コピー機のコピーの仕方とは？基本的な使い方と応用操作も解説

「複合機の基礎知識」記事一覧 更新日: 2025年11月13日

コピー機のコピーの仕方とは？基本的な使い方と応用操作も解説

オフィスのコピー機を使いたいけれど、「ボタンが多くてなんとなく怖い」「間違えたら怒られそう」と手が止まってしまうことはありませんか？

コピー機のコピーの仕方自体は、基本の流れさえ覚えてしまえばとてもシンプルです。一方で、用紙の向きや原稿のセット方法を間違えると、正しく印刷できずに紙やトナーをムダにしてしまうこともあります。

基本の操作手順と、よく使う設定だけ押さえておけば、コピー機の前で慌てる場面はぐっと減らせます。逆に、何となく操作していると、印刷ミスや紙詰まり、余計なコストにつながってしまうことも少なくありません。

本記事では、コピー機のコピーの仕方を「基本の7ステップ」から、片面→両面印刷やA3→A4への変倍など知っておくと便利なやり方まで分かりやすく解説します。

さらに、職場でトラブルになりやすい注意点と、コピー機選びの相談先についても紹介します。

職場のコピー機の使い方｜コピーの仕方を初心者にもわかりやすく紹介

職場のコピー機は、基本の7ステップさえ押さえれば、初めてでも迷わずにコピーできるようになります。

職場では、自分の持っている資料や上司から依頼された書類など、コピーを取る場面が少なからずあります。しかし、コピー機の存在は知っていても、具体的な操作方法までは自信がない方も多いはずです。

ここでは、コピーの基本操作を7つのステップに分けて、初心者でも分かりやすいように解説します。

このあと、それぞれのステップについて順番に詳しく見ていきます。

原稿をセットする

最初のステップは、コピーしたい原稿を「ADF」または「ガラス台」に正しい向きでセットすることです。

まずはコピーしたい原稿をコピー機にセットします。原稿を置く場所は、「ADF（自動原稿送り装置）」もしくは「ガラス台」のいずれかです。複数枚の原稿がある場合はADF、付箋などが付いた原稿や厚みのある原稿はガラス台、と使い分けるのが基本です。

ADFとガラス台では、原稿のセット方法が異なります。主な違いは次のとおりです。

どちらの方法でもコピーはできますが、原稿が複数枚ある場合は、ADFを使ったほうが素早くコピーできます。ADFは原稿を自動で送り、連続して読み取ってくれるためです。

ただし、原稿サイズがバラバラだと意図しないサイズで出力されることがあるため、その点には注意しましょう。

また、ADFを使用するときは、フタを開けたときに見える左端の細いガラス部分にゴミやホコリが付いていないかも確認してください。ADFでコピーした用紙に線が入る場合、この部分の汚れが原因であることが多く、乾いた布で拭き取ることで改善できます。

一方、原稿に付箋やメモが貼られている場合は、ガラス台に原稿を置いたほうが安全です。ADF内で付箋などが剥がれると紙詰まりの原因となり、場所によっては自力で取り除けず、修理対応が必要になることもあります。

コピーする原稿の枚数や状態に応じて、ADFとガラス台を使い分けることが、トラブルなくコピーするポイントです。

モノクロ・カラーどちらかを選択する

原稿をセットしたら、印刷をモノクロにするかカラーにするかを先に決めておきましょう。

コピー機の画面上には「自動（カラー/モノクロ）」などの表記があり、ここでモノクロかカラーを選択できます。標準設定では、原稿がモノクロかカラーかを自動で判別する機能が搭載されている機種も多くあります。

ただし、モノクロとカラーでは1枚あたりの印刷単価が大きく異なり、同じ原稿でも10円以上の価格差が出る場合もあります。そのため、社内ルールや用途に合わせて、どちらで印刷するかを明確にしておくことが大切です。

