複合機の遠隔操作とは？オフィスを守るセキュリティ対策ガイド

「コピー機のセキュリティ機能」記事一覧 更新日: 2025年11月14日

複合機の遠隔操作とは？オフィスを守るセキュリティ対策ガイド

コピー機のセキュリティ対策や遠隔操作の導入について、こんな不安はありませんか？

コピー機は、印刷やスキャンのための機器であると同時に、社内ネットワークやクラウドとつながる情報端末です。万が一、不正アクセスや設定ミスがあると、印刷データやスキャンデータ、アドレス帳などの重要な情報が外部に漏えいするリスクがあります。

だからこそ、オフィスの安全性と効率を両立させるには、コピー機の遠隔操作・遠隔監視の仕組みを導入し、日々の運用の中でセキュリティを管理していくことが重要です。

そこでこの記事では、コピー機の遠隔操作・遠隔監視の基本、サイバー攻撃のリスク、遠隔操作で強化できるセキュリティ対策、遠隔操作サービスを選ぶときのポイントを分かりやすく整理します。

さらに拠点が多い企業や中小企業でも取り入れやすい運用の考え方と、OFFICE110に相談いただくメリットもご紹介しますので、コピー機のセキュリティと運用を見直したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

コピー機の遠隔操作・遠隔監視とは？

コピー機の遠隔操作・遠隔監視とは、ネットワークを通じて離れた場所からコピー機の状態を把握したり、設定や動作を管理したりする仕組みです。

コピー機は、いまや社内ネットワークやクラウドサービスとつながる情報端末の1つになっています。紙の印刷だけでなく、スキャンデータの送信や住所録の保存など、多くの機能がネットワーク経由で動いています。

そのため、コピー機の状態を人の目だけで管理するのは難しくなっており、見えないところでトラブルやセキュリティリスクが進行してしまうケースもあります。

このセクションでは、コピー機の遠隔操作・遠隔監視の基本的な考え方と、どのような場面で役立つのかをわかりやすく整理します。

コピー機の遠隔管理では、管理者がオフィスの外にいても、ブラウザーや専用ツールからコピー機の状態を確認できます。エラーやトナー残量、利用ログなどをまとめて見られるため、保守やセキュリティ対策の気付きを早めることができます。

また、拠点が複数ある企業や、テレワークを取り入れている企業にとっては、現地に行かなくても状況確認や簡単な設定変更が行える点も大きなメリットです。

コピー機にとって、遠隔操作・遠隔監視は「特別なオプション」ではなく、セキュリティ対策や運用効率を高めるための基本機能になりつつあります。まずは、自社で使っているコピー機がどこまで遠隔管理に対応しているかを確認することが大切です。

なぜ今「コピー機の遠隔監視」が重要なのか

サイバー攻撃の高度化や働き方の変化により、コピー機の遠隔監視はオフィス全体のセキュリティを守るうえで欠かせない仕組みになっています。

近年は、パソコンやサーバーだけでなく、コピー機やプリンターなどの周辺機器を狙う攻撃も増えています。コピー機には、印刷データやスキャンデータ、宛先情報など、外部に漏れると大きな影響が出る情報が蓄積されやすいからです。

さらに、テレワークやサテライトオフィスの普及により、IT担当者がすべての拠点やフロアを直接見て回ることは現実的ではなくなりました。異常が発生しても気づくまで時間がかかり、その間に被害が拡大してしまうリスクがあります。

このように、コピー機の遠隔監視は「便利な機能」というよりも、限られた人員でオフィス全体を守るための前提条件になりつつあります。

遠隔操作と遠隔監視の違い

遠隔監視はコピー機の「状態を見守る」仕組み、遠隔操作は「実際に設定変更や動作の制御を行う」仕組みと考えると分かりやすくなります。

遠隔監視では、コピー機の稼働状況やエラー情報、消耗品の残量などを、管理画面から確認できます。あくまでも「今どうなっているか」を把握することが目的で、見るだけであればコピー機側の設定変更は発生しません。

一方で遠隔操作は、管理画面から実際にコピー機の設定を変えたり、一部の機能を停止したりする機能を含みます。例えば、不審な利用があった場合に一時的に利用を止める、管理者パスワードを変更する、といった対応が代表的です。

