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クラウドPBXでFAX機能活用!クラウドならではの6つのメリット

クラウドPBXでFAX機能活用!クラウドならではの6つのメリット

突然ですが、クラウドPBXではFAXを利用できるんですか?
クラウドPBXでFAXを送受信する方法はいくつかありますよ。ただし、機器の設定方法などによっては利用できないこともあるので注意が必要です。
FAXが使えないと、仕事に大きな不都合が生じてしまいます・・・。
そうですよね。では、クラウドPBXのFAX機能について私が詳しく紹介いたします!
この記事の目次
  1. 複合機のFAX機能が利用できなくなる⁉
  2. クラウドPBXでFAXを受信するための方法
  3. クラウド(ネット)FAXの6つのメリット!
  4. FAX機能必須な方のクラウドPBXの選び方
  5. 「OFFICE PHONE」ならFAX機能重視派の方も安心
  6. まとめ

複合機のFAX機能が利用できなくなる⁉

クラウドPBXを導入した場合、利用する複合機の種類や導入するクラウドPBXによっては複合機のFAX機能が利用できなくなってしまいます。

なぜなら、複合機が想定している通信形式とクラウドPBXの通信形式が異なるためです。

この章では、複合機のFAX機能の仕組みを簡単に紹介します。

1-1.複合機のFAX機能はアナログ回線用として作られている

大半の複合機のFAX機能は、ビジネスフォンなどに使用されているアナログ回線に対応するように設計されています。

アナログ回線とは、従来のビジネスフォンで使用していたタイプの音声回線のことです。

複合機の設置や移動をしたときに、複合機に音声回線を接続してセッティングされた覚えのある方もいるのではないでしょうか?

1-2.クラウドPBXは光回線/IP電話

「次世代のビジネスフォン」との異名を持つクラウドPBXは、アナログ電話回線ではなくインターネットを使った回線を利用しています。

クラウドPBXに接続するインターネット回線には「光回線」と「IP回線」との二種類が存在します。

このインターネット回線の種類によって、クラウドPBXを導入した後にFAXを利用できるかできないか大きく左右されます。

1-2-1.光回線とクラウドPBX

光回線とは、インターネット光回線に代表される高速通信を売りにしたインターネット回線サービスです。

インターネット光電話を利用するタイプのクラウドPBXは、社内にクラウドPBX専用のアダプタを設置して、各機器をインターネットに接続することで、ビジネスフォンとしての機能が利用できるようになります。

光回線を利用したクラウドPBXの場合、市外局番の電話番号と固定電話に近い通話品質が割り当てられているので、FAX機能を継続して利用することができます。

ただし、複合機本体の規格設定によってはFAX機能が利用できないことがあるという点を把握しておきましょう。

※FAXが「スーパーG3モード」に設定されている場合、送受信に対応していないことがあります。

FAX設定方法

複合機大手メーカーの富士ゼロックスでも、複合機のFAX機能と光回線について以下のように記載しています。

「固定電話に近い回線品質と安定性が確保されていますが、ファクス通信を正常に行うためには、装置の設定変更が必要になることがあります」

参考:富士ゼロックス

1-2-2.IP回線とクラウドPBX

光回線やWiMAXなどのモバイルインターネット通信もIP電話の一種ですが、一般的な意味でのIP電話とは、インターネットプロバイダが提供しているインターネット通信サービスのことです。

IP電話の通信品質は、プロバイダによって異なります。

また、IP電話を利用したクラウドPBXの場合は、市外局番の電話番号が引継ぎできないデメリットが生じることもあります。

IP電話を利用するタイプのクラウドPBXは、ライセンス契約をしてスマホにアプリをダウンロードするだけで利用できるようになります。

IP回線はアナログ回線や光回線に比べて通信が安定していないことが多く、複合機を接続してもFAX機能が利用できないケースが多いです。

ただし、IP回線だからといって絶対に使用できないというわけではありません。

実際に接続してみないとFAXが使用できるかどうか分からないという点でリスクがありますが、光回線で使用するときと同様「スーパーG3モード」では利用できないことがあります。

