大規模・大企業にクラウドPBXがおすすめの6つの理由と3つの注意点【お役立ち情報】 | OFFICE110

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大規模・大企業にクラウドPBXがおすすめの6つの理由と3つの注意点

最近、大規模・大企業がクラウドPBXを導入する例が増えています。

理由は、なんといっても「業務効率化が実現できる！」というメリットがあるためです。

しかし自社でも導入を検討したいと考えたとき、次のような点が気になる方も多いでしょう。

この記事では、そんな悩みを解決します。

大規模・大企業のクラウドPBX導入担当の方はぜひ参考にしてください。

1.大規模・大企業がクラウドPBXを選択する最大のメリット

「クラウドPBXを使っているのは中小企業の方が多いのではないか？」
「ビジネスフォンを使えるからクラウドPBXにする必要はないのでは？」

そのようにお考えの大企業の方がいらっしゃるかもしれませんが、最近は大企業でもビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えが増えています。

では、なぜクラウドPBXはそれほど人気が高まっているのでしょうか？

それには大規模・大企業ならではのクラウドPBXを選ぶメリットがあります。

まずは、クラウドPBX導入のメリットを解説しましょう。

1-1.一ヶ所で集中管理できる

クラウドPBXはクラウドメーカーが提供している電話機能をサービスとして利用し、各拠点をインターネット回線でつなぐことにより、本部で集中管理ができます。

拠点が多く、海外拠点もある大規模・大企業にとって、電話を拠点ごとに管理するのは大変です。

さらに新規事業の立ち上げに新しいオフィスを用意するとなると、電話機を新たに準備し、工事業者に頼まなくてはなりません。

そのような面倒な作業を、クラウドPBXはすべて解決してくれます。

クラウド上ですべて解決できるクラウドPBXは電話機購入が必要なく、本社で一括管理できるため、コスト削減にもつながります。
多くの社員をかかえ、管理が大変な大規模・大企業だからこそのメリットです。

1-2. BYODができる

クラウドPBXは、BYODで私用のスマートフォンを内線端末として利用可能です。

BYODにより、会社は社員の端末を準備する必要がなくコスト削減に繋がるため、従業員数が数百～数千人の大規模・大企業にとっては大きなメリットになるでしょう。

また、社員も自身のスマホを仕事で使うため、個人用と会社用にスマホを2台持ちせずにすみます。
一から操作を覚える必要もありません。

クラウドPBXは、アダプタを設置し、専用アプリをスマホにダウンロードするだけで普通の電話のように利用でき、スマホで内線通話できるため社員間の通話が無料になります。

さらにクラウドPBXの使用料は会社に請求されるため、社員も経理担当者の手間も軽減され、業務の効率化にもなります。

2.大規模・大企業にクラウドPBXがおすすめの6つの理由

ここまで大規模・大企業がクラウドPBXを導入した場合のメリットをお伝えしましたが、ほかにもおすすめする理由があります。

大規模・大企業にとって気になるのは、これまでのビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換えた場合の「業務効率」「導入後の利便性」などでしょう。

そうした点について詳細に見ていきます。

理由①事業内容の変化や規模の拡大時にも柔軟に対応可能

社員全員分の固定電話の導入、事業所ごとの通信機能の工事などを行えば、時間もコストもかかります。
しかし、クラウドPBXであれば簡単に対応できるのです。

大企業は決算後などに部署の大幅な変更や新規事業の立ち上げがありますよね。

部署異動があるとき、従来のビジネスフォンの場合、ビジネスフォンを購入しNTTに連絡し業者が来るのにかなりの時間がかかります。

一方クラウドPBXは、クラウド上の電話であるため端末の購入が必要なく、専用アプリを導入するだけで利用できるため、早い場合は最短即日で利用可能です。

さらに事業の大幅な拡大縮小時や新規事業の立ち上げ時でも、端末の設定だけで即時対応できます。

昨今のビジネス状況のスピードを考えると、クラウドPBXの導入は時代にマッチしていると言えるでしょう。

理由②在宅勤務・リモートワークにも対応可能！

現在は住宅勤務・リモートワークの需要が高まっており、企業にとってこれらの働き方に対応できるかどうかが重要な鍵になっています。

しかし、そうした働き方を実現するためには通信設備やシステムの充実が必須です。

クラウドPBXはスマホの内線化や勤怠管理・Web会議など、住宅勤務・リモートワークに必要な機能がそろっているため、時間・場所を問わずオフィスにできます。

さらに災害や緊急時に融通が利きやすいほか、出産・子育て・介護など社員のライフステージの変化にも柔軟に対応できるでしょう。

これまでであれば、長期休暇や退職を選ばざるをえなかった状況であっても、在宅勤務・リモートワークの選択ができます。

社員にとっては会社を辞める必要がなく、企業も新たに人を雇用する必要がなくなるため双方にメリットがあるでしょう。

理由③拠点間通話がすべて無料に！

クラウドPBXの導入でどこからでも内線通話ができるようになり、複数拠点を持つ企業には大幅な通信費の削減と業務効率化ができます。

さらに外出先でも、会社にかかってきた電話をスマホで受信可能なため、電話転送サービス自体が不要になり、コスト削減が可能です。

理由④世界中どこでも格安通話が利用できる

「海外に拠点がある」「海外出張の機会が多い」「海外企業との通話が多い」場合、通信費用だけでコストが大幅に増えます。

しかしクラウドPBXであれば、海外と日本国内との通信費を格段に安くできます。

クラウドPBXでは拠点間同士の通話は内線通話となるため、国際電話料金はかかりません。
また現地で行っていた会議を、クラウドPBXによるWeb会議に切り替えることで、交通費・移動時間の削減も見込めます。