実際の運用では、まず遠隔監視で日々の状態をチェックし、問題が見つかったときに遠隔操作で素早く対処する、という組み合わせで使われるケースが多くなっています。

コピー機の遠隔操作が必要な理由（サイバー攻撃のリスク）

コピー機の遠隔操作が必要とされる最大の理由は、コピー機が社内ネットワークの一部としてサイバー攻撃の入り口になり得るためです。

コピー機は、紙を印刷する機械というだけでなく、スキャンデータや送信履歴、アドレス帳など、さまざまな業務データを蓄積する装置になっています。しかも、多くの企業ではパソコンやサーバーほどセキュリティ対策が意識されておらず、対策の「穴」になりやすいのが実情です。

加えて、ネットワークに接続されたコピー機は、インターネットや他拠点との通信を経由して外部ともつながっています。もしセキュリティ設定が不十分な状態で放置されると、社内ネットワーク全体に影響するトラブルにつながるおそれがあります。

このセクションでは、コピー機にどのようなデータが蓄積され、どのようなネットワーク構成の中でリスクが生まれるのかを整理し、「なぜ遠隔操作が必要なのか」を具体的に解説します。

コピー機に蓄積されるデータとネットワーク構成

コピー機には、印刷やスキャンで扱った情報だけでなく、送信先アドレス帳やユーザー情報など、漏えいすると大きな影響が出るデータが集中しています。

多機能なコピー機には、スキャンした文書の一時データや、FAXの送受信履歴、メール送信先のアドレス帳など、日々の業務で使う機密性の高い情報が蓄積されます。中には、見積書・契約書・人事資料といった、外部に出したくない情報が含まれるケースも少なくありません。

また、コピー機は社内LANに接続され、ファイルサーバーや業務システム、クラウドサービスと連携していることが多くなっています。1台のコピー機が攻撃された場合でも、その影響が社内ネットワーク全体に及ぶ可能性がある、というイメージです。

このように、コピー機は「単独で置かれた機械」ではなく、社内外のシステムと密接につながったネットワーク機器です。遠隔操作や遠隔監視の仕組みを用意しておくことで、こうした構成の中で起きる異常を早期に把握し、リスクを最小限に抑えやすくなります。

▼ コピー機のデータ消去方法について詳しく知りたい方はこちら

よくある攻撃パターンと発生しやすいミス

コピー機を狙ったリスクは、高度な攻撃だけでなく「初期設定のまま運用している」「誰でも使える状態で放置している」といった身近なミスから生まれることが多いです。

例えば、管理者パスワードを初期設定のままにしていたり、誰でもコピー機の設定画面にアクセスできる状態になっているケースは珍しくありません。そのような状況では、外部から不正にアクセスされるだけでなく、社内の利用者による誤設定や情報持ち出しのリスクも高まります。

また、スキャンデータを一時保存する領域を自動削除しない設定にしていると、古いデータがそのまま残り続けます。機器の入れ替え時に適切なデータ消去を行わないと、下取り・廃棄のタイミングで情報が流出するリスクも考えられます。

遠隔操作の仕組みを整え、これらの設定やログをまとめて管理できるようにしておくことで、設定ミスや運用面の抜け漏れを減らし、サイバー攻撃に「狙われにくい状態」を作ることができます。

▼ 複合機のセキュリティ対策について詳しく知りたい方はこちら

コピー機の遠隔操作で強化できるセキュリティ対策

コピー機の遠隔操作を取り入れると、異常の早期発見から利用制限、データ保護まで、日常の運用レベルで行うセキュリティ対策の質を高めることができます。

コピー機は、一度設置すると「使えているうちはそのまま」という運用になりがちです。しかし、脆弱な設定や古いファームウェアを放置すると、気付かないうちにリスクが積み重なっていきます。

