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複合機(FAX)に内線を割り当てるメリット・デメリット!発信する流れ

複合機(FAX)に内線を割り当てるメリット・デメリット!発信する流れ

複合機の主な機能としては”FAX”があります。

メールやチャットが普及した現在でも、FAXは業務に欠かせない機能の1つ
契約書や請求書など、特に機密性の高い書類のやり取りに使われています。

しかし、電話に比べて使用頻度の低いFAXに、1回線を割り当てるのはもったいない気も。
通話料がかかるのは仕方ないとして、回線の基本料金は少しでも抑えたいところです。

であれば、複合機(FAX)には内線番号を割り当ててみてはいかがでしょうか?

内線番号であれば1回線を割り当てる必要がなく料金を抑えられます。
その上、内線番号同士であればFAXの通話料は実質無料と非常にお得です。

今回は、複合機(FAX)に内線番号を割り当てるメリットとデメリットについてご紹介します。
複合機(FAX)から内線番号(FAX)に、発信する流れもまとめていますので参考にしてみてください。

▼目次

複合機(FAX)を内線に組み込みメリット

複合機(FAX)を内線として組み込むことはそれほど難しくありません。
では、複合機(FAX)に内線番号を割り当てるメリットについてから見ていきましょう。

電話回線の本数を節約できる

複合機(FAX)に内線番号を割り当てることで電話回線の”本数を節約”できます。

本来、電話回線は1機器ごとに1本ずつ用意する必要があります。
電話機と複合機(FAX)があれば2本の電話回線が必要です。

その点、”ビジネスフォン”を活用することで、少ない回線数を多くの機器で共有できるのです

電話機と複合機(FAX)を1本の電話回線で共有するように。
電話機2台と複合機(FAX)を2本の電話回線で供給するのも可能です。

3本や2本は必要だった回線数を、より少なくできるので回線の基本料金を節約できる訳です。

FAXへの誤着信を予防できる

”誤着信を予防”できるのも、複合機(FAX)に内線番号を割り当てることで可能です。

複合機(FAX)は発信番号を間違えるとFAXは届かないのが一般的です。
しかし、間違えた番号が別のFAXに接続されることもあり、”情報漏洩”のリスクもあります。

実は、ビジネスフォンによっては誤着信(FAX信号)を自動的にFAXに割り当てる機能が。

電話機は1111、FAXは2222と内線番号が分かれているとします。
1111に誤着信があっても、ビジネスフォンがFAX信号を感知すると2222に割り振るのです。

「FAXを送ったはずですが…」と取引先と行き違いになる危険性を回避できて便利です。

誤着信してもFAXに転送できる

複合機(FAX)に内線番号を割り当てることで、誤着信しても”FAXに転送”できます。

自動的にFAXに割り当てる機能は、あくまで対応しているビジネスフォンのみのものです。
一般的には誤着信すると着信音は鳴らない、または着信音が鳴るだけでなにもできません。

ビジネスフォンには”転送機能”があり、手動であれば電話機からFAXに転送が可能です

例えば、電話機は1111、FAXは2222の内線番号を割り振るとします。
1111に誤着信があっても、電話機から2222に転送すればFAXを受け取れる訳です。

FAXの見逃しは業務に支障が出やすいことなので、対策ができているのは安心です。

内線同士ならFAXが無料になる

内線同士なら”FAXが無料”になるのも、複合機(FAX)に内線番号を割り当てるならではです。

複合機(FAX)の発信は”外線発信”なので基本的に通話料(FAX料)がかかります。
FAXの通話料が20円/枚だとして1カ月に100枚で2,000円、12カ月で24,000円の出費です。

対して、ビジネスフォンであれば内線同士の発信はすべて”内線発信”なので通話料はかかりません。

FAX1に1111、FAX2に2222と内線番号を割り振っているとします。
FAX1からFAX2に100枚発信しても、内線であれば実質無料とお得に利用できるのです。

自社ビルの1階と4階など、階をまたいでのちょっとした資料のやり取りにFAXは便利と言えます。
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複合機(FAX)を内線に組み込むデメリット

基本料金を節約できるなど、複合機(FAX)に内線番号を割り振ることのメリットは大きいです。
しかし、複合機(FAX)に内線番号を割り振ることで注意しておきたいデメリットもあります。