理由⑤従来のPBXと併用できスモールスタートや段階的な移行が可能

クラウドPBXは現在利用中のPBXとも併用ができるため、小規模からの導入および段階的なクラウド移行が可能です。

大規模・大企業は人数や部署も多く、一気にクラウドPBXへの乗り換えが難しい場合も多いでしょう。
例えば最初はコールセンターのみ、または1部署だけクラウドPBXを導入し、徐々にすべてを切り替えていく方法も可能です。

クラウドPBXと既存のPBXを併用することで、今までの電話機を使いながら最先端のコミュニケーション環境を追加構築でき、電話機の増設も自社で即対応できます。

理由⑥PBXが不要で固定資産の軽減と設備の運用・保守費用を削減

クラウドPBXの導入によりPBXが不要となることで、固定資産の軽減と設備の運用・保守費用を削減できます。

内線番号の変更や転送などの設定が、Web上で一元管理できるため、効率的な運用管理を実現できます。

これまでのビジネスフォンではPBXの運用・保守費用が発生していましたが、クラウドPBXはクラウド上のサービスであるため、PBXの運用や保守を必要としません。

さらにPBXがなくなることで、空いた場所を有効活用できるメリットもあります。

大規模・大企業にとって導入するとメリットが多いクラウドPBXですが、もちろん注意点がないわけではありません。
ここからはクラウドPBXの注意点を3つお伝えしていきます。

3.大規模・大企業がクラウドPBXを導入する際の3つの注意点

大規模・大企業がクラウドPBXを導入する場合、パンフレットに書いてある「スペックがよい」「安い」という理由でメーカーを選ぶと後悔につながります。

ここではクラウドPBXを導入する際の注意点を３つご紹介します。

3-1.トライアルサービスで実際にテストする

質に問題あっては大問題！
トライアルサービスでしっかり確認しましょう。

ほとんどのクラウドPBXのメーカーは大丈夫ですが、中には音質に問題のあるメーカーも存在します。
顧客との通話中、「音が途切れる」「聞こえづらい」など問題が生じれば、後で大きな損失につながるかもしれません。

弊社「OFFICE110」のように無料トライアルを実施しているメーカーも中にはあるため、期間中に一度音質もしっかりと確認することをおすすめします。

3-2.台数が多い場合は月額費用が割高に！？

台数が増えても割高にならないメーカーを選びましょう。
クラウドPBXはビジネスフォンに比べて料金は安いですが、台数に応じてコストが割高になるメーカーもあるため注意が必要です。

クラウドPBXは従業員の増加などで台数が増えた場合、それに応じて追加費用もかかり、当初の想定以上のコストが発生することもあります。

複数台契約の予定がある場合、台数が増えたときの料金をあらかじめ計画しておくと良いでしょう。

3-3.段階的な導入がおすすめ

大規模・大企業において、クラウドPBXの導入は最初にスモールスタートで始め、段階的にビジネスフォンから切り替えるのがおすすめです。

ビジネスフォンの入れ替えは、機器の台数が多いため入れ替え作業が負担という声も。
そればかりでなく、リスクの想定・対策に多大な労力を必要とします。

また想定外のリスクが生じた場合、対応が後手に回ってしまい、大きな負担がかかってしまう可能性もあります。
リスクヘッジのためには、プロジェクト単位などから、クラウドPBXの導入をスタートする方が良いでしょう。

大規模・大企業が導入する場合の注意点を見てきましたが、実際に導入するとどのような機能が使えるのかも気になるところです。
クラウドPBXには、ビジネスフォンでは利用できなかったさまざまな機能があるため、業務の効率化につながります。

4.大規模・大企業におススメのクラウドPBXの「便利機能」

クラウドPBXを大規模・大企業で導入する際には、「導入メリットの高い機能を選定する」必要があります。

例えばIVR機能は人件費の削減ができるなど、導入メリットの高い機能です。

自社に合う便利機能を知り、後悔のない選択をしましょう。

4-1.勤怠管理機能を利用しタイムカード不要に

クラウドPBXの「勤怠管理機能」を使うと、外出先からも出退勤の打刻ができ、タイムカードが不要で業務の効率化につながります。
またGPS位置情報も記録されるため、不正防止にも役立ちます。

