紙の情報漏洩を防ぐ！コピー機セキュリティと運用ルール実践ガイド

「コピー機のセキュリティ機能」記事一覧 更新日: 2025年11月25日

紙の情報漏洩を防ぐ！コピー機セキュリティと運用ルール実践ガイド

コピー機から紙文書を日常的に印刷していて、こんな不安や疑問はありませんか？

紙文書は一度コピー機から印刷されてしまうと、放置プリントや誤配布、廃棄の方法ひとつで簡単に社外へ流出してしまうリスクがあります。だからこそ、コピー機のセキュリティ機能と紙の扱い方をセットで見直すことが、情報漏洩を防ぐうえで欠かせません。

そこでこの記事では、コピー機から出る紙のライフサイクルごとの情報漏洩リスクと、セキュリティ機能・運用ルールの組み合わせ方を、具体的な場面ごとに整理して解説します。

さらにセキュリティ対応コピー機の選び方や、社内で今すぐ始められる対策ステップも紹介しますので、「まずは紙とコピー機まわりの情報漏洩対策をきちんと整えたい」という方は、ぜひ最後までご覧ください。

コピー機と紙の情報漏洩、どこで何が危ないのか？

コピー機から出る紙文書の情報漏洩は、日々のちょっとした行動の積み重ねで起こる身近で見落とされがちなリスクです。

印刷した資料を取りに行くのを忘れてしまったり、誰宛かわからない紙がトレイに溜まっていたりと、オフィスでは「まあ大丈夫だろう」と流してしまいがちな場面が少なくありません。ところが、その1枚に個人情報や機密情報が含まれていると、企業の信用や取引に影響する情報漏洩につながります。

このセクションでは、コピー機と紙の情報漏洩がどこで起きやすいのかを全体から整理し、オフィスで注意すべきポイントを具体的な場面ごとにイメージしやすく解説します。

まずは「紙の情報漏洩」でよくある失敗パターン

紙の情報漏洩は、特別な攻撃よりも「放置」「勘違い」「うっかり」といった日常的なミスから発生することが少なくありません。

たとえば、会議資料や人事情報を印刷してそのままトレイに置きっぱなしにしてしまったり、似た名前の社員に誤って紙文書を配布してしまうケースがあります。来訪者が通る動線や共用スペースに機密性の高い紙が置かれていると、意図せず第三者の目に触れてしまうリスクも高まります。

また、要らなくなった紙をそのまま通常のゴミ箱に捨てたり、細断が不十分な状態で廃棄してしまうと、外部に持ち出されても気づきにくくなります。こうした「よくある失敗パターン」を把握しておくことが、コピー機と紙の情報漏洩対策の第一歩です。

こうした典型的なパターンを事前に知っておくことで、コピー機まわりの紙の扱いを見直すきっかけを作りやすくなります。

コピー機まわりで紙が動く一連の流れ（ライフサイクル）

コピー機から出る紙文書は、「作るところから捨てるまで」のライフサイクル全体で情報漏洩リスクを持ち続けていると考えることが重要です。

紙はまず、コピー機で印刷・コピーされ、担当者や関係者に配布されます。その後、机の上やキャビネットで保管され、必要に応じて持ち出されたり、会議室や共用スペースに一時的に置かれることもあります。役目を終えた紙は、シュレッダーや溶解処理などの方法で廃棄されますが、このどこか一箇所でも管理が甘いと情報漏洩のきっかけになります。

コピー機を起点にした紙の流れを一連のプロセスとして捉えることで、どこにリスクが潜んでいるのかを可視化しやすくなります。印刷時だけでなく、配布・保管・持ち出し・廃棄までを含めて考えることが、コピー機と紙の情報漏洩対策の基本です。

