クラウドPBXで「内線」が変わる！業務効率化・コスト削減が実現【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBXで「内線」が変わる！業務効率化・コスト削減が実現

オフィスに縛られない電話環境の構築が可能な、従来のビジネスフォンに代わる新しい電話システム「クラウドPBX」。

クラウドPBXを導入すると、外出先や自宅からでも会社番号の発着信ができるようになりますが、それだけでなく『内線通話』にも大きな変化があります。

これまでは社内に設置した電話機同士でしか内線通話できませんでしたが、クラウドPBXなら、オフィスの外にいる社員同士や離れた拠点間でも無料で内線通話が可能になるのです。

そこで本記事では、クラウドPBXの「内線」にフォーカスし、以下の点を徹底解説します。

クラウドPBXの内線機能について正しく理解した上で、自社に最適なサービスをなるべく低コストで導入したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

内線電話のクラウド化が可能な「クラウドPBX」とは？

「クラウドPBX」は、比較的新しい電話システムであるため、まだこのシステムがどのようなものなのか、理解していない方もいるでしょう。

ここからは、クラウドPBXの仕組みと従来のビジネスフォンとの違いについて解説していきます。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXはインターネット回線を利用して、スマートフォンやパソコン・タブレットで、内線・外線・転送などのビジネスフォンの機能を利用するサービスです。

従来のビジネスフォンではPBX（主装置）をオフィス内に設置し、各電話機を電話回線で物理的につなぐことで、内線や外線・転送を可能にしていました。

しかしクラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用し、ビジネスフォンの機能を利用します。

クラウドPBXを利用する方法は、スマートフォンやパソコンにアプリをインストールし、オフィス内に専用のアダプター（VoIPゲートウェイ）を設置するだけです。

電話回線ではなく、インターネット回線を通してビジネスフォンの機能を利用するのが、クラウドPBXの仕組みです。

従来のビジネスフォンとの違い

クラウドPBXと従来のビジネスフォンの1番の違いは「インターネット回線」「電話回線」のどちらを使用するかです。

このクラウドPBXで使用するインターネット回線の登場によって、今までできなかったことが大幅に可能になります。

例えば従来のビジネスフォンは、オフィス内の固定電話でのみ内線や外線・転送が可能でした。

一方、クラウドPBXではスマートフォンやパソコンをビジネスフォン端末として使えるため、外出中の社員にも内線や外線・転送が可能です。

またクラウドPBXは、PBX（主装置）をオフィス内に設置しないため、大規模な導入工事が必要ありません。

これにより初期費用が抑えられるほか、導入スピードも格段に早くなりました。

クラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用して通話することで、従来のビジネスフォンにはなかったさまざまなメリットをもたらしてくれます。

クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

【図解】クラウドPBXとは？仕組み・メリデメ・料金をわかりやすく解説

クラウドPBXを導入すると「内線」はどう変わる？

クラウドPBXを導入することで、オフィスにおける電話システムの利便性が大幅に変化します。
その中で、「内線」はどのように変わるのでしょうか？

ここからは、クラウドPBXのメリットを内線にフォーカスしてご紹介していきます。

離れた社員同士・複数拠点間で内線通話できる

従来のビジネスフォンでは、オフィスの電話を外出先で受ける場合は転送機能を使う必要がありました。

しかしクラウドPBXを導入することで、スマートフォンを内線化し、社外からの電話を直接受けられます。

さらに、複数の拠点を持つ企業では内線通話が可能になり、通信コストを削減できます。

従来のビジネスフォンでは、オフィス内の固定電話でしか内線通話ができませんでしたが、クラウドPBXではスマートフォンやパソコンでも内線が利用可能です。

これにより、外回り中やテレワーク中、海外出張中の社員とも内線通話が可能になりました。
また、東京と大阪など、離れた拠点間でも内線通話ができます。

つまり、クラウドPBXの導入をすることで電話での連絡が簡単になり、業務の効率化が図れるようになるでしょう。

外線不要・転送料削減で通話コストを削減できる

従来のビジネスフォンでは、オフィスの電話を外出先で受ける場合は転送機能を使う必要がありました。

しかしクラウドPBXを導入することでスマートフォンを内線化し、社外からの電話を直接受けられます。

また、複数の拠点を持つ企業では内線通話が可能になり通信コストを削減できます。

このように、クラウドPBXを導入することで転送機能・外線を利用する機会が少なくなるため、通信コストの削減につながることが考えられます。

クラウドPBXを導入するその他のメリット

クラウドPBXを導入することで内線機能以外にも、さまざまな面でメリットを受けられます。

ここからは、クラウドPBXを導入する内線以外のメリットをご紹介します。

いずれもビジネスに有益ものばかりですので、ぜひご一読ください。

外出先でも会社番号を使って発着信できる

従来のビジネスフォンでは、会社にかかってきた電話はオフィス内の電話でしか出られなかったため、担当者不在の場合は折り返しの連絡が必要でした。

その結果、電話対応のために一度オフィスに戻って、折り返しの電話をする手間が必要に。

しかし、クラウドPBXを導入すると、外出先でも会社番号を使って発着信できるため、外回り中でもオフィスにかかってきた電話に出られます。

これにより、業務がスムーズに進められるため顧客はもちろん、自社社員の満足度も高くなるでしょう。

BYODで社員のスマホやPCで利用できる

従来のビジネスフォンは固定電話でしか利用できなかったため、導入時や増設時に電話の端末代金を支払う必要がありました。

電話機は1台で、新品:4万円、中古:1万円～2万円ほどで、社員の数だけ電話機が必要なため、大きな企業ほど導入費用が膨らむ傾向にありました。

また、会社によっては法人携帯を貸与しているケースもあり、この場合も固定電話と同じく社員の数だけ必要のため、大きな負担になります。

しかし、クラウドPBXでは BYODで社員のスマホやPCで利用できるため、会社が支払う端末代金はゼロになります。

端末の増減やレイアウト変更が柔軟に可能

従来のビジネスフォンは、オフィス内のPBX（主装置）に各電話機を配線でつないでいたため、端末の増減やレイアウト変更時の際は大規模な工事が必要でした。

しかしクラウドPBXでは、インターネット上の仮想PBXを利用するため物理的な装置や配線はありません。
そのため、端末の増減やレイアウト変更の際に工事が必要なくなります。

ちなみに、クラウドPBXでの端末の増減は、ブラウザ上で操作するだけで簡単にできます。

クラウドPBXは、端末の増減やレイアウト変更が容易にできるため、ビジネス環境に合わせた柔軟な運用が実現可能です。

ビジネスフォンより多機能で業務効率化

クラウドPBXの導入にともない、メーカーによって業務効率アップにつながる便利ツールを使える場合もあります。

例えば自動で音声案内を流し、それぞれの担当者や部署へ直接繋げ「IVR（自動音声対応）」や、スマートフォンを使って出退勤をクラウドで管理でき「クラウド勤怠管理システム」などです。

各ツールの利用料金はメーカーによって異なりますが、なかに無料のものもあります。

内線機能の向上だけでなく、便利ツールによる業務効率改善が見込めるのも、クラウドPBXを導入するメリットです。

クラウドPBXの導入のデメリットは？注意点と対策

クラウドPBXにはさまざまなメリットがありますが、その反面デメリットもあります。

ここからは、クラウドPBX導入時の注意点とその対策をご紹介します。

事前に注意すべきポイントと対策を押さえることで、失敗する可能性を下げられるでしょう。

サービスによっては電話番号の引き継ぎができない

クラウドPBXのメーカーによっては今の電話番号を引き継げないサービスもあります。

つまり、元々の番号が使えず、新たに別の番号を取得しなければならないということです。

電話番号を引き継げるか、引き継げないかの見分け方は、下記のとおりです。

今の電話番号をそのまま利用したい場合は、ひかり電話の契約が必要なクラウドPBXを選びましょう。

クラウドPBX導入にともなう電話番号の引き継ぎについて深く知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法！番号別に徹底解説