コスト重視であれば、必要な部分だけカラーにする、基本はモノクロで出力するなど、運用ルールを決めておくと管理しやすくなります。

用紙サイズを選択する

印刷する紙の大きさを決めるために、出力したい用紙サイズをあらかじめ選択します。

モノクロ・カラーを選んだら、次はコピーを出力する用紙サイズを確認します。ADFには原稿サイズを判断するセンサーが搭載されており、セットした原稿と同じ用紙サイズが自動で選択されるのが一般的です。

原稿と同じサイズで出力したい場合は、そのまま次のステップへ進んで問題ありません。一方、A4サイズの原稿をA3に拡大して印刷したいなど、原稿とは異なるサイズで出力したいときは用紙サイズの設定を変更しましょう。

社内でよく使うサイズ（A4・A3など）をあらかじめ把握しておくと、スムーズに設定できます。

倍率を選択する

原稿の大きさを変更したい場合は、倍率を指定して拡大・縮小を行います。

コピーする原稿のサイズを変えたいときは、倍率設定を行います。出力したい用紙サイズが決まっている場合、「拡大/縮小」の一覧から、あらかじめ用意された倍率を選択できる機種も多くあります。

たとえばA3サイズの原稿をA4サイズで出力したい場合、縮小コピーに設定すればA4サイズに収まるように印刷できます。逆に、A4原稿をA3に拡大したい場合は、拡大の倍率を選びます。

原稿と同じサイズで問題ない場合は、倍率を変更する必要はありません。「等倍」のまま出力すればOKです。

濃度を選択する

原稿の文字や図が読みやすくなるように、必要に応じて濃度を調整します。

倍率を設定したら、次に印刷される文字や画像の濃さ（濃度）を調整します。コピーした原稿の文字や線を、見やすい濃さに整えるためのステップです。

たとえば、コピーしたい原稿の文字が薄く、そのままでは読みにくい場合には、濃度を濃くすることで、はっきりと読みやすい印刷に仕上げることができます。反対に、文字が濃すぎて目立ちすぎる場合は、濃度を少し薄くして柔らかい印象にすることも可能です。

文字や図の濃さは、資料全体の印象や読みやすさに直結します。原稿の状態や用途に合わせて、適切な濃度を選ぶようにしましょう。

片面印刷か両面印刷か選択する

用紙の節約や読みやすさを考えながら、片面印刷か両面印刷かを事前に決めておきます。

次に、コピーしたい原稿を片面印刷にするのか、両面印刷にするのかを選択します。片面のみの原稿なら「片面印刷」、表裏に情報がある原稿なら「両面印刷」を選びます。

多くのコピー機では、「片面印刷」がデフォルト設定になっているため、片面印刷で問題ない場合は設定変更の必要はありません。一方で両面印刷にしたい場合は、設定内容と用紙の向きに注意が必要です。

どちらで綴じるかによって、原稿をセットする向きが変わります。長辺綴じの場合は長辺が左になるように、短辺綴じの場合は短辺が左になるようにセットすると、読みやすい向きで両面印刷ができます。

部数を入力する

最後に、必要な部数を入力し、「スタート」操作でコピーを実行します。

片面・両面の設定が完了したら、コピーしたい部数を入力します。デフォルトでは「1」と表示されていることが多く、任意の部数を入力するとこの数字が上書きされます。たとえば10部印刷したい場合は「10」と入力します。

部数を入力したら、画面上の「スタート」ボタンを選択するとコピーが開始されます。機種によっては「スタート」が物理ボタンになっている場合もあるため、その場合は本体のスタートボタンを押してください。

【応用編】コピーの仕方｜知っておくと便利なコピーのやり方

標準的なコピー操作に加えて、用紙の節約や資料の扱いやすさを高める「ひと工夫テクニック」を覚えておくと、日常業務がぐっと効率的になります。

基本的なコピーの仕方が分かれば、あとは「どう出力するか」を少し工夫するだけで、紙の使用量を減らしたり、ファイリングしやすいサイズに整えたりできます。特に、会議資料や配布物が多い職場では、ちょっとした設定の違いがコストや使い勝手に直結します。

