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ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットと注意点解説!【お役立ち情報】 | OFFICE110

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ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットと注意点解説!

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットと注意点解説!

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えを検討している方であれば、以下のような疑問がありますよね。

「乗り換えるにあたってどういった準備が必要?」
「初期費用はどのくらい必要?」
「事前に知っておいた方がよい注意点はない?」

この記事ではビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリット乗り換えを成功させるための方法を解説します。

またクラウドPBXを導入された方の実際の声もご紹介しますので、導入を考えている方はぜひ参考にしてください。

この記事の目次

  1. ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える7つのメリット

  2. ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際の注意点

  3. ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際の初期費用は?
  4. ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える手順

  5. 実際にクラウドPBXへ乗り換えられた方の声

  6. おすすめクラウドPBXは高品質・低価格の「OFFICE PHONE」
  7. まとめ

1.ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える7つのメリット

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えて、スマホやPCをビジネスフォンとして活用する企業が増加しています。

クラウドPBXへの乗り換えを検討中の企業にとって、クラウドPBX導入によるメリットは気になるところですよね。

ここからはビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える7つのメリットをお伝えしていきます。

1-1.スマホで転送ができる

従来のビジネスフォンでは同じ建物内でしかできなかった内線も、クラウドPBXではインターネットがつながる場所であれば世界中どこにいても内線通話が可能になります。

「スマホ」「IP電話機」「コールセンターなどで使われるソフトフォン」「拠点をつなぐ電話会議システム」など、さまざまな種類の電話機で内線を受けることができます。

インターネット環境さえあれば利用できるため、オフィスに行かないと対応できなかった電話応対を自宅や外出先でも行えて非常に便利です。

1-2.トータルでかかるコストが安い

クラウドPBXにかかる費用は「導入時の初期費用」「月額基本料」「通話料金」「オプション料金」などですが、従来のビジネスフォンと比べるとトータルでかかるコストが圧倒的に安いです。

従来のPBXでは、

  • PBX・ビジネスフォンの購入費用
  • 導入時の工事費用
  • 回線増設時にかかる工事費用
  • 保守運用する担当者の人件費

など何かと高額な費用が必要でした。

しかしクラウドPBXではこれらの費用は全て不要になります。

クラウドPBXは月額費用がかかるため、長年使い続けるとビジネスフォンの方がお得にみえますが、実際に使い続けると保守運用費用や機器の入れ替えなどが不要であることを考えるとクラウドPBXの方がトータルで安くなります。

そのほか複数拠点間の連絡もクラウドPBXでは内線扱いになるため、通話料が無料になります。

下記のようにビジネスフォンとクラウドPBXを7年間利用した場合の比較で、クラウドPBXの方が安いことがわかります。

項目 初期費用 月額費用 7年間の費用合計
ビジネスフォン8台分
(買い取り)
419,800円 9,600円/月 1,226,200円/7年
ビジネスフォン8台分
(リース)
19,800円 15,600円/月 1,330,200円/7年
クラウドPBXライセンス料8台分
(OFFICE PHONE)
0円 4,184円/月 351,456円/7年

1-3.最短即日で使える

クラウドPBXはインターネット回線さえあれば、サービス申し込み後に専用機器(VoIPゲートウェイ)の設置と、スマートフォンやPCなどで簡単な設定のみで最短即日で利用できます

【クラウドPBXの設置イメージ】

「VoIPゲートウェイ」とは

これに対し従来のビジネスフォンは、「工事の日程確保」「オフィス設備を整える準備」「製品を購入後手元に届くまでの期間」が必要で、導入に数週間から数ヵ月の時間がかかります

