クラウドPBXは自治体での導入がおすすめ！メリット・導入事例を解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

コスト削減や電話業務の効率向上につながるクラウドPBX。
近年では、一般企業だけでなく自治体がクラウドPBXを導入するケースも増えています。

そこで本記事では、自治体の業務改善につながるクラウドPBXの強みを解説します。

クラウドPBXは、職場や自席を離れると仕事がしづらい自治体の業務とも相性がよく、DX推進やテレワークの導入で働き方改革を進めたい場合にも効果的です。

クラウドPBXを選ぶ際に確認することや導入事例も紹介しますので、導入検討の参考にしてください。

自治体の課題解決に効果的！クラウドPBXとは

企業だけでなく、自治体においても導入事例が増加傾向にあるクラウドPBX。
これには、自治体が抱える業務の課題解決に、クラウドPBXが効果的であることが関係しています。

ここでは、自治体の電話運用の課題や、クラウドPBXの概要を解説します。

はじめに：自治体の電話運用の課題

社会のデジタル化・人材不足により、多くの企業は生産性向上に向けたさまざまな取り組みを行っています。

これには、テレワークやサテライトオフィス勤務を導入して、働き方改革を進めることも含まれます。

総務省は、デジタル社会の実現に向けて「住民に身近な行政を担う自治体、とりわけ市区町村の役割は極めて重要」であるとし、「自治体DX推進計画」を策定しました。

自治体が重点的に取り組むべき事項・内容の中には、「テレワークの推進」が含まれていますが、窓口業務や電話業務が働き方のメインとなるため、職場や席を離れると仕事がしづらいのが現状です。

市町村の合併などが行われるケースもあり、その際にそれぞれの庁舎・施設が別個にPBX（電話交換機）を運用していると、運用上の効率が悪いことも課題になっています。

これら自治体の電話運用の課題解決に効果的であるとされているのが、クラウドPBXです。

クラウドPBXとはどんな電話システム？

クラウドPBXとは、PBX（主装置）をクラウド上に構築して、インターネット回線を使用して外線・内線・転送などビジネスフォンの機能を利用できる電話システムです。

クラウドPBXを大きく分類すると機器設置型と完全クラウド型の2種類です。

機器設置型は、オフィス内に設置機器が必要になりますが、既存の電話番号を引き継ぎできる、NTTの回線が利用できるため通話音質のクオリティが高いといったメリットがあります。

一方、完全クラウド型は、オフィス内に機器を設置は不要ですが、既存の電話番号を引き継ぎできない場合が多いことや機器設置型と比較し通話音質のクオリティが低いといったデメリットがあります。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

