電話のクラウド化とは？従来の電話との違いを徹底比較！
- ビジネスフォンをクラウド化できると聞いたんですが本当ですか？
- クラウドPBXのことですね。確かにその通りです。
- 会社の電話をクラウド化すると、どのように変わるんですか？
- 簡単に言えば、スマホがビジネスフォンの端末として利用でき、グループウェアやネットFAXなどのインターネットツールが利用できたりするなど、従来のビジネスフォンの機能に加えてこれまでにできなかったことが簡単にできるシステムのことです
- すごく便利そうですが、かなり高額ではないですか？
- そんなことはありませんよ。むしろ、コスト削減効果が表れるケースが大半です。せっかくなので、電話のクラウド化についてメリットや利用シーンなどについて解説していきましょう。
電話のクラウド化とは？
- 電話のクラウド化ってそもそもどういうことですか？クラウドというと、インターネットを使ってさまざまな便利機能を手軽に利用する、といったイメージがあるんですが・・・
- ビジネスフォンのクラウド化もまさに同じようなイメージです。本来は高額なビジネスフォンの機能を、安く手軽に利用することができるんです
1-1.主装置（PBX）がクラウド上に！
会社の電話をクラウド化すると、初期費用を大きく削減できます。
クラウドサービスを利用することで20万円ほどする主装置（PBX）を購入しなくてもよくなるためです。
主装置とはビジネスフォンのほぼすべての機能を集約した機器のことです。
一本の外線電話で複数の電話機を使用したり、電話機に内線番号を付与したり、転送電話や保留機能などを利用したり・・・
これらのビジネスフォンならではの機能は、全て社内に主装置を設定することでできるようになります。
クラウドPBXでは、これらの機能が全てインターネットのクラウド上に仮想で設定されるので主装置を購入する必要はありません。
1-2.スマホやPCがビジネスフォン端末に！
ビジネスフォンは主装置と電話機の端末が電話回線で接続されていないと使用することができません。
また、その際の電話機は主装置と同じメーカーの同じ型番の機種である必要があります。
クラウド化すると、スマホやPCに専用のアプリをインストールしてインターネットに接続すれば、ビジネスフォンの端末として利用できるようになります。
- 結果的に端末購入費用を抑えられたり、社外で会社の電話をスマホで対応できるようになるといったメリットにつながります。
1-3.社外でも会社の電話が受発信可能に！
クラウドPBXは、インターネットに接続できる環境ならどこでもビジネスフォンが利用できます。
- インターネットが使用できる場所ならどこでもスマホがビジネスフォンになる
- 店舗や支社など、物理的に離れている拠点同士も内線で同じグループを設定可能
- スタッフの自宅でも会社の電話番号が使用可能
以上のように、場所や端末に関係なく、会社の電話が利用できるようになります。
1-4.インターネットのビジネスツールが利用可能に！
クラウドサービスについて、便利機能が手軽に利用できるサービスというイメージを持っている方も多いと思います。
クラウドPBXにもグループウェアや名刺管理ツールなどのITツールも搭載しています。
- 確かに、会社の電話をクラウド化すると、コストの面でも業務効率の面でも良いことがたくさんありそうですね。
- はい。ここまでで全体的な概要についてイメージしていただけたと思いますので、次はメリット・デメリットをチェックしてみましょう！
クラウド電話のメリット・デメリット
会社の電話をクラウド化することによるメリット・デメリットについて紹介します。
ビジネスにおいては、通信はライフラインの一つともいえるほど大切なので、メリット・デメリットを慎重にチェックしたうえで導入を考えることが理想的です。
2-1.メリット
- ビジネス電話をクラウド化したときの大きなメリットは次の3点です
- 初期費用が安い
専用アダプタを設置・スマホやPCを利用すれば電話機端末の購入が不要という点から、初期費用を大きく抑えることができます。 - 通話料が安い
クラウドPBXは、インターネット通信を利用した電話ということもあり全国一律８円／3分の通話料が目安です（厳密には、利用するメーカーによって通話料が異なります）。 - スマホがビジネスフォン端末として利用できる
アプリをダウンロードすれば、プライベートのスマホがそのままビジネスフォンとして利用できます。
2-2.デメリット
- クラウドPBXには使い方によってはデメリットが生じることもあります。
- 月額利用料がかかる
クラウドPBXは、月額利用料がかかります。