ここでは、知っておくと便利なコピーの応用テクニックを2つに絞って紹介します。

片面→両面印刷にする方法

片面印刷の資料を両面印刷にまとめると、同じ内容でも用紙の使用枚数を大きく削減できます。

片面で印刷されている2枚の原稿を両面印刷にすると、出力される用紙の量を半分に減らすことができます。綴じる前の会議資料や保管用資料など、ページ数が多い印刷物ほど効果が大きくなります。

片面原稿を両面にコピーする手順は次のとおりです。

この設定でコピーすると、片面で2枚あった原稿が、1枚の用紙の表裏に印刷されます。用紙の節約だけでなく、ページがコンパクトにまとまるため、配布時や保管時の取り回しも良くなります。

さらに、コピー機の「集約」機能を使って「2in1（2アップ）」に設定すると、片面原稿2枚分を1ページに縮小して印刷できます。これを両面印刷と組み合わせると、4枚の片面資料を1枚の両面印刷にまとめられるため、用紙を4分の1まで削減することも可能です。

「A3→A4」に印刷サイズを変倍する方法

A3サイズの原稿をA4に縮小したり、A4原稿をA3に拡大したりと、用途に合わせて用紙サイズを変えることもできます。

たとえば、A3サイズの図面や資料が1枚だけ混ざっていると、A4資料中心のファイルに綴じにくく、不便に感じることがあります。こうしたときは、コピー機の倍率設定を使って、A3原稿をA4サイズに変倍して出力すると扱いやすくなります。

A3原稿をA4サイズに縮小してコピーしたい場合の手順は次のとおりです。

たくさんのA4資料の中にA3サイズが1枚だけ混ざっていると、保管や配布時に扱いづらくなりがちです。あらかじめA3原稿をA4サイズに変えておくことで、ファイリングしやすくなり、資料の持ち運びや閲覧の利便性も高まります。

A3からA4への変倍コピーの具体的な設定画面や、よくある失敗例については、次の記事でより詳しく解説しています。

コピー機でコピーするときの注意点｜職場でトラブルにならないために

コピー機の基本操作ができるようになったら、「向き」「コスト」「設定」の3点に気を付けることで、職場でのトラブルをぐっと減らせます。

基本的なコピーの仕方や、職場で使える応用操作が分かれば、ひとまずコピー自体は問題なくできるはずです。ただし、実際の業務では「ちょっとしたミス」が原因で、紙のムダやコスト増、上司からの指摘につながるケースも少なくありません。

ここでは、初心者がやりがちな注意点を3つに絞って整理します。

これらを意識しておくだけでも、上司に叱られたり、総務にコスト面で注意されたりするリスクを減らせます。

コピーするときの向きに注意する

コピーする前に、給紙カセットに入っている用紙の向きと、コピーしたい原稿の向きが合っているかを必ず確認しましょう。

コピー機は、給紙カセットにセットされている向きのまま用紙を送り出します。そのため、コピーする原稿の向きと用紙の向きが一致していないと、正しく印刷されない場合があります。

例えば、原稿は縦向きなのに、給紙カセットの用紙が横向きになっていると、途中で切れてしまったり、一部分しか印刷されなかったりします。レイアウトが崩れた状態で出力されると、刷り直しになりムダな時間と用紙を使ってしまいます。

給紙カセットに空きがある場合は、よく使う用紙サイズについて、縦向き用・横向き用のトレイを分けておくと便利です。そうすることで、原稿の向きに合わせてトレイを選ぶだけで、正しい向きで印刷しやすくなります。

給紙カセットに余裕がない場合は、現在セットされている用紙の向きを確認し、それに合わせて原稿をセットするようにしましょう。コピー前に一度、用紙トレイと原稿の向きを確認するクセを付けることで、印刷ミスを減らせます。