遠隔操作の仕組みがあれば、管理画面から設定状況を確認したり、一括でポリシーを適用したりと、継続的なセキュリティ運用を行いやすくなります。

このセクションでは、遠隔操作を活用して強化できる具体的なセキュリティ対策と、そのメリットを3つの観点から整理します。

不審なアクセスの検知と即時対応

遠隔操作の仕組みがあると、不審なアクセスやエラーの兆候を離れた場所から把握し、その場で設定変更や機能制限などの対策を講じることができます。

通常、コピー機の前に人がいなければ、エラーや見慣れないメッセージに気付くことはできません。遠隔監視・遠隔操作があれば、管理者画面でエラーの発生頻度や通信状況をチェックし、異常な動きがないかを確認できます。

もし、不審な印刷ジョブや外部宛ての大量スキャンなどが見つかった場合には、一時的に該当ユーザーの利用を止める、特定機能のみ停止するといった即時対応が可能です。

このように、遠隔操作は「異常を見つけるだけ」でなく、「見つけたあとにどう対処するか」まで含めて支える仕組みです。

利用ログの見える化と社内ルールづくり

コピー機の利用ログを遠隔で集約・可視化することで、社内ルールの見直しや教育に活かしやすくなり、結果的にセキュリティレベルの底上げにつながります。

遠隔操作・遠隔監視の仕組みでは、どの拠点で、どのユーザーが、どのくらいコピー機を使っているのか、といった利用状況のログをまとめて確認できます。ログが見えることで、「誰が何をしているのか」を曖昧な感覚ではなく、具体的な数字として把握できるようになります。

この情報をもとに、たとえば「機密文書のコピーはID認証必須」「大量印刷は事前申請」といった社内ルールの整備や、部署ごとの印刷ルールの見直しを行うことができます。

このように、遠隔で取得したログは、単なる「記録」にとどまらず、運用ルールと利用者意識を高めるための材料として役立ちます。

▼ コピー機の情報漏えい対策について詳しく知りたい方はこちら

拠点が多い企業・テレワーク環境でのメリット

拠点が複数ある企業やテレワーク環境では、遠隔操作を活用することで、現地に行かずにコピー機の状態管理や設定変更ができ、セキュリティと運用コストの両面でメリットがあります。

営業所や支店、倉庫など、複数の場所にコピー機を設置している企業では、1台ごとに現地対応を行うのは大きな負担になります。特に、遠方拠点でトラブルが発生した場合、状況を確認するだけでも時間とコストがかかってしまいます。

遠隔操作ができれば、管理者は本社や自宅からでも拠点ごとの状態を一覧でき、必要な設定変更や制限をその場で反映できます。テレワーク中の担当者でも、インターネット経由で状況を把握できるため、出社しなくても基本的な対応を進められます。

このように、コピー機の遠隔操作は、セキュリティ対策としてだけでなく、複数拠点やテレワーク環境を前提としたこれからのオフィス運用に欠かせない仕組みと言えます。

コピー機の遠隔操作サービスを選ぶときのポイント

コピー機の遠隔操作サービスを選ぶときは、保守・メンテナンスとの連携範囲やコスト、使いやすさをまとめて比較することが重要です。

市場にはさまざまな遠隔操作・遠隔監視サービスがあり、提供範囲や管理画面の見やすさ、サポート体制もサービスごとに大きく異なります。なんとなくで選んでしまうと、導入後に「欲しい機能が足りない」「運用が大変」と感じてしまうこともあります。

このセクションでは、コピー機の遠隔操作サービスを選ぶときに押さえておきたいポイントを、保守連携・コスト・中小企業での使いやすさの3つの観点から整理します。

保守・メンテナンスとの連携範囲

遠隔操作サービスを検討するときは、単に状態を監視できるかだけでなく、保守・メンテナンスとどこまで連携しているかを確認することが大切です。

コピー機のトラブル対応は、多くの場合で保守会社やメーカーが担います。遠隔監視・遠隔操作の仕組みと保守窓口が連携していれば、異常を検知したタイミングで自動的に通知されたり、技術担当者が事前に状況を把握したうえで訪問できたりと、対応の質が大きく変わります。

一方で、監視だけを行い、実際の修理・設定変更は別の窓口に任されているサービスもあります。このような場合、情報が分断されてしまい、結果的に対応までの時間が伸びてしまうことがあります。

このように、遠隔操作サービスを「監視ツール」としてだけ見るのではなく、保守・メンテナンスの一部としてどこまで機能してくれるかを確認しておくと、導入後の安心感が違ってきます。