紙のライフサイクルごとにリスクを整理しておくことで、どの段階でどのようなコピー機の機能や運用ルールを組み合わせるべきか検討しやすくなります。

なぜデジタルより「紙の情報漏洩」が起こりやすいのか

紙の情報漏洩は、アクセス制御やログが取りやすいデジタルデータと比べて「気づきにくく、追跡しにくい」ことが大きな特徴です。

メールやクラウド上のファイルであれば、アクセス権限やログ管理によって「誰がいつ閲覧したか」を後から確認しやすく、誤送信防止の仕組みを導入している企業も増えています。一方、紙は一度印刷してしまうとコピーや撮影が容易で、誰の手を経てどこに持ち出されたのかを正確に追うことが難しくなります。

また、紙文書は机の上やプリンタートレイに置きっぱなしになりやすく、来訪者や社内の多くの人の視線にさらされます。管理者が把握しないまま、個人の判断でコピーされたり持ち出されたりすることもあり、ルールと運用が伴っていないと「静かに漏れていく」形になりがちです。

こうした背景から、コピー機を使う紙文書の情報漏洩対策では、技術的な対策だけでなく日々の運用ルールと社員の意識づけをセットで整えることが欠かせません。

▼ コピー機の情報漏えい対策の全体像を整理したい方はこちら

紙のライフサイクル別・コピー機からの情報漏洩ポイント

コピー機から出る紙文書は、ライフサイクルのどの場面でも情報漏洩のきっかけになりやすいポイントが潜んでいます。

印刷した瞬間だけでなく、配布・保管・持ち出し・廃棄までの流れの中で、それぞれ違う種類のリスクが現れます。どこに注意すべきかが曖昧なままだと、ルールを作っても現場で徹底されず、紙の情報漏洩を防ぎきれません。

このセクションでは、紙文書のライフサイクルを印刷から廃棄まで分解し、コピー機まわりで起こりやすい情報漏洩リスクと注意ポイントを段階ごとに整理します。

印刷・コピー時：放置プリントや取り間違いで情報漏洩

印刷やコピーの瞬間は、紙の情報漏洩リスクが一気に高まるスタート地点です。

よくあるのが、印刷したことを忘れてしまいトレイに書類を置きっぱなしにしてしまう「放置プリント」です。印刷キューに複数人のジョブが溜まっていると、別の人がまとめて持ち去ってしまい、個人情報や機密資料が意図しない相手の手元に届くこともあります。

また、同じような表紙の資料が続けて印刷されると、自分の分だけを抜き取るつもりが、別の部署の資料を混ぜて持ち出してしまうことがあります。来訪者が出入りするエリアに近いコピー機では、トレイに残った紙がそのまま第三者の目に触れる可能性も高くなります。

まずは「印刷したらすぐ取りに行く」「他人の紙は勝手に触らない」といった基本ルールに加え、セキュアプリントやICカード認証などコピー機の機能も組み合わせて、印刷時点での情報漏洩を減らすことが重要です。

配布・閲覧時：誤配布や来訪者からの「チラ見」リスク

印刷された紙文書を配布・閲覧する場面では、誤配布や「見られなくてよい人に見えてしまう」リスクが静かに高まりやすい段階です。

部署名や氏名をよく確認しないまま仕分けすると、似た名前や部署の紙を間違えて渡してしまうことがあります。会議室に配布した資料をそのまま置きっぱなしにして移動してしまうと、次に部屋を使う人や清掃スタッフの目に触れる可能性もあります。

また、受付周辺や来訪者が通る通路に近い場所で紙資料を広げて打ち合わせをすると、意図せず相手企業の担当者や配送業者から内容が「チラ見」されてしまうこともあります。コピー機周辺に仮置きした紙束がそのまま残っているケースも要注意です。

配布・閲覧の場面では、「どこで誰に見られる可能性があるか」を意識し、会議終了後の回収徹底や、来訪者エリアでは機密性の高い紙を広げないといった運用ルールを決めておくことが大切です。

