法人携帯を効率的に管理するポイント3つ【お役立ち情報】 | OFFICE110

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法人携帯を効率的に管理するポイント3つ

法人携帯を効率的に管理するポイント3つ

▼目次

一般的に、キャリアや携帯端末選びなど、法人携帯は導入するまでが大変というイメージがあるかと思います。

しかし実は、本当に頭を悩まされるのは導入してからの「管理基準」についてなのです。

例えば、毎月の「費用負担」や利用者ごとの「利用方法」、セキュリティ面での「安全対策」など。

細かく考えておかないと、導入してから様々な問題が発生し法人携帯を上手に活用できない事態に陥ります。

そこで今回は、そんな法人携帯を効率的に管理する方法についてご紹介しましょう。

ポイントごとに詳しく説明していますので、実際に法人携帯を検討する際の参考にしてみてください。

費用負担の見直し

法人携帯と一括りにしていますが、導入方法としては大きく2つ。

個人携帯を利用するものと、法人側が契約した携帯端末を利用するという方法が考えられます。

個人携帯の法人利用が多い?

実際、法人で使用される携帯の多くは個人所有のものとされます。

これは、「携帯=個人」というイメージが法人側はもちろん、社員側にも根強く付いているためです。

また、わざわざ法人携帯を用意していたとしても、すべての社員に貸与していることは稀なこと。

その多くは、営業担当者や責任者にのみ、法人携帯を貸与しているのが現状なのです。

個人携帯は費用負担に問題が?

法人側がキャリアから法人携帯を契約しているのであれば、かかる費用はすべて法人が負担することになります。

請求先もすべて法人ですから、経費としての処理も比較的簡単と言えます。

反面、個人携帯を法人携帯として利用すると、費用負担の面で問題が。

例えば、どこまでが仕事でどこまでが私的なのかが把握しづらいということ。当然、請求先もバラバラとなり経費の処理も大変です。

どうすればいいの?

2017年現在、上記のような問題は多くの法人が抱えているもの。

ただ、だからとすべての法人で法人携帯を契約するというのは、現実問題として難しいとしか言えません。

それだけ法人携帯の導入には、コストが掛かるものなのです。

解決策としては、必要最低限の法人携帯だけ法人側がキャリアと契約し確保するということ。

例えば、営業職と管理職のみ法人携帯を配布する。また、部署ごとに1台ずつ配布するということです。

こうすることで、法人携帯の利便性をある程度確保しつつ、費用負担に対する問題を解決することが可能に。

その上で、個人携帯の業務利用について規定を設けておけば、不要な費用負担が発生することもないでしょう。

利用方法の見直し

仮に、すべての法人で法人携帯を導入できたとします。

ただ、それでもなお「携帯=個人」という考えは、社員側から完全に払拭することは難しいもの。

事実、法人によっては法人携帯の「私的利用」に頭を悩ませているところはすくなくありません。

私的利用の問題点は?

なんとなく「法人のものを私的利用するのは悪い」ということは理解できると思います。

ただ、実際に詳しく説明を求められると答えられないもの。以下に、法人携帯を私的利用する危険性をまとめました。

    1. 余計な費用負担の増加
    2. 情報漏洩のリスクの増加
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1.余計な費用負担の増加

私的利用されるということは、本来支払うはずの業務利用分に私的利用分が加算されるということ。

1台2台であればまだしも、10台100台ともなると大きな費用負担に。

場合により、法人の経営を圧迫する原因にさえ、倒産という結果にさえ繋がります。

2.情報漏洩のリスクの増加

一般的に、法人携帯には一定上のセキュリティ対策が施されています。

ただし、セキュリティというのは利用者側の意識が大きく左右されるもの。

当然、私的利用で不用意なサイト閲覧やメール開封が行なわれている状況では、情報漏洩するリスクが高まるのです。

どうすればいいの?

単純に法人携帯の私的利用を予防できるというのが1番です。

ただ、実際に注意勧告だけで私的利用を減らせるのかと聞かれると難しいもの。

そこで解決策としては、以下のような「社内規定」を設けることをおすすめします。

  • 私的利用の禁止(原則)
  • 利用場所や時間帯、理由の制限
  • 違反行為発覚時の損害賠償

など。

ポイントとしては、法人携帯の導入時から社内規定として周知させるということ。

途中から突然導入したとしても、社員側からの反発の原因に。

私たち人間は、初めからあるものを当たり前として受け入れやすいものなのです。

安全管理の見直し

ビジネスにおいて法人携帯は、もはや必須の情報端末と言えます。

ただし、ネット環境に接続できるからこそ、ウイルス感染や不正アクセスなど。

常に情報漏洩の危険性があるのです。

法人携帯は安全じゃないの?

一般的に、法人携帯はソフトバンクやドコモ、auなどの大手キャリア3社と契約することになります。

当然、各キャリアは情報関連企業としてセキュリティ対策の重要性は把握しているのです。

例えば、ソフトバンクは「安心安全ロック」や「紛失携帯捜索サービス」、ドコモは「おまかせロック」「携帯お探し」、auや「安心ロックサービス」「携帯探せて安心サービス」など。

中には「ウイルス対策ソフト」に関するサービスも提供しています。

セキュリティ対策は利用者次第!

ただし、いくらキャリア側が法人携帯に対してセキュリティ対策を施したとしても、利用者側が管理できなければ十分な効果を発揮できません。

そこで解決策として、以下に情報漏洩を防ぐための対策案をまとめてみました。

  • 公共のWi-Fiは利用しない
  • 不必要なアプリを利用しない
  • 多人数で1端末を利用しない

など。

もっとも重要と言えることは、法人携帯の利用者を限定するということ。

各携帯端末に対する責任者を定めることで、利用者側の意識向上に繋がります。

また、万が一の際には、スムーズな原因究明にも効果が期待できるでしょう。

まとめ

今回は、法人携帯の効率的な管理方法について考えてみました。

「費用負担」では法人側が法人携帯を正しく用意するということ、「利用方法」ではあらかじめ規定を設けるということ、「安全対策」では責任者を明確にすることが挙げられます。

ただし、忘れてはいけないのは、ビジネスを取り巻く環境は常に変化しているということ。

当然、法人携帯の管理方法にも反映されます。

つまり、重要なのは定期的に見直すということ。

ぜひ、常に新たな管理方法で、安全便利に法人携帯を運用してください。
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