【決定版】電話機（ビジネスフォン）で設定できる機能を解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

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【決定版】電話機（ビジネスフォン）で設定できる機能を解説

ビジネスフォン電話機の機能を利用するには事前の設定が必要ですが、それらの作業のなかには、『自分でできるもの』と『業者への依頼が必要なもの』があります。

本記事では、ビジネスフォンの機能を最大限に活用するために、自分でできる作業とできない作業とに分類して、それぞれの機能の概要や設定方法を解説します。

設定時の注意点も記載しているので、機能の追加やビジネスフォンの設定変更を検討中の方はぜひ参考にしてください。

電話機（ビジネスフォン）の設定の基礎知識

ビジネスフォンの設定は、家庭用の電話機とは大きく異なるため、まずは仕組みを理解する必要があります。

この章では、ビジネスフォン電話機を設定するために必要な基礎知識をご紹介します。

そもそもビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、主装置と専用電話機の組み合わせによる電話装置システムのことです。
主装置は複数の外線と内線を共有・制御しており、容量が大きければ数百台の子機を制御できます。

また、ビジネスフォンのさまざまな機能を使用することで業務の効率化とコストカットが可能です。

家庭用電話との大きな違いは「内線通話」と「保留・転送」ができる点でしょう。

内線通話とは、オフィスのフロア別に設置されたビジネスフォンで無料通話ができる機能のことです。
保留・転送は、通話中の電話を別の場所にある電話機に転送する機能を指します。

構成図から見るビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは主装置と専用電話機の組み合わせによる電話装置システムのことですが、仕組みを説明するうえでは「ユニット」の存在が欠かせません。

ビジネスフォンのユニットとは、主装置内部に実装する「基盤」のことです。
内線・外線・単独電話・拡張など、機能によって分かれており、主装置の「スロット」と呼ばれる部分にユニットをはめ込むことにより、さまざまな機能が利用できるようになります。

ビジネスフォンの仕組みに関しては「ビジネスフォンの仕組みをプロが解説！一般電話との違い」で解説しています。

詳細を知りたいかたは、ぜひチェックしてください。

ビジネスフォンの設定は自分でできる？

ビジネスフォンの電話機にはさまざまな機能が搭載されており、設定をすることで機能を十分に利用できます。
しかし、そもそも初期設定をしなければ、利用することもできません。

ビジネスフォンの設定は、専門業者による初期設定と自分でできる比較的簡単な設定の両方が必要です。
そのため、すべての設定を素人ができるわけではありません。

ビジネスフォンの初期設定【業者に依頼】

ビジネスフォンを便利に使うには、電話機の設置後に次の4つのユニットの設定が必要です。
この作業を行うには国家資格が必要とされるため、専門業者に依頼しましょう。

主装置のユニットの設定

ビジネスフォンの便利機能を使うためには、ユニットの設定が欠かせません。
業務効率化を目指すためにも、以下4つのユニットを設定します。

内線ユニットの設定

ビジネスフォン電話機では、内線電話を行うために内線ユニットの設定を行います。
内線の設定を行えば、内線代理応答や話中転送・呼び出し、内線オフフック発信機能など、さまざまな機能が利用可能です。

ただし、制御できる数は主装置のサイズによって決まっています。
ビジネスフォンを導入する際には、中長期的な展望数をふまえて、必要なユニット数の見込みをあらかじめ立てておくことが重要です。

ユニット数が不足した際には、よりサイズの大きい主装置に入れ替えるか、主装置を連携させて拡張する必要があります。

外線ユニットの設定

外線ユニットの設定は、オフィス外に電話するために必要です。

外線ユニットにはアナログユニット・ISDNユニット・ひかり電話ユニットの3つがあります。
電話回線によって対応するユニットが決まっているため、電話回線を確認したうえで設定しましょう。

単独電話ユニットの設定

単独電話ユニットは、FAXや家庭用電話機と接続するために必要なユニットです。
FAXを使用したり、会社の総合受付に専用の電話機を設置したりする場合に必要になります。

拡張ユニットの設定

拡張ユニットとは、ビジネスフォンの機能を利用するときに必要なユニットです。
電話の転送・時間外ガイダンス・IVRなどの便利機能を利用する際には、拡張ユニットを挿入したうえで、それぞれに必要な設定を行わなくてはなりません。

拡張ユニット次第で、ビジネスフォンにさまざまな機能を追加できるため、拡張ユニットの活用法次第で利便性が大きく変化します。

ただし、利用できる拡張ユニットはメーカーや電話機の機種により異なります。

主装置のデータ設定

ビジネスフォンを使い始めるには、主装置のデータ設定が必要です。
ビジネスフォンの取扱説明書に設定の手順が記載されていても、そもそも主装置のデータ設定を行っていないと利用できません。

主装置のデータ設定では、以下のようなことを設定します。

ビジネスフォン導入後の設定【自分で可能】

電話機自体に関する基本的な設定は、使用しているビジネスフォンの取扱説明書にしたがってください。

なお、主装置のデータ設定をしていないと、マニュアルに載っているような設定は自分でできないため注意しましょう。
例えば留守番電話が使えるデータ設定なしで、自分で留守番電話関連の作業はできません。