月額制サービスのためランニングコストがかかる

クラウドPBXは月額制サービスなので、毎月決まった額の支払いが必要です。

月額料金はメーカーによって異なりますが、一般的な相場は内線1回線あたり月額で1,000円前後となっています。

とはいえ、従来のビジネスフォンのように電話機の購入費用や工事費が大きくかからないため、トータルで比較すると大きなデメリットではありません。

それでも可能な限りランニングコストを下げたいとお考えであれば、十分にサービスを比較検討する必要があります。

クラウド環境によりセキュリティリスクがある

クラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、社内ネットワークへ不正アクセスや情報漏えい、乗っ取りなどのセキュリティリスクが発生します。

しかし、クラウドPBXメーカーが万全のセキュリティ対策を施しているため、従来のビジネスフォン以上に安心感があるともいわれます。

クラウドPBXを、安全に使用するために注意しなくてはならないのが、使い方や運用ルールです。

メーカー側が万全のセキュリティ対策をしていても、人的ミスなどにより情報が漏洩する可能性があります。

IPA(独立行政法人情報処理推進機構)が公表している「情報漏えい対策のしおり」によると、情報漏えいの原因の過半数は「紛失・置き忘れ」や「盗難」など、内部での対策不足やミスによるものです。

クラウドPBXを導入するのであれば、業務効率化やコスト削減と同時に、安全なID・パスワード管理、スタッフのセキュリティ教育など、安全にクラウドPBXを使用するための対策も行う必要があります。

クラウドPBXのセキュリティについて詳しく知りたい方はこちらの記事がおすすめです。

クラウドPBXのセキュリティは安全？備えるべきリスクと対策も解説

今クラウドPBXの導入がおすすめの企業とは？

クラウドPBXを導入することで、企業にとってもさまざまなメリットがあります。

しかし選択肢が多いため、どのサービスの中からどれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いかもしれません。

ここからは、今クラウドPBXの導入がおすすめの企業の特徴をご紹介していきます。

社員の外出が多く不在になりやすい

社員の外出が多く、オフィスが不在になりやすい企業はクラウドPBXの導入がおすすめです。

クラウドPBXなら外出先でもスマートフォンで会社番号を使って発着信できるため、外出中でもオフィスにかかってきた電話に出られるからです。

具体的には、営業の社員数が多い企業や外回りが多いベンチャー企業にピッタリでしょう。

クラウドPBXはオフィスに不在でも会社の番号で発着信できるため、外回りが多い企業に最適です。

テレワークを本格化したい

クラウドPBXは、社員のテレワークを本格的に導入したいと考えている企業と相性がよいといえます。

なぜなら、クラウドPBXを導入することでオフィスから離れた場所でも内線通話が可能になるからです。

従来のビジネスフォンでは、オフィスからテレワーク中の社員に連絡するには、外線での連絡が当たり前でした。
しかし、クラウドPBXなら外線ではなく内線で連絡できるため通話料金が無料になります。

社員のテレワークを推進する企業は、クラウドPBXの導入をおすすめします。

拠点が複数あり頻繁にやり取りしている

拠点が複数あり、電話でのやり取りが頻繁にある企業は、クラウドPBXを導入すべきです。

クラウドPBXはインターネットを利用して通話するためオフィス内だけでなく離れた拠点であっても内線化できるからです。

仮に日本全国に拠点が複数あってもすべて内線化できるため、拠点間の通話料はすべて無料。

今まで外線で連絡していた企業の場合、大幅な通信コストの削減が見込めます。
もちろん海外拠点の内線化も可能です。

拠点間での電話のやり取りが頻繁にある企業は、クラウドPBXを導入することで大きなメリットを得られるでしょう。

万が一の備えでBCP対策（事業継続計画）を強化したい

万が一に備えてBCP対策を強化したい企業は、クラウドPBXの導入がおすすめです。

なぜなら、クラウドPBXはインターネットを利用して通話する仕組みなので物理的なPBX（主装置）や、電気が必要ないからです。

従来のビジネスフォンを利用する場合、電気がなければPBX（主装置）は動きませんでした。

一方でクラウドPBXは、インターネット上にPBXを構築するた停電時にも問題なく機能します。

また、オフィス内に物理的なPBX（主装置）を設置する必要がないため、万が一地震などで建物が崩れた場合でも破損しません。
したがって、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わず内線で通話できます。

