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電子化の進むヘルスケア業界に適した複合機とは?

電子化の進むヘルスケア業界に適した複合機とは?

少子高齢化に伴い、近年介護やリハビリなどの福祉といったヘルスケア事業が非常に盛んになっています。
介護施設やリハビリ施設は、一つひとつの施設は小規模でありながらも請求書や処方せんの発行業務、カルテや利用履歴などの印刷・管理、利用者向けの案内文書の作成などにより紙媒体の印刷物を多く利用します。

電子化の流れや資料の保管スペースなどの問題もあり、紙媒体への依存度を縮小していこうという動きもありますが、その一方でどうしてもすべてを電子化するのは困難、という事情もあります。

今回は、ヘルスケア業界においてどのような複合機が適しているかについて案内します。また、課題を大きく改善するカルテのオンライン管理についても紹介します。

▼目次

電子化の進むヘルスケア業界

ヘルスケア事業(介護やリハビリなどの福祉事業)においても、電子カルテを始めとした紙媒体の電子化が進んでいます。
そうした流れの中で、コピー機の重要性が薄れているかといえば全くそんなことはありません。

カルテやオーダリングシステムの電子化

カルテやケアプラン、処方箋の入出力などにおいて、ヘルスケア事業でも紙媒体から電子媒体への移行が進んでいます。IT導入の流れは年々加速しており、今は小規模の診療所や施設でもこのようなITシステムやクラウドシステムを導入することが一般的となっており、業務の効率化やコストの削減がさけばれています。

ヘルスケア施設での紙媒体の重要性

しかしながら、紙媒体の重要性も依然として非常に高いのが現状です。主な理由として、以下の点が挙げられます。

  • ヘルスケアの患者や利用者は高齢者が多く電子媒体の利用に慣れていないため、業務が非効率になってしまう
  • ヘルスケア従事者は極めて忙しいことが多く、作業をしながらデータを確認したりメモを取ったりする必要があるので、慣れない電子システムを利用することによりデータの入力漏れや情報の確認漏れが起きてしまう場合がある
  • 他の病院や施設からの紹介状や患者のサインなど電子化できない書類が少なくない

ヘルスケア施設におけるコピー複合機

これらの課題に対して、一方的に電子化を進めることは得策ではありません。現場の状況に即して紙媒体と電子化をうまく融合しながら総合的に業務効率を改善していくことが望ましいことです。そして、業務効率化のために大きな役割を果たすのが、複合機です。ヘルスケア事業に適した複合機を導入することにより、業務改善と顧客満足の両方を同時に図ることができます。

ヘルスケア施設に適した複合機とは?

ヘルスケア施設に適した複合機について案内します。

省スペース

複合機の最も大きな課題と思われている点がスペースにおける問題です。
大型の複合機は、小規模の施設においては割合として大きなスペースを占めてしまいます。また、印刷した紙の資料の保管場所や整理・収納方法も多くの現場担当者が頭を悩ませる部分です。

従って、施設に導入する複合機はコンパクトで場所を取らないものが望ましいでしょう。

また、無線LANに対応した複合機も非常に大きなメリットがあります。
1、配線が必要なくなり、スペースがすっきりとする
2、施設内の場所を選ばずに設置ができる
3、ケーブルにつまずいてしまうリスクがなくなり、施設内の安全性が高まる

スキャナ機能

資料の電子化との兼ね合いもあり、最も重要な機能としてはスキャナ性能が挙げられます。

複合機で紙媒体をスキャニングすれば、患者の記録を簡単に電子化して保存できます。また、他の病院や施設からの紹介状や同意書など元々手書きの資料についても電子化が容易なので、とても手軽でもあります。

また、電子カルテの機器などに比べて簡単で使いやすいことも大きなメリットです。

印刷スピード

印刷速度も非常に重要です。
請求書や処方せんなどの印刷や資料の大量印刷に時間がかかってしまうと、利用者を待たせてしまったり業務効率が悪くなったりしてしまいます。

また、印刷スピードだけでなく用紙やトナー、インクの交換のしやすさや交換頻度なども併せて検討すると良いでしょう。

印刷のきれいさ

特に高齢者の多い施設においては、利用者の方への案内文書は大きなサイズ(A3サイズ)で印刷したいものです。

予防接種の案内や、受付時間カレンダー、ヘルスケアに関する資料などを壁に貼り出す場合に用紙や文字が小さいとせっかく作っても読んでもらえません。あるいは、小さなサイズで印刷して一人ひとりに配布するのも効率が悪いです。

A3サイズできれいに印刷できることは当たり前のことですが非常に重要な機能です。

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複合機を使ったカルテオンライン管理について

複合機のスキャナ機能を利用したカルテオンライン管理について説明します。

オンライン管理のカルテとは

オンライン管理のカルテとは、電子カルテや紙媒体のカルテをインターネット上に保存できるサービスのことをいいます。

いくつかのクラウドサービス事業者からサービス展開されていますが、一般的にインターネットに接続できればパソコンやスマートフォン、複合機など様々な機器からアクセスできます。例えば、複合機でスキャンした紙のカルテや利用履歴、紹介状などをそのまま電子化し、インターネット上に保存することが可能になります。

書類のオンライン管理を利用するメリット

書類をオンライン管理することは、業務効率、省スペースの面で大きなメリットがあります。
具体的には以下のようなメリットがあります。

  • データを簡単に属性別(顧客別・利用日別など)に分類できるので、書類のファイリングが容易になる
  • 顧客情報を簡単に照会でき、業務の効率化と顧客満足につながる
  • 紙の資料の廃棄が可能になることに加え、紛失のリスクがなくなる(法定期間内のカルテは電子サインにより廃棄可能になります)
  • インターネット上で長期の保管が可能になる
  • スマートフォンやパソコンなどの機器との連携が容易になる
  • 電子媒体のデータと紙媒体のデータを一元管理できる
  • 特別な機器を購入する必要もなく、非常に安価でサービスが導入できる

書類のオンライン管理におけるリスク

書類をオンライン管理するには、リスクについても考えておく必要があります。そのリスクは、個人情報保護に関してのものです。

オンラインでインターネット上に情報を管理するということなので、インターネット上のデータが確実に安全に保管される必要があります。
従ってオンライン管理の契約をする前にクラウド事業者の信用性について調査する必要があります。

信用性をはかる尺度としては、以下のデータを参考にされると良いでしょう。

  • サービス運営会社としての社会的信用
  • カルテオンラインサービスの導入実績(どのような医療機関にどの程度導入されているか)
  • クラウドサービスの運用方法(サーバーがどのような場所でどういった管理がされているか)

また、オンライン化することにより情報へのアクセスや更新が容易になるので、スタッフの利用ルールを設けておくことも重要です。

まとめ

ヘルスケア事業における複合機について紹介しました。

電子化が進んでいる一方で、紙媒体の資料の重要性が非常に高いヘルスケア業界では、適した複合機の利用により業務の改善が図れる可能性があります。スペースの限られた施設において、省スペースと基本の印刷性能の高い複合機を選ぶことが重要です。

カルテのオンライン管理システムを導入すれば、さらに業務の効率化や省スペース化が実現できる可能性があります。
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