電話帳に関する設定

電話帳に関する設定では、電話帳の登録・削除・グループ設定などができます。
端末別電話帳と共有電話帳があるため、使い分ければ発信がスムーズになります。

設定方法は以下のどちらかです。

なお、共有電話帳は管理用のPCもしくは管理者用の子機での設定が必要です。
共通電話帳への追加・削除は、管理者に依頼してください。

着信に関する設定

着信に関する設定では、着信グループの設定変更 ・着信鳴動設定などができます。

着信グループの設定変更は、着信グループに含める端末の追加・削除が可能です。
そのほかにも、着信があった際に外線と内線のどちらを優先するか、着信グループ全端末への一斉着信や順次着信するなど、細かい設定もできます。

着信鳴動設定は、着信した電話番号ごとに着信を変える、音を鳴らさないなどの設定ができます。
「なりわけサービス」と呼ばれますが、これを利用することにより発信元に応じてすぐに担当者が電話に出られるようにしたり、複数の部署を兼任している人でも適切な対応をしたりすることが可能です。

※なりわけサービス…あらかじめ登録した電話番号からの着信時には通常とは異なる着信音で知らせるサービス

内線に関する設定

内線に関する設定では、着信音や色を設定したり、内線の着信音がならないようにしたり、曜日や時刻によってシステムモードを変更したりできます。
その他にも、内線電話が圏外になったときの動作の設定や内線グループの一斉鳴動などの機能を使うことも可能です。

ビジネスフォンによって利用できる機能や設定方法が異なるため、確認のうえ導入してください。

転送に関する設定

転送電話（ボイスワープ）に関する設定では、不在転送とセレクト転送・話中転送などができます。

話中転送とは、ビジネスフォンで話している途中でほかの電話がかかってきたときに、別のビジネスフォンに転送できる機能のことです。
別の人が対応したり後でかけ直すことを伝えたりすることもできるため、商機を逃すのを防げます。

なお、転送電話を利用する場合は、あらかじめNTTにサービスを申し込んでください。

留守番電話に関する設定

ビジネスフォン端末の留守番電話機能を使用する場合は、 留守番電話データの設定・再生・録音などが可能です。
留守番電話機能を使用すれば、不在時に着信があったことがわかるほか、録音されたメッセージを確認することで連絡の優先順位を決められます。

ただし、主装置に登録する場合や外部の機器との接続をする場合は自分ではできない場合もあります。
その場合は業者による設定が必要なため、注意してください。

ビジネスフォンの設定工事の費用相場

ビジネスフォンを導入する場合、設置工事の相場費用は1台あたり10,000～20,000円です。
主装置と電話機の設置とそれらを接続するための工事が必要であり、業者の派遣も欠かせません。
そのため、台数が多ければ多いほど費用は高くなります。

また、電話配線など作業工程が複雑になり、設定作業に必要な人数や作業時間が増えれば、その分が費用にも反映されます。

設定のみの場合の内訳は以下のとおりです。

具体的な費用は、設定内容や配線をともなうか否かによって変動します。
具体的な金額を知りたい方は、まずは業者に見積もりの作成を依頼してください。

ビジネスフォンの設定に関するよくある質問

初めてビジネスフォンを導入する場合、さまざまな疑問があるでしょう。
この章ではよくある質問に回答しているため、ビジネスフォンの導入において不安がある方は参考にしてください。

<電話機を買い替えたらどのような設定が必要？

電話機の買い替えを行った際、以前の電話機と同じ設定をするのがおすすめです。
例えば電話帳・着信音・電話転送などがありますが、以前と同じ設定ができれば業務に支障はないでしょう。

接続する場合は古い電話機から電話線を外し、新しい電話機の差込口に電話線を接続して電源を入れれば使えます。

なお、発信番号表示や番号ディスプレイのオプション契約がある場合は、取扱説明書を見て自分で設定するか、電話機メーカーに直接お問い合わせください。

ビジネスフォンを自分で設定する際の注意点は？

初期設定後に自分で細かな設定をする際は、必ず取扱説明書にしたがって操作してください。
直観に頼って設定すると、事前に設定したデータを削除してしまったり、ほかの機能を設定したりしてしまうことがあります。

なお、使いたい機能がある場合は業者による初期設定の時点で伝えておきましょう。
初期設定の時点でその機能が使えるようになっていなければ、説明書にしたがって設定しようとしてもできません。

ビジネスフォンの設定業者の選び方は？

ビジネスフォンの設定業者選びのポイントは、以下の6つです。
リース契約の場合、設置工事まで一貫して対応してくれる業者もあります。

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ビジネスフォンの導入を検討している方は、ぜひ「OFFICE110」にお任せください。

電話機の販売から設置工事まで、トータルサポート・ワンストップ対応しております。
ビジネスフォンの販売や工事で多くの実績があり、さまざまな企業の通信環境の最適化実現の実績があるため、業務効率アップやコスト削減を目指している方は、ぜひ気軽にお問い合わせください。

全メーカーの機種を新品・中古で取り扱っているため、メーカーや機種に関係なく、ご希望に添った対応が可能です。

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まとめ

ビジネスフォンの初期設定は、国家資格を持つ業者による作業が必要です。
そのあとの細かい設定はビジネスフォンで設定可能ですが、初期設定だけは業者に依頼してください。

なお、特定の機能を利用する場合は初期設定が必要です。
初期設定されていなければ説明書通りに操作しても設定できません。

ビジネスフォンを使って業務を効率化するためにも、どのような機能を使いたいのかをはっきりさせてから、見積もり時に業者に伝えておきましょう。
そうすれば、内容に応じて適切なプランを提案してくれるはずです。