導入コストと月額費用の考え方

導入コストや月額費用は、機能の多さだけでなく「自社の運用に見合った範囲かどうか」を基準に判断することが大切です。

遠隔操作サービスには、コピー機1台ごとに料金が発生するものや、拠点単位・契約単位の料金体系を採用しているものがあります。機能が豊富なプランを選べば安心感は高まりますが、あまり使わない機能にコストをかけすぎてしまうケースもあります。

まずは、自社でどこまで遠隔管理を活用したいかを整理し、「最低限必要な機能」と「あれば便利な機能」を切り分けておくことがおすすめです。そのうえで、初期費用・月額費用・台数増加時の単価などを比較していくと、検討しやすくなります。

コストだけで安いプランを選ぶのではなく、セキュリティリスクの低減やトラブル対応のスピードアップといった効果も含めて、総合的に費用対効果を考えることが重要です。

中小企業でも使いやすいサービスの見極め方

中小企業で遠隔操作サービスを導入する場合は、「専門知識がなくても使いこなせるか」「運用負担を増やさずに済むか」を重視して選ぶことがポイントです。

中小企業では、専任のシステム担当者がいなかったり、他の業務と兼務していたりすることが多く、複雑な設定や細かなチューニングが必要なサービスは運用が続かない場合があります。そのため、画面のわかりやすさやサポート体制は、大企業以上に重要な判断材料になります。

また、導入時だけでなく、機種の入れ替えや拠点の増減があったときに設定を引き継ぎやすいかどうかも、中長期的な運用を考えるうえで欠かせないポイントです。

このような観点でサービスを比較していくと、自社の規模や体制でも無理なく続けられる遠隔操作サービスを選びやすくなります。

コピー機の遠隔操作・セキュリティ対策のご相談はOFFICE110へ

オフィスのコピー機・複合機の遠隔操作やセキュリティ対策は、導入から運用まで私たちOFFICE110にまとめてお任せください。

私たちは、単にコピー機を販売するだけではなく、機種選定・設置・設定・保守・セキュリティ運用までを一貫してサポートしています。遠隔操作や遠隔監視の仕組みづくりも含めて、現状の課題やご予算に合わせた最適なプランをご提案します。

コピー機の台数や拠点数、現在ご利用中の機種・契約内容によって、最適な構成や対策は大きく変わります。だからこそ、「どこから手を付ければよいか分からない」という段階から相談いただくことを歓迎しています。

「遠隔操作に対応したコピー機に入れ替えたい」「今の機器でどこまでセキュリティを強化できるか知りたい」といったご相談も、私たちOFFICE110が丁寧にヒアリングし、最適な選択肢をご提案します。

まずはご相談だけでも構いません。コピー機の遠隔操作やセキュリティ対策についてお悩みがありましたら、オフィス機器のプロである私たちOFFICE110に、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ：コピー機の遠隔操作でオフィスのセキュリティを底上げしよう

コピー機の遠隔操作・遠隔監視を取り入れることは、オフィス全体のセキュリティと運用効率を底上げするための、今後ますます重要な取り組みです。

コピー機は、印刷やスキャンのための機器であると同時に、社内ネットワークやクラウドとつながる情報端末でもあります。内部に蓄積されるデータやネットワーク構成を踏まえると、「パソコンやサーバーほどではないだろう」と油断するのは危険です。

遠隔監視で日々の状態とログを把握し、遠隔操作で必要なときに素早く対処できる環境を整えることが、コピー機まわりのセキュリティリスクを抑える近道です。

これまで見てきたように、遠隔操作の仕組みを活用することで、異常の早期発見や利用ログの見える化、拠点が多い企業やテレワーク環境での運用負担軽減など、さまざまな効果が期待できます。単発の設定変更で終わらせず、継続的な運用の中に組み込むことがポイントです。

コピー機の遠隔操作・遠隔監視をうまく活用できれば、セキュリティ対策だけでなく、ムダな印刷やトラブル対応の削減にもつながります。今のコピー機の運用を見直し、これからの働き方に合ったセキュリティ・運用体制を整えていきましょう。