クラウドPBXは導入に時間がかからないため、効率的な業務を行うことができます。

1-4.場所にとらわれない働き方ができる

外回り営業の多さゆえに担当者が不在であることが多くても、外出先の担当者へスムーズに取次ができるのがクラウドPBXのメリットです。

クラウドPBXは場所を選ばず顧客の電話に出ることができるため、ビジネスチャンスを逃さず結果として売上アップにもつながります。

外出中でも従業員のスマホから外線の発着信ができ内線として利用できるため、テレワークの導入も速やかな対応が可能です。

1-5.複数の拠点でも同じ番号を利用できる

クラウドPBXは複数拠点でも同じ番号の発着信が可能で、拠点間の連絡は内線を利用するため通話料はかかりません

これに対し従来のビジネスフォンでは複数の店舗・事務所・コールセンターなどがある場合、事務所の数だけ電話番号やPBXの設置が必要です。

クラウドPBXを導入することで、各拠点との通話料金や新規立ち上げ先のビジネスフォンなどの購入費用も全て不要になります。

1-6.メンテナンスが簡単

従来のビジネスフォンは回線数を増やす場合、「ユニットの増設」「PBXの新規購入」「電話機の配線工事」などのプロセスが必要でした。

クラウドPBXはインターネット上で簡単に回線数を変更できるため、「拠点の増加」「従業員の増加」による回線数の増設も最短即日で設定変更できます

業者を通さずスピーディーに自社でメンテナンス運用ができるクラウドPBXへの乗り換えは、業務の効率化にもつながります。

1-7.企業の規模に関係なく導入しやすい

【クラウドPBXを大企業が導入するメリット】

  1. 内線が通話無料になり大幅コストカットにつながる
  2. 世界中どこでも格安通話が利用できる
  3. 事業内容の変化や規模の拡大時にも柔軟に対応可能

【クラウドPBXを中小企業が導入するメリット】

  1. 導入費用が激安のため70~95%も削減可能
  2. 最短即日で電話番号が利用できる
  3. ビジネスフォンでかかっていた転送料金が全て無料で利用できる

従来のビジネスフォンは導入の際に、ビジネスフォンとPBX(装置)の購入・配線工事が必要です。

クラウドPBXでは機器の購入や回線工事が不要で、インターネット環境があれば簡単に導入できます

小規模なオフィスでの導入事例

A会計事務所は、クラウドPBXを導入する際に電波の安定性を気にされていました。
また外出時の「電話への対応」「転送代」「通話料」に悩みがあり、最終的にクラウドPBXの導入に踏み切りました。

懸念していた音の途切れや音質には何の問題もなく、スマホと同じように使用できて助かるとのこと。
さらに転送代が無料になり外出先でも電話を受信できるため、営業チャンスが増え業務効率がアップしました。

クラウドPBX導入事例一覧はこちら:「事例一覧

従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える最大のメリットは外出先でもスマホなどで会社の番号を受発信できることやテレワーク導入・各拠点の内線化など、これからの時代にあった業務効率化が実現できることですね。

クラウドPBXへ乗り換えるメリットはある程度ご理解いただいたところで、次に乗り換える際の注意点を確認していきましょう。

2.ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際の注意点

メリットだらけのクラウドPBXですが、ビジネスフォンのリースが残っていたり、無計画な運用を行ったり、安いメーカーだからとすぐに契約を決めると失敗につながることもあります。

導入後に「思ったのと違った!」とならないために、ここから注意点をみておきましょう。

2-1.ビジネスフォンの残リースに注意!

クラウドPBX乗り換えの際にビジネスフォンのリース契約が残っている場合、以下の3つのどれかを選択することになります。

  • 既存のPBXと併用する
  • 違約金として残りの契約期間の料金を全額支払う
  • 従来のビジネスフォンは支払いが終わるまでとりあえず置いておく

どうしてもテレワークの導入を急ぎたい場合は仕方のない選択にはなりますが、3名~5名ほどの小規模オフィスであれば、月額4,000円前後で利用できるクラウドPBXもあるため、思い切って導入を検討してみるのもおすすめです。

月額3,400円~利用可能なクラウドPBXはこちら

2-2.クラウドPBXに乗り換え時に電話番号が変わることも!