クラウドPBXとビジネスフォンの大きな違いは、PBX（主装置）をオフィス内に設置する必要の有無です。

従来のビジネスフォンは、オフィス内の特定の場所にPBXを設置する必要があり、機器設置・電話回線の工事が必要です。

それに対してクラウドPBXは、PBXをクラウド上に設置するため、大がかりな工事を必要としません。

クラウドPBXと従来のビジネスフォンの違いを図解で説明すると、以下の通りです。

クラウドPBXについての基本情報や選び方については、こちらをご覧ください。

【図解】クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを簡単解説

クラウドPBXを自治体が導入する7つのメリット

クラウドPBXを自治体が導入すべきなのは、課題解決や業務改善につながる以下の7つのメリットがあるからです。

ここでは、それぞれのメリットや自治体の課題解決・業務改善にどうつながるかを解説します。

どこでも代表番号が使えて働き方の多様化へ

クラウドPBXを自治体が導入するメリットとして、どこでも代表番号が使えて働き方の多様化へつながることが挙げられます。

従来のビジネスフォンで自治体の電話業務を行う際は、職場や自席を離れることができません。

しかし、クラウドPBXはインターネット環境にあれば利用できるため、自宅やサテライトオフィスなど、場所を問わずに代表番号を利用し電話業務を行えるようになります。

代表番号を使って電話業務ができれば、市民からの問い合わせにも対応でき、自治体DX推進の一環としてテレワークなどさまざまな働き方が可能になります。

イベント・催事を屋外や外部施設で開催する際に、市役所の代表番号で受付や対応ができるのも大きなメリットです。

なお、中小企業向けのクラウドPBX『OFFICE PHONE』を提供する弊社は、DXマーク認証制度のブロンズ認証を取得しています。

認証取得のノウハウを生かして中小企業のDX化を支援いたしますので、どうぞお気軽にご相談ください。

場所を問わず内線通話可能で通話コスト削減

クラウドPBXを自治体が導入する2つ目のメリットは、場所を問わず内線通話可能で通話コスト削減につながることです。

離れた拠点同士や離れた場所で働く職員同士も、インターネット環境にあれば無料で内線通話できます。

市町村の合併などで拠点が複数あり、拠点間での通話が多い場合には、クラウドPBXを導入することで大幅な通信コストの削減につながります。

電話の取り次ぎも、簡単な操作でスムーズに内線へつなぐことができ、転送料など不要なコスト削減が可能です。

社員のスマホやPCで使えるため初期費用が安い

クラウドPBXを自治体が導入する3つ目のメリットは、社員のスマホやPCで使えるため初期費用が安いことです。

クラウドPBXでは、SIPフォンだけでなくスマホ・PC・タブレットなどインターネットに接続可能な端末をビジネスフォンとして使用できます。

これらの端末は誰もが所有する時代となっているため、個人のスマホやPCなどを業務利用する「BYOD（Bring Your Own Device）」を導入する企業は少なくありません。

自治体の場合も、職員個人が所有するスマホやPCを使うことで、新しく電話機を購入する必要はなく初期費用を削減できます。

端末支給にともなう機種の選定や初期設定の手間が省けることや、職員の増員・減員に柔軟に対応できることもメリットです。

多くの職員にとって自分の端末は使い慣れており、スムーズに業務を進められると期待できます。

配線工事不要で移転やレイアウト変更も柔軟

クラウドPBXを自治体が導入する4つ目のメリットは、配線工事不要で移転やレイアウト変更も柔軟なことです。

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンのような主装置の設置や複雑な配線を必要としないため、設置および配線工事にかかる費用を削減できます。

移転時も同様で、大がかりな工事にかかる時間やコストを抑えて、スムーズに業務を再開できます。

主装置や複雑な配線がないため、省スペースで職場の電話環境を自由にレイアウトできるのも大きなメリットです。

本庁舎と、隣接する別館・別棟などでも配線は不要で、部署異動などレイアウト変更の際に柔軟に対応できます。

電話設備の一本化で保守運用・管理の負担を軽減

クラウドPBXを自治体が導入する5つ目のメリットは、電話設備の一本化で保守運用・管理の負担を軽減できることです。

主装置をクラウド上に構築するクラウドPBXでは、拠点ごとに主装置を設置してメンテナンス・修理を行ったり、各拠点に設定・管理の担当者を配置したりすることなく、本庁で一括管理できます。

細かな設定も本庁でできるため、迅速かつ柔軟に対応でき便利です。

電話設備を一本化することで、保守運用・管理のコストや対応する人員の確保・人件費の削減につながります。

充実した便利機能により電話業務を効率化

クラウドPBXを自治体が導入する6つ目のメリットは、充実した便利機能により電話業務を効率化できることです。

クラウドPBXで使える便利機能には、以下のようなものがあります。

ネットFAXを活用することで、機器の保守運用費や用紙代を削減できます。
インターネットが普及したとはいえ、自治体ではFAXを使用するケースが少なくありません。
結果として自治体のペーパーレス化促進にもつながります。

IVR（自動音声対応）は市民からの問い合わせに、自動音声で対応できる機能です。
プッシュボタンで該当窓口へ振り分けたり、簡単な質問には自動音声で対応でき、電話業務の効率化に役立ちます。クラウドPBXのIVR機能は、従来のIVRと比較して導入費用が安いのもメリットです。

通話録音機能は通話を録音して、クラウド上にデータを保管できる機能です。
市民からの問い合わせなど、毎日かかってくる電話のやり取りを録音することで、行政サービスの質を確保したり、職員への不当な圧力を排除したりできると期待できます。

災害や緊急時に備える「BCP対策」にも有効

クラウドPBXを自治体が導入する7つ目のメリットは、災害や緊急時に備える「BCP対策」にも有効なことです。

BCP対策とは「事業継続計画」のことで、地震・台風など自然災害やテロ攻撃・サイバー攻撃など人為的な災害時に、被害を最小限に抑えて事業を迅速に復旧させられるよう計画することです。

