メール誤送信の効果的な対策とは？原因や想定リスク、おすすめツールを解説
- 会社でメールを誤送信しそうになり、ひやひやした経験が何度もあります。うっかりミスといった、不注意によるメールの誤送信を防ぐにはどうしたら良いのでしょうか？
- メールを誤送信すると、機密データや顧客情報が漏洩し、損害賠償問題や社会的信用の低下につながる危険性があります。重大なセキュリティ事故を防ぐためにも、『ツール』などを有効活用してメールの誤送信対策を徹底しましょう！
- メールの誤送信が発生する原因は？
- メールの誤送信で考えられるリスクは？
- メール誤送信の対策にはどのような方法がある？
・・・このような疑問や不安をお持ちの方は必見です！
今回はメール誤送信の効果的な対策から、誤送信が起こる原因や発生した時のリスクまで徹底解説します。
少しの操作ミスが大きな損害に繋がる恐れもあるため、会社でメールを使ったやり取りが多い方はぜひ最後までご覧ください。
メール誤送信はなぜ起こるのか？よくある原因とは
メール誤送信の原因は、いつも決まっているわけではありません。
そのときの環境や社員の意識など、色々な原因によって発生してしまいます。
ここでは、メール誤送信が発生してしまう代表的な原因を解説します。
メール誤送信の原因を理解し、より効率的な対策に役立てましょう。
社内の運用ルールが設定されていない、もしくは基準がゆるい
そもそも、メール送信時の社内ルールが定まってないことによってメール誤送信が発生するケースが多く見受けられます。
メールの使い方に対するリテラシーレベルも人それぞれですから、社内に規定のないまま社員に自由にメールを使わせると、当然誤送信のリスクが高まります。
重要な書類ファイルを添付しているなど、ミスが許されないやり取りではなおさら「誤送信してしまった」では済まされません。
確実に誤送信を起こさないためには、社内の運用ルールを設定し、誤送信を起こさない仕組み作りが重要です。
社員の危機管理意識の低さによるヒューマンエラー
環境だけでなく、社員によるヒューマンエラー（人為的ミス）も原因になります。
単純なうっかりミスのほか、繁忙期により注意散漫になっていたり、業務に慣れてチェックが甘くなったりなどが代表的です。
また社内ルールの徹底がされないといった、社員の危機管理意識の低さも発生原因となります。
これらを防ぐためには、定期的な社員の教育や注意喚起、社員に負担をかけないルール作りなどが大切です。
メール誤送信の対策をしないときに起こりうる損害リスクは？
プライベートでメールの誤送信が起きても大きな問題にはなりにくいですが、ビジネスシーンでは重大なトラブルに繋がる可能性があります。
ここでは、具体的にメール誤送信の対策をしないとどのような損害が起こるのか解説します。
リスク①個人情報の漏洩
メールを誤送信すると、記載された宛先の情報や顧客情報が入った添付ファイルが漏洩してしまいます。
宛先を間違うだけで、自社が持つクライアントの情報が流れてしまいます。
また顧客リストのような個人情報がまとまったデータであれば、悪意のある第三者に悪用されたりと重大なインシデントにつながることに。
よって、メール誤送信だけで大きな損害になることを意識しておきましょう。
リスク②機密情報の漏洩
自社の一般公開されていないデータや、クライアントが共有している非公開データが漏洩してしまうことがあります。
例えば研究中の情報や公開前のプロジェクト内容が流出すると、競合他社に有益な情報を渡すこととなり、自社のビジネスチャンスの損失につながります。
「秘密情報」は企業の大切な財産ですので、他社に知られない、漏洩させないために徹底した対策が必要です。
リスク③社会的信用の低下
たとえメール誤送信で大きな問題に発展しなくても、社会的信用が低下するリスクがあります。
たった一度の誤送信でも、公になったらクライアントが自社への信用を失うだけではなく、社会的な信頼まで失う危険性があります。
「うっかりミス」による誤送信が企業の存続を左右する恐れがあることを頭に入れて、日頃から社員ひとり一人が対策を徹底しましょう。