保管時：共用スペースや無施錠キャビネットの紙リスク

紙文書を保管する段階では、無施錠キャビネットや共用スペースに置いたままになることで「誰でも触れる状態」が続いてしまうリスクがあります。

よくあるのは、コピー機の近くに「とりあえず置き場」として棚や机があり、そこに出力物や過去の資料が積み上がっていくパターンです。誰のものか分からない紙束が長期間残っていると、必要な人だけでなく、不特定多数が中身を閲覧できてしまいます。

また、個人情報や機密情報を含む紙文書を、施錠していないキャビネットやデスクの引き出しに保管しているケースもあります。本人が席を外している間に、同じフロアの人が簡単に開けられる状態だと、意図しない閲覧や持ち出しのリスクが高まります。

保管段階のリスクを減らすためには、「一時置き場」を明確に区切ると同時に、重要な紙は施錠できるキャビネットに限定して保管し、保管期限と廃棄ルールをセットで決めておくことが欠かせません。

持ち出し・移動時：社外持ち出し・テレワーク中の紙の紛失

紙文書を社外に持ち出したり、フロア間を移動させる場面では、紛失や置き忘れによる情報漏洩リスクが一気に外部へ広がりやすいタイミングです。

営業先や取引先との打ち合わせのために紙資料を持ち出すとき、移動中の電車やカフェに置き忘れてしまうケースがあります。テレワーク中に紙の資料を自宅へ持ち帰る場合も、家族や来客の目に触れる可能性があるほか、廃棄の仕方によっては家庭ごみから情報が漏れることも考えられます。

社内での移動でも、別フロアの会議室に資料を持って行ったまま戻すのを忘れてしまったり、エレベーター前や休憩スペースに紙束を一時的に置いたまま話し込んでしまうことがあります。コピー機側で出力制御やログを取れていても、紙が外に出た後は追跡が難しくなります。

紙の持ち出し段階では、「持ち出してよい紙」と「社外持ち出し禁止の紙」を分けたうえで、持ち出し方法・保管場所・廃棄方法まで含めたルールをコピー機の出力ログ管理とあわせて設計することがポイントです。

廃棄時：通常ゴミ・回収箱・廃棄委託での情報漏洩

紙文書の役目が終わる廃棄の場面は、情報漏洩リスクが「目に見えなくなるが、実は最後まで残りやすいポイント」です。

要らなくなった紙を通常のゴミ箱に入れてしまうと、清掃スタッフや外部の収集業者の目に触れたり、回収後に第三者がゴミ袋を開けても気づきにくくなります。社内に回収箱を設けていても、施錠されていなかったり、回収から溶解・細断までのフローがはっきりしていないと、途中で取り出される可能性があります。

外部の廃棄委託業者に任せる場合でも、回収から処理までの過程が不明瞭だったり、処理完了を証明する書類が発行されないと、万が一問題が起きたときに対応が難しくなります。コピー機から出た紙文書は、廃棄の瞬間まで企業の情報資産であるという意識が必要です。

廃棄段階のリスクをコントロールするためには、施錠回収箱や溶解処理サービスをルール化し、「紙は最後まで責任を持って処分する」という社内の共通認識を持つことが重要です。

コピー機のセキュリティ機能で守る「紙の情報漏洩」対策

コピー機には、日常の業務そのものは変えずに紙の情報漏洩リスクを減らせるさまざまなセキュリティ機能が備わっています。

これらの機能を使いこなせていないと、「印刷物の放置」「不正コピー」「誰が印刷したか分からない」といったリスクが残ったままになり、せっかくの投資が十分に活かされません。逆に、設定と運用を少し見直すだけで、紙の情報漏洩リスクを大きく下げることができます。