内線として工事が必要になる

複合機(FAX)に内線番号を割り振ることで、”内線として工事”が必要になります。

複合機(FAX)の内線工事としては”内線用パッケージの実装”
主装置(ビジネスフォン)からFAXまでの”配線工事”などです。

当然、複合機(FAX)の内線工事にはある程度の期間と費用がかかります。

1台だけなら数万円で済みますが、規模によっては数十万円になることもあります。
主装置とFAXまでに距離があると、配線工事のために日々の業務ができなくなることも。

ちょっとした規模ならいいですが、大規模なものだと段取りだけで数カ月かかる大仕事です。

問題に対して対処が難しくなる

問題に対して”対処が難しくなる”のも、複合機(FAX)に内線番号を割り振ることで考えられます。

電話回線・ビジネスフォン・複合機(FAX)のどれも精密機械で故障のリスクは常にあります。
しかし、電話回線は通信事業者、複合機(FAX)は設置業者など対応している業者は異なるのです。

複合機(FAX)の発着信に問題が発生しても何が原因で、どこに依頼すればいいのか迷います。

電話回線に問題があるのに、複合機(FAX)の設置業者に依頼しても対応できません。
業者によってはたらい回しにされることも、問題が解決していなくとも費用を請求されることも。

問題の原因をある程度は把握できるようにし、目星をつけてから依頼する必要がある訳です。

主装置が故障するとFAXは使えなくなる

複合機(FAX)に内線番号を割り振ることで、主装置が故障すると”FAXは使えなく”なります。

先述した通り、複合機(FAX)に内線番号を割り振るにはビジネスフォンが必要です。
ビジネスフォンには”主装置”と呼ばれる構内交換装置があり、すべての発着信を管理しています。

つまり、主装置が故障すると対応している電話機、FAXは発着信ができなくなるのです

最近の主装置は高性能、かつ耐久性は上がっているので簡単には故障、誤作動はしません。
しかし、精密機器なので思わぬトラブルで故障し、一時的にでも使えなくなる可能性は常にあります。

ビジネスフォンに影響されたくないのなら、複合機(FAX)だけで独立した回線を用意するのがいいでしょう。

複合機(FAX)で内線番号に発信する方法

複合機(FAX)に内線番号を割り振るメリットとデメリットについてはご理解いただけたと思います。
では、最後に複合機(FAX)で内線番号に発信する方法について、注意点についてご説明しましょう。

複合機(FAX)で内線番号に発信する流れ

複合機(FAX)で内線番号に発信する流れを以下にまとめてみました。

1.複合機(FAX)に原稿をセットする
2.”FAXモード”を選択する
3.”オンフック”を選択する
4.”代表番号”をダイヤルする
5.”内線番号”をダイヤルする
6.カラー(または、モノクロ)で”スタート”する

内線番号に発信するには、代表番号の後に内線番号をダイヤルするだけ。
ただし、機種によって操作が異なるので、分からないときはマニュアルをチェックしましょう。

「0発信」の必要がある複合機(FAX)に要注意!

基本的には先述した流れで、複合機(FAX)から内線番号に発信できます。

しかし、外線発信に「0発信」が必要なビジネスフォンだと注意が必要です。

ビジネスフォンによっては外線発信のときダイヤルの先頭に「0」を付けることが。
例えば、1111に発信するのなら、0-1111とダイヤルする必要があるのです。

「0発信」が必要だとして、0をつけ忘れると誤発信につながる危険性があります。

もちろん、誤発信してもFAXを電話機に送っても発信が失敗するだけで済みます。
反対に、万が一にも発信先がFAXだと、送信した書類が機密だと重大な情報漏洩です。

複合機(FAX)とビジネスフォンの組み合わせでは意外とあることなので要注意です。

まとめ

今回は複合機(FAX)に内線番号を割り当てるメリットとデメリットについてまとめてみました。

内線番号を割り当てるメリットは4つ。

  • 電話回線の本数を節約できる
  • FAXへの誤着信を予防できる
  • 誤着信してもFAXに転送できる
  • 内線同士ならFAXが無料になる

内線番号を割り当てるデメリットは3つ。

  • 内線として工事が必要になる
  • 問題に対して対処が難しくなる
  • 主装置が故障するとFAXは使えなくなる

メリットとデメリットを比較した上で、複合機(FAX)に内線番号を割り当てるかを検討してみましょう
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