クラウドPBXは個人・小規模オフィスに最適な理由TOP10紹介!【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBXは個人・小規模オフィスに最適な理由TOP10紹介!

クラウドPBXは個人・小規模オフィスに最適な理由TOP10紹介!

クラウドPBXは、小規模な事務所や個人事業主が導入する場合でもメリットがあるんですか?
はい!むしろ、個人・小規模事務所の方にこそ、クラウドPBXのメリットを十分に活かしている方が多いです。
それは意外ですね!クラウドPBXは最新のサービスだから、当社のような小規模の事務所には適していないのかも・・・なんて考えていました。

結論から言えば、クラウドPBXは個人や小規模のオフィスにも最適な通信サービスです。

この記事では

  • 「なぜ、クラウドPBXが個人・小規模事務所に最適なのか?」
  • 「個人・小規模事務所にクラウドPBXを導入するとどのようなメリットがあるのか?」

といった点を明らかにするため、10のメリットを紹介します。

コスト削減や業務効率向上にクラウドPBXが気になっている方は、ぜひ参考にしてください。

この記事の目次
  1. 個人事業主でもクラウドPBXを契約できるの?
  2. 個人・小規模オフィスがクラウドPBXを導入するメリットTOP3
  3. クラウドPBX導入のその他の7つのメリット
  4. 安くて快適なクラウドPBXなら「OFFICE PHONE」
  5. まとめ

個人事業主でもクラウドPBXを契約できるの?

個人事業主でも契約できるクラウドPBXはあります。

ただし、個人で契約する場合の注意点もあります。

1-1. メーカーの規定による!

クラウドPBXが個人で契約できるかどうかは、最終的にはメーカーの規定次第です。

クラウドPBXの契約手続き方法は、メーカーホームページをチェックしたり、担当者に確認をしたりすることで確かな答えが確認できます。

契約時に注意したいのが確認書類の準備です。

個人の場合には、免許証などの本人確認書類(メーカーによってはさらに青色申告など)の提示が必要になるケースが多いので、契約時に必要な準備物についてもチェックしましょう。

1-2. 最低契約台数に注意

クラウドPBXのメーカーによっては、最低契約台数が設定されている場合があります。

例えば、1人で使用するにも関わらず、最低契約台数が5台の場合、契約自体はできてもコストが無駄になってしまいます。

従って、必要台数からでも契約が可能かどうかを踏まえて、メーカーを選ぶ際には最低契約台数をチェックすることを意識しましょう。

まずはメーカーに直接問い合わせるべし、ということですね?
ほとんどのメーカーでは、個人でもクラウドPBXを契約できるので、気軽に問い合わせてみましょう。

個人・小規模オフィスがクラウドPBXを導入するメリットTOP3

個人・小規模オフィスにクラウドPBXを導入するメリットとして、多くのユーザーにダントツで支持されている点が3つあります。

2-1.NO.1.初期費用が安い!

個人事務所や小規模事務所にとっては、まとまった出費はできるだけ避けたいものですよね。

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンと比較すると劇的に初期費用を削減することができます。

(従来のビジネスフォンとクラウドPBXとの初期費用の比較)

  • PBX
    従来のビジネスフォンは20万円~。クラウドPBXは、初期費用不要。
  • 設置工事費用
    従来のビジネスフォンでは20万円~。クラウドPBXは、工事費無料~。
  • 端末代金
    従来のビジネスフォンは、電話機1台あたり約3万円。クラウドPBXは、スマホやPCを利用した場合は無料、置き型のSIPフォンは約1万円~。

上記のように、初期費用の主な項目を比較すると、その違いが明らかになります。

結果的に、従来のビジネスフォンと比較してクラウドPBXの初期費用は70~95%のコストカットが可能です。

2-2.NO.2.転送機能が不要!

二つ目の大きなメリットは、クラウドPBXは転送機能を利用しなくても外出先で会社の電話が受けられることです。

しかも、外出先で電話を受けるためにオプションなどを別途登録する必要がありません。

2-2-1.外出先でも会社の番号で電話を受けられる

転送機能は、1人もしくは少人数の事務所を不在にする際に、欠かせない機能です。

事務所がカラになってしまうと、顧客や取引先から電話がかかってきたときに取り逃がしてしまい、機会損失や顧客サービスの低下になってしまいます。

そこで、従来のビジネスフォンでは転送機能を利用し、事務所にかかってきた電話を携帯電話で受けられるようにします。

しかし、転送電話の機能は主に2つのデメリットがあります。

  • 事務所の電話から携帯電話に転送する際に、通話料が発生してしまう
  • 転送時には、事務所の電話番号が表示されるため、どこからかかってきた電話なのかわからない