このセクションでは、代表的なコピー機のセキュリティ機能を取り上げ、紙のライフサイクルのどの場面で、どの機能がどのように役立つかを整理して解説します。

セキュリティ機能の名前だけを覚えるのではなく、自社の紙のリスクと結び付けて「どの場面でどの機能を使うか」を整理しておくことが大切です。

セキュアプリントとICカード認証で放置印刷をなくす

放置プリント対策には、出力をいったん止めてから本人の操作で印刷させるセキュアプリントとICカード認証の組み合わせが特に有効です。

セキュアプリントは、パソコンから印刷指示を出してもすぐには出力せず、コピー機本体にジョブを一時保存しておく仕組みです。利用者はコピー機の前でパスワードを入力したり、自分のジョブを選択してから初めて印刷を開始します。この流れにすることで、取りに行く前に勝手に紙がトレイに積み上がる状況を防げます。

ICカード認証を組み合わせると、社員証や交通系ICカードなどをコピー機にかざした人だけが、自分の印刷ジョブをまとめて出力できます。複数のコピー機がある環境では「Follow-Meプリント（どの複合機からでも自分の印刷を取り出せる仕組み）」と組み合わせることで、混雑している機器を避けながら放置プリントを減らすことも可能です。

「印刷したまま取りに行くのを忘れてしまう」状況が多い場合は、コピー機側でセキュアプリントとICカード認証を有効にし、放置プリントが起きにくい仕組みを先に整えることが効果的です。

ペーパーセキュリティと複製管理で不正コピーを止める

紙からの不正コピーや再配布を抑えたい場合は、紙に特殊な情報を埋め込むペーパーセキュリティ機能や複製管理出力が役立ちます。

ペーパーセキュリティは、印刷データに複製制限コードやデジタルコードを埋め込み、再コピーやスキャンをしようとすると動作を制限したり、警告を表示したりする仕組みです。特定のコードが含まれる紙を読み取った場合に、コピーを自動的に停止したり、画像を意図的に劣化させる設定が可能な機種もあります。

複製管理出力では、背景に管理番号や隠し文字を印字しておき、再コピーした際に「マル秘」などの文字が強調されて浮かび上がるようにできます。これにより、機密文書の再コピーを心理的に抑止できるほか、どの文書がどこから流出したかを追跡する手がかりとしても活用できます。

特定の書類だけを厳重に管理したい場合は、対象となるテンプレートやフォーマットを決め、ペーパーセキュリティや複製管理の設定をルール化しておくことが重要です。

アノテーション・秘匿印字で紙に「機密レベル」を見せる

紙そのものに「この文書は重要です」と伝えるためには、コピー時に自動でスタンプや文字を載せるアノテーション機能や秘匿印字（ウォーターマーク）が有効です。

アノテーションは、コピーやプリントの際に「社外秘」「取扱注意」「コピー厳禁」などの文言やページ番号、ユーザー名、出力日時を自動印字する機能です。担当者がいちいちハンコを押したり、手書きで注意書きを入れなくても、すべてのページに同じ情報を載せられます。

秘匿印字やウォーターマークは、通常閲覧時には薄く見える程度の文字や模様を背景に印字し、コピーを繰り返すと強調されるようにする機能です。これにより、文書の機密レベルを視覚的に伝えつつ、不正コピー時には「コピー文書である」ことがひと目で分かるようになります。

文書の重要度を紙の見た目で区別できるようにしておくと、現場の感覚頼みではなく「見れば分かる」形で機密文書の扱いを徹底しやすくなります。

印刷ログ・UUID印字で「誰がいつ印刷したか」を追跡する

「誰が」「どの文書を」「いつ印刷したか」を把握するには、コピー機に記録される印刷ログと紙に付けるUUID（固有識別子）の活用が欠かせません。

多くのコピー機では、ユーザーIDごとに印刷・コピー・スキャンの履歴をログとして保存できます。ユーザー認証と組み合わせることで、「この社員がこの時間帯に何枚印刷したか」といった情報を後から確認でき、異常な出力や不自然な利用傾向を見つける手がかりになります。

さらに、出力する紙の片隅にUUIDなどの固有番号を印字しておけば、万が一紙文書が流出した場合でも、その番号からどのコピー機・どのジョブで印刷されたものかを突き止めやすくなります。ログと紙上の識別子をひも付けて管理することで、内部不正への抑止力も高まります。

