信、0発信の有無などにも注意が必要です。

FAXは利用頻度が減っている一方で、取引先への書類送付や申込書の提出など、ビジネスシーンでは今も必要になる場面があります。正しい送り方と最低限のマナーを押さえておくことで、相手に伝わりやすく、トラブルの少ないFAX送信につながります。

現在のコピー機でFAX操作に手間がかかっている場合や、アドレス帳・0発信・送信画質などの設定に不安がある場合は、OFFICE110までお気軽に、ご相談ください。FAX機能付きコピー機・複合機の選定から、設置後の設定、運用面の確認まで、自社の利用環境に合わせてご提案します。