クラウドとスマホを連動させた画期的な通信機器”クラウドPBX”とは？【お役立ち情報】 | OFFICE110

スマホとクラウドを連携できるサービスがあると聞きました。

はい。クラウドサービスの技術を使えば、スマホがビジネスフォンと連携させられることに加え、いままではできなかったさまざまなツールを利用することができます。

なるほど。

便利なサービスの活用法を知ることで、ビジネスの効率化やコスト削減が実現しやすくなりますよ。

クラウドという言葉はよく耳にするけど、どういう意味なのかあまりわかっていないんですよね。

ではまず、クラウドについて解説していきます。

『仮想』というのが少し紛らわしくて難しいんですが・・・。

仮想化という考え方は、確かにイメージしづらい考え方ですよね。

一般ユーザーで関係がありそうなのは、SaaSっていうことになるんですね。具体的にはどんなサービスがあるんでしょうか？

SaaSでは、これまでソフトを購入して利用していたサービスは安い月額料金で利用できるタイプのサービスが多いですよ。

あらゆる機器やサービスがインターネットにつながるようになっていますが、ビジネスフォンをクラウド化してスマホと連携して使えることをご存じですか？

そうなんですか？知らなかったです。ビジネスフォンをクラウド化するってどういうことですか？

今までのビジネスフォンでは使えなかった便利な機能をどこからでも利用できて、さらにコストの削減にもつながるサービスです。

なんだかすごそうですね！

2-1.スマホとクラウドの連動のしくみ

クラウドサービスの中にはスマホのアプリとして使えるサービスがあります。

既に「スマホがなければ仕事にならない！」という状況になっている方も多いのではないでしょうか。

では、スマホとビジネスフォンをクラウドで連携させるというのはどういうことでしょうか？

スマホとクラウドとの連携は「クラウドPBX」という次世代型のビジネスフォンによって利用できるようになります。

もともと、ビジネスフォンはPBX（主装置）という機器を自社に設置することで利用できるようになるサービスです。

ビジネスフォンの主な機能とは、次のようなものです。

※モニタリング・・・電話応対中の電話のやり取りを、社内の別の電話機で聞くことができる機能。
コールセンターなどで、管理者（上司や役員）がスタッフの応対をチェックするために利用される機能です。

※IVR・・・顧客からの着信時に、機械音声で接続先を割り振る機能です。
オペレーターの取次の負担を軽減し、業務効率の向上を図ります。

ビジネスフォンの基本機能が集約されているPBXは高額な機器です。

PBXの価格は、接続できる電話機の台数によって異なり、接続可能台数の多いPBXほど高価になりますが、最も小さな規模のPBXであっても20万円ほどの費用がかかります。

また、IVRなどのオプション機能を搭載させる場合には、別途追加費用がかかります。

クラウドPBXは、PBXの機器をクラウドサービスとして提供するサービスです。

そして、クラウドサービスなので、ビジネスフォン機器だけではなくスマホやPCをビジネスフォン端末にすることもできるということです。

（クラウドPBXの業務効率アップに役立つ機能）

クラウドPBXのサービス内容

3-1.勤怠管理

クラウドPBXでは、勤怠管理の機能を利用することができます。

勤怠管理の機能とは、具体的には以下の機能です。

3-2.グループウェア／メッセージ機能

グループウェアやメッセージ機能を利用すると、リアルタイムで情報を共有することができます。

また、グループウェアの機能では資料やデータを安全かつ迅速に共有したり、仕事の進捗状況を可視化したりすることも可能です。

メッセージ機能については、社内のコミュニケーション活性化などに役立つ機能です。

3-3.Web電話帳

ビジネスフォンをクラウド化することにより、電話帳データをクラウド管理することもできます。

電話帳データをクラウド管理した場合には、万が一スマホ端末を紛失してしまったときや盗難に遭った場合などに、悪意のある第三者によって電話帳データを盗み見されてしまうといったリスクを軽減することができます。

また、管理者側で一括して電話帳データを管理することができるため、退職済みのスタッフのデータの削除漏れなどを防ぐことも容易です。

3-4.ネットFAX

ネットFAXとは、受信したFAXのデータをデジタル化してスマホやPCで閲覧できる機能です。

また、PDFなどのデータを相手方のFAX機に送信することもできます。

ネットFAXの最大のメリットは、事務所を不在にする場合でも受信したメールをチェックしたり、送信したい原稿を送付したりすることができるということです。

●FAX出社問題

新型コロナウイルス対策などのためにテレワークを導入したにもかかわらず、スタッフが会社への出社を余儀なくされてしまった企業は少なくありません。

一般社団法人日本CFO協会のアンケート調査では「請求書や証憑などの紙の書類がデジタル化できていない」としている企業は全体の77％にも上ります。

テレワークやペーパーレス化を図っても、業務のデジタル化が進んでいないために出社せざるを得ないとなると、いつまでたっても業務を効率化することができません。

ネットFAXは「FAX出社」を解決する手段として非常に理想的です。

スマホやPCで、顧客や取引先とのFAXの送受信が手軽にできるためです。

しかも、ネットFAXの場合は相手側がデジタル化に対応していない場合でも、問題なく使用できるというメリットもあります。

3-5.自動録音機能

自動録音機能とは、相手方との通話データが自動的にクラウド上に保存される機能です。

コールセンターなど、顧客とのやり取りや言い間違い・食い違いなどが顧客との大きなトラブルになる恐れのある業界はもちろんですが、外出時に電話を多く利用する方にも利用されています。

