社用携帯の“利用ルール”の正しい作り方を完全解説【改訂】【お役立ち情報】 | OFFICE110

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社用携帯の“利用ルール”の正しい作り方を完全解説【改訂】

社用携帯を導入する際、『利用ルール』の策定は非常に重要です。

社内に適切な利用ルールが存在しないと、私用利用によるコストの増大や、セキュリティ事故などのリスクが高まり、結果的に企業の運営に悪影響を与える危険性があります。

そこで今回は、社用携帯の管理体制にお悩みの担当者さまに向けて、『正しい利用ルールの作り方』を4ステップでわかりやすく解説します。

企業の信頼性を守りつつ、従業員の利便性を考慮したルールづくりのポイントを詳しく説明していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

社用携帯の利用ルールはなぜ必要？3大リスク

社用携帯を効果的に運用するためには、適切な利用ルールの策定が欠かせません。

ルールがないと、社員による『私的利用』などの意図しない使い方により、コスト増大やセキュリティ事故などのトラブル発生リスクが高まる可能性があります。

ここでは、社用携帯における3つの主要なリスクから、利用ルールの重要性を徹底解説します。
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リスク①私的利用によるコストの増加

社員が社用携帯を私的に利用すると、通信コストが大幅に増加するリスクがあります。

特に、業務に関係のない通話やデータ通信が頻繁に行われると、会社が負担する費用が膨れ上がり、それが複数人にもわたると経費が大きく膨らむ可能性があるでしょう。

さらに私用利用が続くと、業務外のコストが発生して支出が不明瞭になり、正確なコスト管理が困難になることで、企業全体の予算管理に悪影響を与えてしまいます。

リスク②セキュリティ事故の発生

社用携帯の利用ルールがない場合、セキュリティ事故が発生するリスクが大幅に高まります。

こういったリスクを未然に防ぐためには、適切な利用ルールの策定と徹底が不可欠です。

リスク③従業員の行動管理の困難

社用携帯の利用ルールが整備されていない場合は特に、従業員の行動管理が難しくなるリスクが顕著にあらわれます。

具体的には、私的利用が増えると、業務中に関係のないアプリやサイトにアクセスすることが頻繁に行われ、従業員の生産性が低下する可能性があります。

また、監視が不十分だと、従業員の不正行為や意図しない行動に対処できず、結果的に企業全体の業務効率や信頼性に悪影響を与えることも考えられるでしょう。

社用携帯の利用ルールの正しい作り方【決定版】

社用携帯を適切に管理し、安全かつ効果的に運用するためには、明確な利用ルールの策定が不可欠です。

そこで次に、社用携帯の利用ルールを作成する際に押さえておきたいポイントを、基本方針の決定から従業員教育まで4ステップで解説します。

ステップ①基本方針の決定

社用携帯の利用ルールを策定するににあたって、まずは会社全体での『基本方針』を明確にすることが重要です。

利用の目的や方針を確実に定めておくことで、従業員に対して適切な使い方を促し、無駄なコストやセキュリティリスクを抑えることができます。

◆業務利用の適切な範囲を定義

まずは、社用携帯が業務に関連する目的のみに使用されるよう、適切な利用範囲を設定しておくことが重要です。たとえば一般的に、次のような項目が適切な範囲として定義されます。

◆私的利用の範囲・禁止事項を設定

次に、業務時間外や業務に関係のない用途での携帯使用を禁止するため、私的利用の範囲・禁止事項を明確に設定しましょう。禁止行為として、具体的に次のような項目が挙げられます。

ステップ②管理体制の構築と具体的なルールの作成

適切な管理体制の構築と具体的なルールの作成は、社用携帯の適切な運用を確保するための重要なステップです。

業務外での私的利用の制限や、データの扱いに関する明確な方針を設けることで、業務外での不適切な使用を抑制でき、トラブルやセキュリティリスクを低減できるでしょう。

◆社内の管理体制の構築

社内の管理体制を整えるためには、まずは適切な管理者を配置することが重要です。管理者が社員の私的利用やセキュリティの遵守を監視することで、企業の安全性を確保できます。

さらに管理体制を効果的に運用するためには、「MDM（モバイルデバイス管理）」という一括管理システムを導入しましょう。社内の全端末を効率的に管理できるほか、端末の位置情報の追跡や、紛失・盗難時の遠隔でのデータ消去などが可能です。

