クラウドPBXの留守電機能とは｜設定方法・料金・おすすめ解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBXの留守電機能とは｜設定方法・料金・おすすめ解説

不在時に着信した際にあらかじめ録音した音声を自動で流して応答したり、相手の要件を録音でき、多くの企業で利用されている「留守番電話機能」。

一般電話機やビジネスフォンではお馴染みの機能ですが、クラウドPBXでも同じように利用できるだけではなく、実は従来よりも便利な使い方ができるため要チェックです。

そこで本記事では、クラウドPBXの留守電機能について以下の4点をわかりやすく解説します。

電話業務のさらなる効率化や通話コストの削減を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

留守番電話とは？まずは基礎知識を紹介

「留守番電話機能」とは、外出中や休日など、自分が対応できない時間帯に自動で音声ガイダンス（時間外アナウンス）を流し、メッセージを預かる機能のことです。

これはビジネスフォンだけでなく、個人向けの固定電話や携帯電話でも基本的な機能は同じで、留守電機能には大きく分けて2種類あります。

ビジネスの現場に留守番電話機能を導入することで、機会損失が少なくなり、録音された要件を確認できるため、その後のやり取りがスムーズになるなどのメリットがあります。

クラウドPBXでは基本的に留守電機能を使えますが、サービスによっては非対応の場合もあります。
よって確実に留守電機能を利用したい場合は、導入前にメーカーにお問い合わせください。

クラウドPBXの留守番電話機能｜4つの特徴

留守番電話機能は「ガイダンスを流しメッセージを預かる」というシンプルなものですが、それ以外にも便利な付加機能がたくさんあります。

ここからは、クラウドPBXの留守電機能の4つの特徴をご紹介します。

基本的にはビジネスフォンの留守電機能と大きく変わりませんが、クラウドPBXならではの特徴もありますので、ぜひご一読ください。

時間外アナウンスの設定が可能

クラウドPBXの留守番電話機能では、時間外アナウンスの設定ができます。

時間外アナウンスとは、営業時間終了から翌日の営業開始までの着信に対して、営業時間外であることや休日である旨のガイダンスを流すこと。

一般的には、下記のようなテンプレートの音声ガイダンスを用意しているサービスが多くなっています。

「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社です。大変恐れ入りますが、ただいまのお時間は営業時間外となっております。なお営業時間は、◯時〜◯時となっております。」

時間外アナウンスの設定することで、時間外に電話をかけてきた顧客に営業時間を伝えられるため、顧客満足度の向上につながります。

オリジナルの音声ガイダンスを流せる

サービスによってはテンプレートの音声ガイダンスだけでなく、会社独自のメッセージを録音して流せます。

オリジナルの音声ガイダンスを流すことで、臨時休業の案内をしたり、ホームページのお問い合わせフォームに促したりするなど独自の対応が可能になります。

例えば臨時休業の場合なら、以下のような音声ガイダンスを流せるでしょう。

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。大変申し訳ございませんが、8／10〜8／20まで臨時休業とさせて頂いております。8／21より通常営業となりますので、改めておかけ直しいただきますようお願い申し上げます。」