4-2.通話録音機能で顧客とのトラブル防止に

クラウドPBXの「通話録音機能」は、顧客とのトラブル防止やクレーム解決に役立つ機能です。

外線通話内容の録音ができたり、録音データを確認できたりするため、「言った」「言わない」といったトラブル防止にもなります。

「通話録音機能」では、通話時間や相手先電話番号情報がリスト管理されているため、検索画面より選んで必要な音声を確認できます。

4-3.名刺管理機能で名刺の紛失防止

クラウドPBXの「名刺管理機能」により、名刺がデータ化されるため紛失の心配がなくなります。

「名刺管理機能」とは、スマホで写真を撮り「OCRによる自動識別」と「手動による文字修正」で、簡単に名刺管理と電話帳反映ができる機能です。

名刺の全情報をスマホ1台に入れて持ち歩けるため大変便利です。

4-4.CTIで電話受信時に顧客情報が瞬時に表示

クラウドPBXの「CTI」とは、顧客情報を電話着信時に自動表示させる機能で、顧客満足度アップと人件費削減につながります。

また顧客情報のほか、過去の対応履歴なども表示できるため、顧客の確認に時間を取られることがなくなり、スムーズな対応ができます。

「CTI」により、少ない人員での電話対応ができ人件費を削減できるほか、電話対応時間の短縮で配置転換も容易になり、売上向上も期待できます。

4-5.IVRで電話取次業務を減らし人件費削減にも

クラウドPBXの「IVR」とは、「自動アナウンス」や「自動振り分け」をする機能です。
「IVR」は設定済みの電話番号に着信した際に自動で音声案内を流し、担当部署へ自動振り分けする機能です。

「部署ごと」「問い合わせ内容ごと」「支店ごと」など、さまざまな着信設定の変更を自由に行えるため、取次業務を簡略化して人件費の削減ができます。

5.電話番号そのままでクラウドPBXを導入するには

クラウドPBX導入時に電話番号を引き継ぐ場合、「番号ポータビリティ（LNP）」を使い、「VoIPゲートウェイ」を設定することで引き継げます。

（※「番号ポータビリティ（LNP）」できる番号しか、引き継げません。）

「VoIPゲートウェイ」の費用は10万円程度で、設置工事費には1万円ほどかかります。

6.大規模・大企業におすすめのクラウドPBX「OFFICE PHONE」

大規模・大企業がクラウドPBXを導入する場合、ビジネスフォンと併用する可能性が高いため、実績のあるメーカーがおすすめです。

このような条件にマッチするクラウドPBXとして、おすすめなのが「OFFICE PHONE」です。

「OFFICE PHONE」を運営しているのは、ビジネスフォン・インターネット回線の専門業者である「OFFICE110」です。

「OFFICE110」には、専門資格と高い技術力を持ったスタッフが在籍しているため、撤去工事・導入も安心！

「既存PBXをどうするか？」「電話回線をどうするか？」「インターネット回線をどうするか？」などについて、専門的なアドバイスを受けることができます。

【実際に「OFFICE PHONE」を導入された事例紹介】

OFFICE PHONEで、ネットワーク保守なども絡めてパッケージ化できることが導入の決め手。
スマホで使えるため、出先や休みの日でもお客様対応が可能に。
コスト面も安く、導入から使えるまでスムーズで通話品質も安定しています。
「株式会社すみだ不動産」様

導入事例の詳しくはこちら「事例一覧」

「OFFICE PHONE」は19年の開発研究をベースにした国内最高レベルの品質を評価いただき、導入累計数20,000社を達成しています。

何よりも魅力なのは「大幅なコストダウンが見込めること」。
社内設備が不要なことから低コストでスムーズに導入でき、通話品質も安定しています。

海外から国内の顧客に電話しても国内通話と同様の音質をキープでき、内線化により国際電話料金もかなり削減できます。

「OFFICE PHONE」導入で平均70～95%のコスト削減も可能です。

サポートにも定評があり、海外で操作がわからないときにも、すぐに質問できるため心配ありません。

「OFFICE PHONE」導入で大幅なコスト削減ができ、今なら初期費用が無料でさらにお得！
IT専門のスタッフがサポートするため、クラウドPBXの操作に自信のない方でも安心してご利用いただけます。
さらに無料トライアルも行っておりますので、導入前に試してみたい方はお気軽にお問い合わせください。

7.まとめ

クラウドPBXのは大規模・大企業の方にとって、

など、業務の効率化につながるメリットだらけです。
導入後は利便性が高くビジネスフォンのように保守・運用も必要ないのはもちろん、コスト削減もできるためおすすめです。

スモールステップで導入し、徐々にクラウドPBXへ切り替えることで不要なリスクを減らせます。

「OFFICE PHONE」は、今ならキャンペーンで初期費用が0円のため、この期間に導入するとさらにコスト削減が見込めます。

クラウドPBXは音質も良く、サポート体制も充実しているため、大規模・大企業の強い味方になってくれるでしょう。
大規模・大企業でクラウドPBX導入検討中の方は、今すぐOFFICE110へお問い合わせください！