複合機とプリンターの違いとは？用途・規模・コスト別の選び方

「複合機の基礎知識」記事一覧 更新日: 2025年11月12日

複合機とプリンターの違いとは？用途・規模・コスト別の選び方

複合機やプリンターの導入・見直しを検討していて、こんな疑問はありませんか？

印刷にかかる費用は、機器と契約の選び方しだいで毎月の負担が大きく変わります。だからこそムダなく導入するには、自社の使い方（必要な機能・印刷枚数・設置条件）から逆算し、複数の選択肢を客観的に比較することが大切です。

そこで本記事では、複合機とプリンターの「機能・費用・使用シーン」を横並びで比較し、オフィス規模や業種別の選び方、さらに購入／リース／レンタルの使い分けまで整理します。チェックリストと表を使って、迷いやすいポイントも一つずつクリアにしていきます。

さらに、総コストを抑えるコツと、失敗しない導入手順も解説します。読み終えるころには、自社に合う機器と導入方法を「理由付き」で選べる状態になっているはずです。

複合機とプリンターの違いとは？

複合機とプリンターは同じ「印刷」を担いますが、役割は違います。複合機は印刷＋業務フロー（コピー・スキャン・FAX）まで一台で統合し、プリンターは印刷に特化したシンプル機です。

複合機は紙とデータの行き来を短くして、配布・回覧・保存といった作業をまとめて効率化できます。いっぽうで、プリンターは導入が手軽で置きやすく、印刷だけで足りる環境にぴったりです。

まずはこの違いを押さえてから、自社の使い方に合う候補を絞り込みましょう。

複合機の主な機能と役割

複合機は、印刷・コピー・スキャン・FAXを1台に集約し、紙業務とデータ業務の橋渡しをします。

複合機（MFP：Multi Function Printer）は、印刷を中核にオフィスでよく使う処理をひとまとめにします。機器を増やさず省スペースで、作業の受け渡しもスムーズ。

たとえば、スキャンしたPDFを共有フォルダへ自動保存したり、受信FAXを紙に出さずPCで確認したりと、ムダな移動や出力を減らせます。

まずは、これらの機能から「必須」「あると便利」を分けて、候補機を絞るのがおすすめです。

プリンターの主な機能と役割

プリンターは、印刷に特化し、コンパクトで低コストに始めやすいのが強みです。

プリンターはPCやスマホのデータを紙に出力する単機能機です。構造がシンプルなので扱いやすく、デスクサイドなど小さなスペースにも置けます。印刷だけで十分な部門や、個人事業・SOHOでは第一候補になりやすい機器です。

いっぽうで、スキャンやFAXも日常的に使うなら、複合機のほうがワークフロー全体の手間と時間を減らせます。自社の使い方に合わせて、どちらが主役になるかを決めましょう。

コピー機や印刷機との違いも押さえておこう

コピー機や印刷機は見た目が似ていても、想定する規模と役割が異なります。

コピー機はもともと「複写専用」でしたが、近年はスキャンやネットワーク印刷が標準化し、実質的に複合機と同等の機能を備えるモデルも増えています。いっぽう、商業用途の印刷機は超大量出力が前提で、オフィス向けとは目的が違います。

呼び方で迷ったときは、必要な機能（印刷・コピー・スキャン・FAX）と想定枚数を基準に判断しましょう。

呼び方に惑わされず、欲しい機能と使い方から逆算して選ぶのが失敗しないコツです。

複合機とプリンター、どちらを選ぶべき？

選び方は「必要な機能 → 導入・維持コスト → 使用シーン」の順で比べると、早くブレずに決められます。

複合機とプリンターは、業務内容・予算・設置環境によって最適解が変わります。まずは必要な機能を明確にし、次に5年程度の総コストを確認。最後に、自社の使い方（規模・業種・運用体制）に合うかをチェックすると迷いにくくなります。