メール誤送信が起こってしまう代表的なパターンは？
- メールの誤送信のリスクは理解できましたが、具体的にどのようにして誤送信は起こるのでしょうか？
- メール誤送信の代表的な発生パターンとしては、送付先の入力ミス・添付ファイルのミス・運用ルール漏れがあります。どれも日常的に起こってしまう危険性があるので、社員の日々の意識が大切です。
それでは次に、社内でメールの誤送信が起こりやすいケースを3つ詳しくご紹介します。
ケース①メールの送付先の入力ミス
似たようなメールアドレスや宛先の名前に送る際に、入力ミスが起こることがあります。
具体的には、宛先を間違える、CCとBCCを間違うといったパターンが多いです。
宛先の入力ミス
似たような名前の宛先に送る際、相手先を間違って送るケースがよくあります。
またメーラー（メールソフト）のサジェスト機能で宛先が自動で表示されることもあり、宛先の入力ミスが頻発しているのが実態です。
宛先を間違って送信することは、当然ながら個人情報の漏洩になります。
普段よく取引をする相手でも、メール送信時には正しい宛先かどうか注意深く確認しましょう。
CCとBCCを間違える
複数人に送信する際に、一部の宛先で「CC（共有メンバー全員に宛先が表示される）」と「BCC（指定された宛先は送信者以外に表示されない）」を誤ることがあります。
CCをBCCに間違えて送る場合はリスクは小さいものの、BCCの宛先をCCに入れると個人情報の漏洩に。
またBCCに社員やクライアント以外の方を入れる場合、間違ってCCに入れると機密情報の漏洩にもつながります。
よって、社員それぞれがTO・CC・BCCの使い分けができているか確認しておきましょう。
ケース②添付ファイルや文章の内容ミス
添付ファイルや文章の内容ミスに気づかずメールを送信するのも、代表的なケース。
コピーアンドペーストのミスや、クライアントの表記ミス・見積もり金額の表記ミスはクレームにもつながり、信頼の低下につながることもあります。
また、添付ファイルを誤ると、訂正やお詫びだけでは解決しないこともあるでしょう。
特に、誤字脱字を含む文章の内容ミスは日常的に発生しやすいため、社員に日頃から送信前に内容をチェックする習慣をつけさせるなど、教育を徹底することが重要です。
ケース③社内セキュリティの運用ルール漏れ
社内で規定された運用ルール漏れによって、メール誤送信が発生することがあります。
社内セキュリティのルールが社員に把握されていない、規定ルールではミスがカバーできていないことで、メール誤送信が起こることもあります。
しかし社内の運用ルールが把握しきれないほど多いと、社員の負担になり逆効果になる可能性も。
よって運用ルールが徹底されているかだけでなく、誰でも運用しやすい仕組みになっているか確認することが大切です。
メール誤送信を防ぐための具体的な対策を解説
ここでは、具体的にメールの誤送信対策に有効な方法を4つ解説します。
- 1.メーラーが持つ誤送信防止機能を活用
- 2.上長の承認など社内運用ルール・社員教育の徹底化
- 3.メール誤送信防止ツールの導入
- 4.添付ファイルにパスワードや暗号化を設定
対策①メーラーが持つ誤送信防止機能を活用
利用しているメーラーによっては、「誤送信防止機能」を利用できる場合があります。
機能を使うにはデフォルトの設定を変えるだけなので、簡単に導入できる点がメリットです。
ここでは、代表的なメーラーとして「Outlook」と「Gmail」で利用できる誤送信防止機能を紹介します。
Outlookの機能
Outlookには、「送信保留機能」があります。
送信保留機能はメール送信してもすぐには送信されず、送信トレイに一時的に保留される機能。
送信の保留時に誤送信に気づいた場合、時間内であれば送信を取り消すことができるため、メール誤送信対策に活用できます。
また、アドレス入力時の「オートコンプリート機能（候補の宛先の自動表示機能）」を無効にすれば、自動入力による宛先ミス防止の対策に利用できます。
