法人携帯の履歴を確認!私的利用を防止【お役立ち情報】 | OFFICE110

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法人携帯の履歴を確認!私的利用を防止

法人携帯の履歴を確認!私的利用を防止

▼目次

「通話料が突然増えた」「データ料が今月だけ多い」など、社員に配布した法人携帯の利用状況に疑念はありませんか?

もしかすると、それは社員の「私的利用」が原因かもしれません。

法人携帯は、あくまで仕事の効率UPの為に法人側が配布しているもの。

当然、社員が私的利用して良いものではありません。

ただし、残念なことに法人携帯の私的利用はいつ起きても不思議ではないのです。

このような背景の為か、最近「法人携帯の利用履歴はどこまで確認できますか?」というお問い合わせをいただくことが多くなりました。

今回は、法人携帯で確認できる履歴の範囲と、私的利用への対策についてお話ししましょう。

私的利用の問題点

冒頭でお伝えした通り、法人携帯の私的利用はどの法人でも起こりうる問題です。

法人携帯が配布されると、どうしても社員側は自身の私物のような感覚に陥るのでしょう。

法人携帯は法人の所有物。

当然、私的利用は「横領」の一種としてみなすことができます。

中には、法人携帯の私的利用を理由に、懲戒免職を言い渡された事例もあるほどです。

ただし、それ以前に法人携帯を私的利用するということには、様々な問題が潜んでいます。

時に、法人自体の存続さえ脅かすものです。以下に、私的利用により考えられる問題点をまとめました。

    1. 経営を圧迫する
    2. 情報漏洩が起こる

1.経営を圧迫する

法人携帯も、個人携帯と同様に通話料やデータ料が掛かります。

当然、法人携帯を私的利用するということは、それら通信料やデータ料が余計に掛かると言えます。

1人2人ならまだしも、10人100人と社員が私的利用すれば経営を圧迫するほどの額に膨れ上がる危険性があるのです。

2.情報漏洩が起こる

法人携帯の電話帳には社員や取引先の電話番号が、メールボックスには仕事上のやり取りの内容などが記録されています。

法人携帯を私的利用するということは、不必要なサイト閲覧やメールの開封が増えるということ。

それだけウイルス感染や不正アクセスの可能性が高まり、情報漏洩のリスクに繋がると言えます。

私的利用している社員からすれば、「仕事の合間の息抜き」くらいのことかもしれません。

しかし、法人側からすると「死活問題」にまで発展する恐れのある重大な規約違反なのです。

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履歴はどこまで確認できる?

法人携帯の私的利用による問題点は、十分ご理解いただけたと思います。

そこで冒頭の質問、「法人携帯の利用履歴はどこまで確認できますか?」に戻ります。

結論から申し上げると、Web閲覧やメール内容などに関しては、通常の方法では履歴を確認できません。

ただし、大手キャリアでは私的利用を防ぐサービスを提供しています。例えば、auのサービス例を以下にまとめました。

    1. ビジネスmoperaあんしんマネージャー
    2. ご利用料金管理サービス

1.ビジネスmoperaあんしんマネージャー

このサービスは、管理画面上より各法人携帯を一括管理する為のものです。

例えば、私的利用が疑われるのであれば、業務に関係のないアプリのインストール、Web閲覧を禁止することができます。

その上、禁止行為が行われた際には、管理者にその事実がメールにて送られてきます。

2.ご利用料金管理サービス

このサービスは、通話料やデータ料などの利用履歴を管理する為のものです。

例えば、法人携帯ごとに分けて設定することで、月ごとの利用状況を割り出し分析することができます。

当然、異常に増える通話料やデータ料を見つけ出すことも可能です。つまり、社員ごとに私的利用の可能性が分かります。

細かな内容に至るものまでとなると、単純なサービスでは履歴を確認することはできません。

ただし、私的利用の可能性を見つけるという点においては、現状のサービスでも十分に可能と言えます。

導入前のルール作りが大事!

法人携帯の大まかな履歴を確認し、私的利用の疑いのある社員を見つけ出すことはできるでしょう。

ただし、できることなら社員を疑うことなく、そもそも私的利用のない法人携帯の導入を目指したいものです。

導入前のルール作りが重要!

私たち人間は、最初からあるものに対しては違和感を抱きにくくできています。

例えば、憲法について、「どうして自分が法律なんて守らないといけないんだ!」と違和感を感じたことのある方はほとんどいないはずです。

つまり、法人携帯でも、導入する段階から正しくルール作りをしておくことで、社員の反発なく私的利用の防止が可能となります。

例えば、私的利用の防止であれば以下のようなルールが挙げられます。

  • 私的利用が発覚した際の損害賠償請求について
  • 通話相手や通話時間など、時間と目的について
  • 閲覧可能または閲覧禁止のWebサイトについて
  • 端末ごとの責任者の選定と保管場所について

など。

特に重要となるのは、法人携帯ごとの管理責任者を明確にしておくということ。

その上で、責任者以外が法人携帯に触れられないルール作り、意識作りを行うことで不用意な私的利用を防ぐことに繋がります。

まとめ

今回は、「法人携帯の履歴は確認できるのか?」ということからお話を進めてきました。

結局のところ、詳しい範囲についての履歴は確認できないのが現状です。

ただし、通話料やデータ料の増減程度であれば、履歴として確認することは十分に可能です。

また、あらかじめ設定しておくことで、不必要なアプリのインストールや無関係なWeb閲覧を禁止することも。

その上で、禁止行為をメールにて自動で確認することもできるので、ある程度の私的利用を把握・抑制することはできると言えます。

ただし、履歴の確認はあくまで私的利用の事実を把握するだけです。

重要となるのは、いかにして私的利用を未然に防ぐのかということ。

ぜひ今回案内した内容をもとに、安心して法人携帯の導入が進められる、ベストなルール作りに挑戦してみてください。
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