オリジナルの音声ガイダンスなら、テンプレートでは対応できない応答を実現できます。

開始・終了のスケジュール設定ができる

クラウドPBXの留守番電話機能は開始・終了のスケジュール設定も可能です。

スケジュール設定は、クラウド上で日にちや時間を設定し自動で行うものと、電話機で手動で行うものの2種類あります。

詳しい設定方法は次章でご紹介しますので、気になる方はぜひ参考にしてください。

外出先で録音した留守電メッセージを確認できる

クラウドPBXの留守電メッセージは、外出先でも確認できます。

なぜなら、録音されたメッセージのデータは、電話機本体ではなくクラウド上に保存されるからです。

わざわざオフィスに戻らなくてよいため、緊急性の高い案件にも早急に対応でき、業務効率が格段にアップするでしょう。

従来のビジネスフォンでは外出先での確認は簡単にはできなかったので、この機能はクラウドPBXを利用する大きなメリットです。

クラウドPBXの留守番電話の設定方法

留守番電話機能は放っておいても使えるわけではなく、利用するためには設定が必要になります。

ここからは、クラウドPBXの留守電機能の設定方法について解説します。

手動と自動の2種類があるので、自社に合う方をお選びください。

手動設定の場合

手動で留守番電話機能を設定する場合の手順は、たった1ステップ。
※ここではクラウドPBXである「MOT/PBX」の設定方法をご紹介します。

こちらは、あらかじめ決められたダイヤル番号を入力し、発信するだけです。
この操作だけで、着信があった場合に音声ガイダンスを流せます。

手動の場合は、電話機端末から誰でも設定可能。
営業職の方や個人事業主の方が外出する際は、手動での設定を利用するのが便利です。

スケジュール（自動）設定の場合

留守番電話機能を自動で設定する場合は、電話機端末ではなくパソコン上で行う必要があります。
例えば、クラウドPBXの一つである「OFFICE　PHONE」の手順は、以下の3ステップです。

一度設定するだけで、その後は設定時間になれば自動で留守電になるため、とても便利です。

ただし、基本的に誰でも設定できるわけではなく管理者などが設定するケースが多くなっています。

一括して設定できるため、時間外アナウンスや長期休暇など、会社全体の電話機に留守電設定したいときによく使われます。

クラウドPBXの留守番電話の利用料金

大半のクラウドPBXには、留守番電話機能が標準搭載されています。

ビジネスフォンの根幹機能である留守番電話機能は、基本料金で利用できることが多く追加料金が発生する可能性は低いでしょう。

ただし、クラウドPBXの種類によって搭載されている機能や種類、留守番電話とし残せる音声の件数やメモの時間などはそれぞれ異なります。

追加費用発生の有無とあわせて、サービス内容についても利用前に事業者に確認することをおすすめします。

クラウドPBXで留守番電話が使えるおすすめサービス

クラウドPBXのすべてのサービスで留守番電話機能が使えるわけでなく、なかには使えない場合もあります。

そのため、クラウドPBXのサービスを探すと同時に留守電機能が付いているかを調べる必要がありますが、忙しいビジネスマンにとっては大変な作業です。

そこでここからは、クラウドPBXで留守番電話機能が使えるサービスを2つご紹介します。

厳選したサービスだけに絞っていますので、ぜひご検討ください。

無料トライアル実施中！低価格・高品質の「OFFICE PHONE」

まず1つ目にご紹介するのが、弊社『OFFICE110』がご提供するクラウドPB「OFFICE PHONE」です。

OFFICE PHONEは、留守番電話機能が無料で使えます。

オリジナルメッセージは流せませんが、留守番電話機能以外にも下記のような特徴があります。

徹底的に「低価格・高品質」を求めたことにより、導入累計数は20,000件を突破しています。

無料トライアルも行っていますので、導入前に試してみたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

高音質・高安定性！大企業にも選ばれる「MOT/PBX」

（画像引用：MOT/PBX）

2つ目のおすすめのクラウドPBXは「MOT/PBX」です。

留守番電話機能が無料で使え、オリジナルメッセージも流せます。

また、録音されたメッセージがあると登録済のメールアドレスに通知がく「留守録メール通知機能」も搭載。

リアルタイムで内容を確認できるため、緊急かどうかの判別が可能でしょう。

音質・安定性でも高い評判を得ており、大企業からも信頼を集めているサービスです。

まとめ

クラウドPBXを導入しても、留守番電話機能は使えます。

ただし、サービスによっては取り扱っていないこともあるので、導入前にはしっかりとチェックしましょう。

クラウドPBXで留守番電話機能を使う1番のメリットは、外出先でも録音された内容を確認できること。

場所を問わずに確認できることで、業務効率、顧客満足度を上げられること間違いなしです。

このようにお考えの方は、クラウドPBXの導入がおすすめです。

多くの企業様から高く評価していただいている弊社の『OFFICE PHONE』を、ぜひご検討ください。