クラウドPBXに乗り換えするとき、NTT取得番号は引継ぎ可能ですがそれ以外の電話番号は引き継げません。

引き継げない場合は新たに電話番号を取得することになります。

さらに、クラウドPBX導入には「VoIPゲートウェイ(アナログ電話網とIP電話網の中継・変換を行通信装置)」の設置が必要です。

VoIPの画像

「VoIPゲートウェイ」機器は異なる電話網をつなぐための機器で、安くても10万円程度かかります。

2-3.クラウドPBXの音質に注意!

クラウドPBXの音質はほとんど問題ありませんが、中には音質に問題があるメーカーも存在します。

そのようなベンダーと契約すると、

「機械音・雑音などノイズが入る」
「声が遅れて聞こえる」
「声が聞き取りにくい」

などの障害になる可能性があります。

「乗り換えたら電話の音が悪かった」とならないためにも、無料トライアルの利用で音質に問題がないかどうかをチェックしておきましょう。

2-4.プランしだいで高額に!

クラウドPBXへの乗り換えは事前にコストの増額をシミュレーションし、運用計画をしっかり立てることが大切です。

クラウドPBXの基本料金は使用端末の増加数に応じて金額がアップする仕組みであったり、オプション機能が別料金になっていたりします。

【クラウドPBXの基本料金相場】

利用ケース 平均的な相場
1~5名の小規模企業 4,000~8,000円/月
10~20名の中小企業 30,000~50,000円/月

【その他オプション費用】

  • 自動録音:月額2,000~3,500円前後
  • IVR(自動音声対応):月額1,500~3,000円前後
  • Web電話会議:月額2,000~5,000円前後

使用台数を無駄に増やしたりオプション機能を必要以上に多くつけたりすると、コストが高くつく場合があります。

3.ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際の初期費用は?

クラウドPBXでは従来のPBXに必要な「設置費用」「回線工事費用」は不要で、初期費用の相場は10,000~50,000円です。

クラウドPBXの初期費用とは「インターネット回線取得」「サーバーの登録」などの作業料です。

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際、キャンペーンを利用すれば初期費用も無料でできます。

現在「OFFICE PHONE」ではキャンペーン適用で初期費用が0円に

4.ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える手順

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える手順は「新規に電話番号を取得する場合」「電話番号を引き継ぐ場合」の2つがあります。

4-1.新規に電話番号を取得する場合

クラウドPBX導入時に新しく電話番号を取得する場合は、クラウドPBXのメーカーが電話番号を取得します。

インターネット光回線を利用する場合、「03」「06」などの市外局番と「0120」「0800」のフリーダイヤルを取得できます。

IP電話を利用する場合、「050」のIP電話の番号と「0120」「0800」が取得可能です。

4-2.電話番号を引き継ぐ場合

クラウドPBX導入時に電話番号を引き継ぐ場合、「番号ポータビリティ(MNP)」を使い、「VoIPゲートウェイ」を設定することで引き継げます。

※「番号ポータビリティ(MNP)」できる番号しか、引き継ぐことが出来ないということです。

「VoIPゲートウェイ」の費用は安くても10万円程度、工事費も1万円程度かかります。

クラウドPBXの導入手順がわかったところで、実際に利用されている方の声を聞いてみると、ビジネスフォンから乗り換えるとどうなるのかイメージしやすいと思いますよ。

5.実際にクラウドPBXへ乗り換えられた方の声

ここからは、実際にクラウドPBXを導入した方の声をご紹介します。

クラウドPBXへの乗り換えによって業務の効率アップ顧客との連絡が密になるなど、さまざまなメリットがあります。

クラウドPBXを導入検討中の方はぜひ参考にしてください。

5-1.クラウドPBX導入で転送電話と家庭用電話機の問題を解決!