転送にかかる通話料が想像以上に高くつくケースが多く、だいたい1人あたり5,000~10,000円の通話料がかかっているという方が大半です。

従って、転送機能が不要であることはコストの削減につながります。

2-2-2.外出先から会社の番号で発信できる

クラウドPBXでは、スマホを使って外出先から会社の電話番号で発信することができます。

例えば、商談中などでかかってきた電話に応答できなかった場合であっても、会社の番号を使って折り返しの電話をかけることができるので、相手方に警戒されません。

近年のビジネスでは、速さが非常に大切なので、スピーディに対応できるという点で、特に個人・少人数の事務所に重宝されます。

2-3.NO.3.便利機能・ツールで業務効率化!

クラウドPBXでは、クラウドを活用したITツールを利用することができます。

個人・少人数事務所で利用できる主な機能は以下の通りです。

  • 自動録音機能
    クラウドPBXでは、通話の内容を自動録音できる機能が搭載されています。 外出先で、通話の内容をメモできないときなどでも、録音データを確認することで後から内容を確認することができます。
  • グループウェア
    少人数事務所の場合、メールやLINEの代わりにグループウェアのメッセージ機能を活用したり、資料の共有をしたりすることができます。
  • ネットFAX
    事務所に届いたFAXのデータを、外出先でチェックすることができます。
  • 名刺管理機能
    受け取った名刺を、クラウド上でデータとして管理できます。

これらの機能は、通常別途アプリなどで提供されているものですが、クラウドPBXのアプリで一本化して導入することも可能です。

ちょうど名刺をデジタルで管理しようかと考えていたんですけど、わざわざツールを導入しなくてもクラウドPBXの機能で利用できるんですね!
たくさんのツールを導入するとアカウントやパスワードの管理が煩雑になってしまったり、セキュリティリスクが増えたりするので、クラウドPBXにまとめられるのは大きなメリットですよね!

クラウドPBX導入のその他の7つのメリット

クラウドPBXにはその他にも多数のメリットがあります。

メリットを把握してから契約することで、クラウドPBXのメリットを最大限に活かすことができます。

3-1.NO4.市外局番の電話番号が取得できる

クラウドPBXの選び方によっては、市外局番の電話番号を取得することができます。

ただし、全てのクラウドPBXで市外局番が取得可能なわけではなく、IP回線を利用したクラウドPBXでは、050から始まるIP電話しか利用できないこともあります。

市外局番が利用できるのは、インターネット光回線を利用したタイプのクラウドPBXです。

インターネット光回線を利用したタイプのクラウドPBXでは、もともとNTTで発番した電話番号を持っている場合、引継ぎ利用をすることも可能です。

また、クラウドPBXで市外局番を取得する場合、電話加入権を購入する必要がないことも大きなメリットです。

3-2.NO5.契約後すぐに導入できる

契約後すぐに導入可能な点も個人事業・小規模企業にとってうれしいポイントです。

一人で事業をしている場合や、事務所を開設したばかりなどの場合、猫の手も借りたいほど多忙を極め、電話の契約が事務所を契約する直前になってしまい、順番が後回しになってしまうことがあります。

従来のビジネスフォンの場合、NTTの電話工事の依頼や工事業者の手配など、申し込みから設置完了まで最短で1~2か月の期間がかかります。

クラウドPBXの場合、申し込みから導入まで基本的には数日程度で契約可能です。

その他のメリット・・・ってオマケ程度のメリットなのかと思いましたが、市外局番も導入までの期間が短いことも、自社にとっては非常に重要なポイントです!
確かに、トップ3のメリット程目立たないのですが、これらのメリットがきっかけでクラウドPBXを検討する方も多いですよ。

3-3.NO6.導入サポートが利用できる

クラウドPBXのメーカーによっては、導入サポートを受けることもできます。

せっかくのクラウドPBXの多機能も使いこなせなくては意味がありません。

特にビジネスフォンは、うまく活用できなければビジネスに大きな支障をきたしてしまったり、利益を上げるチャンスを逃してしまったりする可能性があります。

全てのクラウドPBXメーカーで導入サポートが受けられるわけではないため、最大限に活用をしたい方は、サポートの充実したクラウドPBXを選びましょう。

3-4.NO7.セキュリティが優れている

クラウドPBXは、メーカー側でセキュリティ対策が取られています。

従って、セキュリティ対策に不安がある方にもおすすめです。

クラウドPBXにおけるセキュリティに関する機能を具体的に紹介します。

  • Web電話帳により、電話帳データをPC上で一括管理できる
  • データセンターが複数個所に置かれており、データの消失やトラブルへの対策が取られている
  • サイバー攻撃や不正アクセスに対して、メーカー側でセキュリティ対策が取られている