例えば、災害で庁舎がダメージを受けると、従来のビジネスフォンは使用できなくなります。
しかしクラウドPBXの場合、インターネットが使えればスマホやPCで電話業務を継続できる可能性が高まります。

また大がかりな設置・配線工事は不要なため、代替庁舎への切り替えなどもスムーズで、DR対策（災害復旧）にも最適です。

クラウドPBXがBCP対策に最適である理由についてこちらで詳しく解説しております。

クラウドPBXがBCP対策に最適な理由｜緊急時の電話問題を解決

ここまでで、クラウドPBXを自治体で導入すべき理由をまとめました。

クラウドPBXの活用によるDX化のご相談や、「使い勝手や音質を確かめたい」といった方は、弊社『OFFICE110』までお気軽にお問い合わせください。

クラウドPBXの自治体における導入事例

実際にクラウドPBXは自治体にとってどういったメリットがあるのか、導入事例も参考にできます。

ここでは、クラウドPBXの自治体における導入事例を3つご紹介します。

東京都福生市

東京都福生市は本庁舎と、隣接する別館で運用していたPBXの保守期間満了を機に、クラウドPBXを導入しました。

クラウドPBXの導入を検討したのは、半導体不足により機器調達が困難であったためです。

また機器の老朽化による交換といった運用負担や、出先機関のPBXも一体運用できる可能性など、将来のことも考慮に入れてクラウドPBXを選定しました。

設置作業は2日間で終わり、約300台の固定電話・防災無線網との接続も業務に支障ありませんでした。

クラウドPBXを導入することで、テレワークやフリーアドレスなど自由な働き方や、自治体DXの下地ができたことも大きな意義であるとのことです。

沖縄県庁

沖縄県庁は、保険医療部感染症総務課にかかってくる、新型コロナウイルス感染症に関する多種多様な内容の問い合わせへの対応に苦労していました。

内線取り次ぎやかけ直しで対応していましたが、電話をクラウド化することで「IVR活用による窓口の一本化や業務改善の実施ができるのでは」と考えたようです。

クラウドPBXを導入した結果、必要な部署への取り次ぎが簡単になり、かけ直しを依頼することがなくなりました。

新しいシステムへの変更を浸透させることに苦労したものの、官公庁や自治体のテレワーク実施に役立つと感じ、今後の可能性や業務提案に役立てていきたいとのことです。

千葉県佐倉市

千葉県佐倉市は、市役所で利用していた電話機の発売終了で代替機が用意できなくなる問題に直面しました。

そこで、使い勝手を変えずに新しい電話システムへ移行するため、クラウドPBXを導入しました。

佐倉市が懸念していたのは、「音声品質が下がらないか」「レスポンスが劣化しないか」です。
そこでトライアル運用を活用し、音声品質やタイムラグなどを入念に比較検証しました。

サービス品質に懸念があったものの、実際に使ってみると「聞きやすくなった」との声も挙がるほどでした。

さらに、既存電話機をそのまま使えたためスムーズに移行できたことや、故障した場合を順次別メーカーの電話機へ切り替えられたこともスムーズに切り替えできた要因です。

今後は、場所を問わずに電話対応できるよう、スマホを内線として利用することも検討しているとのことです。

自治体で導入するクラウドPBXの選び方のポイント

自治体でクラウドPBXを導入する際は、以下の4つのポイントを確認しましょう。

ここでは、それぞれのチェックポイントを詳しく解説します。

電話番号の引き継ぎができるか

自治体でクラウドPBXを導入する際は、電話番号の引き継ぎができるかを確認しましょう。

自治体のような公共サービスでは、電話番号の変更は市民の混乱を招くと考えられます。
クラウドPBXの導入で既存電話番号を引き継ぐには、以下の条件を満たす必要があります。

