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クラウドPBXで「働き方改革」!テレワーク導入に効果的

クラウドPBXで「働き方改革」!テレワーク導入に効果的

働き方改革やテレワークの導入にクラウドPBXがおすすめだという話を聞いたんですが、本当ですか?
確かにクラウドPBXを活用して在宅勤務やテレワークの仕組みを整えたり、業務の効率化を実現したりしている企業は多いですね。
当社もテレワークを検討しているので、活用の仕方を教えてもらえませんか?
承知いたしました。クラウドPBXのメリットなどを踏まえて解説しますね。
この記事の目次
  1. テレワーク導入に効果的なクラウドPBXとは?
  2. クラウドPBX導入でテレワーク!得られる6つのメリットとは?
  3. テレワーク導入の5つの課題をクラウドPBXで解消
  4. まとめ

テレワーク導入に効果的なクラウドPBXとは?

「次世代のコミュニケーションツール」と呼ばれるクラウドPBXですが、一般的な認知度はそれほど高くないため、サービスや機能の詳細を知らないという方もいると思います。

この章では、まずクラウドPBXがどのようなもの解説します。

テレワークの導入にどのようにクラウドPBXを活用できるのかをイメージしながら、読み進めていただけたら幸いです。

1-1. スマホ・PCをビジネスフォンとして使用できる

クラウドPBXの大きな特徴は、スタッフのプライベートのスマートフォンや業務で使用しているPCをビジネスフォンとして使用できることです。

ただ、「前もって面倒な準備や手続きが必要なのでは?」

といった疑問を持つ方もいますが、クラウドPBXの場合は準備がとても手軽で基本的には次の3ステップで準備完了です。

  1. クラウドPBXのサービスを契約する
  2. 社内にアダプタを設置する(光回線を利用するタイプのクラウドPBXの場合)
  3. スマホ・PCにアプリをダウンロードして、簡単な初期設定をおこなう

たったこれだけで、スマホやパソコンを自社のビジネスフォンとして使えるようになります。

スマホやPCで会社の番号にかかってきた電話を直接受けたり、会社の電話番号で発信したり、プライベートのスマホや業務用のPCでできるということです。

つまり、面倒な手続きをしたり、高額なシステムを導入しなくても、スタッフの自宅やサテライトオフィスなどに、オフィスと同じように電話ができる環境を準備できるということです。

プライベートのスマホがビジネスフォンになるなら、設備投資に費用をかけなくても在宅勤務を実現できそうです!

1-2.社内通話無料

クラウドPBXの大きな特徴は、離れた拠点でも内線が無料で利用できることです。

その理由は、クラウドPBXと従来のビジネスフォンとの仕組みの違いにあります。

従来のビジネスフォンは、社内に設置するPBXという機器とケーブルで接続した電話機が内線として接続されます。

内線通話を使用するには必ずケーブルで接続しなければならないので、自社を離れてしまうと「社内」であっても内線は使えません。

一方、クラウドPBXはインターネット上にある仮想のPBXにアクセスすることで、ビジネスフォンの機能が使用できるようになります。

クラウドPBXイメージ

そのため、インターネットに接続できれば、どこにいても「社内」の電話機としてつながることができます。

こうして、本社とスタッフのスマホとの間が無料で通話できるということです。

テレワークを導入してコミュニケーション不足になってしまうのが心配でしたが、無料で通話できるなら安心ですね!

1-3.市外局番がどこでも利用できる

クラウドPBXは、東京「03」や大阪「06」などの市外局番を利用できるというメリットもあります。

クラウドPBXではインターネットにアクセスすることができれば機能を利用できるため、スタッフのスマホやPCでも会社の電話番号を使って電話を掛けたり、受けたりすることができます。

