【初心者向け】クラウドPBXとソフトフォンの違いやメリットを徹底解説！
会社の電話システムの見直しや新規導入の際に、「クラウドPBX」や「ソフトフォン」といった言葉を目にする機会も多いと思います。
しかし初めてクラウドPBXやソフトフォンという言葉を聞いた方の中には、
- 「クラウドPBXやソフトフォンって何？」
- 「クラウドPBXとソフトフォンの違いとは？」
- 「クラウドPBXやソフトフォンを導入すると、どうなるの？」
といった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、クラウドPBXとソフトフォンの違い、クラウドPBX（ソフトフォン）のメリット・デメリットなどをわかりやすく解説します。
さらにおすすめのクラウドPBXサービスについても併せて紹介するので、電話システムの見直しや新規導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXとソフトフォンの違いとは？
スマホをビジネスフォンとして利用する方法は大きく分けて、「クラウドPBX」と「ソフトフォン」の2種類があります。
この2つは一体どのように違うのでしょうか？
そこでここからは、クラウドPBXとソフトフォンの特徴をそれぞれの概要を解説し、最後にそれぞれの違いをまとめます。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、簡単に説明すると、PBX（主装置）を置かずにインターネットに接続することで利用できる電話サービスのことです。
PBX（主装置）とは「Private Branch Exchange」の略で、企業内の複数の電話回線を集約し、内線・外線・転送機能を利用できるようにする装置のことを指します。
従来のビジネスフォンは、PBXを社内に設置し、各電話機を電話線でつないでいたため、大掛かりな設置・配線工事が必要で多くの時間とお金がかかっていました。
しかし、クラウドPBXではPBXをクラウド上に設置することで、電話線ではなくインターネット回線を介して内線・外線などの電話機能を利用することが可能です。
クラウドPBXを利用すれば、オフィスにPBXを設置したり、電話配線を引いたりする必要がないため、ビジネスフォンよりも初期費用が抑えられ、導入スピードも格段に速くなります。
さらにインターネットが接続できる場所であれば、どこからでも電話業務ができることから、クラウドPBXを導入する企業が増えてきています。
クラウドPBXについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
ソフトフォンとは？
ソフトフォンとは、電話機能のないパソコンやスマートフォンにインストールすることで、通話を可能にするアプリのことです。
代表的なサービスとして例を挙げると、「LINE」や「Skype」などが挙げられます。
基本的にソフトフォンは、アプリをインストールし、スマートフォンやパソコンなどのデバイス上で操作することで、通話ができるようになります。
このようにソフトフォンはあくまでアプリであり、単体ではビジネスフォンとしての利用はできません。
ソフトフォンについてもっと深く知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
クラウドPBXとソフトフォンの違いまとめ
クラウドPBXとソフトフォンの違いをまとめると、以下のとおりです。
- クラウドPBX：ソフトフォンを含め、スマホやパソコンをビジネスフォンにできる電話システム全体のこと
- ソフトフォン：クラウドPBXなど、電話システムの中で使えるアプリのこと
簡単にまとめると、クラウドPBX＝システム全体、ソフトフォン＝アプリということになります。
ビジネスでソフトフォンを使うなら「クラウドPBX」
ビジネスに適したソフトフォンは、クラウドPBXです。
その主な理由は、以下の4点です。
【クラウドPBXをビジネスフォンでおすすめする理由】
- 社外で会社の代表番号が利用できるなどクラウドPBXならではの機能が利用できる
- ビジネス用途を想定して作られているためセキュリティ面での信頼性が高い
- 留守番電話や内線などビジネス用途に適したゲームを多く搭載している
- ビジネスに使用しない機能は搭載されていない
特に中小企業においてはLINEを社内のスタッフ連絡用として使用している企業もあるでしょう。
しかし、LINEなどのコミュニケーションツールは基本的には個人間での連絡を想定して作られています。
クラウドPBXを導入するだけで安全かつ便利にビジネスのコミュニケーションが円滑化できるため、生産性向上に大きなメリットが期待できます。
スマートフォンやパソコンをビジネスフォンとして利用したいのであれば、クラウドPBXを導入するのが最も適切な方法です。
クラウドPBX（ソフトフォン）導入の6つのメリット
個人向けのソフトフォンにはないビジネス向けの機能がたくさんあるクラウドPBX。
しかし、クラウドPBXを導入することで、具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。