クラウドPBXでFAXを受信するための方法

クラウドPBXを導入した場合であっても、絶対にFAXが利用できないというわけではありません。

しかし、FAXの重要さから「1%でも使用できない可能性があるなら困ってしまう」という方も少なくありません。

そんな方のために、この章ではクラウドPBXで確実にFAX機能を利用するための方法について解説します。

2-1.ネットFAXを利用する

クラウドPBXの中には、ネットFAXが搭載されているものもあります。

ネットFAXとは、インターネット回線を使って文書をやり取りする方法のことです。

ネットFAXは、相手方が送信した書類がPDFに変換され、PCやスマホにデータとして届く仕組みです。

EメールでPDFファイルを添付して書類を送受信する方法と似ていますが、メールとの大きな違いは電話番号で送受信ができるということです。

2-2.アナログ回線を残す

2つ目の方法は、アナログ回線を残すことです。

つまり、クラウドPBXを導入するときに全ての回線をクラウドPBXに切り替えるのではなく、FAX専用に電話回線を残しておくという方法です。

新規で電話回線の導入を検討していると、電話回線の設置工事などコストが高くつきますが、もともと音声回線を導入しているなら、選択肢の一つとして考えることができます。

2-3.光電話対応の複合機を導入する

対応機種は多くありませんが、複合機の中には光回線に対応した機種もあります。

(光電話対応の複合機)
ブラザー工業:MFC-L8610CDW
ブラザー工業:MFC-L8610CDW

ブラザー工業:MFC-L9570CDW
ブラザー工業:MFC-L9570CDW

これらの機種を導入することと、光回線に対応したクラウドPBXを導入することにより、FAX機能を使用することができます。

2-4.変換アダプタを使用する

変換アダプタを使用することにより、複合機のFAX機能を従来通りのまま使用することができます。

【変換アダプター】
YAMAHA:「NVR500」
YAMAHA:「NVR500」

変換アダプタとは、接続するだけで社内の音声回線と光回線がつながるようになるアダプタのことです。

このタイプが今まで通りFAXを活用するためにもっとも用いられているタイプになります。

※当社でも取り扱っているので、ぜひ気軽にお問い合わせください。

確実にFAXを利用できる方法が4つもあるなら、安心ですね。
はい。あとは、業務効率やこすとなどをふまえて、トータル的に判断すれば失敗しないと思います。

クラウド(ネット)FAXの6つのメリット!

確実にFAX機能を利用する方法のうち、クラウドPBXならではの機能といえるのがインターネットFAX機能です。

※ネットFAX機能は、近年発売の複合機の機種にも搭載されている機能ですが、クラウドPBXの場合は複合機本体がなくてもネットFAXの機能が利用できます。

この章では、ネットFAXのメリットを6つ紹介します。

確かに、ネットFAXは使ったことがないのでちょっと興味があります。

3-1.どこでもFAXが受信できる

インターネットFAXは、スマホやPCでも受信することができるので、どこでもFAXの書面をチェックできます。

また、営業担当が複数いるときに、各々がフォルダにアクセスして書類をチェックするということも可能です。

つまり、クラウドPBXを利用すれば会社の電話とFAXの両方が場所を選ばずに利用できるようになるということです。

例えば、テレワークや在宅勤務制度を導入する際などに非常に便利です。

3-2.複合機を購入しなくても良い

FAXを送受信するための複合機は、100万円以上する機種も珍しくありません。

法人契約ではリース契約が一般的ですが、リース契約はリース料やカウンター料金が発生するので、結果的に複合機購入相当額の費用がかかってしまいます。

ネットFAXなら、PCやスマホでFAXのデータを受信することができるため、高額な機器の購入は一切不要です。

3-3.新規営業に活用できる

FAXを利用して、カタログやDMの送付をする営業手法もあります。

FAX営業のメリットは、次の点があります。

  • メール営業のように相手方のメールアドレスを知らなくても顧客にアプローチできる(なおかつ、FAX番号は比較的公開されていることが多い)
  • 業界や企業規模によっては、メールよりもFAX中心に業務を行っているケースが多く、幅広い顧客に対して営業をかけられる
  • 電話と異なり、同報送信などを利用して効率よく営業をかけることができる

上記のメリットを活かすことで、新規営業の幅を広げることができます。

オンライン商談でデジタルの資料を使用することが増えたので、資料を有効活用することにもつながります!