モノクロ印刷を基本とする

職場のコピー機では、コスト管理の観点から「モノクロ印刷が基本」と考えておくのが安全です。

カラー印刷は見やすく印象も良い一方で、モノクロ印刷と比べて1枚あたりの単価が大きく異なります。一般的なカウンター料金の目安は、次のようなイメージです。

毎月の印刷枚数や機種構成によって差はありますが、一般的な印刷単価だけでも1枚あたり約10円程度の差が出るケースがあります。ここで紹介している単価は、OFFICE110がまとめたカウンター料金の相場をもとにした目安です。

社内で読むだけの資料や、保存用の書類までフルカラーで印刷してしまうと、知らないうちに印刷コストが膨らんでしまいます。上司によっては「なぜこの資料をカラーで出しているのか」とコスト意識を指摘されることもあるでしょう。

お客様や取引先に提出する資料はカラー、社内で完結する資料はモノクロといった形で使い分けておけば、コスト意識の面でも安心です。まずはモノクロ印刷を基本とし、「本当にカラーが必要か」を意識してから設定を変更するようにしましょう。

前の設定がリセットされているか確認する

コピーを始める前に、「前に使った人の設定が残っていないか」を確認する習慣を付けておきましょう。

コピー機は、一度設定した内容がすぐには消えず、一定時間そのまま保持される仕様になっていることが多くあります。そのため、前の人が使い終わった直後にコピー機を利用すると、そのときの設定が残ったまま印刷されてしまうことがあります。

コピーした結果を見て「なぜこうなっているんだろう？」と感じたときは、前に使用した人の設定が残っていないかを疑ってみると原因が分かりやすくなります。印刷ボタンを押す前に、画面上のモード（カラー／モノクロ）、倍率、片面・両面などをざっと確認するクセを付けておくと安心です。

コピー機の使い方から選び方まで『OFFICE110』にご相談ください！

オフィスの複合機・コピー機のことは、導入から運用、入れ替えまで私たちOFFICE110にまとめてお任せください。

会社ではコピー機を毎日のように使います。だからこそ、「どの機種を選ぶか」「どう設定して使いこなすか」で、業務効率もコストも大きく変わります。私たちは複合機・コピー機の専門店として、単なる機械の販売ではなく、導入後も安心して使い続けられる環境づくりまで責任を持ってサポートします。

弊社では、複合機をはじめとするオフィス機器の導入・移転・入れ替えまで、現場の使い方を踏まえた提案を行っています。コピー、プリント、スキャン、FAXなど、複合機の機能をしっかり活かし切るところまで伴走するのがOFFICE110の役割です。

複合機の設置時には、専門スタッフがその場で使い方を分かりやすくご説明しますので、「コピーの仕方に自信がない」「新入社員にも教えやすい環境にしたい」といったお悩みも、まとめてお任せください。

さらに、今ならお得なキャンペーンも実施中です。複合機の導入・入れ替えをご検討中の企業様は、ぜひ一度OFFICE110へご相談ください。コピー機の使い方から最適な機種選びまで、私たちがプロの立場からしっかりとサポートいたします。

まとめ｜コピーの仕方を覚えて職場で慌てないようにしましょう！

コピー機の基本操作と応用テクニックを押さえておくことで、職場で落ち着いて対応できるだけでなく、コストや時間のムダも減らせます。

今回は、コピー機でコピーするときの基本的な流れから、職場で役立つ応用操作、注意しておきたいポイントまで詳しく解説しました。コピー自体は決して難しい操作ではなく、次の7つのステップで行えます。

コピー機の操作自体はシンプルですが、用紙サイズや両面印刷、変倍、集約などを組み合わせることで、知っておくだけで便利な出力方法がいくつもあります。こうした工夫を取り入れることで、同じコピー機でも業務改善につながるさまざまな使い方が可能になります。

OFFICE110では、用途やご希望に合わせて、最適なコピー機の選び方から、導入後の使い方・運用方法まで一貫してご提案しています。

まずはご相談だけでも構いません。オフィス機器のプロである「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。スタッフ一同、お客様からのお問い合わせをお待ちしております。