クラウドPBXには転送機能があり外出中でも顧客の電話を受信できるため、業務効率が格段にアップします。

「株式会社イノセンス」様は元々家庭用電話機を使用していましたが、「転送電話の通知音」「時間外に顧客から電話が多いこと」に頭を悩ませていました。

そうした悩みを解決すべく「OFFICE PHONE」の導入を決定。

転送電話の悩みは解決し、場所に縛られず通話できることに魅力を感じていただきました。

【お客様の声】

「ビジネスフォンと違ってかかってきた電話にスマホで折り返せる」と社員の評判も上々。
コスト面がよく音質もよい「OFFICE PHONE」はテレワークにおすすめです。

事例の詳細はこちら

5-2.3拠点との電話を統一するためにクラウドPBXを導入!

クラウドPBXのメリットのひとつに、複数の拠点間を内線化できることが挙げられます。

「東京電子株式会社」様は3つの拠点を抱えていますが、「顧客からの問い合わせにタイムリーに対応できない」という悩みがありました。

こうした悩みを解決するため、かかってきた電話を直接担当者に転送できる「OFFICE PHONE」の導入を決定したようです。

【お客様の声】

導入後は顧客からの電話にタイムリーに対応できるようになり、効率的に仕事が進むようになりました。
現在オプション機能はつけていませんが、録音データをWeb上に残して後でデータを確認できる「通話録音機能」の導入も検討中です。

事例の詳細はこちら

5-3.どこでも持ち運べ、お客様からの商品の注文などを逃さない!

「外出が多くオフィスで電話を取ることが難しい」、クラウドPBXはそんな悩みも解決してくれます。

「株式会社around」様はコードレス電話を検討したものの、スマホでビジネスフォンが使える「OFFICE PHONE」の存在を知り導入を決定。

「OFFICE PHONE」の導入により「簡単に外出できるようなった」とメリットを感じているそうです。

【お客様の声】

導入後はどこにいても顧客と連絡が取れ、商品の問い合わせや注文を取りこぼさなくなりました。
コストや音質でも上々で、電話を置くスペースがなくなった分オフィスがすっきりしました。

事例の詳細はこちら

6.おすすめクラウドPBXは高品質・低価格の「OFFICE PHONE」

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通話品質の高さとサポート体制のよさをお求めの方におすすめのクラウドPBXは「OFFICE PHONE」です。

「OFFICE PHONE」は19年の開発研究をベースにした国内最高レベルの品質を評価いただき、導入累計数20,000社を達成しています。

何よりも魅力なのは「大幅なコストダウンが見込めること」
「OFFICE PHONE」導入で平均70~95%のコスト削減も可能です。

【コスト面のメリット】

  • 設備投資・携帯支給等のコストが0円
  • 端末1台あたり月98円
  • 固定電話への発信が8円/3分
  • 携帯電話への発信が15.4円/1分
  • 半分以上のオプション機能を無料で提供

「OFFICE PHONE」ではIT専門のスタッフが充実したサポートをしてくれます。

操作がわからなくなってもすぐに質問して解消できるため心配はありません。

さらに機能面も充実しています。

【OFFICE PHONEの機能】

  • スマホから会社の番号(03・050・フリーダイヤル0120・0800)が発信可能
  • 内線電話が外出先でも無料
  • 利用中の外線番号をそのまま使える
  • スマホとPCの場合はアダプター設置後にアプリを入れるだけ
  • 配線工事不要
  • スマホ以外の機種もOK
「OFFICEPHONE」導入で大幅にコスト削減でき、今なら初期費用が無料でさらにお得になります!
さらに「OFFICE PHONE」は無料トライアルも行っておりますので、導入前に試してみたい方はお気軽にお問い合わせください。
クラウドPBXならOFFICE PHONE スマートフォンがビジネスフォンになる

7.まとめ

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えのメリットはスマホで転送できたり、コストが安かったりなどさまざまです。

日本国内の拠点から海外の拠点まで無料の内線通話ができ、外線をかけた場合も安く済みます。

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際の注意点さえ気を付けていれば、後悔のない導入ができるでしょう。

導入する前には無料トライアルを活用し、音質・サポート体制をチェックするようおすすめします。

「OFFICE PHONE」では初期費用無料キャンペーンも実施しております。

興味のある方はぜひ一度お問い合わせください。

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