3-4.コスト削減につながる

ネットFAXは、紙媒体のFAXと比べて以下のコスト削減につながります。

  • 印刷代・用紙代
    ネットFAXは、データで受信をしてから必要なものだけ印字することができるため、印刷代と用紙代を削減できます。
  • 通信費
    ネットFAXの送信費用相場は、紙媒体のFAX送信費よりも安く設定されています。
  • 保管費用
    紙媒体の書類は、保管のためにスペースを必要としますが、デジタルで保存する場合にはスペースをとりません。
大量にFAXを受信するたびに、コピー用紙代やカウンター料金が気になっていました。PC上での受信であれば、コストの心配をしなくても済みますね!

3-5.ペーパーレス化につながる

ネットFAXに切り替えることにより、書類の電子化を推し進めることができ、最終的にはペーパーレス化を推し進めることができます。

クラウドPBXには、グループウェアなどファイルを共有するツールが無料で搭載されているので、単に書類をデジタルでやり取りできるのはもちろん、ファイルの共有などにも役立てることができます。

3-6.BCP対策としても利用可能

ネットFAXを使用することは、BCP対策にも効果的です。

BCP対策とは、自然災害やテロ・疫病の大流行などで事業の継続が困難になりうる状況が発生したときでも、根幹となる事業を継続できるように対策しておくことです。

ネットFAXを利用できれば、本社が倒壊するなどの壊滅的なダメージを受けたとしても、インターネットを使ってFAXの送受信をおこなうことができます。

クラウドPBXでは、音声通話に関しても従来通り利用できます。

つまり、ネットFAXに対応したクラウドPBXを導入すると、音声通信とFAX通信のBCP対策を策定することができるということです。

FAX機能必須な方のクラウドPBXの選び方

クラウドPBXでもFAXを送受信できることは分かったんですが、どのクラウドPBXを選べばよいのでしょうか?
はい。FAX機能が必須の方が選ぶときには、見ていただきたいポイントが3点あります。一つずつ順番に見ていきましょう。

4-1.光回線型のクラウドPBXを選ぶ

クラウドPBXを選ぶ際には、IP電話回線を利用したタイプではなく、インターネット光回線を利用するタイプのものを選びましょう。

その理由は、インターネット光回線を利用するタイプのクラウドPBXの方が、複合機のFAX機能を利用できる可能性が高いためです。

さらに、光回線を利用したタイプのクラウドPBXには、次のメリットもあります。

  • 音質が安定し、回線が途切れにくい(インターネット光電話には、厳しい基準の規格が設定されているため
  • 市外局番の電話番号の引継ぎや新規取得ができる
  • インターネット回線が高速・安定化する
FAXが使えるほかにもメリットが盛りだくさんですね!

4-2.インターネットFAX対応のメーカーを選ぶ

ネットFAX対応メーカーのクラウドPBXを選べば、複合機を持っていない方でもFAXの送受信が可能になります。

また、ネットFAXには前章で紹介した通りのメリットがあるため、複合機と併用する場合であっても十分にメリットがあります。

この時、ネットFAXの月額利用料や初期費用についても併せてチェックしておきましょう。

普段から外出をすることが多いので、外出先でFAXの受信データをチェックできるのはすごく助かります!

4-3.情報共有ツールがあればなお良し

ネットFAXを導入する際に、情報共有ツールがあればなお理想的です。

情報共有ツールとは、グループウェアやストレージなどのツールのことです。

これらのツールが併用できる場合、FAXで受信したデータを社員間で共有する際につかえます。

ネットFAXのデータをそのまま社員間で共有することもできますが、新しい受信データがどんどんと更新されてしまうため、必要なデータがまぎれてしまうケースが少なくありません。

その都度指示を出して、データの箇所をメンバーに知らせるのも大変です。

情報共有ツールを利用すれば、確実にデータを共有することができます。

つまり、ネットFAX+情報共有ツールで、非常に強力なビジネスツールになるということです。

情報共有ツールがあれば、今までみたいに受信したFAXを転送したり、人数分コピーしたりする必要もないんですね!

