クラウドPBX構築の仕組みを分かりやすく図解！構築事例も紹介【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBX構築の仕組みを分かりやすく図解！構築事例も紹介

「クラウドPBXの構築ってどういう仕組み？」
「導入時にはなにが必要なの？」
「クラウドPBX構築のメリットやデメリットってなに？」

クラウドPBXは、テレワークやリモートワークの導入に活用されている話題のツールですが、サービスに関してこのような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

この記事ではクラウドPBX構築の仕組みを図解し、導入時に必要なものや、クラウドPBX構築の最大のメリットなどをご紹介します。

クラウドPBXの導入を検討されている方は必見です。

1.【図解】クラウドPBXとは？仕組みを知ろう

従来のビジネスフォンでは電話機を設置する場合、ビジネスフォン・PBXの購入や配線工事にくわえ、導入後もPBXの保守運用が必要になります。

実際にビジネスフォンとクラウドPBXの仕組みをみてみましょう。
【従来のビジネスフォンの仕組み】

ビジネスフォンは主装置（PBX）から電話機やFAXがつながっている仕組みですね。この配線工事や主装置の費用が必要になるわけです。

【クラウドPBXの仕組み】

その点 クラウドPBXでは、インターネット上にビジネスフォンの主装置（PBX）を構築するため、オフィス内にはビジネスフォン機器や主装置（PBX）を設置する必要はありません。

ただ、専用のアダプタを設置する簡単な工事は必要になります。

設定後アプリを入れた端末間の通話は内線通話になるため、通話料金が無料になり、転送費用もかかりません。

クラウドPBXの導入でスマホを子機のように扱えるため、オフィス内外問わず、どこでもビジネスフォンを持ち歩ける「新時代の幕開け」となりました。

2.クラウドPBX構築に必要なもの

先程もお伝えしましたが、クラウドPBXはビジネスフォンと違い、PBXの設置工事やビジネスフォンの購入が必要ありません。

クラウドPBXの構築に必要なものは、下記の5点のみです。

2-1.①クラウドPBXメーカーとの契約が必要

クラウドPBXを導入するには、最初にクラウドPBXメーカーとの契約が必要です。
ポイントは提供するサービスや、サポート体制がしっかりしているメーカーを選択することです。

クラウドPBXメーカーによっては音質が不安定なメーカーもあるほか、トラブルが起きても専門ITスタッフがいないためサポートしてもらえないこともあります。

またクラウドPBXに移行する際、気になるのは電話番号を継続できるかどうかです。

電話番号が継続できないメーカーの場合、新たに電話番号を取得しなくてはならず、ビジネスに支障が出る恐れもあるでしょう。

クラウドPBXメーカーと契約する場合に必要なものは、下記の書類です。

個人	法人
・車の運転免許証 ・国籍を示すパスポート ・個人の住所や生年月日が記載された顔写真付きの住民基本台帳カード ・海外からの中長期滞在者は在留カード	・法務局に登録されている履歴事項全部証明書 ・企業代表の身分証明書

クラウドPBXを契約するメーカー選びのポイントは、以下の6つです。

特に音質と月額料金は重要なポイントになるのでしっかりと確認しておきましょう。

■クラウドPBX各社の料金比較記事はこちらから

また、音質に関しては実際に利用体験ができるトライアルサービスで確認することをおすすめします。

弊社OFFICE110の「OFFiCE PHONE」もトライアルサービスがあるので気になった方はお問い合わせください。

2-2.②スマホにアプリをダウンロード

クラウドPBXはメーカーと契約のもと、端末にアプリを入れてインターネットに接続すれば利用できます。
アプリのインストールは基本的に、契約時にメーカーが対応してくれるため安心です。

複雑な機器の設置工事がなく端末にアプリをダウンロードするだけで、手軽にローコストで電話環境を構築できることも、クラウドPBXが人気な理由のひとつです。

2-3.③インターネット環境は必須

クラウドPBXの利用には、インターネット環境（光回線やWi-Fi・携帯通信など）が必要ですが、現在光回線を利用されていれば、すぐにクラウドPBXを導入できます。

スマホをクラウドPBXの端末として利用される場合、メーカーの専用アプリをスマホへインストールし、専用アダプタを導入すればOKです。

2-4.④「スマホ」「タブレット」「PC」などの端末が必要

クラウドPBXはアプリをインストールする端末が必要ですが、新しく端末を購入する必要はありません。

「BYOD（Bring　Your Own Device、個人のデバイスを業務利用すること）」に対応できるため、従業員の個人端末で十分です。

従業員の端末を使うことで端末購入費用がかからず、従業員もスマホを2台持ちせずにすみます。

使い慣れた個人用のスマホを利用することで、業務効率のアップも期待できるでしょう。

2-5.⑤電話番号継続の場合はVoIPゲートウェイの設置が必要

クラウドPBX導入の際、番号を継続利用したい場合は、「VoIPゲートウェイ」の設置が必須です。

「VoIPゲートウェイ」は、既存のアナログ電話網とIP電話網をつなぐための機器で、既存のPBXとクラウドPBXとの併用も可能です。

なおVoIPゲートウェイには通常10万円前後の設置費用がかかりますが、「OFFICE　PHONE」では今なら初期費用無料キャンペーンを実施中です。

3.クラウドPBXを構築する最大のメリット

クラウドPBXは「テレワーク」や「リモートワーク」など、どんなビジネススタイルに対応可能なことが最大のメリットです。

従来のビジネスフォンではテレワークを導入する場合、

「会社にかかってくる電話にどう応答するか」
「離れた場所にいる従業員への電話取次をどうするか」

などの問題がありました。

クラウドPBXはインターネット環境さえあれば、場所を問わず会社の電話番号で発着信でき、そうした問題を解決してくれます。

このようにスピード対応が求められる現代において、ビジネスチャンスを逃さない最適なツールがクラウドPBXなのです。

4.クラウドPBXを構築するほかのメリット

クラウドPBXはとても便利で、「どんなビジネススタイルに対応可能」なことだけがメリットではありません。

「コスト削減」や「便利機能」など、ビジネスフォンにはないメリットがたくさんあります。

4-1.クラウドPBXは導入費用の大幅なコスト削減が可能！

クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比べると、大幅な導入費用の削減が期待できます。

クラウドPBXの導入にかかる費用は、「サーバ登録」「システム設定」などの費用のみです。
初期費用が一切かからないところもありますが、一般的な相場は2～5万円前後です。

