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複合機の納期の目安は?最短納期での購入方法

複合機の納期の目安は?最短納期での購入方法

複合機を契約する際、納期の目安がだいたいどの程度かご存知でしょうか?
新しいオフィスのオープンに間に合うように手配を進めてほしい、と急に上司から依頼されて焦っている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

複合機の納品は回線の工事が絡まなければ比較的スムーズに進むのですが、状況次第というところが大きいのです。
今回は、複合機の一般的な納期と、納期を少しでも早めるための方法について案内します。

▼目次

複合機納品までの3ステップ

複合機の納期は実はピンキリです。即日納品が可能な場合もあれば1か月以上かかってしまうこともあります。
ピンキリになってしまう事情については複合機購入の際の一般的な流れを把握していただくとイメージがつかみやすいかと思います。

ステップ1 複合機の選定・仕様決め

複合機購入(リース契約)の必要が生じた際には、まず販売業者にメールや電話などで問い合わせをします。

問い合わせを受けて、販売業者は希望や状況のヒアリングを行ったうえで、複合機の機種の提案や設置場所の確認、オプション機能の提案などを行います。

ステップ2 見積もり~契約

選定時の提案に基づいて、販売会社が見積書を作成・提示します。
ご希望の機種だけでなく、中古or新品、購入orリース契約などによって見積もり金額は様々です。

契約手続きと並行して、搬入・設置スケジュールの確認を進めます。
また、契約完了後に保守・メンテナンス契約の確認などが行われます。

ステップ3 搬入・納品

販売業者のスタッフが納品作業を行います。

設置場所に複合機を移動させ、LAN回線や電話回線の配線作業をし、操作方法の説明や送受信テストが実施され納品が完了します。

納期が長引いてしまう4パターン

複合機の納期が長引いてしまうにはいくつかのパターンがあります。
ここでは、実際によく起こる4パターンについて紹介します。

複合機の在庫がなく入荷に時間がかかる場合

希望する複合機の機種の在庫が業者になく、メーカーでも欠品している場合には取り寄せに時間がかかってしまいます。

メーカーや機種について特に大きなこだわりがない場合は、当初の予定とは別メーカーの同等機種や同じメーカーの後継機種などで対硫黄できるケースもありますが、希望の機種が定まっている場合は納品を待つしかありません。

社内の稟議・決済に時間がかかってしまう場合

複合機は高額な商品のためやむを得ない部分もありますが、購入者の社内決済・稟議に時間がかかってしまう場合があります。

複合機の場合、金額的に役職者の方の決済を必要とされる場合が多いので、決裁者が多忙であることが珍しくありません。場合によっては海外出張などにより長く会社を離れられてしまうケースもあります。

契約手続きが完了しない限りは、販売業者としても作業を進められませんので、決済が下りるまでは待つしか方法がありません。

電話回線工事が必要な場合

複合機の設置にあたって、電話回線工事が必要な場合があります。
複合機はFAXの送受信を行うので、電話回線(あるいはLAN回線)工事が必要になります。

電話回線そのものが開設されていない場合は、NTTなどの通信会社に電話番号開設の回線工事を依頼する

このとき、上の通信会社の回線工事は工事完了まで平均すると1か月近くかかります。

工事作業人員の手配が難しい場合

複合機の近くまで電話回線が届いていない場合、上の工事とは異なり社内の電話設備工事(LAN配線設備)を行う必要があります

電話設備工事は、複合機の設置業者にて人員を手配し作業に当たることが多いですが、以下の事情によりスケジュールを調整しなければならない場合が出てきます。

  • 配線工事不要の場合と比較して、より多くの人員が必要
  • 工事の騒音や電話回線の抜き差しなど、通常の業務に支障をきたしてしまう可能性がある場合には作業可能な時間が制限されてしまう

これらの工事は、できる限り閑散期や事務所が営業をしていない時間帯に実施したいものです。
結果として、混みあう時期にはかなり注文が殺到し、工事のスケジュールが確保しづらくなります。

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納期をできる限り短くするには

複合機が使用できない状況では、業務に大きな支障をきたしてしまいます。
少しでも納期を速めるためにはどのように対応をすればよいでしょうか?

社内の状況を早めに把握し決定をスムーズにすること

複合機の販売業者は、ヒアリングに基づいて提案を行います。従って、複合機を決定する上で必要な情報があらかじめそろっていて決済スピードが速いと契約の流れが非常にスムーズになります。

具体的には、以下の通りです。

<複合機の選定に必要な情報>

  • 月間のコピー枚数・・・月間のコピー枚数によって、コピー機の推奨機種が決まります。もし、元々使用していたものと同じようなもの、と漠然と考えられている場合でも、業務の効率化やコスト削減につながる場合もありますので、大まかに月間コピー枚数を把握しておきましょう。
  • 必要な機能・・・FAX送受信やコピー機能については当然必要かと思いますが、スキャナ機能や無線LAN対応の有無など必要な機能をあらかじめ考えておくと、さらにスムーズに見積もりの作成が可能になります。

<複合機の選定に関する社内での決定事項>

リース契約にするか新品を購入するか、電話配線にするかLAN配線にするか、複合機はどのメーカーの物を希望するかなど、大まかな希望内容を固めておくと、業者とのやり取りがよりスムーズになります

<複合機設置に関して必要な情報>

  • 複合機の設置場所・・・複合機の設置場所が決まれば、当日の納品の段取りや配線工事の必要性の有無の確認ができます。

<社内決済のスピードと決裁者のスケジュールの把握>

決裁者のスケジュールをあらかじめ確認しておき、見積書提出後すぐに判断できるような状況が整っていると流れが非常にスムーズになります。

また、「決裁者の都合上、何日までに見積書を提出してほしい」というような依頼方法であれば、販売業者もそれに合わせて見積書を作成することになるでしょう。

できる限り、前もって準備をしておくこと

納品までスケジュールに余裕がある場合でも、前もって準備をしておくことは非常に重要です。

前もって準備しておくことで、以下のメリットがあります。

  • 工事の繁忙期でも工事人員を抑えやすい
  • 通信業者に電話回線工事が必要な場合でも余裕を持って工事を進めることができる
  • 希望の機種の在庫を押さえておける

まとめ

複合機の納期についてまとめました。

複合機は、機器だけの納品で済むときは数日程度で納品の準備が整えられる場合もあります。その一方で、複合機の選定や工事の段取りに1ヵ月以上もかかってしまうこともあり、納期の目安は状況次第といえます。

一般的に、納期に大きく影響するのは、以下の二点です。
1、電話回線工事(無線LAN工事)の必要の有無
2、社内での決定がスムーズにできるか否か

複合機は、業務上とても重要性の高い通信機器です。希望の納期に間に合うよう、今回の記事を参考にしていただけたら幸いです。

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