印刷ログやUUID印字をうまく活用すると、「何かあっても後から追える」状態を作れ、社員の行動も自然と紙の情報漏洩を意識したものに変わっていきます。

▼ 複合機のセキュリティリスクと対策を詳しく知りたい方はこちら

運用ルールで減らすコピー機と紙の情報漏洩リスク

コピー機のセキュリティ機能だけでは、日々のちょっとした行動から生まれる紙の情報漏洩リスクを防ぎきれないため、現場で守りやすい運用ルールをセットで整えることが重要です。

どれだけ高機能なコピー機を導入しても、印刷物を取りに行かない、会議室に紙を置きっぱなしにする、通常ゴミに機密文書を混ぜてしまうといった行動が続けば、リスクは下がりません。まずは「どこに紙を置いてはいけないか」「社外に持ち出すときはどうするか」など、具体的な場面ごとのルールを決めることがポイントです。

このセクションでは、クリーンデスクや共用スペースの管理、社外持ち出し、廃棄方法といった運用面の工夫によって、コピー機と紙の情報漏洩リスクを無理なく減らすための考え方とルール例を紹介します。

クリーンデスクとコピー機周辺の紙置きっぱなし防止

コピー機の近くや自分のデスクに紙を置きっぱなしにしないためには、クリーンデスクを軸にした「紙をそのまま残さない」習慣づくりが欠かせません。

まず、終業時には机の上に紙文書を残さない・コピー機周辺の棚やトレイに溜まった紙を必ず片付けるといったルールを決めます。放置プリントを減らすために、印刷したらすぐ取りに行くことを徹底し、トレイに一定時間残っている紙は持ち主を確認して片付ける運用も効果的です。

コピー機の近くに「とりあえず置き場」を作る場合は、誰のものか分からなくなるのを防ぐために、一時置き用の専用トレイと回収時間を決めておきます。期限を過ぎても持ち主が現れない紙については、溶解処理やシュレッダーなど安全な方法で廃棄する流れを決めておくと安心です。

毎日の片付けとコピー機周辺の整理を習慣にすることで、自然と「紙を放置しない文化」が根づき、情報漏洩リスクを大きく下げられます。

来訪者エリア・共用スペースの紙文書の置き方ルール

来訪者が出入りするエリアや社内の共用スペースでは、紙文書の置き方を工夫しないと意図せず第三者の目に触れてしまうリスクがあります。

受付カウンターや会議室のテーブル、コピー機の近くの共用棚などに機密性の高い紙を置いてしまうと、来客や別部署の社員から内容が見えてしまう可能性があります。掲示板やホワイトボードに印刷物を貼る際も、個人情報や機密情報が含まれるものは避ける必要があります。

そこで、「来訪者エリアでは機密文書を扱わない」「共用スペースには機密レベルの低い紙しか置かない」といったゾーニングの考え方を取り入れます。また、どうしても共用スペースで資料を扱う場合は、裏向きに置く・すぐにファイルにしまうなど、見え方を意識した運用が有効です。

「どのエリアならどのレベルの紙を扱ってよいか」を決めて共有しておくことで、現場の判断に頼りすぎずに紙の情報漏洩を防ぎやすくなります。

郵送・社外持ち出し・テレワーク時の紙の扱い方

紙文書を社外に持ち出す場面では、紛失や誤送付による情報漏洩を防ぐために持ち出しルールと郵送フローの整備が重要です。

郵送で紙文書を送る場合は、宛先住所・宛名のダブルチェックや、封筒の中身が透けない資材の利用、必要に応じた簡易書留などの活用を検討します。ラベルを手書きに頼りすぎず、できるだけ印刷して貼り付けることで、書き間違いのリスクを減らすこともポイントです。