従来のビジネスフォンでは、機器購入や設置費用で安くても30～40万円ほど必要だったため、導入費用を大幅に削減できます。

4-2.さまざまな便利機能を活用可能

クラウドPBXにはさまざまな便利機能があり、業務の効率化に役立つだけではなく、人件費の削減も可能です。
特におすすめの便利機能を3つご紹介します。

①【通話録音機能】

外線通話内容の録音ができ、クラウド上の専用サーバにデータ保存していつでも確認できる機能です。
通話録音機能を利用することで、下記のメリットがあります。

②【クラウド勤怠管理システム】

スマホやPCから簡単に出退勤の打刻ができ、タイムカードや出勤表の記入が必要なくなります。
またGPS位置情報により出退勤に関する不正を防止。
さらに勤怠データがエクセルCSVで出力され、時間外勤務や欠勤の内容が自動で給与データに反映されます。

③【IVR（自動音声対応）】

設定済みの電話番号に着信があると、「自動アナウンス」「自動振り分け」機能により、自動で担当者や担当部署につなぎます。
取次業務を省略化でき、人件費の削減を達成可能です。
また最適な担当部署に直接着信するため、顧客満足度の向上も期待できます。

4-3.クラウドPBXは最短即日で構築可能

クラウドPBXはクラウド上にPBXを構築するため、大規模な設置工事や準備が必要ありません。
そのため新規に支社を増設する場合や、新規事業の立ち上げで電話環境を構築したい場合、最短即日で対応できます。

ただし、即日対応にはいくつか条件があります。

①03・06などの通常番号を利用、もしくは番号継続の場合

②050などの番号を新規で利用する場合

・契約審査さえ通れば、アプリを入れて即時利用可能

5.クラウドPBX構築での不安要素は？

コスト削減や業務効率化などメリットが多いクラウドPBXですが、利便性にいくらか不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。

実際のところクラウドPBXの実力はどうなのか、「音質」と「操作性」にフォーカスして解説します。

5-1.クラウドPBXの音質はどうなの？

クラウドPBXの音質は、実績あるメーカーとの契約であればまったく問題ありません。

音質に問題がある場合は、クラウドPBXの問題というより質の悪いメーカーを選んでしまったときです。
質の悪いメーカーはサイバー攻撃やシステムに不具合・通話の切断など、サービスが安定しません。

しかし信頼性の高いメーカーではそのようなことは発生しません。
下記の事例のように、音質の優れたメーカーであれば高音質で通話できます。

通常クラウドPBXの音質にはまったく問題はありません。
しかし音質の良し悪しは、実際に使ってみなければわからないこともあります。

5-2.操作性の不安はどうなの？

クラウドPBXの導入に、操作性の不安を感じる方もいらっしゃるでしょう。

特にIT機器が苦手な方にとっては、スマホがビジネスフォン代わりになることに抵抗を感じる場合も…。

クラウドPBXは従来のビジネスフォンとの併用もでき、必要であれば徐々にすべての機能をクラウドPBXに切り替えることも可能です。

一気に変更するのではなく段階的に切り替えていくことで、従業員の戸惑いも緩和できます。

そのうえ実際にクラウドPBXを購入した方の事例を見ると、「クラウドPBXの導入でどのようにビジネスの悩みを解決できたのか」のヒントにもなります。

6.クラウドPBXの構築事例

【事例１：「東京電子株式会社様」】

【事例2「株式会社イノセンス様」】

次にクラウドPBXのおすすめメーカーをご紹介します。

7.クラウドPBXおすすめメーカー紹介

クラウドPBXの導入を決めた場合、メーカー選びはとても重要です。
特に「音質」と「サポート体制」は大切なポイント。

「音質」「サポート体制」にこだわるなら、「OFFICE PHONE」がおすすめです。

「OFFICE PHONE」は、導入累計数20000社の有名メーカーで「ビジネスフォンと同等以上の音質」と「IT専門のスタッフによる充実したサポート体制」を誇ります。

更に魅力的なのは、「大幅なコストダウンが見込めること」。
社内設備が不要なことから低コストでスムーズに導入でき、通話品質も安定しています。

「OFFICE PHONE」を導入すると、平均70～95%のコスト削減も可能です。

IT専門のスタッフがサポートするため、クラウドPBXの操作に自信のない方でも安心してご利用いただけます。

さらに「OFFICE PHONE」は無料トライアルも行っておりますので、導入前に試してみたい方はお気軽にお問い合わせください。

8.まとめ

外出していても内線が取れるため、ビジネスチャンスを逃すことがありません。
クラウドPBXと既存PBXを併用する方法もありますので、以前の環境を変えるのが心配な方にも安心してご利用いただけます。

一番重要なのは、自社に合ったメーカーを選ぶことです。
コスト面に加えて「音質がよい」「サポート体制がよい」などを基準に選べば、適切なサービスを導入できます。

ご興味のある方は無料トライアルを活用のうえ、ぜひ一度「OFFICE PHONE」をご検討ください。