クラウドPBXへ移行する前に、電話番号の引き継ぎができるか確認しておくことは重要です。

通話品質や使用感は問題ないか

自治体でクラウドPBXを導入する際のチェックポイントとして、通話品質や使用感は問題ないかを確認することも挙げられます。

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通話品質はインターネット環境に左右されます。

またベンダーやシステムによって使い勝手も異なるため、導入を決める前に無料トライアルで使い勝手と通話品質を確認するとよいでしょう。

クラウドPBX導入の目的に応じて、必要な機能が使えるかも重要なチェックポイントのひとつです。

クラウドPBXの通話品質や使い勝手を確認したい方は、弊社が提供する『OFFICE PHONE』の無料トライアルをお試しください。

トータルコストはいくらになるか

自治体でクラウドPBXを導入する際は、トータルコストはいくらになるか確認することも大切です。

クラウドPBXは、ベンダーによって料金体系が異なります。

主装置の設置や配線工事が不要なクラウドPBXは、従来のビジネスフォンと比較して初期費用を抑えられるのがメリットです。

しかしアカウント数に応じて月額料金がかかるため、長期的な視野でコスト面のメリットがあるか確認しましょう。

継続して使いたい既存システムの機能や、導入を機に追加したい機能を洗い出し、各種機能は月額料金に含まれているか、追加料金が発生するかを確認することも大切です。

セキュリティやサポート体制は万全か

自治体でクラウドPBXを導入する際のチェックポイントとして、セキュリティやサポート体制は万全かを確認することも挙げられます。

クラウドPBXはインターネット回線を使用するため、不正アクセスや情報漏えいなど、一般的なインターネット環境と同様のセキュリティリスクがあります。

特に市民の個人情報を取り扱う自治体にとって、セキュリティ対策は重要なポイントです。

パスワードの管理やセキュリティルールの徹底など、自社で行うべき対策もありますが、クラウドPBXベンダー側でもしっかりとセキュリティ対策がされているか確認しましょう。

例えば、不具合やトラブル時に利用できる相談窓口が充実していて、導入実績数の多いベンダーは、セキュリティやサポート体制の面で安心して利用できると期待できます。

自治体におすすめのクラウドPBXを厳選！

最後に、自治体におすすめのクラウドPBXを３社ご紹介します。
自治体への導入実績やサービス内容を確認して、自社に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。

MOT/PBX

MOT/PBXは、株式会社バルテックが提供する、機器の設置が必須のオンプレミス型サービスです。

導入実績は27,000社以上で、小規模事業者から内線数2,200を超える大企業まで幅広く対応可能です。

官公庁・自治体への導入実績もあり、本記事の導入事例でご紹介した沖縄県庁も利用しています。

「MOT」シリーズは15年以上の開発研究によって誕生したサービスで、電話業務で重要な音質は業界トップクラスを誇ります。

また自社で開発・販売・工事・サポートまで行っているため、トラブル時の迅速な対応など、セキュリティやサポート体制も万全です。

Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供するクラウドPBXです。

日本郵便株式会社や株式会社鹿児島放送など、中小規模から大規模事業者まで、幅広い導入実績があります。

自治体への導入実績もあり、例えば福島県南会津町は新庁舎移転を機に全拠点のPBXをクラウド化する際に本サービスを利用しました。

本サービスは、NTTコミュニケーションズ独自のIP電話サービスを組み合わせると、外線通話も無料になるメリットがあります。

通信事業者として知名度の高いNTTグループが提供するサービスで、通信回線のトラブルや通信環境の整備で失敗が許されない自治体でも安心です。

03plusエンタープライズ

03plusエンタープライズは、株式会社グラントンが提供する、30名以上の法人・地方自治体向けのクラウドPBXです。

導入実績は50,000回線以上で、個人事業主・中小企業から大企業・地方自治体までさまざまな規模の事業者に利用されています。

自治体の導入実績には大阪市もあり、既存のFAX番号を継続してインターネットFAXへ移行した事例があります。

市外局番のIP電話回線とPBXの機能を合わせてクラウドで提供する本サービスは、IP電話回線の契約や工事、固定電話機や機器の設置も不要です。

テレワークの導入やスマートフォンの内線化を行いたい自治体におすすめです。

まとめ

クラウドPBXを自治体で導入すべき理由をまとめました。

テレワーク推進などDX化を進めたい自治体にとって、クラウドPBXは課題解決や業務改善につながる以下のようなメリットがあります。

クラウドPBXはベンダーによって料金体系・サービス内容・利用できる機能が異なるため、導入目的に合わせて最適なサービスを選ぶ必要があります。

また、自治体のように市民からの問い合わせなどの電話業務が多く、電話環境の構築や音声品質に妥協できない場合、クラウドPBXへの移行は慎重さが求められます。

「一部の業務でクラウドPBXを試してみたい」「クラウドPBXの音声品質を確かめたい」といった方は、低価格で高品質のサービスを提供する『OFFICE PHONE』もおすすめです。

無料トライアルやDX化のご相談は、どうぞお気軽にご相談ください。