社用携帯はどこまで監視できる？私的利用のリスクと対策も解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

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社用携帯はどこまで監視できる？私的利用のリスクと対策も解説

社用携帯の運用にあたり、以下のようなお悩みをお持ちではありませんか？

または従業員も、「社用携帯の私的利用はバレる？」と疑問に思っている方も多いでしょう。

実は、社用携帯の履歴は会社側が一部監視できるため、私的利用はバレます。

もしも私的利用を放っておくと、セキュリティやコスト面に重大な問題を及ぼす可能性があるため、企業は私用をしない・させないよう明確なルールを策定し徹底することが重要です。

そこで今回は、社用携帯で監視できる履歴の範囲をご紹介した後に、私的利用から考えられるリスクと私用を防ぐために企業ができる対策をわかりやすく解説します。

社用携帯の監視できる範囲はどこまで？

まずはじめに、社用携帯において会社側が『監視できる・できない範囲』をご紹介します。

会社・従業員ともに必ず押さえておくべき内容ですので、ぜひ参考にしてください。

社用携帯で会社が監視できる履歴

まずはじめに、会社側が監視・確認できる履歴をご紹介します。

基本的に毎月の利用明細から確認できるのは「通話料」や「通信料」で、料金から社員それぞれがどれくらい使ったかが分かる程度。

ただし、例えば高額な請求に不審に思ったりと会社側が開示を求めた場合には、多少手間はかかりますが「発信履歴」や「着信履歴」を調べることも可能です。

また社用携帯を一元管理できる「一括管理サービス（MDM）」を利用している場合、GPSによる位置情報やインストールアプリの情報など、より詳細な情報を取得することもできます。

社用携帯で会社が監視できない履歴

では続いて、会社側が監視・確認できない履歴をご紹介します。

会社側がこれらを監視する方法はゼロではありませんが、基本的に、正規の方法で確認することはできないと思っておいて大丈夫です。

ただし監視できないとはいえ、これらを放っておくと企業に重大なリスクをもたらす可能性があるため、私的利用をしない・させない取り組みを徹底することが大切です。

社用携帯の私的利用で考えられる4大リスク

次に、社用携帯の私的利用から考えられる4つのリスクをご紹介します。

結論から先に言うと、私的利用は従業員の生産性低下につながるだけでなく、企業にとって重大な問題に発展する危険性があるため厳しく取り締まるべきなのです。

データ使用量が増えて通信コストが増大する

一つ目のリスクは、データ使用量が増えて通信コストが増大することです。

SNSや動画の閲覧、プライベートな連絡など私的な理由で使った場合、その分だけ通話料やデータ通信料がかかるため、当然通信コストの増加につながります。

それが数名だけならまだしも、何十人、何百人もの社員が私的に利用すれば、経営を圧迫するほどの巨額な金額に膨れ上がる恐れもあるでしょう。

弊社でも最近は、『通話はかけ放題＋データ容量は1〜5GBの最低限』というご契約が多いため、データ量超過で請求が高額になる可能性は十分に考えられます。

情報漏洩などのセキュリティリスクが高まる

二つ目のリスクは、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まることです。

会社携帯の私的利用の内容として多いのが、LINEを使った私的なメッセージのやり取りや、業務に不要なSNS・動画・ウェブサイトの閲覧、ゲームなどのエンタメアプリの利用など。

これらは、以下のような理由によりセキュリティ上で問題があります。

万が一、ウイルス感染や不正アクセス、乗っ取りから機密情報が漏洩した場合、企業は社会的信用を失い、損害賠償などの大きな損害が出る危険性があるのです。

業務に集中できず生産性や効率が低下する

三つ目のリスクは、業務に集中できず生産性や効率が低下することです。

業務に関係のないウェブサイト・動画・SNSの閲覧などの私的利用は、業務の妨げとなり、社員が集中できず生産性や作業効率が低下することが懸念されます。

特に、私的な利用が習慣化すると、業務に必要な時間やリソースが無駄になる可能性が高まり、チーム全体のパフォーマンスにも悪影響を及ぼすでしょう。

従業員は懲戒処分を受ける恐れがある

四つ目のリスクは、従業員は懲戒処分を受ける恐れがあることです。

社用携帯の私的利用は、企業の規則に違反する行為とみなされるケースが多く、その結果、懲戒処分や賃金低減・損害賠償、さらには懲戒解雇を受ける可能性があります。

たとえば、企業のセキュリティポリシーに違反して私的な用途で過剰な通信費を発生させた場合や、セキュリティ上の問題を引き起こした場合などが該当します。

また実際に、とある法律事務所の弁護士も以下のように回答しています。

ネットの私的利用禁止規定があればそれにより、なくとも一般的な就業規則中の企業施設の私的利用禁止規定に基づき、休憩時間中であっても同禁止違反として、就業時間中であれば、それに業務懈怠が加わり、いずれにせよ懲戒処分の対象になり得ます。実際の処分の軽重は私的利用の頻度等企業に与えたダメージや危険に応じて定められますが、最終的には懲戒解雇が、又、付随的には、不正利用時間に応じた賃金減額や損害賠償等の問題もあり得ます。

引用：企業のネットの私的利用への対応（弁護士法人 ロア・ユナイテッド法律事務所）

社用携帯の私的利用を防ぐための対策

社用携帯の私的利用には、企業・従業員ともに大きなリスクがあるとわかったところで、次に私用を防ぐための対策を2つご紹介します。

まだ実施していない企業は今すぐにでも取り組むべき内容ですので、併せてご確認ください。

社用携帯の利用ルールを策定する

私的利用の防止において重要な対策となるのが、社用携帯の利用ルールを策定することです。

まず社用携帯の使用目的を明確にし、遵守事項や私的利用を禁止する旨を規定します。
従業員に対しては、このルールを徹底的に教育し、理解を深めてもらうことが重要です。

また会社側は、従業員の社用携帯の利用状況を定期的に監視し、私的利用が発覚した場合には、規則に則って適切な措置を講じられる体制を整えておく必要があります。

このようなルールの策定と実施により、社用携帯の適切な利用を促進し、情報漏洩や通信費の増加などのリスクを効果的に抑えることができるでしょう。

一括管理サービス（MDM）を利用する

さらに、一括管理サービス（MDM）を利用することも私的利用を防ぐ有効な対策です。

「MDM（Mobile Device Management」とは、従業員のスマホやタブレットなどのモバイルデバイスを一括管理し、セキュリティ対策や業務効率の向上を図るツールです。

MDMを導入すると、管理者は全社員の端末の利用状況をリアルタイムで監視できる上に、業務に不要な機能やアプリの利用を制限でき、セキュリティリスクを未然に防ぎます。

さらに端末の紛失・盗難時には、遠隔操作でデバイスのロックやデータを消去が可能です。

これにより、従業員が社用携帯を私的に使用するリスクを最小限に抑え、情報漏洩などのセキュリティ事故を防止することができます。

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まとめ

社用携帯の監視できる範囲から、私的利用のリスク・対策まで詳しく解説してきました。

私的利用は、通信コストの増加や従業員の業務効率の低下だけではなく、重大なセキュリティ事故を引き起こす危険性があり大変危険です。

よって会社側は導入前の利用ルールづくり・教育・定期的な見直しを、社員は正しく利用する意識づくりを徹底することが重要です。