社外への持ち出しやテレワークでは、「どの種類の文書は持ち出してよいか」「持ち出す場合はどのようなバッグや保管場所を使うか」「自宅での保管・廃棄はどうするか」を決めておきます。個人情報や機密性の高い紙については、持ち出し前に上長の承認を求めるなど、フローを明確にしておくと安心です。

郵送や社外持ち出しのルールをあらかじめ決めておくことで、「急いでいるからとりあえず持ち出す」「とりあえず郵送する」といった場当たり的な対応を減らし、紙の情報漏洩を防ぎやすくなります。

▼ テレワークでも複合機を上手に活用したい方はこちら

施錠回収箱と溶解処理サービスで紙を安全に捨てる

紙文書を安全に廃棄するためには、シュレッダーだけに頼るのではなく施錠回収箱と溶解処理サービスを組み合わせた廃棄ルールを用意しておくと安心です。

施錠回収箱は、不要になった紙文書を鍵付きのボックスに投入し、途中で取り出されないようにして集める仕組みです。回収された紙は、オフィス内でのシュレッダー処理や、外部業者による溶解処理・細断処理に回します。鍵の管理者や回収の頻度を決めておくことで、ボックスがいっぱいのまま放置されることも防げます。

溶解処理サービスを利用すると、段ボール単位でまとまった紙文書を回収してもらい、そのまま箱ごと溶解処理を行うことができます。バインダーやクリップを外さずに処理できるプランであれば、現場の負担を減らしながら安全に廃棄でき、処理完了の証明書を受け取ることで管理の裏付けにもなります。

「紙は回収箱に入れれば終わり」ではなく、回収から処理完了までの流れと証跡管理まで含めてルール化することで、廃棄段階の情報漏洩リスクを確実に抑えられます。

▼ 複合機の撤去・廃棄時の情報漏洩リスクも確認したい方はこちら

紙の情報漏洩に強いコピー機の選び方・チェックポイント

コピー機を入れ替えるときは、印刷しやすさだけでなく紙とデータの両面で情報漏洩に強い機種かどうかを確認することが大切です。

同じクラスのコピー機でも、セキュアプリントやICカード認証、ペーパーセキュリティなどの有無や設定のしやすさには違いがあります。あとから追加できない機能も多いため、「価格だけで決めたら必要なセキュリティ機能が足りなかった」という失敗は避けたいところです。

このセクションでは、新規導入や入れ替えの際に押さえておきたいポイントを整理し、紙の情報漏洩に強いコピー機を選ぶときの具体的なチェック項目を確認できるようにします。

紙とデータ両方の情報漏洩対策機能があるかを確認

紙の情報漏洩を防ぐには、紙に印刷されるまでのデータを守ることも含めて「紙とデータの両方をセットで対策できるコピー機」を選ぶ必要があります。

紙側の対策としては、セキュアプリントやICカード認証、ペーパーセキュリティ、アノテーションなどが挙げられます。一方で、コピー機本体のHDD（ストレージ）に保存されるデータを暗号化したり、利用終了時に確実に消去できる機能も重要です。さらに、ユーザーごとに利用権限を設定し、スキャン送信やUSB書き出しなどを制限できるかどうかもチェックしておきたいポイントです。

紙のリスクに意識が向きやすい一方で、コピー機本体に残るデータやネットワーク経由で扱うデータの対策が抜けていると、思わぬところから情報漏洩につながる可能性があります。パンフレットや仕様書を確認し、「紙向け」「データ向け」の両方の項目がバランスよく揃っているかを見ておきましょう。

「紙が出てから」を守る機能だけでなく、コピー機内部のデータやネットワーク側のセキュリティを含めて一通り揃っているかどうかを確認しておくと安心です。

自社ルールに合わせて設定しやすいコピー機かを見る

どれだけ機能が充実していても、自社のルールに合わせて運用しやすくなければ「使われないセキュリティ機能」になってしまいます。

たとえば、部署や役職ごとに印刷やスキャンの権限を変えたい場合、コピー機側でユーザーグループを柔軟に設定できるか、既存の社内ID（社員番号やICカード）と連携しやすいかが重要です。設定画面が分かりやすく、管理者が自社だけで運用を回せるかどうかも確認しておきたいポイントです。

