電話機はLAN回線の時代に!ネットの活用で通話料を削減できるかも【お役立ち情報】 | OFFICE110

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電話機はLAN回線の時代に!ネットの活用で通話料を削減できるかも

電話機はLAN回線の時代に!ネットの活用で通話料を削減できるかも

電話回線にLAN回線(ネット回線)とオフィス内は回線だらけ。LAN設備は定額が基本ですからまだ良いとして、固定電話の通話料は経費として意外と重くのしかかります。オフィスの運営側としては少しでも経費を抑えたいのでは?

LAN設備があるのですから、せっかくなら「IP多機能電話」を導入してみませんか?実は、IP多機能電話を活用すれば回線をLAN回線の1本だけに絞れます。当然、LAN回線だけなら管理の手間も経費も大幅に抑えられるでしょう。

そこで、今回はLAN回線で利用できる「IP多機能電話」についてまとめたいと思います。その上で、IP多機能電話を利用するメリットとLAN回線の別の活用方法についてもご紹介します。ぜひ、LAN回線をより便利に活用してください。

▼目次

IP多機能電話機って何?

多機能電話やIP電話については皆さんもご存知かと思います。ただ、両方が合わさった「IP多機能電話」になるとよく知らない方も多いのでは?そこで、まずはIP多機能電話って何?というところからご説明していきましょう。

①LAN環境に接続して使う電話のこと

IP多機能電話とはLANケーブルで端末同士(IP多機能電話)を接続し、1つのLAN環境として構築した電話のこと。LANとは「Local Area Network(ローカルエリアネットワーク)」の略称で限られた空間でのネットワークを指します。

IP多機能電話には主に2つの機能が、外線と内線。特に、IP多機能電話はLAN環境内にある端末同士で「内線通話」できることが大きな特徴です。各端末には内線番号が付与され、LAN環境内であれば自由に通話できます。

②外部電源が必要なことも

「ビジネスフォン(多機能電話)」は電話回線に接続していました。いわゆる「NTTの固定電話」と同じで電話回線自体に電力が通じていたので、外部電力がなくとも電話回線につなげるだけでビジネスフォンを利用できたのです。

反面、IP多機能電話で使用されるLANケーブルには電力が通じていません。そのため、IP多機能電話では基本的に外部電力が必要に。ただ、給電HUBと呼ばれる特殊なLAN設備であればLANケーブルのみでも利用できます。

③独自にカスタマイズできる機種も

IP多機能電話には基本機能のみの通常タイプと、カスタマイズのできるアプリケーション強化タイプの主に2種類のタイプが提供されています。通常タイプは従来(電話回線)の多機能電話とほとんど変わらない機能のみが使えます。

対して、アプリケーション強化タイプは「Java(プログラム言語)」でプログラムを組むことで独自の機能を追加することが。例えば、液晶画面に通話相手の基本情報(名前や所属)を表示させるなど小さなパソコンのように使えるのです。

④LAN環境の統合もできる

一部を除き、IP多機能電話には2つのLANポート(LANケーブルの受け口)が装備されています。ただLAN環境を構築するだけならLANポートは1つだけで十分です。実は、残りの1つは別の機器(パソコンなど)に接続するもの。

LAN環境からIP多機能電話へ、IP多機能電話からパソコンへとLANケーブルで1つに統合することで、LAN環境の容量(口数)を節約できます。また、配線工事の手間もかからないので作業費用の削減にも効果があります。

IP多機能電話機を使用するメリット

なんとなく「IP多機能電話は便利なもの」という認識はしていただけたと思います。ただ、従来の電話回線から乗り換えるほどではないのでは?では、LAN回線を使用しているからこそ、IP多機能電話のメリットについて見ていきましょう。

①通話料の削減に

IP多機能電話の内線通話では、自社のLAN環境のみを使用するので通話料は0円です。その上、各プロバイダ(通信会社)はIP電話サービスに対してほとんど基本料金を設定していません。外線を使わない限りは0円なのです。

