ビジネスフォンでの発着信履歴の確認方法｜履歴が残らない原因は？

「ビジネスフォンの発着信履歴の確認方法が知りたい……」とお悩みではありませんか？

発着信履歴が確認できないと、電話のたびに番号を入力したり、うっかり相手の電話番号を聞き忘れたりした場合に不便が生じてしまいます。

ビジネスフォンはナンバーディスプレイを契約していれば、発着信履歴の確認が可能です。
ただし、ナンバーディスプレイを契約していても、状況によっては確認できないケースもあります。

この記事では、ビジネスフォンで発着信履歴を確認する方法や、発着信履歴が残らない場合や使えない場合の対処法を、わかりやすくご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスフォンの履歴は「ナンバーディスプレイ」で確認できる！

現在販売されている大半のビジネスフォンは、発着信履歴の確認が可能です。
ただし、発着信履歴を表示させるためには、ナンバーディスプレイを契約する必要があります。

そこで本章では、ナンバーディスプレイの料金や使用するメリットなど、基本となる知識について解説します。

ナンバーディスプレイとは？

「ナンバーディスプレイ」とは、着信した相手の電話番号を表示する機能のことです。

NTT東日本・NTT西日本が提供するサービスで、アナログ回線・ISDN回線・ひかり電話ともに有料オプションとして販売されています。

ナンバーディスプレイを利用するためには、以下の2点を行う必要があります。

ひかり電話の場合は上記2点の方法で利用できますが、アナログ回線・ISDN回線の場合は、これに加え「ナンバーディスプレイユニット」と呼ばれる基盤を、主装置に収容する必要があります。

主装置の種類によっては標準で組み込まれている場合もあるため、購入した販売店で確認することをおすすめします。

ナンバーディスプレイの料金

ナンバーディスプレイの導入・利用にかかる料金は、以下の通りです。

回線の種類	月額利用料金	工事費（1回線あたり）
ひかり電話（オフィスタイプ）	1,320円／月	1,100円
ISDN回線（事務用）	1,980円／回線	2,200円
アナログ回線（事務用）	1,320円／回線	2,200円

ひかり電話の場合は1回線で複数チャネル使えるため、ナンバーディスプレイの月額料金は、チャネル数にかかわらず1回線分の料金です。
つまり、1チャネルであっても8チャネルであっても、1回線であれば月額料金は同じ1,320円となります。

一方、ISDN回線・アナログ回線は1回線ごとに月額料金がかかります。
そのため、アナログ回線が8回線の場合、1,980円×8回線で15,840円です。

この点からも、ナンバーディスプレイを導入するなら、ひかり電話がお得といえるでしょう。

また、ひかり電話オフィスA（エース）の場合は、ナンバーディスプレイが無料オプションとして付帯されています。

ナンバーディスプレイのメリット

ナンバーディスプレイで発着信履歴を確認できることで、以下のようなメリットを得られます。

ナンバーディスプレイは有料であるため経費がかかってしまいます。
ただし、番号が表示され、履歴が残ることで電話業務にかかりがちな無駄な手間が省けるため、作業効率の向上が期待できるでしょう。

ビジネスフォンで確認できる発着信履歴の種類

ビジネスフォンで確認できる発着信履歴には、4つの種類があります。

ここからは「個別履歴と共有履歴」と「外線履歴と内線履歴」に分けて、それぞれの詳細をご紹介します。

種類①個別履歴と共有履歴

ビジネスフォンの履歴には、「個別履歴」と「共有履歴」があります。

「個別履歴」とは、家庭用電話機にある発着信履歴と同じもので、電話機ごとの履歴情報のことです。
電話機の種類にもよりますが、およそ10件〜50件ほどの履歴が残せます。

「共有履歴」とは、ビジネスフォンならではの機能で、システム全体の履歴情報のことです。
共有履歴がある場合は、電話機で発着信した番号を、他の電話機でも確認できるため、そのまま発信したり、着信拒否登録したりできます。

ちなみに、個別履歴・共有履歴は、次にご紹介する外線・内線のどちらの履歴も残ります。

種類②外線履歴と内線履歴

ビジネスフォンには「外線履歴」と「内線履歴」があります。
その名の通り、外線・内線の発着信履歴を残せるものです。

近年のビジネスフォンには外線履歴は標準搭載されていますが、内線履歴は機種によっては搭載されていないものがあります。
内線履歴を残すためには、特殊な設定が必要な機種もあるため説明書などを確認しましょう。

ちなみに、NTTの「NX2」の場合、他の内線電話機からの保留転送に応答した場合、相手先の情報が着信履歴に記録されます。
これにより、電話をかけてきた相手に直接連絡をすることができます。