1-3-1.市外局番が利用できないタイプもある

市外局番の利用は、クラウドPBXのメーカーやサービス内容によっては利用できないこともあります。

クラウドPBXの中には、「050」のIP電話の番号、および「0120」「0800」のフリーダイヤルにしか対応していないメーカーもあるためです。

これらのメーカーの特徴は、IP電話回線を利用したサービスであるということです。

1-3-2.市外局番が利用できるのは光回線を使用するタイプ

一方、市外局番の利用が可能なのはインターネット光回線を使用するタイプのクラウドPBXです。

その大きな特徴は、サービス契約時に社内に専用のアダプタを設置してから、スマホにアプリをダウンロードするという点です。

同じ「クラウドPBX」という名称であっても、サービスの内容が大きく異なるので契約前に注意が必要です。

1-4.勤怠管理や情報共有ができる

クラウドPBXは、通信機器であると同時にITツールでもあります。

クラウドPBXの機能の中には、勤怠管理やストレージなどのビジネスツールが搭載されたものも少なくありません。

これらの機能を活用することで、クラウドPBXはコミュニケーションツールとしてだけではなく、ITビジネスツールとして活用することができます。

1-5.セキュリティ対策にもつながる

クラウドPBXのメリットは、セキュリティ対策にもつながることです。

クラウドPBXの通信データや電話帳データなどは、インターネット回線を使って通信しているため、物理的には外部からのサイバー攻撃の被害を受けてしまう可能性があります。

しかし、きちんとしたメーカーであればクラウド上のデータに対して万全のセキュリティ対策を施しているので、自社の社屋にサーバーやPBXを置くといった独自の対策をとるよりもはるかに安全です。

また、Web電話帳などのセキュリティを高めるために利用できる機能も搭載されています。

テレワークの場合、スタッフの自宅やコワーキングスペースなど、どうしてもセキュリティが弱くなりがちな場所がワーキングスペースになります。

メーカー側でセキュリティ対策を取っているクラウドPBXを導入することが、効果的なセキュリティ対策になります。

実は、セキュリティはすごく気になっていました!
最近のサイバー攻撃は、大手企業よりもセキュリティの甘い中小企業をターゲットにしたものが多いという特徴があります。また、インターネットにつながっていると、セキュリティ被害に遭うリスクは必ず付いてくるので、セキュリティ対策は必要不可欠です。

1-6.導入が簡単

クラウドPBXの大きなメリットは導入が簡単で手軽なことも挙げられます。

従来のビジネスフォンは工事の段取りや準備も含めると、申し込みから設置完了まで1~2か月ほどかかります。

しかし、クラウドPBXは即日~数日程度で導入が完了します。

また、スタッフのスマホやPCにも簡単に導入ができます。

クラウドPBX導入でテレワーク!得られる6つのメリットとは?

続いて、クラウドPBXのメリットを業務改善や新しい働き方にどのように活用していけるのかについて紹介します。

クラウドPBXがどれほど優れたものでも、自社の業務改善に効果的でなければメリットは得られませんよね?

この章では、クラウドPBX導入でテレワークの6つのメリットについて解説するので、自社の状況やニーズ・課題と照らし合わせながら読み進めてください。

2-1.新しい働き方の実現につながる

クラウドPBXを導入すると、場所にかかわらず外線や内線の通話が利用できるようになります。

従って、スタッフの自宅やオフィス以外の場所でもオフィスと同様の通信環境を構築することができ、多様な働き方ができるようになります。

また、クラウドPBXではメッセージ機能や情報共有機能・勤怠管理機能なども搭載されているため、電話でのコミュニケーションだけではなく、業務を遂行するためのさまざまな機能をオフィス以外の場所で実現できるようになります。

取引先や顧客にスマホの番号で電話をすると警戒されてなかなか電話がつながらなかったけど、クラウドPBXに切り替えたら電話がつながる確率が高くなったという声もたくさん聞いています。

2-2.生産性の向上

テレワークの導入により、生産性の向上が期待されます。

例えば、無駄な会議の削減やITツールを利用したリアルタイムの情報共有などにより、業務スピードや質の向上が期待できます。

確かにツールに頼りきりになるのではなく、ツールを使ってどのように生産性を向上するかという視点も大事ですね。

2-3.コスト削減

テレワークの導入はコストの削減にもつながります。

直接的にコスト削減につながる項目としては、移動にかかる交通費や社用車のガソリン費用、オフィスの光熱費などです。

また、長期的に見た場合、オフィスに出勤するスタッフの人数を縮小することにより、小規模なオフィスへの移転「スモールオフィス化」が実現できる可能性があります。

その場合には、テナント物件の賃料を削減できる可能性があります。

ただし、短期的に見た場合には、ネットワーク環境の構築やテレワーク導入のために必要なツールの導入など、コストの負担の方が大きくなるケースの方が多いため、方向性を定めて長期的な視野の元にテレワークを進める必要があります。