そこでここからは、クラウドPBX（ソフトフォン）を導入するメリットを6つご紹介します。
オフィスの外でも会社番号の発着信ができる
クラウドPBXを導入すれば、オフィス外でも会社番号を使って発着信が可能です。
従来のビジネスフォンでは、オフィスにかかってきた電話はオフィスでしか出られなかったため、電話転送するか、もしくは帰ってきてから折り返し連絡するしかありませんでした。
しかし、クラウドPBXなら個人のスマートフォンを使って外出先からでもオフィスにかかってきた電話を受けることができます。
例えば、テレワーク中の社員が、個人の端末を使って会社の番号で発着信できます。
さらに個人の番号で取引先に連絡する必要がないので、プライバシーを守ることにもつながります。
このようにオフィス外でも会社の番号で発着信できるのは、クラウドPBXを導入する大きなメリットといえるでしょう。
離れた社員同士・拠点間で内線通話が可能
従来のビジネスフォンでは、内線通話ができるのはPBXを介してつながった会社内の電話機同士のみでした。
しかし、クラウドPBXは離れた社員同士、拠点間で内線通話ができます。
なぜなら、クラウドPBXはインターネットを利用して通話するため、電話機を物理的につなげる必要がないからです。
そのため、テレワーク中の社員や外回り中の社員はもちろん、離れた支社同士の通話も内線にできます。
クラウドPBXを導入することで離れた場所でも内線通話ができるため、通信コストの大幅な削減効果が期待できるでしょう。
社員のスマホやパソコンで使えるため端末代ゼロ
クラウドPBXは、スマホやパソコンを電話機として使えるため、端末代金がかかりません。
従来のビジネスフォンは固定電話でしか使用できなかったため、初期導入時や増設時に、端末代を支払うが必要がありました。
電話機は1台で新品なら4万円、中古なら1万～2万ほどです。
社員の数だけ電話機が必要だったので、企業規模が大きければ大きいほど導入コストも高額になります。
一方、クラウドPBXでは、スマートフォンやパソコンを電話機として使えます。
従来のビジネスフォンのような置き型の電話機を使用したい場合は、端末代金1万円以下で購入できるSIPフォンもビジネスフォン子機として利用可能です。
端末価格が従来のビジネスフォンよりも安いため、初期費用・増設費用を大幅に抑えられます。
社員のスマホやPCをビジネスフォン端末として使えることは、会社にとってコスト削減につながる重要なポイントなのです。
電話機や配線不要でデスク周りがスッキリ
従来のビジネスフォンはオフィス内のPBXに電話機同士を配線でつないでいたため、デスク周りが配線でごちゃごちゃになっていました。
しかし、クラウドPBXはインターネットを利用するので、電話機や配線が不要となりデスク周りがスッキリします。
デスク周りがスッキリすることで、見た目がきれいなのはもちろん、電話機や配線を気にする必要がないためレイアウト変更が容易になるメリットもあります。
特に部署変更や異動の多い、ベンチャー企業で役に立ちます。
また、電話機を使わずヘッドセットを利用すれば、両手で作業できるのも嬉しいポイントです。
転送料が不要で通話コストを削減できる
クラウドPBXを利用すれば、転送料金が不要となり通話コストを削減できることもメリットの一つです。
従来のビジネスフォンの場合は、事務所の電話を外で受ける場合にはボイスワープなどの転送電話を使う方法しかありませんでした。
一方クラウドPBXを導入しスマートフォンを内線化することで、外出先でも社外からの電話を直接受けられるため、転送機能が不要になります。
これにより、転送機能にかかっていた費用を抑えられるので、コスト削減につながるのです。
CTIや勤怠管理が使えて業務の効率化に
クラウドPBXを導入することで、メーカーによってはビジネスに役立つさまざまなツールと連携ができ、業務効率アップにつながります。
業務効率化に使用できるツールは以下のとおりです。
- CTI（着信時に顧客の情報を自動でパソコン画面に表示できる機能）
- 自動録音
- IVR（自動音声案内）
- 勤怠管理
ツールの金額はメーカーによってさまざまですが、中には無料で使えるものもあります。
通話機能の改善だけでなく、ツールによる業務改善効果が期待できるのは、クラウドPBXを導入するメリットの1つです。
クラウドPBX（ソフトフォン）導入のデメリットは？
クラウドPBXには多くのメリットがありますが、その一方でデメリットもあります。
そこでここからは、注意すべきクラウドPBX（ソフトフォン）導入のデメリットについて解説します。
導入前にデメリットをしっかり把握しておけば、後悔する可能性は低くなるでしょう。
今の電話番号が引き継げないサービスがある
クラウドPBXのメーカーによっては、今の電話番号を引き継ぎができないサービスがあります。
つまり、元々の番号が使えず、新たに別の番号を取得しなければならないということです。
電話番号を引き継ぎができるか引き継ぎができないのかの見分け方は、下記のとおりです。
- 電話番号の引き継ぎができるタイプ
- 電話番号の引き継ぎができないタイプ
⇛ひかり電話の契約が必要なクラウドPBX
⇛ひかり電話の契約や機器設置などをしないクラウドPBX
