都道府県：埼玉
メーカー：NTT
機種名：NX
台数: 4台
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生産性を上げる便利な機能をご紹介します
コピー機を導入するメリットがわかる!
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コピー機を導入するメリットがわかる!
「複合機」は名前の通り、複数の機能が合わさったオフィス機器です。印刷（プリントアウト）、コピー、スキャン、FAXといった機能はもちろん、このほかにもさまざまな機能が搭載されております。近年に発売された機種にはネットワークを通したデータの送信やセキュリティの強化など便利機能がたくさん搭載されております。
複合機からスキャンしたデータをクラウドツールやアプリを通して簡単にアップロードして保存する機能です。スキャンされた文書はお使いのPCや携帯電話から検索・観覧できるようになります。また、クラウド上に保存してあるデータを直接プリントアウトすることができます。
書類や資料をデータ化して保存することで、ペーパーレスを実現できるので、管理がスムーズになります。取引先への外勤が多くても大量の資料を持ち歩くことがなくなるのでとても便利です。
また、USBメモリなどに入れて持ち運ばなくても効率的にデータを閲覧・プリントできます。
急ぎのコピーが必要なときにとても便利です。
また、「数枚だけコピーしたいけど、大量コピー中でなかなか印刷が終わらない･･･」といった場合は待つよりも割り込み機能を使ってコピーした方が早く済み、その後の業務もスムーズです。
会議の資料を人数分コピーするときやパンフレットや案内状などを大量にコピーするときなど、大量コピーが必要なオフィスでは１つの作業がコピー機をずっと占領していることはありませんか？
そんな占領状態でも割り込んでコピー機をつかえる「割り込み機能」は大変便利です。
複合機（コピー機）のスキャン機能を使って、データをPDF形式に変換することで、どのOSでも閲覧できるようにします。PDFファイルなら受け取る側のどんな環境のPCでもファイルを開くことができ、閲覧や印刷が可能なので、現在のビジネスで広く使われています。
受信文書をPDFに変換して、メールや外部メモリー、PCのフォルダなどにデータとして送信・保存できるので、ペーパーレスによるコストカットが期待できます。外出先や在宅勤務などあらゆる状況でも会社から受信したFAX文書を確認することができるので、社外への移動が多い環境で働くビジネスマンに最適な機能です。
情報漏洩対策にユーザー/ICカード認証を活用しましょう。「ユーザー/ICカード認証」とは、印刷をICカード利用者のみに制限したり、誰がどのデータを出力したのかを情報収集することができます。印刷物の取り間違えや置き忘れ、データの不正持ち出しなどを防ぎます。
情報漏洩の約6割以上が「紙」によるものというのはご存知でしたか？パソコンのセキュリティは気にしているけど、コピー機は見逃していた！なんてことはないように、「ユーザー/ICカード認証」の利用をおススメします。印刷物を置き忘れたり、誰かが持って行ってしまったり･･･
情報漏洩のリスクは日常にたくさん転がっています。
「地紋印字コピー/プリント」とは重要な書類に「コピー禁止」などの牽制文字を浮かばせ、不正コピーを抑止する機能で、「ウォーターマーク/イメージスタンプ」とは画像や透かしを重ねて印刷できる機能です。ウォーターマークはプリントデータの背後に薄く文字をいれて印刷できます。
会社で扱う文書の中には、持ち出しや複製禁止のものなど機密文書が必ずあると思います。
いつどこでその文書が流出してしまうか分りません。保管状況も大切ですが、文書そのものをオリジナルのもの、地紋印字があるものにしておくのがセキュリティ対策として有効でしょう。
「リテンション/ドキュメントファイリング」とは、プリントデータを本体内蔵のハードディスクに保存して、そのデータが必要なときはパソコンを使用せずに、複合機の操作パネルからプリントアウトできる機能です。プリントする機会が多い定型のデータなどは、ハードディスク内に保存していると便利です。
会社のちょっとしたパンフレットやよく利用する取引先への発注用紙など、プリントアウトする機会が多いデータがある場合は「リテンション/ドキュメントファイリング」機能が大活躍します。わざわざ自分のデスクに戻ってパソコンから印刷するよりもずっと効率的です。
「追跡情報印字プリント」は、システム設定でこの機能をONにすることで、常に印刷日時やユーザー名などをページの上部と下部に印字ができる機能です。
ジョブログと紐付けることでいつ何を印刷したのかなど情報を追跡することができ、不正コピーやスキャンなどを抑止できる効果があります。
印字できるデータは、印刷日時やユーザーの他に細かく時刻やコピー機本体のシリアル番号、アカウントジョブIDなどです。 情報管理体制が厳しい企業ではよくこの機能が活用されていますが、「紙」からの情報漏洩も多い中、さまざまな企業でもこのようなセキュリティに対する関心が高まっています。
「指定範囲消去コピー/枠消し」機能は、原稿を辺ごとに消去する幅を設定し、周囲４辺を同じ幅で消去できる機能です。パンチ穴の影やホッチキス、ファックスの上部/下部に印刷されている受信記録などを消すときに大変便利です。また、厚手の原稿や書籍の見開きをコピーしたときに影を消すのにも役立ちます。
ホッチキスで留められた資料や、パンチ穴が空けられていた資料をキレイな状態で保管したい場合や、キレイな状態で資料を取引先など人に渡したい場合に大活躍です。
複製したことがわからないくらい、周りにできる影などをキレイに消してくれます。
「印刷履歴と記録」は基本的に複合機には備わっている機能で、過去の印刷情報や印刷履歴を一定期間記録するものです。しかし、機種により記録される件数も情報量も異なってきます。機種によっては所有者、ドキュメント名、アカウントやステータス、印刷部数や印刷モードまで履歴で確認できます。
機種によっては累計印刷枚数をカウントしてくれる、カウンタ機能を搭載しているものもあります。
月にどれくらい印刷しているのか把握することで、保守体制の見直しができたり、紙の節約に対して意識を向けることもできます。
「カスタムイメージ」とは、ユーザーが用意したイメージ画像を複合機に取り込むと原稿と合成させて印字する機能です。合成したい画像は、あらかじめプリンタードライバーから複合機に内蔵されているハードディスクに登録しておく必要があります。資料の好きな場所に合成することができます。
社名やコーポレートロゴなどを入れたい場合によく利用します。
社外に向けての挨拶状などがオリジナル性のあるものだと、その会社のイメージも良いですよね。
イメージ画像やロゴのサイズ、配置場所はコピー機本体で調整することができます。
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