コピー機（複合機）のトナーが切れた際の交換手順と注意点を解説！

コピー機（複合機）に「トナーを交換してください」などのメッセージが表示された場合は、本体の案内に従ってトナーカートリッジを交換します。

トナー交換そのものは難しい作業ではありませんが、カートリッジの向きや取り外し方、交換時の電源状態などはメーカーや機種によって異なります。

無理にカートリッジを抜き差ししたり、こぼれたトナーを一般的な掃除機で吸い取ったりすると、故障や事故につながるおそれがあるため注意が必要です。

この記事では、コピー機（複合機）のトナーが切れたときの基本的な交換手順から、交換時の注意点、費用、残量確認、交換時期までを分かりやすく解説します。

コピー機（複合機）のトナー交換は、基本的に新品トナーの準備→古いトナーの取り外し→新品トナーの装着→交換後の確認という流れで行います。

ただし、トナーカートリッジの位置や取り外し方、交換前にカートリッジを振る必要があるかどうかは機種によって異なります。本体画面や取扱説明書に交換方法が表示されている場合は、その指示を優先してください。

ここでは、コピー機（複合機）でトナーを交換するときの基本的な6つの手順について解説します。

「トナー」は、液体のインクとは異なる粉末状の着色材です。トナーカートリッジの中に粉末状のトナーが入っています。

交換前にカートリッジを振るよう指定されている製品では、取扱説明書の指示に従い、トナーが均等になるよう水平にゆっくり数回振ってから取り付けます。

ただし、振り方や回数は製品によって異なるため、強く振ったり、取扱説明書にない操作をしたりせず、カートリッジに記載された手順を確認してください。

一般的なオフィス向けコピー機（複合機）では、トナーカートリッジが本体前面のフロントカバー内に収納されています。

本体の画面に交換方法が表示されている場合は、その案内を確認しながら対象のカバーを開けます。機種によってカバーの位置や開け方は異なるため、無理な力を加えないようにしてください。

フロントカバーを開けたら、交換対象となっているトナーカートリッジを確認し、古いカートリッジを取り出します。

多くのコピー機（複合機）では、本体内部や操作画面、取扱説明書にトナーカートリッジの取り外し方法が記載されています。

カートリッジが外れない場合は無理に引き抜かず、ロックの解除方法や取り外す方向を確認してから操作してください。

古いカートリッジを取り出したら、新しいトナーカートリッジを正しい色・向き・位置に合わせて差し込みます。

カラー複合機では、ブラック・シアン・マゼンタ・イエローなど、色ごとに装着位置が決められています。誤った位置へ無理に差し込まず、本体表示やラベルを確認してください。

スムーズに入らない場合は、向きやロック部分が合っているかを確認し、取扱説明書に記載された位置まで確実にセットします。

トナーカートリッジを正しい位置まで差し込んだら、フロントカバーを確実に閉めます。

カバーが完全に閉じていないと、コピー機（複合機）が交換を認識できず、エラー表示が消えなかったり印刷が再開されなかったりすることがあります。

印刷途中でトナー交換を求めるメッセージが表示されて停止した場合は、正常に交換が完了すると、本体が新しいトナーを認識して印刷を再開できる状態になります。

交換後もメッセージが消えない場合は、フロントカバーが完全に閉じているか、トナーカートリッジが正しい位置まで装着されているかを確認してください。

それでも印刷できない場合は、トナー以外に原因がある可能性もあります。詳しい確認方法は、コピー機で印刷できない原因と対処法などを参考にしてみてください。

トナー交換では、カートリッジを正しく取り付けるだけでなく、火気・トナーの飛散・誤った清掃方法などにも注意が必要です。

特に、こぼれたトナーを一般的な掃除機で吸い取るなど、普段の掃除と同じ方法で処理すると危険につながることがあります。交換作業では本体やカートリッジに記載された注意事項を確認しましょう。

ここでは、コピー機（複合機）のトナー交換時に確認しておきたい5つの注意点について解説します。

トナーを交換・保管するときは、火気の近くを避けて取り扱うことが重要です。トナーは非常に細かな粉体のため、メーカーの安全上の注意に従って取り扱う必要があります。

使用済みのカートリッジや廃トナーも火中へ投入せず、メーカー・販売店・契約中の保守業者などが案内する方法で処理してください。

安全上の詳しい取り扱いは、各メーカーが公開しているSDS（安全データシート）でも確認できます。たとえば、キヤノンの安全データシートやリコーのSDS一覧があります。

一般的なオフィス向け複合機には、本体の電源を入れた状態でトナーカートリッジを交換する機種があります。

電源が入っていることで、本体が新しいトナーを認識し、操作画面に交換状況や次の操作が表示されるためです。

ただし、交換方法はメーカー・機種によって異なります。「必ず電源を入れたまま」と自己判断せず、本体画面や取扱説明書に表示される交換手順を優先してください。

トナー交換を始める際は、基本的にコピー機（複合機）が交換可能な状態になっていることを確認してからフロントカバーを開けます。

印刷動作中など、本体が処理を続けている最中にカバーを開けたり、カートリッジを無理に取り外したりするのは避けてください。

本体から交換を求めるメッセージが表示された場合は、その案内に従って作業を進めます。機種によって交換可能なタイミングが異なるため、画面表示や取扱説明書を確認することが大切です。