クラウドPBXはBCP対策にもつながるため停電・災害に備えたい企業に最適です。

クラウドPBXのBCP対策についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事がおすすめです。

クラウドPBXがBCP対策に最適な理由｜緊急時の電話問題を解決

今の電話機の故障トラブルが頻発している

今利用しているビジネスフォンが頻繁に故障しているなら、これを機にクラウドPBXへの移行を考えてもよいでしょう。

ビジネスフォンの修理費用は、電話機だけの修理であれば3,000～5,000円ほどで可能です。
主装置を含めたビジネスフォン全体の修理となると2万5,000~3万5,000円が必要になります。

端末が古くなると修理の頻度が多くなるため、古い機種ほどメンテナンスの費用が高額になりやすい傾向があります。

クラウドPBXは、PBX（主装置）・電話機の購入が不要なので導入費用が低いのがメリット。

修理費と比較して、クラウドPBXの初期費用の方が安い場合、この機会に移行するのがおすすめです。

業務効率化＆コスト削減におすすめのクラウドPBX3選

クラウドPBXはさまざまなメーカーが販売しているため、どのサービスを選べばよいか悩んでしまう方も多いはずです。

ここからは、業務効率化・コスト削減におすすめのクラウドPBXを3つご紹介します。

良質なサービスを厳選しましたので、ぜひ参考にしてください。

低価格なのに高機能！「OFFICE PHONE」

「OFFICE PHONE」は低価格にもかかわらず、高い機能を誇るクラウドPBXです。

月額料金は1端末98円〜、外線通話料も一般的な通信会社よりも安く市内通話3分8円と低コストなのが特徴。

にもかかわらず、ビジネスフォンと同等以上の音質で、業務効率改善につながる便利なオプション機能も多数あります。

また「OFFICE PHONE」では、無料トライアルを実施しているため、UIの使い勝手や通話品質など、リアルな使い心地を導入前にチェックできるのもメリットです。

「OFFICE PHONE」は、低価格・高機能のコストパフォーマンスに優れるクラウドPBXといえるでしょう。

大企業も導入する安心感「MOT/PBX」

（画像引用：MOT/PBX 株式会社バルテック）

「MOT/PBX」は、日本人が使いやすい電話サービスを研究・開発して15年以上、法人電話の老舗が提供するクラウドPBXです。

開発・販売だけでなく、設置・設定工事やサポートまで行っているため、万が一のトラブルにも迅速に対応できるのが魅力です。

このような安心感があるため、小規模企業から内線数2,200を超える大規模企業まで幅広い企業が導入しています。

サポートを充実させたいという方は、「MOT/PBX」がおすすめです。

業界最高峰の通話品質「モバビジ」

（画像引用：モバビジ クラウドテレコム株式会社）

「モバビジ」は、音声品質の向上に力を入れているクラウドPBXです。

一般的なクラウドPBXは、インターネット網を通るため音声品質が低下してしまいますが、モバビジではサービスが収容されているデータセンター網と、NTTのNGN網が直結しており、インターネット網を通りません。

これによ音声品質が劣化せず、高い通話品質を実現します。

クラウドPBXの音声品質劣化が気になる方は、「モバビジ」を選ぶとよいでしょう。

まとめ

クラウドPBXは電話回線を使用せず、インターネット回線を利用して通話するシステムです。

クラウドPBXを導入することで、内線はもちろん、電話システム全体の利便性が大きく向上します。

特に、社員の外出が多く、オフィスが不在になりやすい企業や、テレワークを推進したい企業におすすめです。

クラウドPBXのサービスにはさまざまな種類がありますが、1番のおすすめは低コスト・高機能が魅力の「OFFICE PHONE」です。

「OFFICE PHONE」は、導入費用やランニングコストが安いのはもちろん、音声変換エンジンの改良を重ね、ビジネスフォンと同等以上の音声品質を実現しました。

また、操作などで困った場合は知識豊富なプロスタッフのサポートも受けられるため、安心してお使いいただけます。

これらの結果、OFFICE PHONEは導入累計数20,000社以上。
現在も多くの企業様にご利用いただいております。

無料トライアルもございますので、クラウドPBXの導入をご検討であれば、まずはお問い合わせください。