電話の内線工事で効率UP!便利で快適なオフィスを【お役立ち情報】 | OFFICE110

「電話の【内線】工事内容と費用」記事一覧

電話の内線工事で効率UP!便利で快適なオフィスを

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電話の内線工事で効率UP!便利で快適なオフィスを
ビジネスをする上で電話設備は欠かせないものです。
では、そんな電話設備の中でも「ビジネスフォン」が選ばれるのはどうしてでしょう?

それはビジネスフォンでは「内線」が使えるから。

ただ、もったいないことに多くの人は内線を使いこなせていません。
より快適なオフィス環境のために、「内線」をさらに使いこなしませんか?

今回は、内線の便利な使い方についてまとめました。
内線の新しい活用方法が見えてきますよ。

▼目次

電話の内線工事でこんなに便利に!

内線とは、ビジネスフォンを主装置に接続することで使用できる通話方法です。

一般的な電話機は、NTTなどの通信会社の回線、
いわゆる「外線」を使用することで通話ができています。
この場合、通話時間や距離によって通話料が発生しますよね。

その点、内線では主装置を通すことで、社内や事務所内だけの通信設備で通話ができます。つまり、外線のような通話料は発生しないということです。

会社や事務所が1部屋で運営されているなら内線は必要ないでしょう。
しかし、自社ビルやオフィスビルなどで階をまたいでいることは珍しくありません。

わざわざ移動しなくてもいい「内線」は、

  • 費用的にも
  • 利便的にも

便利!な機能と言えるのではないでしょうか。

内線電話の使い方

内線の基本、「内線電話」の使い方を紹介しましょう。

まず、
ビジネスフォンでは、それぞれに「内線番号」を振り分けることができます。
1桁から10桁、場合によっては1,00桁や1,000桁の番号も可能です。

例えば、1桁目を階数、2桁目以降を識別番号にするとしましょう。
1階の12番さんなら、「112」と比較的簡単に管理することができますね。

以下に内線の呼び出し方、受け取り方をまとめました。

  1. ビジネスフォンの受話器を取る
  2. 内線番号を押す (上記の場合では「112」)
  3. 呼ばれた相手が受話器を取る

たったこれだけです。

みなさんの中にも使ったことがある人は多いのではないですか?

ちなみに、内線通話と外線通話は「呼び出し音」が違います。
呼ばれた相手が内線か外線かすぐ判断することができますね。

このように、内線はただ使うだけでも十分に便利な機能です。
内線が初めてという人は、まずは基本の使い方から試してみましょう。

内線電話の便利機能紹介

内線は、単純に通話するだけでも便利な機能です。

しかし!

内線電話にはさらに便利な機能が多数あります。
これら機能を使いこなすことができれば、オフィスがさらに快適になりますよ!

では、一体どのような便利機能があるのでしょうか?

  • ハンズフリー内線呼び出し、ハンズフリー応答
  • 内線グループ呼び出し
  • ページング呼び出し
  • 内線代理応答
  • 内線会議通話

などがオススメ機能です。
もちろん!

上記の他にも便利な機能はあります。
ただいきなりすべてを使いこなすのは難しいものです。
まずはここでご紹介する機能から試してみてはいかがでしょうか?

「ハンズフリー内線呼び出し・ハンズフリー応答」

内線電話では、受話器を上げることなく呼び出すことも可能です。
それが「ハンズフリー内線呼び出し・ハンズフリー応答」です。

使い方は以下になります。

  1. スピーカーを押す
  2. 内線番号の後に♯(シャープ)を押す
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「ハンズフリー内線呼び出し・ハンズフリー応答」では、
呼ばれた相手は特に何の操作をする必要もありません。
そのまま話しかけることができます。

通常業務で手が離せないことはありますよね?
作業をしながらできるという点で、非常に便利な機能と言えるでしょう。

「内線グループ呼び出し」

内線電話では、複数のビジネスフォンに対して一斉に呼び出すことができます。
これが「内線グループ呼び出し」になります。
例えば、「2階すべてのビジネスフォンに対して」などですね。

使い方は以下になります。

  1. 受話器を取る
  2. グループボタンを押す
  3. 呼びかける

「内線グループ呼び出し」では、
呼び出し中のビジネスフォンのうちどれからでも受け取ることができます。

ただし!

あらかじめグループ設定しておく必要があります。
自社ビルやオフィスビルなどでは、階ごとにグループ設定しておくのがオススメです。

「ページング呼び出し」

内線電話では、外部スピーカーから呼び出すこともできます。
これは「ページング呼び出し」と呼ばれる機能です。
いわゆる館内放送のようなものですね。

使い方は以下になります。

  1. 受話器を取る
  2. ページングボタンを押す
  3. 呼びかける

ただし!

「ページング呼び出し」を使うためには、
主装置にアンプ(放送用)とスピーカー(外部)を取り付ける必要があります。
他の機能に比べて少し設備投資にお金がかかりそうですね。

それでも工場や倉庫内、商業施設などでは非常に便利な機能と言えます。
意外と様々な場所で活用されているようですよ。

「内線代理応答」

内線電話では、他のビジネスフォンへの呼び出しを自分のビジネスフォンから受け取ることも可能です。
これを「内線代理応答」と呼びます。

使い方は以下になります。

  1. 受話器を取る
  2. 代理応答ボタンを押す

たったこれだけです。

ただし!

この「内線代理応答」を使うためには、
あらかじめ代理応答するビジネスフォンを設定しておく必要があります。

部長が不在の際に限って内線電話がある。
みなさんにも経験があのではないですか?

部長の席まで猛ダッシュ!

その前に、「内線代理応答」を使いましょう。
小さな時間の差ではありますが、積み重なれば大きな差になりますよ。

「内線会議通話」

内線電話では、複数のビジネスフォンに対して同時に通話することもできます。
これは「内線会議通話」と呼ばれる機能です。
テレビ電話の簡易版のようなものですね。

使い方は以下になります。

  1. 受話器を取る
  2. 会議ボタンを押す

あらかじめグループ(会議)を設定する必要はあります。
それでも、社内や事務所内で気軽に会議できるのは便利ですよね。

その上!

「内線会議通話」では途中参加も可能です。
方法は以下になります。

  1. 転送ボタンを押す(内線会議通話中に)
  2. 内線番号を押す(上記の場合は「112」)
  3. 相手が呼び出しに応じたら、会議ボタンを押す

「ちょっとした打ち合わせがしたい。」
「でも集まるほどの時間はない…」
みなさんにもこんな経験ありませんか?

「内線会議通話」があればより気軽に会議ができます。
非常に便利な機能なので、ぜひ活用してみてくださいね。

まとめ

今回は内線電話の便利機能についてご紹介しました。
そもそも普通に内線として使うだけでも便利ですよね?

その上、

  • ハンズフリー内線呼び出し、ハンズフリー応答
  • 内線グループ呼び出し
  • ページング呼び出し
  • 内線代理応答
  • 内線会議通話

などさらに便利な機能が数多くあります。

みなさんは使いこなせていましたか?

ただ、
中には「設定の仕方がわからない…」という人も多いと思います。
ぜひ「OFFICE110」に相談してみてください!
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