というのも、自動録音機能を活用すれば、メモを取ることができない場面であっても音声データを簡単に残すことができるためです。

3-6.IVR

IVRなどの電話のオプション機能についても、クラウド化することで安く利用することができます。

通常、IVRの機能をビジネスフォンに追加する場合には、高額な費用がかかります。
（目安としては、比較的簡易なIVRの機能であっても10万円以上はかかります）

クラウドとスマホ連動のクラウドPBX導入事例

4-1.働き方改革の実現

3拠点で展開している人材派遣業業者（従業員規模100～500名）では、業務の大半が電話とメールでした。

電話とメールをするために、スタッフの方が毎日会社に出社していたという状況でしたが、スタッフの交通費や事務所のテナント費用などがコスト要因となっていました。

クラウドPBXを導入することにより、それまでオフィスでおこなっていた電話の業務を全てスタッフの自宅でできるようになりました。

結果として、年間100万円以上ものコスト削減に成功しています。

4-2.出退勤とスケジュール管理を効率化

クラウドPBXの導入により、管理業務を効率化することに成功した企業もあります。

複数の拠点を持つ企業では拠点ごとに管理スタッフを配置し、事務所ごとで管理をした後に本社で集約するというスタイルをとっている会社があります。

しかし、そうすることで管理のためにかかるコストが余分にかかってしまいます。

クラウドPBXの勤怠管理機能を活用した場合には、スタッフ一人ひとりの端末操作により、手軽に出退勤の管理をおこなうことができます。

事例では、7拠点でそれそれおこなっていた勤怠管理を本社スタッフ1名で管理できるよう切り替えに成功しています。

事例をもっと詳しく知りたい方はこちら：「事例一覧」

クラウドPBXの導入費用（初期費用）

クラウドPBXの最大の魅力の一つが、初期費用が従来のビジネスフォンと比較して70～95％削減できるという点です。

いったいなぜ、これだけの費用削減が可能なのかについて、費用項目などと一緒にチェックしていきましょう。

クラウドPBXの月額費用

クラウドPBXの月額料金の内訳は次の通りです。

（インターネット光電話の基本料金）＋クラウドPBXの月額料金＋有料オプション＋通話料

※インターネット光電話の基本料金は、インターネット光回線を使用するタイプのクラウドPBXを利用する場合に必要です。また、既にインターネット用として活用している光回線があれば、別途契約する必要はありません。

クラウドPBXの月額料金は、従来のビジネスフォンを利用する際にはかからない項目ですが、かなり安く設定されています。

例えばOFFICE PHONEでは月額3,400円／～10台です。

クラウドPBXでは、自動録音機能やIVRなどの機能が月額の有料オプションとして設定されています。

オプション料金は月額数百円～千円程度に設定されていることが多いです。

従来型のビジネスフォンでは、これらの機能を利用するために高額な初期費用がかかります。

クラウドPBXの通話料については2つのポイントがあります。

一点目は、内線無料の範囲が従来のビジネスフォンよりも広いことです。

クラウドPBXでは、インターネットに接続できれば社内の電話をすべて内線でつなぐことができるため、スタッフのスマホや地理的に離れた拠点や海外でも無料の内線通話が可能です。

二点目は、外線の料金が従来のビジネスフォンよりも安いことです。

クラウドPBXでは、インターネット光電話やIP電話の8円／３分の通話料が料金の目安となるため、従来型のアナログ回線の通話量よりも安くなります。

クラウドとスマホを連動するなら「OFFICE PHONE」

クラウドとスマホを連動するうえで、おすすめのメーカーは当社「OFFICE PHONE」

おすすめのポイントは4点です。

OFFICE PHONEを運営しているOFFICE110は、クラウドPBXの開発・販売の他に、インターネット回線・従来型のビジネスフォンの電話回線工事・インターネットセキュリティ・複合機・スマートフォンなど、企業の通信系を全般的に扱っています。

この記事でクラウドの技術についてかみ砕いて解説しましたが、2020年３月に次世代移動通信隊の５Gの商用利用がスタートしたように、インターネットの技術は日進月歩です。

導入に際して少しでも不安を和らげるには、専門家のサポートが受けられることに越したことはありません。

そのような意味では、コスパが最高のクラウドPBXをスタッフがていねいに案内しているOFFICE PHONEは安心して導入できるサービスであるといえます。

まとめ

クラウドとスマホを連動させた「クラウドPBX」について解説しましたが、スマホをクラウドで連動させると、世界中どこでもビジネスフォンとして利用できることに加え、各種ビジネスツールが利用できたり、コスト削減につながるサービスが利用できたりするなどのサービスを利用することができます。

最終的には、テレワーク導入への活用やペーパーレス化など、クラウドPBXを働き方改革のためのツールとしても活用することが可能です。

今回の記事を参考に、クラウドPBXの導入に興味を持たれた方は、ぜひOFFICE110にお問い合わせください。

導入費用や活用法・導入後のサポートと、トータルにわたってワンストップでバックアップさせていただきます。