初期費用や通話料でのコスト削減効果があるので、トータル的にメリットが大きくなることが多いですが、導入前にかかる費用を明確にしておきましょう。 - インターネットが使用できない場所では利用できない
クラウドPBXは、インターネット環境のない箇所では、利用できません。
社内にWi-Fi環境がない場合には、インターネット環境を整備しないと逆に不便になってしまいます。
また、インターネット環境が不安定な場合には、音声品質に影響する可能性もあります。 - 市外局番が取得できない場合がある
契約するクラウドPBXのメーカーによっては、市外局番の電話番号の取得や元々使用している電話番号の引継ぎができないケースがあります
- これらのメリット・デメリットを踏まえて選べば失敗がありません。デメリットについては、メーカーの選び方や用途のチェックで回避できることが多いので、慎重に選べば失敗を避けられますよ
- なるほど！わかりました
クラウドPBXのメリットとデメリットは、「クラウドPBXの7つのメリット・5つのデメリット徹底解説！」の記事で詳しく解説しているので、気になる方は是非チェックしてください。
クラウド電話と従来のビジネスフォンとの違い
- ビジネス電話のクラウド化と従来のアナログの電話回線との違いについての理解を深めれば、クラウドの仕組みがよりよくわかりますよ
- そうなんですか？たしかに、ここまでの内容でなんとなく電話のクラウド化については分かった気がしたんですが、ちょっとまだイメージがあいまいなところもありますね。
- クラウドPBXがどのようなものか明確になれば、メーカーの選び方や導入後に困ったときにどうすればいいのか明確になります。メリット・デメリットに通じる部分もありますが、従来のビジネスフォンとクラウドPBXとの違いについて案内しますね。
3-1.主装置がクラウド上にある
ビジネス電話の「クラウド化」はつまり、ビジネスフォンの機能の大半が詰まっている主装置（PBX）がインターネット上にあるということです。
ビジネスフォンでは、主装置を購入して社内に設置して個々の電話機と配線で接続する必要がありました。
しかし、クラウドPBXでは主装置の購入も配線による接続も不要です。
さらに、インターネットで主装置とつながることにより、以下の3点の違いが生じます。
3-1-1.保守・メンテナンスがメーカーでの対応になる
ビジネスフォンをクラウド化すると、主装置の機能がクラウド上に設定されます。
そこで、クラウドPBXの機能に万が一、不調が生じたときはメーカーにトラブルの対応を依頼することになります。
このとき、注意したいのはクラウド化した電話の不調の原因が、どこに切り分けが必要になるのかです。
不調の原因はクラウドPBXのほかに、利用中のスマホ・インターネット環境が原因と考えられることもあります。
このように保守・メンテナンスの際に一定の知識・技術が必要とされることも踏まえ、メーカーを選ぶ際には技術力のある業者に依頼することが重要なポイントになります。
3-1-2.どこでもビジネスフォンが利用できる
クラウドPBXのメリットとしても紹介していますが、電話機をクラウド化するとビジネスフォンの機能がインターネット上に設置されることになります。
インターネットにさえ接続できればどこでもビジネスフォンが利用できます。
例えば、スマホを内線化することで、社外でも会社にかかってきた電話を直接受けることができます。
3-1-3.端末の増減が簡単にできる
クラウドPBXは、ライセンスを追加したり解約したりするだけで簡単に契約台数の増減をすることができます。
ビジネスフォンの主装置は接続できる台数が決まっていて、キャパをオーバーする場合は主装置の増設や買い替えが必要になります。
つまり、電話機の台数が増えて使用中のPBXのキャパを超えるタイミングで、PBX購入費用+設置・設定工事費用でその都度高額な費用がかかってしまうということです。
3-2.インターネット通信を使った回線
ビジネスフォンが電話回線を利用した電話機であるのに対して、クラウドPBXはインターネット回線を利用するタイプのサービスです。
インターネット回線と電話回線はそもそも仕組みが異なるので、費用や電話番号の発番の仕組みも次のような違いが表れる場合があります。
3-2-1.電話加入権が不要
電話を契約するときは電話加入権が必要ですが、クラウドPBXは電話加入権の購入が不要です。
3-2-2.局番は利用する回線の仕組みにより変わる
クラウドPBXは、NTT光インターネット回線を利用するタイプとIP電話回線を利用するタイプの2種類があります。
光回線を利用するタイプのクラウドPBXでは、もともと使用している市外局番の引継ぎや市外局番の新規発番が可能ですが、IP電話回線を利用するタイプ（アプリをダウンロードするだけで使用できるタイプ）は050から始まるIP電話の番号しか取得できないことがあります。