Gmailの機能
Gmailには、「メーラーの標準機能」または「Googleの拡張機能」を利用する方法があります。
メーラーが持つ機能には、「送信取り消し機能」があります。
送信した後にメールを誤送信していることに気づいたとき、設定した時間（5～30秒）内であれば送信を取り消すことが可能です。
また定型文を登録しておくと、書き出しや署名を毎度入力する手間がなくなります。
入力する文章量を減らすことでミスは軽減できますが、宛名などを登録すると送り先ミスにつながるため、本文の書き出しや署名など限定的にしましょう。
Googleeの拡張機能には、「safety for Gmail」や「Gmail Address Checker」があります。
safety for Gmailは、宛先にドメイン外のメールが複数入力されているときに、送信先を再確認する警告画面を表示してくれます。
メールの送信を取り消したり、CCとBCCの間違いに気づいたりできるため、メール誤送信の対策に有効です。
Gmail Address Checkerは、メールを送信する前に全ての宛先と件名・添付ファイルの確認画面を表示します。
チェックボックスを使って一つひとつ漏れなく確認できるため、うっかり送信してしまったり、間違った添付ファイルを送信してしまうなどの誤送信対策につなが便利です。
対策②上長の承認など社内運用ルール・社員教育の徹底化
メール送信前に行うべきチェックリストの作成など、社内で運用するルールを作成したり、社員にメール誤送信の影響や回避方法の教育を徹底しましょう。
特に経験の浅い社員などは教育するだけでなく、上長の承認など、送信前に第三者が確認することが有効です。
社内運用ルールは作成した後も、常に利用する側の意見を反映して、ムリやムダ、ムラなく運用できるルールにしていくことが大切です。
対策③メール誤送信防止ツールの導入
メール誤送信はヒューマンエラーで起こりやすいですが、人為的な不注意を完全に防ぐことはできません。
そこで「メール誤送信防止ツール」を利用すれば、社員の負担を減らしながら自動的に誤送信防止の対策ができます。
メール誤送信防止ツールには、無料のものと有料のものがあります。
無料ツールは、機能が限定的であったり、運営元のセキュリティ面が不安な場合もあるため、企業で利用する場合は有料のツールを選ぶことがおすすめです。
対策④添付ファイルにパスワードや暗号化の設定する
添付ファイルに「パスワード」や「暗号化」の設定をすることで、メール誤送信の対策につながります。
万が一間違って添付ファイルを送ってしまっても、データを暗号化していれば第三者に内容を読み取られる心配はありません。
メール誤送信防止ツールには、自動的に暗号化してくれる機能が備わっていることも多く、手動で暗号化する手間を省くことができます。
まとめ：メール誤送信の対策はツールや仕組みを活用して徹底しましょう！
今回はメール誤送信の対策から、そもそもの発生原因などを徹底解説しました。
メール誤送信が起こる原因はさまざまですが、事前に対策をすればリスクを抑えることができます。
「メール誤送信防止ツール」を利用すれば、社員に負担をかけずに対策できます。
しかし社員一人ひとりが、社内の運用ルールやメール誤送信で発生するリスクを十分に認識していることも、非常に大切な要素です。
社員教育を徹底・システム導入で対策など、さまざまな方法を組み合わせることで、メール誤送信が発生しにくい仕組みを作ることができます。
ぜひ、本記事を参考にメール誤送信の対策を徹底しましょう！
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- 3.添付メールのリスクを解消し、外部と安全にファイル共有が可能
- 4.Office365やGmailに対応し、あらゆる環境で安心して利用できる
- 5.メールサーバーが外部にあっても情報漏洩対策の強化が可能
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