また、拠点が複数ある場合は、本社からポリシーを一括配信できるか、拠点ごとに最小限の調整で済むかといった「管理のしやすさ」が効いてきます。ルールをコピー機の機能に合わせるのではなく、コピー機の側を自社ルールに寄せられるかどうかを意識すると選びやすくなります。

導入前の比較ではスペック表だけでなく、「自社の運用ルールをそのまま落とし込めそうか」をイメージしながら設定画面や管理方法を確認することが大切です。

印刷ログ・監査レポートで内部不正にも備えられるか

万が一情報漏洩が疑われた場合に備えるには、印刷ログや監査レポートを通じて「誰がいつ、どのような印刷やコピーを行ったか」を後から確認できるコピー機を選んでおく必要があります。

ユーザー認証と印刷ログを組み合わせることで、ユーザー別・部署別の利用状況をレポートとして出力したり、不自然な大量印刷や特定時間帯の集中的な利用を見つけやすくなります。紙にUUIDなどの識別子を印字できる機能があれば、見つかった紙文書から元の印刷ジョブをたどることも可能です。

これらのログは、内部不正を抑止する心理的な効果もあります。「いつ・誰が・どのような印刷をしたかが残る」ことが周知されているだけでも、安易な持ち出しや不必要なコピーを減らすことにつながります。必要に応じて、一定期間ごとにレポートを確認し、ルールの見直しや教育に活かす運用も検討しましょう。

印刷ログや監査レポートを活用できるコピー機を選んでおくと、日常的な紙の利用状況を見える化しつつ、万一の際の原因究明や再発防止にもつなげやすくなります。

社内で始める「紙とコピー機の情報漏洩対策」ステップ

紙とコピー機の情報漏洩対策は、一度に完璧を目指すのではなく社内で回しやすいステップに分けて取り組むことが大切です。

いきなり詳細な規程を作ろうとすると、現場とのギャップが大きくなり、「守られないルール」になってしまいがちです。まずは今どこに紙があり、コピー機がどう使われているのかをざっくりと把握し、リスクの高い場所から順番に対策していく流れがおすすめです。

このセクションでは、現状把握からリスク整理、コピー機設定とルール整備、社員への周知までの流れを、すぐに始めやすい3つのステップとして整理して紹介します。

まずは紙文書とコピー機利用の現状をざっくり棚卸し

最初のステップは、難しい分析から入るのではなく「どこにどんな紙があり、コピー機がどう使われているか」をざっくり棚卸しすることです。

具体的には、コピー機周辺・各部署のデスク周り・共用スペース・会議室・保管庫などを一巡し、紙文書の置かれ方や種類を確認します。同時に、放置プリントが多いコピー機や、一時置きの紙が山積みになっている場所がないかも見ておきます。実際に現場を見ながら担当者にヒアリングし、「よくある使い方」や「困っている点」を聞き出すと、後の対策にもつながります。

棚卸しの段階では、細かい分類にこだわる必要はありません。「どこに」「どのくらい」「どんな種類の紙」があるかを把握し、ざっくりとした傾向を掴むことが目的です。写真を撮ったり簡単なメモを残しておくと、次のステップで整理しやすくなります。

まずは状態を可視化することで、感覚ではなく実態に基づいて「どこから手を付けるべきか」を判断しやすくなります。

紙の情報漏洩リスクマップを作り優先度を決める

現状が見えてきたら、次は場所や場面ごとにリスクを整理した「紙の情報漏洩リスクマップ」を作成し、対策の優先度を決めるステップです。

リスクマップでは、「発生しやすさ」と「被害の大きさ」の2軸で考えると整理しやすくなります。たとえば、放置プリントが頻発しているが資料の重要度はそれほど高くない場所と、頻度は少ないものの個人情報や機密情報を扱う部署では、後者のほうを優先的に対策したほうが効果的です。