また、通話相手が同じIP多機能電話であれば通話料が0円ということも。相手が別のプロバイダでも提携していれば通話料がかからないこともあります。つまり、IP多機能電話はとことん通話料の削減につながる選択肢ということです。

②回線の効率的な活用に

LAN環境とはいわゆる「ネット回線」のこと。現代ではどのオフィスでもLAN環境を構築しているものの、回線をフルに使い切っていることはまずありません。例えば、接続している端末(パソコンなど)の一部しか回線を利用していないなど。

IP多機能電話を導入することで回線の余白部分を効率的に活用できます。ただ、既存の電話番号をそのままに乗り換えることはできません。IP電話として独自の固定番号が付与されるので、乗り換えるという方は注意が必要です。

③既存の固定電話との併用も

既存の電話番号(固定電話)は会社の顔的存在です。IP多機能電話に乗り換えたいものの、既存の電話番号も使いたいという方も多いのでは?実は、IP多機能電話を導入するからと固定電話を解約する必要はありません。

既存の固定電話は昔からの顧客からの着信用として残し、IP多機能電話は新しい顧客などへの発信用として活用するなど。ちなみに、国内からの着信は基本的に通話料がかからないので、柔軟に使い分けるのも良いでしょう。
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アプリやSNSを活用するという手も

オフィスビルを構えるような、規模の大きな企業であればIP多機能電話を導入するのが良いと思います。ただ、1室のみの中小規模の企業にはIP多機能電話が合わないことも。実は、アプリやSNSがIP電話の代わりとして使えます。

①スマホアプリを内線代わりに

スマホアプリの中には、無料通話機能のついたものも。例えば、「LINE」や「Facebook」などが有名でしょう。2016年1月20日、ビジネス版LINE「Works Mobile」の配布が開始されるなど、注目を集める分野でもあります。

LINEのようなスマホアプリでは、ネット環境にさえつながっていれば国内・国外に関係なく無料通話が楽しめます。また、チャット機能で会話したりデータを送りあったりなど。スマホを内線代わりに、リアルタイムの情報ツールとして使えるのです。

Works Mobile
公式サイト:https://line.worksmobile.com/jp/

②ビジネス向けのSNSも

「Works Mobile」のように、最近ではビジネス向けのSNSもいくつか配布されています。例えば、「Skype」や「LinkedIn」などが挙げられます。最近では、「Chat Work」というSNSがビジネスの現場で人気です。

Chat WorkのようなSNSは、主にチャット機能を中心にシステムが充実しています。基本となるチャットの他に、データ共有や一斉送信、タスク表示など。当然、無料通話機能も付いているのでテレビ電話(会議)としても便利です。

③クラウド型PBXという選択肢も

本格的なIP多機能電話を導入する手間も予算もない。でもIP多機能電話を導入したいのであれば「クラウド型PBX」という選択肢もあります。クラウド型PBXとはクラウド上の仮装PBX(構内交換機)を借りて運用する形態です。

自社でPBXを設置・管理・運用する必要がないので、手間・費用を大幅に削減できます。また、基本機能がクラウド上(ネット上)にあるので、IP多機能電話だけでなくパソコンやスマホなど携帯端末からアクセスできるのも魅力です。

まとめ

今回は、電話回線とLAN回線(ネット回線)の2回線を維持するのではなく、「IP多機能電話」でLAN回線だけにするメリットについてまとめてみました。LAN回線を使用するIP多機能電話には以下のようなメリットがあります。

  • 通話料を削減できる
  • 回線を効率的に活用できる
  • 固定電話とも併用できる

ただ、実際にIP多機能電話を導入しようとすると専門の業者に依頼して工事する必要が。オフィス内の大切な通信設備は信頼できる業者に任せたいのでは?であれば、LAN工事・電話工事に強い「office110」にご相談ください。
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