複合機（コピー機）購入後に結ぶ契約形態「カウンター保守契約」とは？【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機(コピー機)購入時の契約形態「カウンター保守」とは？

カウンター保守契約を結んでいると、トナーの交換だけでなく定期的なメンテナンスやトラブルにも対応してくれます。

またカウンター保守契約を結ばず機器がトラブルを起こしてしまうと、1回の修理で10万円ほど費用がかかってしまいます。

そのため、現在約8割の企業がカウンター保守契約を結んでいて、もしもの時に備えています。

複合機(コピー機)の保守の契約形態は4種類！

カウンター契約

保守契約の中でも一般的な契約で、毎月行なった印刷枚数分に応じて料金が発生する仕組みです。

ただ1枚あたりに印刷単価が設けられていて、企業によってバラバラなので、よく確認するようにしましょう。

毎月のカウンター料金は発生しますが、その代わり修理費・トナー代は無料になるので、長期的にみてお得な契約方式となっています。

キットトナー契約

キットトナー契約は、カウンター契約同様メンテナンスを無償で受けられますが、トナーが切れた場合はメーカーからその都度再購入する必要があります。

本体料金が比較的安く、月間印刷枚数が少ない小規模オフィス(SOHO)に向いていますね。

頻繁に印刷をするような企業では、4万円以上するトナーを毎月買うこととなり、毎月の保守代金が割高となります。

月間印刷枚数を確認して、会社にとってお得かどうかを判断しましょう。

スポット契約

スポット保守とは、保守料金が決められておらず、故障した際にその都度有償でメンテナンスを行う保守契約です。

業者へ毎月の支払いはありませんが、本体が壊れた場合の修理費は高額となります。

複合機(コピー機)の使用頻度が低い小規模オフィスであれば、故障の可能性が低いのでスポット契約が向いています。

年間保守契約

年間保守契約とは、複合機(コピー機)メーカーと1年間単位でメンテナンス契約を結ぶものです。

期間中のメンテナンス・修理は無料となりますが、トナー・ドラムの交換は有償となります。

こちらも小規模オフィスなどの頻繁に印刷をしない企業に向いており、大量の印刷をする企業では割高となってしまいます。

複合機(コピー機)カウンター保守契約の3つのメリット

消耗品にかかる費用が減る

一般企業の月間平均印刷枚数は2,000枚～3,000枚で、毎月3,000円ほど消耗品費用が発生します。

またトナーの代金は1本あたり安くて10,000円、高いと40,000円以上もかかるため、都度交換していると予算を圧迫してしまいます。

しかし、カウンター保守契約をしていれば消耗品が切れたとしても、無償で交換してくれるため、印刷枚数の多い企業は契約しておいた方がいいでしょう。

修理・メンテナンス費用がかからない

複合機(コピー機)が万が一故障してしまった場合、業者に修理を頼むと高額になることがあります。

しかしカウンター保守契約をしていれば、複合機が故障した場合や定期的なメンテナンスを、無償で受けることが可能です。

また全国にスタッフがいる会社であれば、昼夜問わず急なトラブルにもすぐに駆け付けてくれます。

複合機(コピー機)が壊れると業務に支障が出てしまうので、メンテンナンス保証に入っていれば安心して任せられます。

印刷数が多いとランニングコストを抑えられる

カウンター保守契約には一枚当たりのコピー・印刷の単価が設定されています。

トナーは無料で交換してくれるため、ある程度月間の印刷枚数が多いとランニングコストを抑えられます。

毎月500枚~1,000枚以上コピー・印刷をしている企業であれば、1本1万円以上するトナーを毎回購入するよりもカウンター保守を契約した方がお得です。

まずは自分の企業が毎月どれだけ印刷しているか確認してから、専門業者に相談してみるのがいいでしょう。

複合機(コピー機)カウンター保守契約の2つのデメリット

印刷枚数が少ない企業は割高になる

カウンター保守は、最低支払料金が設定されているため、月間印刷枚数が0でも支払いをしなければいけません。

またモノクロを主に利用する場合は、インクの消費が少ないのでトナーの無料交換には魅力を感じません。

つまり、カウンター保守契約を結ぶのであれば、それなりに印刷枚数を確保している必要があります。

カウンター料金が安すぎる会社はメンテナンスの質が落ちる

カウンター保守は無償で行なうサービスですが、人件費や交通費などかかる費用は大きいと考えてください。

もともとカウンター保守料金が安い会社ですと、費用を削るために正規のパーツを持っていない・修理の知識が低い可能性もあるので注意してください。

本体性能の良し悪しだけでなく、メンテナンス対応の口コミもしっかり確認しておきましょう。

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まとめ