「OFFICE PHONE」ならFAX機能重視派の方も安心

クラウドPBXには多数のメーカーが存在するため、おすすめポイントを3点に絞ったとしてもまだ探すのが大変かもしれません。

そこで、当社とっておきのクラウドPBXである「OFFICE PHONE」を紹介します。

「OFFICE PHONE」は、19年間にわたり20,000社以上に導入した実績のある業界最高品質のクラウドPBXです。

企業規模や業界・用途にかかわらず、あらゆる企業様におすすめしたいクラウドPBXなのですが、FAX機能重視派の方にもおすすめです。

この章では、クラウドPBXのおすすめ機能について解説します。

5-1.光回線対応

「OFFICE PHONE」は光回線に対応したクラウドPBXです。

つまり、複合機のFAX機能が利用できる可能性が高く、電話番号の引継ぎ利用が可能な回線ということです。

通話品質に関しても、体感で従来のビジネスフォンとほとんど変わらないなど、光回線を利用したクラウドPBXの中でも業界トップクラスの品質を誇っています。

5-2.ネットFAX対応

「OFFICE PHONE」では、ネットFAXが標準搭載されています。

  • 送信:A4サイズ1送信
  • 受信:A3・A4・A5・B4・B5
  • 送受信履歴60件
  • 1つの電話番号につき1つのメールアドレスが必要です。

部署ごとに電話番号を分け、直通の電話番号を設定するといった使用方法も可能です。

5-3.各種ツール搭載

「OFFICE PHONE」には、以下のツールが搭載されています。

  • グループウェア(無料)
    情報共有や案件の進捗管理などに利用できます。
  • 勤怠管理(1アカウント・200円)
    勤怠管理は1アカウントあたり200円で利用できます。スマホでタップするだけで、出退勤のチェックができるという簡単操作も魅力です。 勤怠管理をオプションとして設定するとともに、ネットFAXでデータの送受信をすることで、在宅勤務やテレワークなどを効果的に活用することができます。

5-4.クラウドPBXとしての能力が高い

「OFFICE PHONE」のクラウドPBXとしての能力の高さも見逃せません。

例えFAX機能や各種ツールが充実していても、そもそものビジネスフォンとしての能力が低ければメリットがあるとは言えないためです。

「OFFICE PHONE」は、19年に渡る20,000社以上の導入実績を誇っており、改良を重ねているため、業界最高レベルの通話品質を誇っています。

また、料金についても3,400円/10契約という非常にお得なプランから用意しています。

OFFICE PHONEには、FAXを快適に使用するための機能がすべて詰まっていますね!
しかも、ビジネスフォンとして非常に優秀です!

まとめ

クラウドPBXを導入する際に、従来の複合機のFAX機能が利用できるか否かはケースバイケースです。

ポイントは2点あります。

  1. IP電話回線のクラウドPBXよりもインターネット光回線のクラウドPBXの方が、複合機に対応する可能性が高い
  2. 複合機の設定は「G3モード」に設定すべき

さらに、ネットFAX機能や各種ITツールが搭載されたクラウドPBXを選択すると、クラウドPBXの利便性が非常に広がります。

当サイトで販売している「OFFICE PHONE」は、FAX機能重視派の方に必ず満足していただけるクラウドPBXです。

インターネット光回線を利用したクラウドPBXなので、電話番号はそのまま・音質は良好・複合機のFAX機能が利用できる可能性が高いという3拍子揃ったクラウドPBXです。

ネットFAXに対応していることや、20,000社以上の導入実績を誇る点など、クラウドPBXとしての能力の高さも折り紙付きです!

ぜひ、ご検討ください!

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