トナー交換中に粉が床へこぼれた場合でも、一般的な家庭用・業務用掃除機で吸い取るのは避けてください。

細かなトナーが掃除機内部へ入り、電気接点の火花などによって発火・爆発するおそれがあるためです。

コピー機（複合機）を安定して使用するうえでは、メーカー純正品またはメーカーが使用を推奨しているトナーを選ぶのが基本です。

市販されている互換トナーや再生トナーの中には、純正品より安価な製品もあります。ただし、トナーの特性が機種に合わない場合、印刷品質や本体の動作に影響することがあります。

また、非純正品の使用による故障については、メーカー保証や保守契約の対象外となるケースもあるため、導入前に契約条件を確認しておくことが重要です。

そのため、印刷品質や保守対応を重視する場合は、使用中の機種に適合する純正・推奨トナーを選びましょう。

トナーカートリッジの費用は、メーカー・機種・型番・容量・純正品かどうかによって大きく異なります。

そのため、メーカー単位で一律の平均価格を出すよりも、使用している複合機の型番から対応トナーを確認し、印刷可能枚数や契約内容まで含めて比較することが重要です。

トナー価格だけを比較すると、印刷可能枚数や保守条件を見落としやすくなります。1本あたりの価格だけでなく、1本で何枚程度印刷できるかまで確認すると比較しやすくなります。

なお、トナー代が高いと感じている場合は、現在の複合機を使い続けるだけでなく、ランニングコストを抑えられる機種への入れ替えも選択肢です。印刷枚数やご予算に合う複合機を比較したい方は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。

トナー残量は、コピー機（複合機）の操作パネルや本体の状態確認画面から確認できる機種が一般的です。

ただし、画面に表示されるメニュー名や操作方法はメーカーだけでなく機種によっても異なります。以下は、確認する場所の代表例としてご覧ください。

上記は代表的な確認方法であり、実際のメニュー名や操作手順は機種ごとに異なります。正確な手順が分からない場合は、使用している複合機の型番を確認して取扱説明書を参照してください。

交換時期を判断するときは、残量表示だけでなく、本体に表示される「準備」「交換」などのメッセージもあわせて確認しましょう。

トナーを交換するタイミングは、コピー機（複合機）の操作画面に表示されるメッセージを目安にするのが基本です。

多くの機種では、トナーの残量が少なくなると「トナーを準備してください」などのメッセージが表示されます。この段階ですぐに交換する必要はありませんが、印刷できなくなる前に新しいトナーを用意しておくと安心です。

その後、「トナーを交換してください」などのメッセージが表示されたら、本体の案内や取扱説明書に従って新しいトナーへ交換します。表示内容や交換のタイミングは機種によって異なるため、自己判断でトナーカートリッジを振って使い続けるのは避けましょう。

トナー交換や残量確認など、日常的な消耗品管理は、本体の表示や取扱説明書を確認すれば自社で対応できるケースも少なくありません。

一方で、トナーを交換しても印刷できない場合や、印刷品質の低下・エラーを繰り返す場合は、トナーだけでなく本体や消耗部品に原因がある可能性もあります。

現在の複合機を使い続けるべきか、修理・保守・入れ替えを検討すべきか判断しにくい場合は、コピー機（複合機）の導入や見直しも含めてOFFICE110へご相談ください。

印刷枚数や利用人数、現在使用している機種、必要な機能、設置環境、ご予算などを確認し、新品・中古を含めて業務に適した複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価になるキャンペーンも実施しています。対象機種や条件は時期によって異なるため、複合機の修理・入れ替え・導入コストを比較したい場合は、最新の条件もあわせてご確認ください。

コピー機（複合機）のトナー交換は、本体に交換メッセージが表示されたら、取扱説明書や操作画面の案内を確認しながら正しい手順で進めることが大切です。

交換時は、カートリッジを無理に抜き差ししないこと、火気を避けること、こぼれたトナーを一般的な掃除機で吸わないことなど、安全面にも注意が必要です。

また、電源を入れたまま交換できるか、トナーを振ってから装着する必要があるかなどは機種によって異なります。メーカー名だけで判断せず、使用している型番の取扱説明書や本体表示を確認してください。

トナー交換後も印刷できない場合や、不具合を繰り返している場合は、トナー以外の部品や本体側に原因がある可能性もあります。修理・保守・複合機の入れ替えを含めて判断に迷う場合は、OFFICE110へご相談ください。

弊社では、現在の機種や印刷枚数、利用人数、必要な機能、ご予算を丁寧にヒアリングしたうえで、新品・中古を含めた最適な複合機をご提案します。