また、「印刷・配布・保管・持ち出し・廃棄」のどの段階でリスクが高いかも併せて整理しておきます。コピー機のセキュリティ機能で解決できるものか、運用ルールの見直しが必要なものかを切り分けることで、具体的な対策案を検討しやすくなります。

リスクマップを作って優先度を決めておくことで、限られた時間と予算の中でも「効果の大きいところから順番に対策する」進め方を取りやすくなります。

コピー機設定変更・ルール作成・社員周知の進め方

優先度が決まったら、コピー機の設定変更と運用ルールの整備、社員への周知を無理のないステップに分けて進めることが重要です。

まずは、設定だけで効果が出やすい対策から着手します。たとえば、セキュアプリントやICカード認証の有効化、特定の部署向けのペーパーセキュリティ設定、重要文書向けアノテーションのテンプレート作成などです。これらは一度設定してしまえば、現場の手間をあまり増やさずに運用できます。

並行して、「紙を放置しない」「機密文書は施錠保管する」「社外持ち出しには承認が必要」といったシンプルなルールを整えます。そのうえで、全社員向けにメールや社内ポータル、朝会などで周知し、必要に応じて部署ごとのミニ説明会を行うと理解が深まりやすくなります。最初から完璧を求めるのではなく、一定期間ごとにログや現場の声を見ながら運用を見直していく前提で進めるとスムーズです。

小さな設定変更と分かりやすいルールを組み合わせて始めることで、社内全体として無理なく紙とコピー機の情報漏洩対策をレベルアップさせていくことができます。

コピー機のセキュリティ・紙の情報漏洩を相談したい方へ

コピー機と紙の情報漏洩対策を強化したいと考えている企業さまは、導入機種の選定から運用ルールづくりまで私たちOFFICE110にまとめてご相談いただけます。

メーカーごとのセキュリティ機能の違いや、セキュアプリント・ICカード認証・ペーパーセキュリティなど「どこまで入れておくべきか」は、業種や拠点数によって最適な答えが変わります。私たちは、紙とデータ両方のリスクをヒアリングしながら、自社の業務に合ったセキュリティ対応コピー機と運用の組み合わせをご提案します。

無料のお見積もりや機種比較では、本体費用だけでなくセキュリティ機能や運用コストまで含めた「総額イメージ」を分かりやすくお伝えします。まずは現状のお悩みや不安なポイントをお聞かせください。オフィス機器と情報漏洩対策の両方に詳しい私たちOFFICE110が、お客さまの状況に合わせて丁寧にサポートします。

まとめ

コピー機と紙の情報漏洩対策は、特別な仕組みだけに頼るのではなくコピー機のセキュリティ機能と日々の運用ルールを組み合わせることが何より重要です。

紙のライフサイクルごとにリスクを整理し、セキュアプリントやICカード認証、ペーパーセキュリティ、アノテーション、印刷ログなどを上手に組み合わせれば、放置プリントや不正コピー、廃棄時のトラブルといったリスクを大きく減らせます。同時に、クリーンデスクや社外持ち出しルール、施錠回収箱・溶解処理サービスの活用といった運用面の工夫も欠かせません。

「どの機能を入れればよいか」「自社にはどんな運用が合うか」で迷ったときは、紙とコピー機の使われ方を一緒に整理しながら提案してくれるパートナーに相談するのがおすすめです。

私たちOFFICE110は、セキュリティ対応コピー機の選定から設定内容のご提案、紙の運用ルールづくりのご相談まで、企業ごとの状況に合わせてサポートします。紙とコピー機まわりの情報漏洩対策をこれから整えたい方も、すでに運用中のルールを見直したい方も、まずはお気軽に現状やお困りごとをお聞かせください。