これらの対策により、自社の事務所にPBXを設置するよりも安全にビジネスフォンを利用することができます。

3-5.NO8.音質が安定している

実績のあるクラウドPBX業者は、音質がとても安定しています。

特に、インターネット光回線を利用するタイプのクラウドPBXは、音質が優れており、メーカーによっては従来のビジネスフォンと同等程度の音質の良さを誇っています。

3-6.NO9.導入が簡単

スマホやPCをビジネスフォンとして導入する際の導入が簡単なことも、クラウドPBXの魅力です。

光回線を利用するタイプのクラウドPBXなら、事務所にアダプタを設置して、アプリをダウンロードするのみ、IP電話回線を利用するタイプなら、アプリをダウンロードするのみで利用できます。

3-7.NO10.大掛かりな工事が不要

従来型のビジネスフォンの場合には、電話配線工事が必要です。

その際、全ての床下のOAフロアを開けて、配線工事を行わなくてはならいため、少人数の事務所であっても専門の工事業者に依頼をしなくてはなりません。

クラウドPBXの場合には、インターネットに接続すれば利用できる(インターネット光回線を利用するタイプは、アダプタも必要)ので、工事がとても手軽です。

安くて快適なクラウドPBXなら「OFFICE PHONE」

「次世代のコミュニケーションツール」として高い注目を集めているクラウドPBXは、さまざまなメーカーから発売されています。

紹介した10のメリットを活かして、コストの削減と業務効率の向上を目指すためには、自社にとって最適なクラウドPBXを選ぶことも大切です。

数あるクラウドPBXの中で、ぜひおすすめしたいのが当社の「OFFICE PHONE」です。

OFFICE PHONEの特徴は、次の通りです。

  • 19年に渡る20,000社以上の導入実績
  • 光回線を使用した従来のビジネスフォンに匹敵する音質と安定性
  • 市外局番の引継ぎ・新規発番OK
  • 担当営業とコールセンターによる細やかなサポート体制
  • 10台まで利用できて月額3,400円~

これらの特徴を活かして個人・小規模の事務所にも多数導入されているクラウドPBXです。

これまでに契約していただいた小規模の事務所の方には、次のようなケースもありました。

【導入実績1】

高齢の社長と数名のスタッフでビジネスをされている小規模な事務所。
社長は、ご自身のスマートフォンのメールアドレスの設定を奥様に設定してもらうなど、機器の操作が苦手であることにスタッフの方も最初は不安を感じている状態での契約でした。

契約当日に、アカウントとパスワードの意味をお伝えするなど、当社の担当営業が基本的なところから対応をおこない、操作・設定に関して不安を解消してから導入をしていただきました。

【導入実績2】

家庭用電話からクラウドPBXに切り替えをして、業務効率が大幅にアップした事例です。 こちらのお客様は少人数事務所(2名)であったことから、事務所を不在にする際にかかってきた電話を受けられないといったデメリットがありました。 また、家庭用電話であるため、2人が同時に通話できないというデメリットもありました(1人が通話していると「話し中」になってしまう)。

導入コストの高さや転送時の通話料がネックとなり、ビジネスフォンの導入を検討したものの見送られている状態でしたが、クラウドPBXなら全ての問題がクリアになることが分かり導入されました。

社長のスマートフォン2台にクラウドPBXを導入し、端末費用も無料。 コストの削減と業務効率の向上を同時に実現されました。

導入実績を見てみると、やはり小規模の事務所でもクラウドPBXのメリットを十分に活用できそうなイメージが湧きます!

上記のように、当社の「OFFICE PHONE」を導入した個人・小規模の事務所から嬉しい報告が多数寄せられています。

導入実績について詳しく知りたい方は、こちらのページにて紹介しているのでぜひチェックしてください。

まとめ

「次世代のコミュニケーションツール」クラウドPBXは、個人・小規模オフィスにも最適です。

最新のITサービスといえば、大手企業で活用されるツールのようなイメージを持つ方も多いと思いますが

  • 導入費用が安い
  • 転送機能が不要
  • 各種の便利なITツールが手軽に利用できる

といったメリットは、個人・小規模の事務所にこそ、大歓迎されます。

当社の「OFFICE PHONE」は、こうしたクラウドPBXのメリットを最大限に活かせるクラウドPBXです。

料金は月額3,400円~(10台まで)。

導入が不安な方には、担当営業とコールセンターによる万全のサポート体制も備えています。

興味のある方は、ぜひチェックしてください。

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