2-4.労働力の確保

総務省「テレワークの利用意向」

参照:総務省「テレワークの利用意向」

現在は、多くの企業が人手不足に悩まされています。

2020年1月の帝国データバンクの調査によると、正社員の人手不足に悩んでいる企業は、全体の49.5%にも上ります。

そして、採用市場は買い手市場となっており、新卒・中途にかかわらず欲しい人材が思うように採用できない状況がこの数年続いています。

特に、以前から採用の中心として利用されてきたインターネットの求人媒体に関しては、大手企業や人気企業との競合が生じることもあり、なおさら必要な人材を確保しづらい状況になっています。

そんな中、新たな働き方を導入することで、自社の社員の退職を防止したり、これまでは条件が合致せずに採用できなかった人材を雇用できたりするなどの効果が期待できます。

総務省がおこなったアンケート調査においても、若い世代を中心にテレワークの利用意向が非常に高く「テレワーク」という業務形態をとることによって労働力を確保できる可能性を広げることができます。

『ブラック企業』というイメージが広まってしまい、人材が集まらなくなり悪循環に陥ってしまった。ということもあるみたいですよ。
多様な働き方ができる仕組みを整えて、人材を募集したときに応募が集まりやすい体制にしておかないといけませんね。

2-5.ワーク・ライフ・バランスの実現

厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」によると、「テレワークは、ICT(インターネットなどの情報通信技術)を活用して時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方」というように記載されています。

通勤時間や移動時間などの拘束時間が減ることや、仕事の合間に育児や介護・家事などができること、フルタイムの勤務形態にこだわらずに、スタッフの状況に合った労働条件が設定できることなどにより、ワーク・ライフ・バランスが実現しやすいということです。

2-6.BCP対策

テレワークの導入は、BCP対策にも効果的です。

BCP対策とは、大規模な自然災害や疫病の大流行など、業務の遂行に影響が生じるような事態がおきたときにでも、根幹となる業務について一定の水準で業務を遂行できるようにあらかじめ準備を整えておくことです。

2020年のコロナ禍は、まさにBCP対策が機能するかどうかが試されている状況であるともいえます。

BCP対策の具体的な内容は、企業ごとに異なりますが、テレワークを導入することにより、さまざまな事情でオフィスに出社することが困難なケースであっても、主な業務を継続できる可能性が広がります。

さらに、クラウドPBXを活用すると、自宅から会社の電話番号を使って通話をすることができたり、グループウェアによるデータ共有ができたりするなど、BCP対策と業務効率の向上との両立を図ることもできます。

テレワーク導入の5つの課題をクラウドPBXで解消

最後に、テレワーク導入に関する5つの課題について解説します。

そして、クラウドPBXを導入することでこれらの課題をいかに解決できるかという点についても併せて紹介します。

2020年の緊急事態宣言中にテレワークを導入していた企業の内、10%ほどの減少が見られました(テレワーク実施率:5月上旬31.5%→7月上旬20.2%)

その理由として「テレワーク導入によるデメリットが生じたため」といった点が挙げられましたが、デメリットについてはあらかじめ対策を取ることで解消できるものも少なくありません。

この章では、デメリット解消のためのコツ・ヒントをつかんでいただけたら幸いです。

3-1. 勤怠管理

テレワークの問題点として多く取り上げられているのが、勤怠管理が難しいという点です。

テレワークでは、上司や同僚の目が届かないため、オフィスに出勤している場合のようにスタッフの勤務時間を把握したり、仕事のプロセスをチェックしたりすることが難しいということです。