◆明確な利用ルールの策定

次に、私的利用を禁止する方針を主軸に、利用ルールを策定しましょう。従業員に遵守される“良いルール”を作成する際には、次のようなポイントを押さえることが重要です。

ステップ③ルール内容の妥当性確認

ルールを設定した後は、その内容が実務に即しており、組織全体で公平に適用されているかを確認することが重要です。

業務の効率化や従業員間のトラブル防止には、実際の業務フローや各部署の役割を考慮した整合性と、公平なルール運用が求められます。

◆実務との整合性をチェック

ルールを運用する際に、実務とルールの整合性を保つことが重要です。ルールが現実的な業務内容やフローに即していないと、実行が困難なほか従業員の混乱や非効率を招く恐れがあります。

まずは、各部署の業務内容を正確に把握し、実際のフローや業務プロセスに矛盾がないか確認しましょう。また、ルールを実務に適合させるために、現場からのフィードバックを定期的に収集し、必要に応じてルールを柔軟に見直すことも欠かせません。

◆部署間や個人間での公平性を確認

ルール策定段階では、最初に部署間や個人間での公平性を十分に考慮する必要があります。特定の部署や個人に不公平な負担がかかるようなルールは、モチベーションの低下や不満を引き起こす原因となるからです。

よって特定の部署や個人に偏った負担がかかることがないよう、業務内容や役割を明確にした上で、各部署が均等に対応できるルールを構築することが大切です。公平性を確保するため、関係する部署や従業員から意見を集め、策定段階でフィードバックを反映させることが重要です。

ステップ④従業員教育と定期的な見直し

従業員にルールを守ってもらうためには、単にルールを設定するだけではなく、周知と教育が不可欠です。ルールの目的や重要性を理解させ、適切に遵守されるよう定期的に研修を実施しましょう。

また、ルールは状況やビジネスの変化に応じて随時更新が必要のため、定期的に見直しを行い、継続的な改善を図ることが重要です。

◆従業員への周知と意識啓発を実施

従業員にルールや方針を理解させ、実際に守らせるためには、単に周知するだけではなく意識啓発を行うことが重要です。定期的な研修を通じて、ルールの背景や目的を説明し、従業員が納得して取り組めるようにしましょう。

また、日常業務の中でルールの重要性を強調し、定期的なフィードバックや実践例を共有することで、従業員がより積極的にルールを遵守できる環境を整えることが大切です。

◆定期的なルールの見直しとアップデート

ルールや規定は、一度策定したら終わりではなく、企業の状況や業界の変化に合わせて定期的に見直すことが重要です。ルールが現実の業務に適合しているか、従業員にとって守りやすいかを確認し、必要に応じて修正を加えることで、業務効率の向上やトラブルの回避につながります。

例えば、就業規則や社内規定の見直しは一般的に1年に1回が推奨されているのと同じように、社用携帯の利用ルールにおいても、年単位の見直しとアップデートをおすすめします。

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社用携帯の利用ルールに関するよくある質問

最後に、社用携帯の利用ルールに関してよくある質問に回答します。

社用携帯の私的利用は一般的にどこまで許されますか？

社用携帯の私的利用は、基本的に企業の規定や方針によって異なりますが、一般的には業務に関係のない利用は全般的に制限されることが多いです。

多くの企業では、業務時間外や業務に関係のない通話、インターネット・SNSの使用などが禁止されています。

ただし、取引先に訪問するために会社の住所や経路を調べたり、資料作成のためにネットで情報収集する行為は、社用携帯の利用範囲内となるケースが多いでしょう。

携帯電話の貸与規程は具体的にどのような文面ですか？

携帯電話の貸与規程には、使用範囲や禁止事項、紛失・盗難時の対応などが記載されます。

例えば、貸与品の管理、使用目的、禁止事項（私的利用の禁止、業務外の使用制限など）、紛失時の報告義務、修理や返却に関する規定などを明記し、従業員に遵守させることが一般的です。

具体例はインターネットで検索すると散見されますが、次のような文言が考えられます。

実際、会社支給のスマホは監視できるのでしょうか？

会社支給のスマホは、企業側で一定の範囲内で監視することが可能です。

例えば、月の通話料や通信料のほかに、場合によっては通話履歴やインターネットの使用履歴などは監視されるケースもあります。

ただし、監視内容や範囲は企業の規定によって異なるのと、事前に従業員に通知しなければトラブルの原因になりかねないため、あらかじめ説明や同意を得ることが重要です。

まとめ

社用携帯を導入する際には、『利用ルール』の策定が非常に重要です。
適切なルールがないと、私用利用によるコストの増大やセキュリティ事故など、企業運営に悪影響を与えるリスクが高まります。

ルールを策定し、従業員にしっかりと周知することで、こうしたリスクを効果的に軽減し業務効率の向上を図ることができるので、ぜひ本記事を参考にしてください。

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