3-3.料金体系
クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンとは料金体系が異なります。
ここでは、仕組みがどのように異なるのかについて解説します。
3-3-1.クラウドPBXは月額の利用料がかかる
クラウドPBXは、月額料金がかかるケースが一般的です。
支払いの料金のイメージは、以下の通りです。
（インターネット光回線を利用するタイプの月額料金）
インターネット光でんわ利用料+クラウドPBXの月額料金（基本料金+オプション費用）
※インターネット光でんわの使用料は、クラウドPBXの業者ではなくNTTに対して支払う利用料です。
（IP電話を利用するタイプの月額料金）
クラウドPBXの月額料金（基本料金+オプション費用）
3-3-2.通話料はクラウドPBXの方が安い
音声回線を利用した従来のビジネスフォンと、インターネット回線を使用したクラウドPBXとでは、外線を使用する際の通話料も異なります。
- クラウドPBXを導入することで、離れた拠点同士の通話が無料になったり、全国一律の安い通話料が適用されたりするなどメリットもあります。かかる費用とコストとのバランスをシミュレーションしてお得なのかどうかを検討しましょう。
クラウド電話の利用シーン
- トータル的にビジネス電話をクラウド化するとどのような企業にメリットがありますか？
- クラウドPBXは、どのような企業にもメリットを得られる可能性が高いですが、特にニーズがマッチしやすいケースを４つ紹介します。
4-1.テレワーク・在宅ワークに急増中
テレワークや在宅ワークなど、新しい働き方を実現する際にクラウドPBXは非常に効果的。
クラウドPBXはプライベートのスマホやPCをビジネスフォンとして利用できるからです。
また、場所が離れていても内線通話ができるので、在宅ワーカーやテレワーカーとのコミュニケーション不足解消・コストの削減に役立ちます。
4-2.小規模・個人事業主に最適！
外出時に事務所に人が不在になりがちな、小規模事務所や個人事業主にもクラウドPBXは最適です。
クラウドPBXでは、外出先でもスマホを使って会社の電話番号で受発信ができるため「電話の取り逃がし」という機会損失を避けることができます。
従来のビジネスフォンの転送電話機能の場合、転送時の通話料が高額になりがちですが、クラウドPBXは受電の際に通話料がかからないという点も大きなメリットです。
4-3.BCP対策のための導入
クラウド化したビジネス電話は、大きな災害や疫病などへの備えとしても効果的です。
クラウドPBXでは、オフィスに出社しなくても会社の電話番号を使って電話の受発信が可能だからです。
例えば、自然災害で社屋が倒壊してしまったときや、疫病の流行で緊急事態宣言が発令された場合などでも、場所にとらわれずに基幹業務を続けることが可能です。
4-4.スタートアップ・ベンチャー企業に人気
スタートアップ企業やベンチャー企業は、ある程度将来を見越して設備や資金を投資する必要があります。
従来のビジネスフォンの場合、PBXのグレードによって接続できる電話機の台数が異なるため、人員が増えればPBXの交換や増設が必要になります。
しかし、交換・入替の際には電話回線をいったん全て外して新たに付けなくてはならず、作業の間、電話が使用できなくなってしまいます。
工事のために時間もかかってしまいます。
クラウドPBXでは、契約ライセンス数を増減するだけで契約数を調整することができるため、非常に手軽です。
まとめ
ビジネス電話をクラウド化すると、場所や端末にとらわれずに電話機を使用できるようになります。
「時間や場所にとらわれない」働き方は、テレワークや働き方改革などで掲げられているポイントでもあり、今、まさに社会で必要とされていることでもあります。
在宅勤務制度やテレワーカーの導入などに興味のある企業は、特にクラウドPBXの導入が効果的です。
従来のビジネスフォンをクラウド化することは、新たな技術を導入することになるため、やや不安を感じる方もいるかもしれません。
その場合は、確かな技術力と豊富な実績を持つクラウドPBXメーカーで導入することをおすすめします。
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電話のクラウド化をきっかけに、ビジネスの効率化やコスト削減を考えたい方は、本記事を参考に導入をご検討ください。
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