今の電話番号をそのまま利用したい場合は、ひかり電話の契約が必要なクラウドPBXを選びましょう。
クラウドPBX導入にともなう電話番号の引き継ぎについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
通信環境によっては通話品質が低下する
クラウドPBXはインターネットを利用して通話するため、通信環境によっては通話品質が悪くなることもあります。
通話品質が悪いと、クレーム対応やお客様とのやり取りの途中で声が途切れたりすることもあるので注意が必要です。
また、メーカーによっても通話品質のよい・悪いがあるのも事実。
あまりにも通話品質が悪いと業務効率が上がるどころか下がってしまうため、契約前にトライアルやデモ機などでチェックすることをおすすめします。
クラウドPBXの通話品質についてより深く知りたい方はこちらの記事も併せてご覧ください。
パソコンの場合はヘッドセットの準備が必要
パソコンでクラウドPBXを活用する場合は、ヘッドセットの準備が必要です。
ヘッドセットの接続方法には有線とBluetoothがありますが、Bluetooth接続の場合、使用環境によっては音声の遅延が起こる可能性もあります。
遅延が起こるとうまく会話が噛み合わなくなってしまうので、 Jabraなど良質なヘッドセットの準備をおすすめします。
端末のOSによってはサービスが使えない場合がある
クラウドPBXは、どんなOSでも使えるというわけではありません。
端末のOSによっては、サービスが使えないケースもあります。
例えば、Windowsでは使えても、Macでは使えないということも。
また、型落ちのスマートフォンでOSが古すぎる場合、ソフトフォンがインストールできない場合もあります。
このように端末のOSによってはサービスが使えない場合があるのは、クラウドPBXのデメリットといえるでしょう。
月額制サービスによりランニングコストがかかる
クラウドPBXは月額制サービスなので、毎月決まった額の支払いが必要になります。
月額料金はメーカーによって異なりますが、一般的な相場は内線1回線あたり月額で1,000円前後。
とはいえ、従来のビジネスフォンのように電話機の購入費用や工事費が大きくかからないと考えると、大きなデメリットではありません。
トータルで比較すると、コスト削減できるのは紛れもない事実です。
クラウドPBX（ソフトフォン）のおすすめサービス3選
クラウドPBXの導入を決定してもメーカーがたくさんあるため、どこにするべきか悩んでしまう方もいるはず。
そこでここからは、クラウドPBX（ソフトフォン）のおすすめサービスを厳選して3つご紹介します。
低価格・高機能！「OFFICE PHONE」
OFFICE PHONEは、低価格であるにもかかわらず、高い機能を誇るクラウドPBXです。
月額料金は1端末98円〜、外線通話料も一般的な通信会社よりも安い市内通話3分8円と低コストなのが特徴。
リーズナブルな価格にもかかわらず、ビジネスフォンと同等以上の音質で、業務効率改善につながる便利なオプション機能も多数あります。
OFFICE PHONEは、低価格・高機能のコストパフォーマンスが高いクラウドPBXです。
大企業にも選ばれる安定性「MOT/PBX」
（画像引用：MOT/PBX 株式会社バルテック）
通話の安定性で選ぶなら、「MOT/PBX」がおすすめです。
一般的なクラウドPBXでは、1つのデータセンターへ接続が集中するため、時間帯によっては通話が不安定になる場合もあります。
しかし、MOT/PBXでは日本全国にデータセンターを設置しているため、安定した通話を提供できるのです。
通話品質が不安定なサービスは避けたいという方は、 MOT/PBXがおすすめです。
直感的なUIで使いやすい「CLOUD PHONE」
（画像引用：CLOUD PHONE 株式会社Wiz）
誰でも使いやすいサービスを選ぶなら、「CLOUD PHONE」がおすすめです。
CLOUD PHONEの管理画面は直感的なUIのため、初心者の方や機器の操作に不慣れな方でも安心して使えます。
また、受発信の設定や受電時のガイダンス設定、着信・通話録音の検索など、さまざまな設定を自分で行えるのも魅力の1つ。
使い勝手で社員に負担をかけたくない方は、CLOUD PHONEを選ぶとよいでしょう。
クラウドPBXの導入や業務改善はOFFICE110にお任せ
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まとめ
クラウドPBXとソフトフォンの違いを簡単にお伝えすると、以下のとおりです。
- クラウドPBX＝システム全体のこと
- ソフトフォン＝アプリのこと
ソフトフォンをビジネスに取り入れるなら、クラウドPBXを導入するのがおすすめ。
クラウドPBXには、オフィスの外でも会社番号の発着信ができる、ビジネスに役立つ機能が豊富にあるからです。
ただしメリットが多い一方でデメリットもあるため、本記事を参考に、導入前にしっかり把握しておきましょう。
クラウドPBXの導入でお悩みなら、多数の販売実績を誇る「OFFICE110」にお任せを。
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