判断基準①：必要な機能で選ぶ

機器は「要件を満たすか」を最優先に。過不足のない機能構成が、結果としていちばん安上がりです。

不要な機能はコストを押し上げ、足りない機能は手作業や追加購入を生みます。まずは毎日行う作業を書き出し、必須／あると便利を分けてから候補機を見比べましょう。

判断基準②：導入コスト・維持費で選ぶ

初期費用だけでなく、保守・消耗品・電気代まで含めた「総額」で比較しましょう。

導入から5年程度を目安に、毎月の印刷枚数やカラー比率を前提に試算すると差が見えます。まずは用途別の初期費用の目安から把握しましょう（構成・時期により変動）。

複合機は「カウンター保守契約」により、メンテナンスやトナー供給が包括されるケースが一般的です。プリンターは都度対応が多く、消耗品は実費になります。

毎月1,000枚を超える環境では、複合機のほうが結果的に安くなるケースが多く見られます。自社の枚数・カラー比率・運用体制で必ず試算しましょう。

判断基準③：業務用・家庭用など使用シーンで選ぶ

使う人・場所・枚数を具体化すると、必要なクラスと台数が決まります。

同じ会社でも、部署や拠点で最適解が変わることは珍しくありません。規模・業務の違いから見ていきましょう。

最後は、日々の動線や紙の流れを思い浮かべて最終確認を。「誰が・いつ・どこで・何枚」印刷するかが決まれば、最適な機種と台数が自然に絞れます。

導入方法の違いと選び方

導入は「購入・リース・レンタル」の3択。所有権・契約期間・月額負担の違いを押さえ、キャッシュフローと使用期間から選びましょう。

複合機やプリンターは、同じ機種でも導入方法で総額や柔軟性が大きく変わります。自社の財務状況（初期費用の余裕・月額の平準化ニーズ）と、どのくらいの期間・どれだけの確度で使い続けるかを並べて検討すると、後悔のない選択ができます。

購入・リース・レンタルの違いとは

購入は「所有して長く使う」、リースは「所有せずに月額で使う」、レンタルは「短期・柔軟に借りる」方式です。

3つの方法は、所有権・契約期間・費用の配分がそれぞれ異なります。まずは特徴を一覧で確認しましょう。

所有の自由度を取るか、月額の平準化や柔軟性を取るか。まずはここを決めると選択肢が絞れます。

各導入方法のメリット・デメリット

長期・高稼働で使い切るなら購入、月額を平準化して計画更新ならリース、短期/繁忙期だけ使うならレンタルが有力です。

企業の状況（稼働枚数・更新サイクル・資金計画）に合わせて、利点と注意点を見比べましょう。

導入手段は機種選定と同じくらい重要です。「使う期間・毎月の負担・更新のしやすさ」を並べて、総額と柔軟性のバランスで決めていきましょう。

複合機・プリンターでお悩みならOFFICE110へ！

用途・枚数・期間に合わせて、新品／中古／リース／レンタルを横断比較し、キャンペーンも活用して“総額”を最適化します。

最新機種からコスパ重視の機器まで幅広くご用意。中古複合機の大特価キャンペーンや在庫限りのセールも充実しており、初期費用を抑えたい企業様も導入しやすい条件を整えています。

また導入後は全国対応のサポート網で、トラブル対応・定期点検・消耗品の自動手配まで一括でお任せいただけます。

お問い合わせは下のバナーからどうぞ。キャンペーン適用後の“最終金額”まで明確にご提示します。

まとめ

まずは「必要な機能」と「印刷枚数（＝コスト）」で方向性を決め、最後に導入方法（購入・リース・レンタル）で総額と柔軟性を最適化しましょう。

複合機は印刷＋業務フローを1台に統合でき、プリンターは印刷に特化して手軽に導入できます。自社の業務で何を重視するか（コピー・スキャン・FAXの頻度、セキュリティ、設置スペース）を整理し、月あたりの印刷枚数と期間から総コストを見積もると、迷いが減ります。

最後に、機種や契約の細かな条件で総額は変わります。最短ルートで最適解にたどり着くなら、OFFICE110にご相談ください。要件整理から見積り比較、設置・設定、運用・保守まで、ワンストップで支援します。