解決方法としてよく利用されているのは、スマホを使った勤怠管理ツールの導入です。

タップをするだけで、始業・休憩・終業を知らせることができるので、テレワークスタッフにとっても管理者にとっても手間・負担の少ない管理方法です。

クラウドPBXの中には、便利ツールとして勤怠管理ツールが導入されているものもあります。

3-2. コミュニケーション不足

テレワークのデメリットとしては、スタッフ間のコミュニケーション不足もよく指摘されます。

対面して顔を合わす機会がなくなるため、雑談が減少し、さらには報告・連絡・相談がしづらい雰囲気になってしまうこともあります。

その結果、必要な情報が共有されず、結果として生産性が低下してしまうといった事態に発展してしまうこともあります。

クラウドPBXを導入すると、社員間の通話が無料になるため、電話でのコミュニケーションが気軽におこなえるようになります。

さらに、メッセージ機能やチャット機能が搭載されたクラウドPBXも多いので、これらの機能を活用してコミュニケーション不足に陥らないように仕組みを整えておくことが大切です。

3-3.人事評価

テレワークの導入により、業務の途中経過の把握や管理が難しくなります。

また、勤務態度や業務への取り組み方を実際に目で見ることができなくなってしまいます。

その結果、業績の管理が「成果」に偏ってしまう可能性があります。

しかし、あまりにも評価が「成果」に偏ってしまうと、成果では評価しづらい管理部門のスタッフから不公平感が生じたり、成果が表れるまでに時間のかかる長期的な案件が、後回しにされてしまったりするなどのデメリットが生じてしまうことがあります。

人事評価をできるだけ緻密におこなうためには、グループウェアなどを用いて、業務の進捗状況を「見える」化することが大切です。

また、意識的にコミュニケーションを取り、スタッフが直面している課題や状況を把握し、どのように対処をしているのかを理解することが大切です。

成果だけで仕事を判断すると不公平感が生じてしまうので、業績をきちんと評価できる仕組みを整えることはとても大切ですね。

3-4.スケジュール管理

テレワークでは、定例会議などが省略・縮小される傾向にあり、各スタッフのスケジュール管理に課題が生じてしまうことがあります。

例えば、上司が部下の商談の日程を把握できていなかったり、納期を管理できなくなっていたり、といった状況です。

このような状況についても、スケジュール管理を活用することで回避できます。

グループウェアのツールでは、スタッフのスケジュールが一覧でチェックできるので、上司が部下のスケジュールを管理するのはもちろんですが、スタッフ同士でのスケジュール調整にも効果的です。

3-5.生産性の悪化

日経BizGateのアンケートによると、「テレワークの導入により、生産性が下がった(やや下がった)」と回答している人の割合は、全体の42.4%。

「生産性が上がった(やや上がった)」と回答している割合27.3%と比較して、生産性が悪化していると感じている企業の方が多いというデータが表れています。

ただし、考慮しておかなくてはならないのは、2020年の新型コロナウイルス対策のためのテレワークは、準備期間がほとんどない状態でやむを得ず導入した企業が覆ったことです。

また、生産性を評価するまでの期間が非常に短いことです。

本来のテレワークの導入は事前の準備をしっかりと整えて、業務の棚卸などをおこなったうえで、長期的視野のもとに成果をはかるべきものです。

例えば、今回の記事で紹介しているクラウドPBXの導入や活用も、テレワーク導入の成功のための一つのカギになります。

逆に言えば「生産性が悪化した」とならないよう、準備を整えたうえで対策を考える必要があります。

まとめ

在宅勤務を始めとした、時間や場所にとらわれない新しい働き方であるテレワークを成功させるための方法として、クラウドPBXを活用する方法があります。

クラウドPBXを導入すると、スタッフのプライベートのスマホやPCなどをビジネスフォンとして利用できるだけではなく、離れた場所でも無料の内線通話が利用できたり、勤怠管理やグループウェアなどのビジネスツールが利用できたりするなどのメリットがあります。

特にOFFICE110で提供している「OFFICE PHONE」は、従来のビジネスフォンと変わらないほどの音質を、月額3,400円~という低価格で実現したコストパフォーマンスに優れたクラウドPBXです。

さらに、勤怠管理・グループウェアといった記事の中で紹介したテレワークにおいて重要な役割を果たすITツールが全て使えるという非常に優れたビジネスツールでもあります。

19年に渡り20,000社以上に導入されているクラウドPBXなので、実績も十分です。

興味のある方は、ぜひ気軽にお問い合わせください。

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