発着信履歴の表示・発信方法の例を紹介【αNXⅡ】

ビジネスフォンでの発着信履歴の表示は、難しい操作はありませんが、機種によって方法が異なります。

本章では、NTTの「αNXⅡ」を例に、発着信履歴の表示・発信方法をご紹介します。

①発信／着信ボタンを押し一覧画面を表示する

始めに、「発信／着信ボタン」を押し、一覧画面を表示しましょう。
「αNXⅡ」の場合、発信・着信ともに最新の30件が保存され、一覧に表示されます。

たとえば、30件保存されているときに新たに発信・着信があると、1番古いものから自動的に消えてしまいます。

したがって、次の連絡まで時間が空いてしまう場合には、電話帳に登録しておくのがおすすめです。

②上下左右ボタンで目的の履歴を選択する

一覧画面が表示されたら、ボタンを使用して「目的の履歴」を選びます。

「αNXⅡ」を含む多くのビジネスフォンでは、電話帳登録した番号は名称で表示されます。
数字のみの表示よりも、漢字やひらがなの名称で表示される方が見やすい傾向があります。

そのため、再度かけ直す可能性のある番号がある場合は、電話帳に登録しておくことをおすすめします。
これにより、連絡先をより簡単に見つけられるでしょう。

③外線ボタンが消えていることを確認して押す

目的の履歴を選択したら、外線ボタンが消えていることを確認したうえで押しましょう。
相手の声が聞こえたら受話器を上げ、通話を開始します。

ちなみに「αNXⅡ」の場合、最後にかけた相手の方にかけ直す場合には、以下の手順で簡単に発信も可能です。

このように、機種によっては便利なショートカットキーもあるため、マニュアルを確認して使いこなせるようにしましょう。

ビジネスフォンの外線・内線履歴が残らない原因とは

ナンバーディスプレイを契約しており、対応電話機を使っているにもかかわらず、発着信履歴が残らないとお悩みの方もいるはずです。

この場合、主装置もしくは電話機のどちらかに原因はあるケースがほとんどです。
ここからは、ビジネスフォンの外線・内線履歴が残らない原因について解説します。

原因①主装置側の設定による

発着信履歴が残らない原因の1つが、主装置の設定によるものです。

主装置の設定によっては、履歴情報が電話機に転送されず、電話機側で保存できない仕様になっている場合もあります。

この場合の設定方法は機器によって異なるため、購入した販売店に相談するか、専門の業者に相談するかのいずれかで解決できるでしょう。

原因②電話機（機種）の仕様による

発着信履歴が残らないのは、電話機の機種の仕様による可能性もあります。
たとえば、以下のような仕様が原因で履歴が残らないケースがあります。

このように、機種の状況によっては履歴が記憶されない場合があるため、念のため一度マニュアルをしっかり確認しましょう。

ビジネスフォンの履歴機能が使えないときの対処法

ビジネスフォンの履歴機能が使えないときの対処方法として「ビジネスフォンの入れ替え」と「クラウドPBXの導入」の2つがあります。
それぞれの内容について、詳しく解説していきます。

ビジネスフォンを入れ替える

ビジネスフォンの仕様で履歴が残らない場合は、入れ替えを検討しましょう。
入れ替えを行う場合は、以下の2点を販売業者に確認・相談して購入することをおすすめします。

どのようなケースとは、たとえば「仕事中は通話していることが多いから、ほかの電話と通話中の履歴も残したい」など「このような状況だからこういった機能が欲しい」といった情報のことです。

利用シーンを具体的に相談することで、販売業者側も最適な提案をしやすくなるため、自社に合ったビジネスフォンを手に入れやすくなるでしょう。

クラウドPBXを導入する

ビジネスフォンの履歴機能が使えない場合、クラウドPBXを導入する方法もあります。
「クラウドPBX」とは、インターネットを使った電話システムのことです。

クラウドPBXはインターネット回線を利用することで、手持ちのスマートフォンもビジネスフォン端末として使用できるため、オフィス内だけでなく、外出先でも外線・内線の発着信履歴を確認できます。

さらに、外出先で履歴を確認したうえで、会社の固定電話番号を使用しての発信・折り返しも可能です。
出張や営業で外に出ていてもすぐに電話対応できるため、業務がスムーズに進みます。

クラウドPBXを導入することで、外出先でも履歴を確認できるようになり、よりビジネスを効率化できるでしょう。

◆クラウドPBXについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

【図解】クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを簡単解説

電話機の入れ替えや機能関連のご相談はOFFICE110へ

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電話機の入れ替えや機能関連でお悩みの際は、ぜひ一度、「OFFICE110」までお気軽にご相談ください。

まとめ

現在販売されている大半のビジネスフォンは、発着信履歴の確認が可能です。
ただし、発着信履歴を表示させるためには、有料機能である「ナンバーディスプレイ」を契約する必要があります。

導入するには、工事費用などの初期費用のほか、月額料金もかかるため、社内でしっかりと話し合う必要があるでしょう。

また、履歴機能が使えず不便を感じている場合は、「ビジネスフォンの入れ替え」また「クラウドPBXの導入」により利用可能です。
それぞれ特徴が異なるため、社内のニーズや予算に応じて合うものを選びましょう。

電話機の入れ替えや電話業務でのお悩みごとがあれば、「OFFICE110」にご相談ください。
お客様の状況をしっかり把握したうえで最適なご提案をいたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。